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【法規王】軟體V7 Demo展示投影片

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【法規王】軟體V7 Demo展示投影片
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【法規王】軟體V7 Demo展示投影片

  1. 1. Demo 簡報 V2015-04
  2. 2. Outline ▪法規王系統特色 ▪法規鑑別模式探討 ▪法規王運作流程與重要功能展示 ▪使用前後差異 ▪導入流程 ▪小結 ▪Q&A
  3. 3. 法規王系統特色 1.與全國法規資料庫合作,且自行研發法規掃描與更新程式,提供 最完整的法規資料。 2.法規資料每週更新且維持與網站上同步,不用再四處撈法規了 3.系統操作流程依驗證標準設計,學習曲線低。 4.人性化的操作介面與完整法規查驗流程,至少省下80%的作業時間 5.因應驗證要求設計超過15張的報表,並提供自訂報表功能,一鍵產 出各式報表(相關法規一覽、法規鑑別結果、不符合事項管制表…) 。 6.能隨時調閱查核歷史紀錄,滿足稽核人員要求。 7.可設置多個查核單位與自訂使用者帳號權限,實現多人同步作業。 8.完整的教學資源與客服系統,隨時準備為您解惑。 9.已導入數十家知名企業,全台頂尖企業都在使用法規王。 10.系統不斷進化不斷更新,只要在合約期間內都可自動免費升級。
  4. 4. 法規鑑別模式探討 配置結果 S1 S2 M1 M2 建議版本 標準版 專業版 專業版 OR 多套標準板 專業版 導入方式 指派一位管理者 其他人為查核者 指派一位管理者 其他人為查核者 每廠一位管理者 其他人為查核者 每廠一位管理者 其他人為查核者
  5. 5. 法規王運作架構-V7版運作流程簡圖 管理中心 報表中心 威煦 法規資料庫 相關性判別 符合性判別 指派 查核任務 不符合 事項改善 自有追蹤 法規清單 法規 異動紀錄 法規異動 系統 設定 定期鑑別 持續改善
  6. 6. 重點功能 1.每周法規自動更新 2.超過30萬筆法規資料 3.與鑑別結果自動整併 資料庫與自動更新 1.支援跨廠區分工 2.指定個人查核權限 3.系統角色設定 分工與權限區分 1.法規清單模組功能 2.簡單的點擊即可完成查核 3.常用字彙功能 4.資料篩選功能 快速簡易的鑑別流程 1.事件儀表板 2.逾期事件郵件提醒 3.查核任務進度管理 即時管理與提醒 1.超過15張各式報表 2.可轉存Excel、PDF等 3.提供自訂報表功能 報表中心 1.法規異動一覽 2.全能搜尋器 強力工具 1.不符合事項自動彙整 2.改善內容填寫 3.上傳附檔與目標方案 不符合事項管理 1.多元的產生查核內容 2.從其他任務匯入資料 3.更新查核單 查核任務 一周完成完整查核,一天完成異動查核
  7. 7. 法規範圍與自動更新 超過 300,000筆 法規搜尋引擎 1.每日掃描法規異動 2.每周進行法規更新 3.法規版次紀錄 4.法規修訂前後差異顯示 5.法規資料與鑑別結果自動整併最完整的法規範圍 包含完整的法規、命令、行政規則與相關附檔 可由全國法規資料庫隨時擴充並加入自訂法規
  8. 8. 廠區部門與使用者設定 *系統內包含三個查核單位與12組帳號 *每個使用者有自己專屬帳號 *可自訂使用者角色與查核權限
  9. 9. 法規清單 *可在此建立欲追蹤的法規清單 *提供三種方式加入法規(資料庫目錄、搜尋器、模組匯入) *納於追蹤清單的法規異動時系統將自動提醒
  10. 10. 相關性判別 *針對法規清單內的法規進行相關性的判別 *提供三種方式加入法規 (資料庫目錄、搜尋、模組匯入) *提供資料篩選與匯出功能 *雙擊開啟小視窗模式,可以進行鑑別、看 全文、附檔與修訂前後差異
  11. 11. 產出查核任務 *只要納於法規清單內的法規皆可指派 *無論是完整查核還是異動法規查核都能一鑑指派 *可同時將一份任務指派給多個部門 *支援只鑑別異動的法條
