1.
Unidad 1: Paso 2 - Protocolo de comunicaciones y plan motivacional
Curso: Protocolo
80007_17
Presentado a:
Yenny González
Presentado por:
Angélica Garnica Código: 1075673108
Kelly Yojanna Orozco Código: 1070018144
Luz Marina Atehortua Código: 41623635
Nidia Esperanza Duarte Código:
Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD
Escuela de Ciencias, Artes y Humanidades ECAH
Programa Psicología
Octubre de 2019

2.
Introducción
Una buena comunicación es esencial en todos los contextos con los cuales nos rodeamos,
pero hoy día se hace bastante relevante e imprescindible en las organizaciones. Un buen
manejo de la comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a
los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las
propias necesidades y la de los colaboradores, coordina y controla las actividades y fomenta
una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus
integrantes y un buen clima integrador de trabajo.
Es porta tanto que en el presente trabajo se espera investigar, explicar y dar a conocer los
canales de comunicación y los protocolos de comunicación, su importancia su creación y
como estos deben ser aplicados en la empresa de colchones elastikithos,para así poder
satisfacer la necesidades internas y externas, logrando el cumplimiento de metas y objetivos
al generar motivación dentro de la misma., al empoderarse de los conocimientos sobre el
valor de la comunicación personal, empresarial y social.
La comunicación o intercambio de información es una acción que se encuentra
presente en todas las actividades realizadas por los seres humanos en nuestra sociedad actual,
esta se da de manera simple y compleja, así como de manera directa e indirecta. En la
actualidad las empresas, cuentan con gran cantidad de retos para sus conocimientos y
desarrollo uno de los principales es la comunicación y los canales que esta necesita para que
sea efectiva y afectiva.

3.
Objetivos
Objetivo general
 Comprender la importancia del valor de una buena comunicación en los diferentes
entornos que maneja el ser humano tanto en lo personal, social y profesional para lograr,
un adecuado y sano clima organizacional donde se refleje la interacción entre
características comunicacionales personales y organizacionales.
Objetivos específicos:
 Identificar la empresa reconociendo su actividad económica, número de empleados,
tipos de comunicación que maneja.
 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para la empresa.
 Realizar un diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas.
 Hacer un diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en
equipo

4.
Identificación de la empresa COLCHONES VICOELASTICOS
Nit. 900.441.679.0
Colchones elastikithos
Descripción de la empresa: La empresa de colchones elastikithos busca ser la mejor
empresa de fabricación y venta de colchones para todas las personas en el 2020 a nivel
nacional, contando con más de 5 sucursales a nivel nacional. Esta organización pretende
vender los mejores colchones con un alto nivel de calidad y modelos únicos y llamativos para
sus clientes.
Nombre de la empresa: Colchones elastikithos
Ciudad Sede Principal: Zipaquirá Cundinamarca
Fecha de Creación: 10 de enero de 2017
Número de empleados:

5.
 Operarios: 70
 Administrativos: 15
La empresa de colchones elastikithos, tiene como actividad económica la producción y
comercialización de colchones elásticos vioelasticos para todo tipo de personas, su sede
principal está ubicada en la ciudad de Bogota, Carrera 44 # 78-09, avenida la pradilla, si
estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de departamento
y los subordinados (departamentos de producción y ventas) y proveedores.
Cuentan con una infraestructura física de 1000m cuadrados donde las áreas se dividen de la
siguiente manera. El primer piso. Consta del área de producción, es esta área laboran 70
operarios, en el segundo piso. Se encuentran ubicadas las oficinas administrativas, además
de un local comercial destinado para las ventas la empresa tiene 4 puntos de venta en
diferentes ciudades de Colombia, una en la sede principal de Bogotá y las otras 3 en Medellín
y Manizales.
Dirección de la tienda de colchones carrera 19 # 15-87 a 89 norte -764, Medellín
Carrea 145 # 67 bis-83 Manizales

