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体験GTD
~知的作業に区切りをつける方法~
後藤 祐一
体験GTDの流れ
• レクチャー( 40 分程度)
– GTD登場の背景
– GTDの概略
• 体験( 2 時間程度)
– 収集( 1 時間半)
– 処理( 30 分)
2
今の仕事と昔の仕事の
性質が違っている
• 「仕事の終わりがどんどんはっきりしなくなっている」
• 昔:仕事の終わりが目に見えた
– 例:工場での製品組み立て、農作物の収穫
• 今:仕事の終わりが明確でない
– 例:論文・報告書の提出
(指導教...
いつでも頭の中がモヤモヤ
• 「あれは、もうやったっけ?」
• 「あの仕事はもう終わりにしてよいのかなぁ?」
• 「何かやり忘れているような気がする」
いつも仕事に追われている
ような感覚に陥ってしまう
4
しかも仕事は常に増えていく
• 一つの仕事を始めると十個の仕事が発生する
• ある仕事をマニュアル化したら、より難度の高い仕
事に取り組まなくてはならなくなる
3 日前の仕事
2 日前の仕事
昨日の仕事
今日の仕事
5
ストレスを軽減して仕事をするためには?
1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識
的に把握する
2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行
動を決める
3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できる
システムで管理し...
GTD: Getting Things Done
• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free
Productivity, Penguin books, 2001.
( 邦...
GTD の目的
• “ 仕事や生活の雑事につねに追いかけられているような気
分にみんなうんざりしている。これまで逃してきたチャン
”スを活かし、創造的な思考を楽しむ余裕を取り戻したい
[ デビッド・アレン,ストレスフリーの仕事術 ]
• 上記の...
GTD の基本的考え
1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識的に
把握する
2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行動を
決める
3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できるシス
テムで管理し、定期的に見直す
9
仕事を全部書き出す
• 頭の得意なことそうでないこと
– 得意なこと:創造すること、考えること
– 不得意なこと:覚えておくこと
• 頭はデータ倉庫ではない
• 次にとるべき行動は、現在の状況を正しく把握できてい
なければ正しく選ぶことはできな...
次にとるべき行動を決める
• 抽象的な仕事は終わりが決められない。
具体的な仕事は終わりが決められる
• 抽象的な仕事は終わりが想像できない。
具体的な仕事は終わりが想像できる
• 抽象的な仕事は何をしてよいのかわからないので仕事を
始め難い
...
信頼できるシステムで管理する
• 一度に一つのことだけでなく、いっぺんにたくさん
のことをまとめてやろうとするのが混乱の元
• 状況や現在の自分の状態によって、方法を変えるの
ではなく、いつでも同じ方法で「次にとる行動」を
管理する
• そうす...
定期的に見直す
• あのときできなかった行動が今できるようになって
いるかもしれない
• 「次にとるべき行動」を実際に行うタイミングにあ
るかを定期的にチェックする必要がある
13
再び GTD の目的
• “ やりかけの仕事を片付けることによって、本当にや
りたいことのために集中力と創造的なエネルギーを
”100パーセント使えるようにすること [ ストレス
フリーの仕事術 ]
• “ 今までで一番すばらしかったアイデアは...
GTD の概略
• 5つのステップ
– 収集、処理、整理、レビュー、実行
• すべてを一箇所にまとめる
– リストを物理的に一箇所(ひとかたまり)にまとめる
– 次にやるべき行動がわからなくなったときに「そこ」だ
けを見れば良いようにしておく
...
収集( 1/2 )
• 頭にある全ての事柄を紙の上に書き出す
– 分類しない
– 実現するかしないかも問わない
– ちょっとでも気にかかっていることはすべて書き出す
– 仕事、プライベート、壮大、些細を問わない
• 一度に一つのことをするのが ...
収集( 2/2 )
• 初回は最低 1 時間。できれば 2 時間ぐらいかける
• もう、本当に頭の中に何もないというところまで書
き出す
• 手が止まったら配布資料のトリガーリストを利用し
てみる
• 自分だけが分かれば良いので、形式や正確な表...
