Es wurden folgende Ziele erreifchT: :Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl. Eingangsrechnungen
Zentraler und ortsunabhängiger Zugriff auf alle im DMS gespeicherten Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglicht
Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren, ablegen, suchen) zu erreichen
Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.
Reduktion des Postverteilungsaufwands
Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen
Flächenreduktion
Erfolgreicher Einsatz des WeWebU OpenWorkdesk bei UniCredit Leasing (Austria)
1. IBM ECM Anwendertagung 2010
Mit digitalen Dokumenten komplexe Prozesse meistern
Harald Krouza
Düsseldorf, 09.11.2010
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UniCredit Leasing (Austria) GmbH auf einen Blick:
Das Leasing-Netzwerk in Österreich und Europa
Mitglied der UniCredit Gruppe, einer der führenden Bankengruppen in Europa
UniCredit Leasing ist Marktführer in Österreich
Ein führendes Leasing-netzwerk in CEE mit einer Präsenz in 17 Ländern (Top 3 Position in 8 Ländern)
Mehr als 200.000 neue Verträge pro Jahr in dieser Region
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UniCredit Leasing (Austria) GmbH
Mehr als 45 Jahre Erfahrung
Geschichte der UniCredit Leasing in Österreich
2008:
Im Rahmen der Schaffung der globalen Konzernproduktlinie
Leasing Umfirmierung in UniCredit Leasing
1999:
Merger von Bank Austria Leasing und CA-Leasing
zur Bank Austria Creditanstalt Leasing
2005:
Mitglied der UniCredit Group
1992:
Merger von Österreichische Leasing und
Alag Anlagen Leasing zur CA-Leasing
1963:
Gründung der Österreichische Leasing GmbH
(erste Leasing-Gesellschaft in Österreich)
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Ziele / Nutzen
Ein einheitliches, kunden- und vertragsbezogenes Ablagesystem für alle
kunden- und leasinggeschäftsbezogenen Dokumente inkl.
Eingangsrechnungen schaffen
Zentralen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle im DMS gespeicherten
Dokumente für alle Mitarbeiter ermöglichen
Scannen vor Bearbeitung um die größtmögliche Reduktion des
administrativen Aufwands für die Fachbereichsmitarbeiter (kopieren,
ablegen, suchen) erreichen zu können
Auslesen von Daten aus „unstrukturierten“ Papierdokumenten zwecks
Konsistenzprüfung, Erfassung und Weiterverarbeitung.
Reduktion des Postverteilungsaufwands
Raschere Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Kollegen
Flächenreduktion
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WORKFLOW &
INBOXES
Group
Inbox
Pers.
Inbox
time & place
independent
access
Creating, Import,
Export, Receipt
Office-Documents, E-Mails, Faxes
PoL
(Front End)
LEA
(Core system)
LEASCO
(Core system)
Document
transfer
Data transfer
Workflows
8
Beschlagworten
Ablegen
Incoming mail centralized
Operngasse 21
SCAN OFFICE
SCANPOINT
Invoices &
automatic Validation
Returning mail doc.
„Normal“ mail documents
Scanning
Extracting
Validating
Vali-
dation
Client / leasingcontract relevant documents und Incoming invoices
ELECTR. ARCHIVE
Scanning by Post AG
Filing
Sending
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In das Kernsystem integrierter Eingangsrechnungsworkflow
Eingangsrechnungsworkflow im DMS
1.) Datenüberleitung Kernsystem
1
Kernsystem „LEASCO“
2
2.) Rückmeldung ER-Status
3
3.) 1. fachliche Prüfung abgeschlossen
12
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Verwendete Komponenten
Software
Infrastruktur Software von IBM FileNet
- Für DMS und Archivierung: P8
Content Manager
- Für Workflow: P8 Business
Process Manager
WeWebU Open Workdesk
- Modulares, über Plug-Ins
erweiterbares Framework für
Aktverwaltung und Postkorb-
Bearbeitung
Kofax Ascent Capture
- Scanning, QS, Barcodeerkennung,
Validierung, Release to P8
Kofax Transformation Modules
(KTM)
- Extraktion von Rechnungsdaten
welche zur Rechnungsbearbeitung
/ -erfassung herangezogen werden
Hardware
Die Anwendung ist extrem
geschäftskritisch, daher wurden
Vorkehrungen für HA und DR
vorgenommen
Zwei Industriestandard Intel-Server mit
VMware ESX 3.0 in aktiv/passiv
Konfiguration
Virtualisierte Windows 2003 Server, die
bei Bedarf zwischen den Servern hin-
und hergeschalten werden
- JBoss als Applikationsserver
- SQL Server 2000 SP5
Replizierte EMC Centera für
revisionssichere Ablage der
Dokumente
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Unsere Erfahrungen
Die organisatorischen Herausforderungen sind größer als die technischen
Unbedingt in Verbindung mit Prozessoptimierung (VOR und NACH der
Einführung)
Starke Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter erforderlich
Rechtzeitige und umfassende Kommunikation
Echte Effizienzsteigerung ist nur durch Scannen vor Bearbeitung erreichbar
Der Erfolg liegt im Scan-Prozess
Man braucht einen erfahrenen Realisierungspartner
Kontinuierliche Weiterentwicklung – Step by Step
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Zeitleiste der erzielten Erfolge
2006200720082009
Elektronisches Archiv und Ad-hoc Workflows
Auslesen von Rechnungsempfänger und Lieferantendaten aus den
Eingangsrechnungen
anschließend Start des Nachscannens der Altakte
Barcode-Rückläufer
Automatische Beschlagwortung
Elektronischer Unterschriftenlauf
Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb aufgrund der praktischen
Erfahrungen und Prozessoptimierungen, Teil 1 - primär Benutzerergonomie
Erweiterung Archiv und Postkorb auf Fuhrparkmanagement
Integrierter Eingangsrechnungsworkflow - Auslesen von Rechnungsdaten u.
Übergabe ins Kernsystem (FPM)
Weiterentwicklungen Archiv und Postkorb , Teil 2
2010
Teilweise Auslagerung des Scanning an Scanpoint
Upgrade auf OWD (Frontend) Version 2.5.2
Upgrade auf Kofax KTM Version 4.5
Verwendung von PDF/A für Langzeitarchivierung
Upgrade P8 auf Version 4.5.1
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WeWebU: Die Basis unserer Applikationen
WeWebU OpenWorkdesk (OWD)
Suite von Applikationen für
Suche und Recherche
Aktenverwaltung
Vorgangsbearbeitung / BPM
Für alle IBM ECM Repositories,
JCR, CMIS
Ergonomisches Web 2.0 Frontend
MS-Office-Integration ohne Installation
Steigert die Produktivität der Mitarbeiter
(„weniger Klicks“, „Drag&Drop“,…)
Konfiguration statt Programmierung
WeWebU OpenECM-Framework
Beschleunigung von ECM-Projekten
Reduzierung der Total-Cost-of-Ownership
Optimaler Support für individuelle Anforderungen
www.wewebu-software.com
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die WeWebU
Mitarbeiter!
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Unser Realisierungspartner
RR Donnelley Document Solutions (Austria) GmbH
Seit 14 Jahren FileNet Partner in Österreich
Exzellente Referenzen
Lösungsorientierte Projektrealisierung
Kompetente Ansprechpartner