6.
Organigrama
Comunicación Formal e Informal
GERENTE GENERAL
SECRETARIA
GENERAL
JEFE DE PRODUCCIÓN
JEFE CONTROL Y
CALIDAD
JEFE
DEPARTAMENTO
COMERCIAL
SUPERVISOR
ADMINSTRATIVO DE
BODEGA E INSUMOS
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DIRECTOR DE TALENTO
HUMANO
PERSONAL DE VENTAS
OPERARIOS:
DISEÑADORES,
CARPINTEROS,
CORTES Y
MAQUINISTAS
AUXILIARES DE
TALENTO HUMANO
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e
y
D
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7.
Tipo de comunicación de la empresa Colchones elastikithos
La empresa Colchones elastikithos se caracteriza por emplear diversos canales de
comunicación interna, principalmente su comunicación se considera de tipo formal puesto
que su normativa está establecida de esa manera, es controlada y sujeta a reglas internas de
la empresa; así mismo dentro de esta gama de comunicación encontramos más tipologías
que también caracterizan a la empresa, considerando que tiene comunicación vertical
subdividiéndose en comunicación descendente puesto que dentro de la organización se
maneja un orden jerárquico, siendo el gerente general la dirección y líder que direcciona y
orienta las comunicaciones institucionales como normas, procedimientos a realizar y
reglamento interno de trabajo; A demás la empresa Colchones elastikithos pone en práctica
recurriendo a medios como reuniones con agenda escrita, correo electrónico y
correspondencia escrita.
De igual manera cuenta con el manejo y aplicación de la comunicación ascendente, lo que
permite conocer y escuchar las opiniones, quejas etc. de los empleados hacia la gerencia,
este tipo de comunicación aporta y ayuda a la gerencia y directivas de la empresa tener una
visión real del clima laboral para así poder tomar decisiones y soluciones oportunas; sin
embargo, es necesario conocer los medios que emplea la organización para este tipo de
comunicación pues pueden estar: buzón de sugerencias (PQRS), procesos de apelación.
Por otra parte, otra de las características acerca del manejo de la comunicación de la
empresa Colchones Elastikithos de Zipaquirá es la comunicación informal en la
cotidianidad los empleados suelen crear lazos de amistad y afecto, sentido de pertenencia
por la organización lo que permite reunir interese colectivos que ayudan y aportan a la
productividad y cohesión del grupo de trabajo.

8.
Sin embargo, hay un aspecto negativo frente al empleo de este tipo de comunicación, pues
el exceso de confianza puede desembocar rumores, chismes los cuales pueden ser
distractores de la productividad en la empresa, así mismo la información emitida no es
fiable.
En resumen, cuenta con diversas alternativas de comunicación lo que favorece las
relaciones personales y profesionales para alcanzar los objetivos proyectados por la
empresa, sin embargo, es necesario tener cuidado con el libertinaje de confianza en el
contexto organizacional.

9.
Protocolo de comunicaciones internas y externas
Es importa tener en cuenta que todos las personas tienen diferentes formas de comunicarse
y de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran necesidad de
protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que nuestro
colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la atención
directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para que este
protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la mano con
los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen trato de la
empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.
Los protocolos de comunicación están orientados a la mejora de una institución por lo cual
estos buscan generar efectos en las instituciones y así mismo obtener ventajas para la
misma, por lo tanto, se clasificará así:
1. Comunicación escrita
 Manejode imagenenlas cartas u oficios: el cual tiene comoobjetivobrindar
informaciónel cual se usacuando estádirigidoavariaspersonasdentrode la
empresa,este debe llevarnumeraciónydebe brindarlaposibilidadde escribirel
nombre y cargo cuandoestosea necesario,debe irmembretadaconel logoe
informaciónde laempresa,ejemplos:circulares,memorandos,llamadosde atención
etc.
 Correoelectrónico:Debidoasurapidez,bajo costoy su alcance universal se ha
convertidoenuncanal de comunicaciónhabitual conel cliente.
o Se debe personalizar el mensaje, siempre incluir el nombre del cliente.
o No se extienda, sea conciso