処理( 1/2 )
• 配布資料の 23 ページにあるフローチャートに従い、書き
出した仕事を分類する
• 分類項目についての細かい説明は配布資料を参考のこと
• このフローチャートは基本形なので、自分の状況にあわせ
て自由に改変してよい
• ...
処理( 2/2 )
• 物理的なアクション(次にとるべき行動)は具体的に書く
こと。すなわち、自分がそれを行う様子が想像できるよう
に書くこと
• 複数のアクションから成り立つものは「プロジェクト」と
すること
• ちょっとでも延期したい気分が...
整理
• 分類されたそれぞれのリストを自分が使い易いように整理
する
• 後藤の場合は一日中パソコンの前に座っているので、すべ
て Web ベースでリストを管理している
• Checkpad
http://www.checkpad.jp/
20
レビュー
• 頭の中に仕事が浮かんだらすぐにリストに書き出す
• 定期的にリストを見直す
– 終わった仕事を消す
– 分類を変更する
「プロジェクト」→「次のアクション」
• 週に一度はすべてのリストに目を通す
21
実行
• 今の状況、気力、持ち時間を考慮してリスト上の仕事を実
行していく
• 何をするべきかわからなくなったり、ぽっかり時間があい
たときにはリストを眺めて、その状況にあった仕事を実行
する
22
GTD を頭の中以外にも適用する
• 本来は GTD は頭の中の仕事だけを対象にしておらず、書類
整理やコンピュータのファイル整理も同じ方法で行うこと
を推奨している
• 収集→処理→整理→レビュー→実行
• 私が理解する GTD のポイントは...
GTD を 1 年半続けてみて( 1/2 )
• 良い点
– 細かい仕事を比較的忘れなくなった
– わからなくなったら「リスト確認すればいいや」と
いう気楽さができた
– 新しいアイデアを忘れずにメモしておけるように
なった
24
GTD を 1 年半続けてみて( 2/2 )
• 悪い点(微妙な点)
– 記憶力が落ちたような気がする:リストに書いていない
仕事はバッサリと忘れる
– 常にメモができる環境にないと GTD を続けられない
– Web ベースで管理しているので...
GTD 体験
• 収集、処理までを実際にやってみましょう
• A4 用紙を一人 3 枚ずつ配布します
• 1 時間半集中して頭の中の事柄を紙に書き出して
みましょう
• トイレ休憩を 5 分とります。飲み物も用意してください
26
収集
• 決して分類しないこと
• 重要なこと、つまらないこと、仕事のこと、プライベート
のこと、緊急度の高いこと低いこと、実現可能そうなこと
そうでないこと。なんでも書いてください
• あいまいな仕事「論理学の勉強」でもとりあえず OK です...
処理
• 紙を 5 枚配るのでそれぞれを以下のように名づけてく
ださい
– いつかやる
– プロジェクト
– 連絡待ち
– 次にとる行動
– 資料
• 「カレンダー」は日付つきで「次にとる行動」にいれ
てください
28
終わり
• 少しでもみなさんの役に立てたならば幸いです
29
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  1. 1. 体験GTD ~知的作業に区切りをつける方法~ 後藤 祐一
  2. 2. 体験GTDの流れ • レクチャー( 40 分程度) – GTD登場の背景 – GTDの概略 • 体験( 2 時間程度) – 収集( 1 時間半) – 処理( 30 分) 2
  3. 3. 今の仕事と昔の仕事の 性質が違っている • 「仕事の終わりがどんどんはっきりしなくなっている」 • 昔:仕事の終わりが目に見えた – 例:工場での製品組み立て、農作物の収穫 • 今:仕事の終わりが明確でない – 例:論文・報告書の提出 (指導教員・上司の一言でゴールが変わる) 3
  4. 4. いつでも頭の中がモヤモヤ • 「あれは、もうやったっけ?」 • 「あの仕事はもう終わりにしてよいのかなぁ?」 • 「何かやり忘れているような気がする」 いつも仕事に追われている ような感覚に陥ってしまう 4
  5. 5. しかも仕事は常に増えていく • 一つの仕事を始めると十個の仕事が発生する • ある仕事をマニュアル化したら、より難度の高い仕 事に取り組まなくてはならなくなる 3 日前の仕事 2 日前の仕事 昨日の仕事 今日の仕事 5
