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GERENCIA DE PROYECTOS

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alcance del proyecto
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Alcance del
Proyecto
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Organización del PMBOK (Grupo de procesos y áreas de conocimiento)
La conclusión del alcance se establece en forma diferente por cada
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• Debemos responder algunas preguntas como Tamaño del Proyecto, ¿Cuanto debe ser realizado
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Técnicas
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  • 1. Semana 2 – Sesión 2 Gestión de la integración y del alcance del proyecto
  • 2. Agenda • Gestión del Alcance del Proyecto • Procesos • Planificar la gestión del alcance del proyecto • Recopilar requisitos • Definir el alcance
  • 3. Áreas del Conocimiento GRUPO DE PROCESOS DE Gerencia DE PROYECTOS Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y Control Cierre Gestión de la Integración del Proyecto • Desarrollar el acta de constitución del proyecto • Desarrollar el plan para la dirección del proyecto • Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto • Gestionar el conocimiento del proyecto • Monitorear y controlar el trabajo del proyecto • Realizar el control integrado de cambios • Cerrar proyecto o fase Gestión del Alcance del Proyecto • Planificar la gestión del alcance del alcance • Recopilar requisitos • Definir el alcance • Crear EDT/WBS • Validar el alcance • Controlar el alcance Gestión del cronograma del Proyecto • Planificar la gestión del cronograma • Definir las actividades • Secuenciar de actividades • Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma • Controlar el cronograma Gestión de Costos del Proyecto • Planificar la gestión de los costos • Estimar los costos • Determinar el presupuesto • Controlar los costos Gestión de la Calidad del Proyecto • Planificación la gestión de la calidad •Gestionar la Calidad • Controlar la calidad Gestión de los recursos del Proyecto • Planificación la gestión de los Recursos • Estimar los recursos de las actividades • Adquirir los recursos •Desarrollar el equipo • Dirigir el equipo • Controlar los recursos Gestión de las comunicaciones del Proyecto • Planificar la gestión de las comunicaciones • Gestionar las comunicaciones • Monitorear las comunicaciones Gestión de los riesgos del Proyecto • Planificación de la gestión de riesgos • Identificar los riesgos • Realizar el análisis cualitativo de riesgos • Realizar el análisis cuantitativo de riesgos • Planificar la respuesta a los riesgos • Implementar la respuesta a los riesgos • Monitorear los riesgos Gestión de las adquisiciones • Planificar la gestión de las adquisiciones • Efectuar las adquisiciones • Controlar las adquisiciones Gestión de los interesados • Identificar a los interesados •Planificar la planificación de los interesados •Gestionar la participación de los interesados •Monitorear la participación de los interesados Organización del PMBOK (Grupo de procesos y áreas de conocimiento)
  • 4. La conclusión del alcance se establece en forma diferente por cada uno. Alcance del proyecto A través del Plan de Gestión del Alcance, Enunciado del alcance y EDT (estructura de desglose del Trabajo) y su diccionario Alcance del producto A través de los Requisitos del Producto. Gestión del alcance de proyecto
  • 5. Gestión del Alcance controla lo que está o no está incluido en el Proyecto. ¿Por qué realizar Gestión del Alcance ? • Determinar que trabajo se debe hacer • Asegurar que se haga todo el trabajo previsto • Asegurar que no se haga el trabajo no previsto • Obtener la aceptación del trabajo Gestión del alcance de proyecto
  • 6. Planificar el alcance del Proyecto (Project Scope) • Registrará como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, • Se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. • Se desarrolla un enunciado detallado del alcance como base para futuras decisiones del proyecto. • Gestión del Alcance controla lo que está o no está incluido en el Proyecto. • Debemos responder algunas preguntas como Tamaño del Proyecto, ¿Cuanto debe ser realizado en el Proyecto?, ¿Cuando debe ser iniciado y terminado ?, ¿Que recursos son requeridos ? ¿Puede requerir una fase? Salidas Entradas Herramientas y Técnicas .1 Factores ambientales de la empresa .2 Activos de los procesos de la organización .3 Acta de constitución del proyecto .4 Plan para la dirección del Proyecto .1 Juicio de expertos .2 Análisis de Datos .3 Reuniones .1 Plan de gestión del alcance del proyecto .2 Plan de gestión de requisitos
  • 7. La Definición y Planificación del Alcance tienen una gran influencia sobre el éxito del proyecto. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Orientación sobre como se definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del Proyecto (formal, informal, detallado, esbozado). Incluye: • Proceso para preparar un enunciado de alcance • Proceso para crear, aprobar y mantener un EDT • Proceso para verificar y lograr aceptación de entregables. • Proceso para gestionar solicitudes de cambio. Planificar el alcance del Proyecto (Project Scope)