  12. 12. 法規異動紀錄 *要進行異動法條鑑別時請利用此功能 *可查看每月所有更新的法規資料及其納入系統的狀態 *開啟小視窗可查看全文並且納入法規清單,並同時調整其相關性 *只要在產出查核任務處設定時間區間,即為異動法規查核單
  13. 13. 符合性判別 *選擇任務後進入此頁,進行法條逐條鑑別 *只能看到有權限的相關法規 *自訂詞彙與右鍵快速鍵功能 *開啟小視窗可查看條文詳情並且進行鑑別 *提供資料篩選與匯出功能
  14. 14. 不符合事項管理中心 *每個任務中所找到的不符合事項會自動納入此處管理 *只能看到有權限的不符合事項 *開啟小視窗可規畫不符合事項的改善計畫 *支援上傳附檔、目標方案與結案報告的功能 *產出不符合事項管制表時所填資料都會一併帶入 *不符合事項逾期時系統將自動提醒
  15. 15. 報表中心 系統中包含了超過15張的報表,且可自行轉存成PDF或Excel並可利用編輯工具 自訂報表樣式。 可在產出時加入表單編號、簽核欄位等資訊,並可利用Filter進行資料篩選。 主類別 頁面名稱 報表名稱 法規查核 相關性判別 相關法規一覽表 符合性判別 查核結果一覽表 報表中心 稽核相關報表 稽核類表單 補充與分析類表單 相關性法規一覽表 匯出符合性鑑別結果 不符合事項管制表 目標方案一覽表 查核任務一覽表 不符合事項分佈 內稽專用表單 任務管理 管理進行中任務 查核現況一覽表 查看已完成任務 查核紀錄一覽表 強力工具 法規異動差異 搜尋法規異動結果一覽表 全能搜尋器 搜尋法規、法條結果一覽表
  16. 16. 報表中心 相關法規一覽表 鑑別結果一覽表
  17. 17. 報表中心 不符合事項管制表
  18. 18. 報表中心 不符合事項分析報表
  19. 19. 使用前後差異-時間與人力 1 年做 1 次 完整查核 5 個人月 X 4 萬 = 20 萬 每季做 1 次 差異查核 1個人月 X 4 次 X 4 萬 = 16 萬 total:36萬 每年可至少省下 36萬元, 未包括分工協調、製作報表的工時與遺漏潛在危害、罰款帶來的損失…. 完整查核只需一週時間;異動查核只需一天時間! Before  After ✔ 第一次完整查核耗費時間: 5 個人月 0.5 個人月 ✔ 之後每次查核耗費的時間: 1 個人月 0.1 個人月 ✔ 每月查看並整理法規更新的時間: 1~3 天 1 小時 ✔ 製作績效與分析報表: 3 天 1鍵產生 ✔ 法規查核涵蓋的資料筆數: 幾千筆 30 萬筆法規資料
  20. 20. 使用前後差異-法規來源 設置前 設置後 自行上各大政府網站抓取,複製貼上至 excel, 網站橫跨多元:勞動部、勞研所、環保署、消 防署、 全國法規資料庫 ..等分散位置,追蹤不 易。 1.目前法規資料來源為各大政府單位所 頒佈的法規資料,如勞研所、消防署、 環保署及全國法規資料庫等,並利用系 統定期比對法規是否修定,並將資料重 新整 理編排後納入我們的系統中,使法 規資料更容易使用及檢索。 2.系統中提供可自訂法規的功能,可自 行設定法規資料加入系統中一起運行。 3.內建法規檢索/搜尋工具,可直接找到 想查詢的法規資料。 說明: 蒐集法規是一件很吃力不討好的事情,隨著公司導入的驗證越多,我們要追蹤的法規數 也跟著直線上升,有些公司甚至需要設置專人來追蹤法規,且由於網頁格式很難在Excel 中呈現,每個網站的更新週期與樣式也都不同,相當難以維持。
  21. 21. 使用前後差異-法規更新 設置前 設置後 1.自行上各大網站搜集各項修訂法規。 將新修 法規複製貼上至 excel 中作更新。 2.經常會面臨「對應不到已存有之舊有法規資 料」,造成自有法規資料不周全。 1.本系統每週進行法規自動更新,發佈、 修改、廢除 皆有醒目提示。 2.法規條文更新前後差異比對。 3.系統自動整併法規,不需再耗時整併舊 有資訊。 說明: 當自有相關性資料庫需配合政府網站更新時,就會造成需要耗掉大量人立工時,去「比對」, 偏偏政府所公告之資訊是人為 key in 的資料,造成自行更新法規時,複製的新資料與舊資料 搭不上,與原本作好的查核結果對不上,此時浪費的不只是當下剪貼的時間,還有先前所累積 的努力。