10.
o El campo “ Asunto” debe ser claro y diciente
o La empresa necesitara una dirección de e-mail corporativa
o Aprovechar en el mensaje incluir su firma, nombre de la empresa, logo
en laces de redes sociales o pagina web.
 Atención y trato – Cliente – Jefes
o Saludar cordialmente y mirar a los ojos
o Presentación personal, uso del uniforme, aseo.
o Tratarlo de Usted
o Saber escuchar, hay que dejar que los clientes se expresen
o Puntualidad de horarios para la atención al cliente
o Modular la voz
o Al expresarse utilizar vocabulario entendible
o
o Cuidar el lenguaje corporal, facial, movimientos nerviosos de piernas,
manos etc.
 Manejo de Redes sociales y página Web
 Proveer al cliente información de contacto como e-mail, teléfono, dirección de
la empresa, sucursales.
 Brindar la confianza al cliente por medio numero de pedido, radicado.
 No discutir así hallan comentarios negativos o positivos.
 Elegir el personal adecuado para la atención online en redes; deberá conocer las
políticas de la empresa, manejo de redes.
 Ser prudente con las publicaciones

11.
 Incentivar y promocionar los productos por medio de imágenes ilustrativas
reales
 Protocolo de los empleados en el lugar de trabajo
 Los empleados portan el uniforme empresarial con carné a la vista. El aseo
presentación personales corresponden a buenas prácticas sociales.
 No ingieren alimentos ni fuman en el ambiente laboral o dentro del almacén.
 Son puntuales en sus funciones habituales
 Mantiene una actitud de cordialidad y resolución constante
 El empleado utiliza expresiones de cortesía en el dialogo
 Evita monosílabos o respuestas vagas
 Mientras dura la interlocución. el discurso solo va dirigido al cliente
 Al resolver los interrogantes se despide de forma amable y relajada.
Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales y el trabajo
en equipo.
Campaña para dar a conocer los valores cooperativos y sentido de pertenencia de
colchones elastikithos.
De manera trimestral se realizan reuniones con el personal de la empresa con el fin de integrar
a todos los trabajadores, permitiendo que se involucren los altos, medios y bajos cargos,
interactuando entre sí, mediante dinámicas participativas donde se evidencia cuáles son los
valores corporativos de la empresa, como contribuir a mejor desempeño de las actividades
que se vienen relacionando de tal manera que todos y cada uno de sus empleados puedan dar

12.
su puntos de vista a las nuevas tendencias en el mercado y cómo hacer para poder mejorar
como empresa, destacando así las mejores ideas de los empleados las cuales pueden ser
catalogas por quipo de trabajo, los cuales pueden ser reconocidos dentro de la empresa los
que fomentara la competitividad dela dentro de la empresa.
Campaña de integración del personal:
Cada dos meses y medio la oficina de talento humano lleva a cabo actividades de integración
para todos los empleados de las tiendas de colchones elastikithos la cual tiene como objetivo
afianzar los lazos de compañerismo dentro de la empresa al igual fomentar las relaciones que
contribuyen a desempeñar un buen trabajo en equipo el cual se vea reflejado en los balances
que se presentan periódicamente contribuyendo al crecimiento de la empresa, y el
crecimiento personal de cada uno de sus empleados, este tipo de actividades se llevan a cabo
en las afueras de la ciudad en donde cada uno de los empleados puede llevar a su familia
para poder realizar dinamias, charlas motivacionales y un almuerzo donde todos los
empleados a igual que sus familias de estos espacios los cuales contribuyan a mejorar las
relaciones de comunicación y compañerismo dentro y fuera de la empresa.
Campaña para promover la actividad física y el deporte dentro de la empresa:
La oficina de talento humano de la empresa colchones elastikithos implementa una estrategia
que fomente la actividad física y el deporte dentro de la empresa. La cual consta de la
realización de campeonatos organizados por las diferentes dependencias las cuales
contribuyen a estilos de vida saludables para los empleados de esta empresa, se organizarán
campeonatos de futbol en grama mixtos, en donde es necesario contar con la participación
de toso el personal de la empresa, ya que estas actividades son para el beneficio de los