  • 8. Proporciona orientación sobre cómo el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto. Los componentes de un plan de gestión del alcance del proyecto incluyen: • Un proceso para preparar un enunciado del alcance del proyecto detallado basado en el enunciado del alcance del proyecto preliminar. • Un proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado del alcance del proyecto detallado, y establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT. • Un proceso que especifica cómo se obtendrá la verificación y aceptación formal de los productos entregables completados del proyecto. • Un proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto detallado. Este proceso está directamente vinculado con el proceso de control integrado de cambios. S a l i d a s .1 Plan de gestión del alcance del proyecto Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Planificar el alcance
  • 9. Recopilar requisitos • Registrará como se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, • Se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. • Se desarrolla un enunciado detallado del alcance como base para futuras decisiones del proyecto. • Gestión del Alcance controla lo que está o no está incluido en el Proyecto. • Debemos responder algunas preguntas como Tamaño del Proyecto, ¿Cuanto debe ser realizado en el Proyecto?, ¿Cuando debe ser iniciado y terminado ?, ¿Que recursos son requeridos ? ¿Puede requerir una fase? Salidas Entradas Herramientas y Técnicas .1 Acta de constitución del Proyecto .2 Plan para la dirección de proyectos .3 Documentos del Proyecto .4 Documentos del Negocio .5 Acuerdos .6 Factores ambientales de la Empresa .7 Activos de los procesos de la Organización .1 Juicio de expertos .2 Análisis de Datos .3 Reuniones .4 Recopilación de datos .5 Toma de decisiones .6 Representación de Datos .7 Habilidades interpersonales del equipo .8 Diagramas de contexto .9 Prototipos .1 Documentación de requisitos .2 Matriz de trazabilidad de requisitos
  • 10. REQUISITOS (REQUERIMIENTOS) Ingeniería de Requerimientos EXPECTATIVAS • Nunca se podrán satisfacer todas las expectativas, deben convertirse en requerimientos . • Las expectativas no resueltas, se administran Recopilar requisitos
  • 11. Ingeniería de Requerimientos Ingeniería de Proceso Ingeniería Básica PRODUCTO CONCEPTUADO Ingeniería de Detalle PRODUCTO DISEÑADO Ingeniería de Construcción PRODUCTO CONSTRUIDO Ingeniería de Producción PRODUCTO EN OPERACIÓN WBS WBS Recopilar requisitos WBS
  • 12. Ingeniería de Requerimientos • Esta área de conocimiento comprende la identificación, especificación, análisis y administración de los Requerimientos. • Es identificada como una actividad crítica en todo Proyecto. • Se ha difundido el uso del término “Ingeniería de Requerimientos” para denominar al proceso del manejo sistemático de requerimientos. • Los Requerimientos expresan las necesidades y las restricciones de un producto que satisface una necesidad del mundo real. • Uno de los principales objetivos de la Ingeniería de Requerimientos es definir la forma como va a ser estructurado el producto.
  • 13. Ingeniería de Requerimientos REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL PRODUCTO REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES DEL PRODUCTO USUALMENTE RESTRICCIONES EL PRODUCTO DEBE CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS
  • 14. Gestión de Requerimientos Según un estudio de la NASA las características deseables de una especificación de requerimientos son: a. Completo b. Consistente c. Correcto d. Modificable e. Clasificable f. Probado g. Trazabilidad h. No ambiguo i. Validable j. Verificable Frases débiles para describir requerimientos: Crean incertidumbre e interpretaciones múltiples y subjetivas: adecuada, ser capaz de, fácil, proporcionar, como mínimo, oportuna, efectiva, aplicable, pero no limitada, si es posible, apropiada si es práctica, mínima capacidad, normal.
  • 15. Gestión de Requerimientos a. Completo Debe definir en forma precisa todas las situaciones del mundo real, con las cuales se encontrará y las capacidades de respuestas a las mismas. b. Consistente Cuando no genera conflicto entre requerimientos que definen el comportamiento de capacidades esenciales y las restricciones no tienen un impacto adverso en el comportamiento. Por ejemplo; la única nave que es totalmente segura es aquella que no contiene combustible u otros líquidos. c. Correcto Debe definir el entorno del mundo real de la capacidad deseada, sus interfases con ese entorno y sus interacciones con el entorno. El mundo real no es conocido para nuevas aplicaciones y para aplicaciones maduras el mundo real se mantiene cambiante. d. Modificable Los aspectos relacionados deben estar asignados, y los no relacionados deben estar separados. Permitirá no generar conflicto al momento de cualquier modificación.