  6. 6. ストレスを軽減して仕事をするためには? 1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識 的に把握する 2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行 動を決める 3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できる システムで管理し、定期的に見直す GTD の提唱者:デビット・アレンの主張 6
  7. 7. GTD: Getting Things Done • David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin books, 2001. ( 邦訳:仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮 する方法 , はまの出版 , 2001 年) • GTD : デビッド・アレン氏が提唱する仕事の管理法。 著書の頭文字をとってこう呼ばれる 7
  8. 8. GTD の目的 • “ 仕事や生活の雑事につねに追いかけられているような気 分にみんなうんざりしている。これまで逃してきたチャン ”スを活かし、創造的な思考を楽しむ余裕を取り戻したい [ デビッド・アレン,ストレスフリーの仕事術 ] • 上記の実現するのが GTD の目的 8
  9. 9. GTD の基本的考え 1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識的に 把握する 2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行動を 決める 3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できるシス テムで管理し、定期的に見直す 9
  10. 10. 仕事を全部書き出す • 頭の得意なことそうでないこと – 得意なこと:創造すること、考えること – 不得意なこと:覚えておくこと • 頭はデータ倉庫ではない • 次にとるべき行動は、現在の状況を正しく把握できてい なければ正しく選ぶことはできない • 「それが頭の中にあるかぎり、頭の中はクリアにならな い」 10
  11. 11. 次にとるべき行動を決める • 抽象的な仕事は終わりが決められない。 具体的な仕事は終わりが決められる • 抽象的な仕事は終わりが想像できない。 具体的な仕事は終わりが想像できる • 抽象的な仕事は何をしてよいのかわからないので仕事を 始め難い 具体的な仕事は何をするのかがはっきりしているので仕 事を始め易い 最初の一歩を踏み出すことが仕事を 終わらせる一番のコツ 11
  12. 12. 信頼できるシステムで管理する • 一度に一つのことだけでなく、いっぺんにたくさん のことをまとめてやろうとするのが混乱の元 • 状況や現在の自分の状態によって、方法を変えるの ではなく、いつでも同じ方法で「次にとる行動」を 管理する • そうすることで、自分を厳しく律する必要はなく、 ただ、規律あるやり方にいつも従うだけでよくなる 12
  13. 13. 定期的に見直す • あのときできなかった行動が今できるようになって いるかもしれない • 「次にとるべき行動」を実際に行うタイミングにあ るかを定期的にチェックする必要がある 13
  14. 14. 再び GTD の目的 • “ やりかけの仕事を片付けることによって、本当にや りたいことのために集中力と創造的なエネルギーを ”100パーセント使えるようにすること [ ストレス フリーの仕事術 ] • “ 今までで一番すばらしかったアイデアは自分の ToDo ”リストにはなかった [ 配布資料より ] • リストにあげた仕事をひたすら消していくのが目的 ではなく、リストにあがっていない仕事に対して大 きな安心を持って立ち向かえることがポイント! 14
  15. 15. GTD の概略 • 5つのステップ – 収集、処理、整理、レビュー、実行 • すべてを一箇所にまとめる – リストを物理的に一箇所(ひとかたまり)にまとめる – 次にやるべき行動がわからなくなったときに「そこ」だ けを見れば良いようにしておく 15
  16. 16. 収集( 1/2 ) • 頭にある全ての事柄を紙の上に書き出す – 分類しない – 実現するかしないかも問わない – ちょっとでも気にかかっていることはすべて書き出す – 仕事、プライベート、壮大、些細を問わない • 一度に一つのことをするのが GTD のポイント 16