13.
empleados de la empresa contribuyendo a fomentar un estilo de vida saludables y trabajo en
equipo.
Además, se realizará la respectiva premiación a todos los equipos por su participación de
estas actividades las cuales ayudan a fomentar una mejor organización al momento de a
realizar trabajos en equipo dentro de la empresa al igual mejorar la comunicación dentro de
sus diferentes cargos.
Campaña para incentivar ascensos dentro de la empresa:
Para nuestra organización el recurso humano es lo más importante, creemos en el talento de
nuestra gente, por lo tanto, se abrirán inscripciones para que el personal de carpinteros opte
por postularse para el cargo de auxiliar de diseño, quienes con su amplia experiencia podrán
demostrar sus capacidades en el diseño de nuevos colchones para la empresa, sabiendo que
esto le generara mayores ingresos. Esta convocatoria la organizara recursos humanos y será
publicada en cartelera para quienes quieran postularse.
Campaña motivacional mensual
Dentro de la organización uno de los ejes y pilares que hacen a una organización exitosa
es el potencial humano, por tanto la empresa Colchones Elastikithos promoverá estrategias
motivacionales y de crecimiento personal , por medio de la evaluación de rendimiento en
donde se tendrán en cuenta aspectos como actitud, compromiso, presentación personal y
sentido de pertenencia por la institución , esto se hará a cada colaborar de la empresa ,
quienes ayudaran con la evaluación serán los jefes de cada área. El objetivo es hacer
reconcomiendo mensual y hacerlo público en la cartelera de la empresa así mismo
gestionar para motivar con tiempo compensatorio por su labor, compromiso etc.

14.
Cronograma de trabajo
Actividades Responsables Recursos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Campaña
para dar a
conocer los
valores
cooperativos
y sentido de
pertenencia
de colchones
elastikithos.
Dep. Talento
humano.
Humanos
y
financieros
15
Campaña de
integración
del personal
Dep. Talento
humano.
Humanos
y
financieros
8 día de la
mujer
12 día de
la madre
15 amor y
amistad
31 día de
las brujas
30 fiesta
fin de año
Campaña
para
promover la
actividad
física y el
deporte
dentro de la
empresa.
Dep. Talento
humano.
Humanos
y
financieros
Todo el
mes
Todo el
mes
Campaña
para
incentivar
ascensos
dentro de la
empresa.
Dep. Talento
humano.
Humanos
y
financieros
Todo el
mes
Todo el
mes
Todo el
mes
Campaña
motivacional
mensual
según aspecto
a evaluar
Dep. Talento
Humano
Humanos
y
financieros
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes
Todo el
mes
Resultados
los 28 de
cada mes

15.
Conclusiones:
Al concluir nuestro trabajo colaborativo vimos la gran importancia y el significado de lo que
el curso de Protocolo, busca que nosotros como profesionales en formación, nos
empoderemos de nuestra propia imagen como profesionales y mantengamos una buenas
relaciones interpersonal y intrapersonales con el fin que en el momento de comunicarnos en
nuestro saber y hacer profesional, personal, social, lo hagamos de una manera efectiva y
afectiva y muy puntualmente cuando estemos entablando relaciones laborales, con el fin de
interactuar con el otro o los otros de una forma respetuosa, asertiva y proactiva manteniendo
una gran destreza e inteligencia relacional con nuestro entorno para propiciar un buen y sano
ambiente y clima organizacional.
Los protocolos de comunicación son muy importantes en una organización, no
necesariamente tienen que contar con más de 70 empleados, para poner en práctica la buena
comunicación por medio de protocolos muy avanzados también hay ciertos protocolos que
reúnen estas condiciones para empresas más pequeñas y que cuentan con muy poco personal,
pero si se ajustan a ciertas normar y valores con el fin de mantener un sano ambiente laboral
tanto ascendente como descendente, la finalidad de esta convivencia y mantenimiento de las
comunicaciones laborales están orientados a mejora y generar efecto positivos, asertivos y
proactivos internamente y externamente.

16.
Referencias bibliográficas
 Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional: técnicas y estrategias.
Barranquilla [Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/login.a
spx?direct=true&db=nlebk&AN=813082&lang=es&site=eds-live
 Gómez, A. (2010). Manual programación neurolingüística aplicada a la empresa.
Madrid, ES: Editorial CEP, S.L. Recuperado
de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=108204
12&p00=comunicaci%C3%B3n+pnl
 Torres, S. (26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de
video]. Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281