  • 16. e. Clasificable Se pueda clasificar de acuerdo a la estabilidad y/o importancia. f. Probado Debe estar definido de tal manera, que criterios como aceptado/falla o evaluación cuantitativa pueda ser derivada de la especificación. Requerimientos como: fácil de usar no es fácil de probar. g. Trazabilidad Debe identificado en forma única para lograr su trazabilidad. Unicidad es facilitada por el uso de un esquema consistente y lógico. h. No Ambiguo Si sólo puede ser interpretado de una manera. Este es el atributo mas difícil de lograr usando lenguaje natural. i. Validable Todos los participantes del proyecto, gerentes, ingenieros y clientes deben ser capaces de entender, analizar y aceptarlo. j. Verificable En un primer nivel de abstracción debe ser consistente con otros niveles de abstracción. Gestión de Requerimientos
  • 17. S a l i d a s E n t r a d a s H e r r a m i e n t a s y T é c n i c a s .1 Activos de los procesos de la organización. .2 Acta de constitución del proyecto. .3 Enunciado del alcance del proyecto preliminar. .4 Plan de gestión del alcance del proyecto. .5 Solicitudes de cambio aprobadas. .1 Análisis del producto. .2 Identificación de alternativas. .3 Juicio de expertos. .4 Análisis de los interesados. .1 Enunciado del alcance del proyecto. .2 Cambios solicitados. .3 Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones). Definir el alcance
  • 18. .1 Activos de los procesos de la organización. .2 Acta de constitución del proyecto. .3 Enunciado del alcance del proyecto preliminar. .4 Plan de gestión del alcance del proyecto. .5 Solicitudes de cambio aprobadas. Las solicitudes de cambio aprobadas pueden hacer que se modifique el alcance del proyecto, la calidad del proyecto, los costos estimados o el cronograma del proyecto. A menudo, los cambios se identifican y aprueban mientras se está realizando el trabajo del proyecto. E n t r a d a s Definir el alcance Solicitudes de cambio Solicitudes de cambio aprobadas
  • 19. Cada área de aplicación tiene uno o más métodos generalmente aceptados para traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y requisitos tangibles. El análisis del producto incluye técnicas tales como desglose del producto, análisis de sistemas, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor y análisis funcional. H e r r a m i e n t a s y T é c n i c a s .1 Análisis del producto. .2 Identificación de alternativas. .3 Juicio de expertos. .4 Análisis de los interesados. Clientes Mercado Definir el alcance Producto Clientes Mercado
  • 20. La identificación de alternativas es una técnica usada para generar diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del proyecto. A menudo se usa una gran variedad de técnicas generales de gestión, de las cuales las más comunes son la tormenta de ideas y el pensamiento lateral. H e r r a m i e n t a s y T é c n i c a s .1 Análisis del producto. .2 Identificación de alternativas. .3 Juicio de expertos. .4 Análisis de los interesados. A B C Técnica del pensamiento lateral Identificación de alternativas A B Definir el alcance
  • 21. H e r r a m i e n t a s y T é c n i c a s .1 Análisis del producto .2 Identificación de alternativas .3 Juicio de expertos .4 Análisis de los interesados El análisis de los interesados identifica la influencia y los intereses de los diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y expectativas. Este análisis selecciona, prioriza y cuantifica las necesidades, deseos y expectativas para crear requisitos. Las expectativas no cuantificables, tales como la satisfacción del cliente, son subjetivas e implican un alto riesgo de no ser logradas con éxito. Los intereses de los interesados pueden verse afectados positiva o negativamente por la ejecución o la conclusión del proyecto, y también pueden ejercer una influencia sobre el proyecto y sus productos entregables. Director de Proyecto Lider Equipo A Sub Equipo Sub Equipo Sub Equipo Sponsor del proyecto Lider Equipo B Sub Equipo Sub Equipo Sub Equipo Gobierno Región Grupo de Ecologistas Gobierno Regionales Alcaldías PROYECTO Definir el alcance
  • 22. Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos entregables. También proporciona un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados del proyecto, y describe los principales objetivos del proyecto. También permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, guía el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o trabajo adicional están comprendidas dentro o fuera de los límites del proyecto. El enunciado del alcance del proyecto detallado incluye lo siguiente: A. Objetivos del proyecto: Los objetivos del proyecto incluyen los criterios medibles de éxito del proyecto. B. Descripción del alcance del producto: Describe las características del producto, servicio o resultado para el cual se creó el proyecto. C. Requisitos del proyecto: Describen las condiciones que deben cumplir o las capacidades que deben tener los productos entregables del proyecto para satisfacer un contrato, norma, especificación o cualquier otro documento formalmente impuesto. El análisis de los interesados que incluyen la totalidad de sus necesidades, deseos y expectativas se traducen en requisitos priorizados. S a l i d a s .1 Enunciado del alcance del proyecto. .2 Cambios solicitados. .3 Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones). Enunciado del Alcance del Proyecto Definir el alcance