  22. 22. 使用前後差異-查核記錄 設置前 設置後 只會有最新的相關性、符合性法規資料 excel 檔案 各一份。 1.每一次的法規異動查核、法規全面查 核皆會完整保存記錄下來(專業版)。 2.一鍵產生所有查核軌跡。 3.專業版可使用[異動區間查核模式],並 可保留每一次查核版次。 說明: 當法規查核作業面臨「稽核員來訪」、「產出績效」時,原本只會有那麼一份最新一包 excel,還有四散的不符合事項記錄檔案,此時就得拋下廠內事務去匯整「法規查核的紀錄」, 在一片檔案海中撈取,耗費的工時可想而知。
  23. 23. 使用前後差異-產出報表與資料整併 設置前 設置後 需自行使用 excel 剪貼數值,使用函數計算績效, 需耗費大量工時製作,巨集容易因為多次存檔失 效,造成資料整併不完全的困擾。 1.不符合事項與目標方案產出等績效檢 視中所產出的 報表都是使用 Office 的樣 板所製作,只要您遵循我 們所訂定的樣 板修訂規則,便可輕易的修改出符合貴 公司要求與制式的報表。 2.系統內所有可產出之報表皆可另存為 Excel、PDF 檔案,您可將檔案產出後自 行運用。 3.不僅省下很多工作時數,更可以明顯看 出公司目前 安全環節較弱的部分,對於 改善公司工作環境有相當大的助益。 說明: 將法規查核的紀錄作出報表文件化是驗證系統的必要項目,環安人員在搜集各廠資訊、辨 別符合性等流程後,需將資料再次從各單位人員手上取回後,分別整併才能產出報表;此時, 面臨的是資料檔案四散的情況,一一追回檔案已耗去多個工作天,如有急需改善的項目而未 做改善工程,將是對公司發展相當不利的。
  24. 24. 使用前後差異-事件提醒 設置前 設置後 Excel 檔案無法做事件提醒,需人工執行寄信通 知、稽摧。 系統內可設定各項工作之到期日,於到期 日前 n 日會自動寄信提醒相關人員。(於 系統設定與使用者管理功 能作設定) 說明: 因法規查核為持續性作業,當查核進度延宕時,政府頒佈新修異動的法規不斷出爐,如舊有查 核工作尚未處理完成,加上新的法規資訊時,是相當困難掌握的情況,而讓進度可被掌控,絕 對是法規查核做得有效率、完整的最佳方式。
  25. 25. 使用前後差異-分工運行 設置前 設置後 1.環安人員將需查核法規分成數個檔案讓各單 位 去執行,檔案收回後需耗時整併,檔案繁雜、 連結 易失效,時常會遇到有疏漏的情況。 2.使用 Excel 作業無法得知查核進度, 1.本系統可設定數個查核者,可調整權限 設定,讓查核作業同步進行,資訊由系統 自動整併。 2.全盤掌控各單位查核狀況。 說明: 當公司人數眾多、有分廠區或是較大的廠房時,法規查核工作是用分工合作去進行,環安部 門要一 次管理所有單位時,同樣會面臨到查核結果四散需逐一追回查核檔案的情況,這些困 難都可在法規王系統 內解決。
  26. 26. 導入流程 導入時程: 取得PO後 -> 寄送帳密申請信(一個工作天) -> 系統架設部屬(三個工作天) -> 系統可登入使用 -> 約時間至貴司進行專屬導入訓練 收費標準: 系統第一年導入費用為 導入費用 + 系統年費,第二年起只需支付系統年費, 在合約期內可享法規資料庫及系統免費更新、爾後若不續約亦可選擇取回完整 資料庫 可依貴司需求提供客製化功能或報表設計既有資料匯入、與既有系統整合等服務
  27. 27. 小結 ✔ 法規王屬相當成熟的軟體系統,已成功導入數十間客戶。 ✔ 法務部專屬授權與法規爬蟲程式,包含最新最完整法規資料。 ✔ 系統操作流程依驗證標準設計,學習曲線低。 ✔ 徹底解決目前法規鑑別曠日廢時且難以掌握進度的問題。 ✔ 系統化且標準化的流程,可解決因人員調動產生銜接不良的問題。 ✔ 逾期事件自動提醒,不會再遺忘重要事項。 ✔ 改善的每一個事項完整留存,能做為實體績效。 ✔ 能隨時調閱查核歷史紀錄,滿足稽核人員要求。 ✔ 省下至少70%的作業時間。 ✔ 一年至少省下30萬的人力成本。 心動不如馬上行動! 快來享受法規王帶來的絕佳感受吧 !

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