  17. 17. 収集( 2/2 ) • 初回は最低 1 時間。できれば 2 時間ぐらいかける • もう、本当に頭の中に何もないというところまで書 き出す • 手が止まったら配布資料のトリガーリストを利用し てみる • 自分だけが分かれば良いので、形式や正確な表現か どうかは問わない • 2 回目以降も必ず、まず分類せずに書き出すことか ら始めること 17
  18. 18. 処理( 1/2 ) • 配布資料の 23 ページにあるフローチャートに従い、書き 出した仕事を分類する • 分類項目についての細かい説明は配布資料を参考のこと • このフローチャートは基本形なので、自分の状況にあわせ て自由に改変してよい • 重要なのは一つ残らず分類すること 18
  19. 19. 処理( 2/2 ) • 物理的なアクション(次にとるべき行動)は具体的に書く こと。すなわち、自分がそれを行う様子が想像できるよう に書くこと • 複数のアクションから成り立つものは「プロジェクト」と すること • ちょっとでも延期したい気分があれば「いつかやる」に分 類する • 自分に見栄を張ってもしょうがないので正直に分類するこ と 19
  20. 20. 整理 • 分類されたそれぞれのリストを自分が使い易いように整理 する • 後藤の場合は一日中パソコンの前に座っているので、すべ て Web ベースでリストを管理している • Checkpad http://www.checkpad.jp/ 20
  21. 21. レビュー • 頭の中に仕事が浮かんだらすぐにリストに書き出す • 定期的にリストを見直す – 終わった仕事を消す – 分類を変更する 「プロジェクト」→「次のアクション」 • 週に一度はすべてのリストに目を通す 21
  22. 22. 実行 • 今の状況、気力、持ち時間を考慮してリスト上の仕事を実 行していく • 何をするべきかわからなくなったり、ぽっかり時間があい たときにはリストを眺めて、その状況にあった仕事を実行 する 22
  23. 23. GTD を頭の中以外にも適用する • 本来は GTD は頭の中の仕事だけを対象にしておらず、書類 整理やコンピュータのファイル整理も同じ方法で行うこと を推奨している • 収集→処理→整理→レビュー→実行 • 私が理解する GTD のポイントは 「覚えるべきことは頭の中におかない 」 23
  24. 24. GTD を 1 年半続けてみて( 1/2 ) • 良い点 – 細かい仕事を比較的忘れなくなった – わからなくなったら「リスト確認すればいいや」と いう気楽さができた – 新しいアイデアを忘れずにメモしておけるように なった 24
  25. 25. GTD を 1 年半続けてみて( 2/2 ) • 悪い点(微妙な点) – 記憶力が落ちたような気がする:リストに書いていない 仕事はバッサリと忘れる – 常にメモができる環境にないと GTD を続けられない – Web ベースで管理しているので、インターネットにつ ながることができないと無力 – 週次レビュー( 1 週間に一度の全リスト点検)がいまだ に習慣づけられない 25
  26. 26. GTD 体験 • 収集、処理までを実際にやってみましょう • A4 用紙を一人 3 枚ずつ配布します • 1 時間半集中して頭の中の事柄を紙に書き出して みましょう • トイレ休憩を 5 分とります。飲み物も用意してください 26
  27. 27. 収集 • 決して分類しないこと • 重要なこと、つまらないこと、仕事のこと、プライベート のこと、緊急度の高いこと低いこと、実現可能そうなこと そうでないこと。なんでも書いてください • あいまいな仕事「論理学の勉強」でもとりあえず OK です • 配布資料の最後にある「トリガーリスト」もご利用くださ い 27
  28. 28. 処理 • 紙を 5 枚配るのでそれぞれを以下のように名づけてく ださい – いつかやる – プロジェクト – 連絡待ち – 次にとる行動 – 資料 • 「カレンダー」は日付つきで「次にとる行動」にいれ てください 28
  29. 29. 終わり • 少しでもみなさんの役に立てたならば幸いです 29
  • toyoyo1044

    May. 20, 2016

2008年ごろに研究室の学生にGTDを広めるときに使った資料

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