  • 23. D. Límites del proyecto: Identifica generalmente qué está incluido dentro del proyecto. Establece explícitamente qué está excluido del proyecto, si un interesado podría suponer que un producto, servicio o resultado en particular podrían ser un componente del proyecto. E. Criterios de aceptación del producto: Definen el proceso y los criterios para aceptar los productos completados. F. Restricciones del proyecto: Enumeran y describen las restricciones específicas del proyecto asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones del equipo del proyecto. G. Asunciones del proyecto: Enumeran y describen las asunciones específicas del proyecto asociadas con el alcance del proyecto y el potencial impacto de tales asunciones si resultan ser falsas. H. Organización inicial del proyecto: Se identifica a los miembros del equipo del proyecto, así como a los interesados. También se documenta la organización del proyecto. I. Riesgos iniciales definidos: Identifica los riesgos conocidos. J. Hitos del cronograma: El cliente o la organización ejecutante pueden identificar hitos y pueden colocar fechas impuestas en dichos hitos del cronograma, pudiendo tratarse como restricciones del cronograma. Enunciado del Alcance del proyecto. (continuación) S a l i d a s .1 Enunciado del alcance del proyecto. .2 Cambios solicitados. .3 Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones). Enunciado del Alcance del Proyecto Definir el alcance
  • 24. K. Limitación de fondos: Describe cualquier limitación aplicada a la financiación del proyecto, ya sea en cuanto al valor total o durante períodos específicos. L. Estimación del costo: Calcula el costo total esperado del proyecto, generalmente precedido por un modificador que proporciona alguna indicación acerca de su exactitud, como conceptual o definitiva. M. Requisitos de gestión de la configuración del proyecto: Describe el nivel de gestión de la configuración y de control de cambios que debe implementarse en el proyecto. N. Especificaciones del proyecto: Identifica aquellos documentos de especificaciones con los que debería cumplir el proyecto. S a l i d a s .1 Enunciado del alcance del proyecto. .2 Cambios solicitados. .3 Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones). Enunciado del Alcance del proyecto. (continuación) Enunciado del Alcance del Proyecto Definir el alcance
  • 25. Cambios solicitados. Los cambios solicitados al plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios pueden desarrollarse durante el proceso Definición del Alcance. Los cambios solicitados se procesan para su revisión y disposición a través del proceso Control Integrado de Cambios. Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones) Puede ser necesario actualizar el componente plan de gestión del alcance del proyecto, del plan de gestión del proyecto, a fin de incluir las solicitudes de cambio aprobadas resultantes del proceso Definición del Alcance del proyecto. S a l i d a s .1 Enunciado del alcance del proyecto. .2 Cambios solicitados. .3 Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones). Plan de Gestión del Alcance del Proyecto actualizaciones Definir el alcance
  • 26. Establece los objetivos que deben cumplirse, características, límites, productos y servicios del Proyecto. Desarrollo del Enunciado de Alcance. Acta de Constitución Enunciado del Trabajo Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la Organización. Enunciado del Alcance (Preliminar) Técnicas y Herramientas • Metodología de Dirección de Proyectos • Sistema de información de la Gestión de proyectos • Juicio de expertos Desarrollo del enunciado de alcance
  • 27. El desarrollo del enunciado de alcance establece los objetivos que deben cumplirse, características, límites, productos y servicios del proyecto. ¿Qué es el enunciado del alcance del proyecto? Desarrollo del enunciado de Alcance
  • 28. Enunciado del Alcance del Proyecto Documento que describe la metas, trabajo y productos del proyecto así como los métodos de aceptación y el control del alcance Contiene: El desarrollo del enunciado de alcance establece los objetivos que deben cumplirse, características, límites, productos y servicios. • Objetivos del Proyecto y del producto. • Requisitos y Características del producto • Debe claro y consensuado • Cuando debe ser iniciado y terminado • Criterios de aceptación • Límites del Proyecto • Requisitos y entregables del proyecto • Recursos requeridos • Restricciones Desarrollo del enunciado de alcance
  • 29. Ejemplo de Enunciado de Alcance • Nombre del Proyecto • Fecha • Propósito de Negocio • Metas del proyecto • Enunciado de Alcance producto • Entregables • Hitos principales • Miembros del Equipo • Restricciones • Asunciones • Exclusiones Desarrollo del Enunciado de Alcance
  • 30. Resumiendo: Responde a la pregunta: ¿Qué producimos en el proyecto ? • Proporciona un visión general del proyecto. • Define los límites del mismo y la línea base de alcance. • Debe tratar de ser resistente a cambios • Considerar la voz del cliente. • Basarse en Acta de Constitución. • Análisis de Fortalezas y Debilidades del Proyecto. Desarrollo del Enunciado de Alcance
  • 31. 32 Caso: Desarrollo preliminar del alcance - Diseño de Tetera Tome, por ejemplo, el diseño de una simple tetera. El diseñador tiene que inventar una tetera que encaje con el contexto de su uso. No debe ser demasiada pequeña. No debe ser difícil de manipular cuando esté caliente. No se debe soltar fácilmente por equivocación. Debe ser fácil de guardar en la cocina. No debe ser difícil al extraerle el agua. Debe servir el agua limpiamente. No debe dejar que enfríe el agua rápidamente. El material del que está hecha no debe ser costoso. Debe soportar la temperatura del agua hirviendo. Debe ser fácil de limpiar exteriormente. No debe tener forma que dificulte su trabajo. No debe ser difícil de ensamblar, ya que cuesta horas de mano de obra. No debe corroerse en cocinas de vapor. Su interior debe ser difícil de mantenerlo libre de sarro. No debe ser difícil de llenar con agua. No debe ser antieconómica al calentar poca cantidad de agua. Debe tener una forma que sea útil ya que se paga un precio razonable por el metal del que está hecha. No debe ser difícil de sostenerla para que no ocasione accidentes a niños o inválidos que traten de usarla. No debe hervir cuando no tenga agua y se pueda quemar sin previa advertencia. No debe ser inestable en la hornilla cuando hierve el agua. Extracto de Notes on Synthesis of Form de Chistopher Alexander
  • 32. 33 1. ¿Este requerimiento está bien especificado? 2. ¿Encuentra aspectos positivos en el enunciado del requerimiento?. Identifíquelos 3. ¿Encuentra aspectos negativos en el enunciado del requerimiento?. Identifíquelos 4. ¿Qué recomendaciones consideraría para mejorarlo? Caso: Desarrollo preliminar del alcance – Diseño de tetera
  • 33. Caso: Sistema de Venta de Pasajes La Empresa ABC dedicada a la venta de paquetes turísticos ha decidido contratar los servicios de una empresa consultora experta en el desarrollo de software, debido a que como parte de sus estrategias de crecimiento quiere empezar a ampliar su cartera de clientes proponiendo la venta de los paquetes a través de Internet. De estudios realizados la empresa ABC ha decidido orientar sus promociones por Internet a un público joven con capacidad y gusto por el turismo de aventura y vivencial. En tal sentido el Gerente General espera que la aplicación que se desarrollo sea lo suficientemente intuitiva al usuario que le transmita rápidamente el mensaje, que el usuario sienta que puede encontrar toda la información que necesita a la mano. Dado que la diversificación del mercado, aprovechando la tecnología Internet, abarcará ahora el mercado globalizado, la página puede ser accedida desde cualquier ubicación geográfica por lo que se debe garantizar la disponibilidad los 365 días del año. Se debe permitir también el pago de las transacciones a través de la misma página garantizando que las mismas se realicen de manera segura, a ojos del usuario y para tranquilidad de la Empresa ABC. Finalmente la empresa espera ir desarrollando nuevas funciones y renovando la página de acuerdo a las promociones por lo que el producto que esperan debe permitirles realizar dichos cambios. El Gerente General desea tener el producto terminado para el 30 de diciembre del 2022 para iniciar la campaña de fiestas navideñas y desearía tener la posibilidad de ir viendo como va quedando el producto a medida que se va terminando y no esperar al término del proyecto para poder hacer los trabajos de preparación de la puesta en operación. Se pide que: Identifique las necesidades del cliente y las características del producto Identifique brevemente las principales funciones que debieran implementarse en una página Web
  • 34. Proyecto del curso: • Elaborar el enunciado del alcance del proyecto
  • 35. GERENCIA DE PROYECTOS - EPE COPYRIGHT © UPC 2022 Continúa con las actividades propuestas en la sesión. Material producido para el curso de Gerencia de proyectos Autor: Juan Carlos Dávila Terreros Diseño y producción: TICE