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ASISTENCIA ADMINISTRATIVA – PLAN DE ARCHIVO
JUAN DANIEL GUTIÉRREZ RIVERA
Trabajo
Profesor
Rodolfo Lizarazo
SENA
USO DE H...
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Tabla de Contenido
INTRODUCCION............................................................................................
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INTRODUCCION
En una empresa, llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es todo un
proceso por medio del cual dis...
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1. DIAGNOSTICO
Objetivo: Por medio de una observación interna en la organización BOTAS
KOALA, se diseñó la siguiente lis...
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2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA
Para la creación de un plan de archivo vamos a emplear el programa
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Después de esto vamos a la identificación de tipos de registros para determinar
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3. ESQUEMA PLAN DE ARCHIVO DE “SharePoint Server 2013 Enterprise”
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4. CONCLUSION
Dada la información investigada y analizada podemos concluir que la empresa
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5. WEBGRAFIA
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Asistencia Administrativa-Plan de Archivo

  1. 1. 1 ASISTENCIA ADMINISTRATIVA – PLAN DE ARCHIVO JUAN DANIEL GUTIÉRREZ RIVERA Trabajo Profesor Rodolfo Lizarazo SENA USO DE HERRAMIENTAS OFIMATICAS CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS BOGOTA 2014
  2. 2. 2 Tabla de Contenido INTRODUCCION................................................................................................3 1. DIAGNOSTICO ............................................................................................4 2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA ........................5 3. ESQUEMA PLAN DE ARCHIVO DE “SharePoint Server 2013 Enterprise” .7 4. CONCLUSION .............................................................................................8 5. WEBGRAFIA................................................................................................9
  3. 3. 3 INTRODUCCION En una empresa, llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es todo un proceso por medio del cual diseñamos, desarrollamos, elaboramos y mantenemos toda la documentación al servicio de nuestros clientes; y entiéndase por clientes no sólo nuestro mundo exterior, sino también nuestra familia empresarial. El servicio que damos y recibimos es fundamental para alcanzar las metas en nuestro trabajo, pero debemos tener en cuenta que este servicio debe ser eficiente y eficaz. La información que contienen y la forma cómo se encuentra ordenada son un claro indicativo de la propia organización interna de la entidad. Por lo tanto cuando no se tiene una producción de documentos controlada y debidamente organizada, tarde que temprano comenzaran a verse los efectos de este problema en la imagen institucional. La solución a esta problemática es buscar el establecimiento de un sistema de información normalizado de producción, conservación, evaluación y recuperación. El cual puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o Administración de documentos. En esta evidencia daremos a conocer como la empresa BOTAS KOALA tiene organizada su área de archivo dentro de la organización y como conserva, evalúa y recupera archivos que ha ido deteriorándose en el largó de los tiempos. Después de haber analizado por medio de una lista de chequeo, se le planteara un Plan de Archivo a la empresa para que lo efectuara en su gestión de archivo y documentación.
  4. 4. 4 1. DIAGNOSTICO Objetivo: Por medio de una observación interna en la organización BOTAS KOALA, se diseñó la siguiente lista de chequeo con el fin de conocer si esta trabaja con algún tipo de Proceso de Recepción y Organización de archivos dentro de la organización y como lo manejan. LISTA DE CHEQUEO ORGANIZACIÓN BOTAS KOALA N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES 1 ¿Tiene actualmente utilidad de medios tecnológicos o herramientas ofimáticas dentro de la organización? x Todo se trabajo por Medio Físico. 2 ¿Tiene conocimiento del Proceso de recepción y organización de archivos? x 3 ¿Tiene destinada una persona que se haga cargo de la organización de archivos en la empresa? x La Asistente Administrativa 4 ¿Actualmente se les da los archivos que ingresan al área de archivo y correspondencia su respectiva importancia? x 5 ¿Se evidencia un plan de archivo dentro de la organización? X Análisis: de acuerdo a la información obtenida con la siguiente lista de chequeo se pudo evidenciar que la organización BOTAS KOALA no tiene ningún tipo de utilización de un plan de archivos y por ende no tienen un debido proceso ya que no no utiliza medios tecnológicos para archivar distintos documentos que se necesitan una diferente conservación. Pero también podemos encontrar que tiene conocimiento del proceso de recepción de archivos de datos y se le da su debida importancia a los documentos según sea su área .
  5. 5. 5 2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA Para la creación de un plan de archivo vamos a emplear el programa “SharePoint Server 2013 Enterprise” para la creación de este, se divide en diferentes pasos y la explicación a estos son: El plan de archivos es el documento principal de la planeación de la administración de registros en SharePoint Server 2013. Aunque los planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:  Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.  Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los elementos.  Indican dónde se almacenan los registros.  Describen los períodos de retención de registros.  Definen quién es responsable de administrar los distintos tipos de registros. Resultados Lista de Chequeo Si No SI 60 % NO 40 %
  6. 6. 6 Después de esto vamos a la identificación de tipos de registros para determinar que los documentos activos de la organización pueden declararse como registros es necesaria la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si la empresa no se encuentra en un sector estrictamente regulado, podría estar obligada a conservar los registros con arreglo a varias leyes generales. Además del derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales específicos de la empresa. El objetivo de este artículo solo es el de proporcionar información general acerca de cómo determinar los registros de una organización. Lo más probable es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de registros, que haya completado la mayoría de los roles de administración de registros que necesite y que ya disponga de una taxonomía de registros. Generalmente, para determinar qué son registros en su organización: 1. Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales. 2. En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de la organización, debe analizar cómo se usan los documentos activos. 3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben conservarse como registros: o Contratos para alquilar espacios corporativos. o Documentos relacionados con los beneficios de los empleados. o Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos. Por último vamos a la consecución del plan de archivo que consiste en determinar qué documentos deben conservarse como registros y crear un conjunto de categorías de registro, complete el plan de archivos; para ello, debe proporcionar información adicional acerca de cada tipo de registro. Indique lo siguiente:  Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.  Cómo deben eliminarse los registros cuando caduque o expire el período de retención.  Quién es el administrador de registros principal para los registros de este tipo.
  7. 7. 7 3. ESQUEMA PLAN DE ARCHIVO DE “SharePoint Server 2013 Enterprise” SharePoint Products and Technologies Record categories worksheet Fill this worksheet by using the following article: Prepared by: Date: Kind of Record Categoría Descripción Media Retención Periodo Disposición Contacto
  8. 8. 4. CONCLUSION Dada la información investigada y analizada podemos concluir que la empresa BOTAS KOALA no practica ningún tipo de Plan de Archivos y por ende se le sugiere que implemente un nuevo software llamado “SharePoint Server 2013 Enterprise” en la cual podrá reforzar dos aéreas importantes dentro de la empresa como lo son el área tecnológica y el área de archivos para asi poder tener una mejor consecución de los archivos y poder indagar mas de ellos.
  9. 9. 9 5. WEBGRAFIA http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261708.aspx. (s.f.). Recuperado el 2013 de 12 de 11, de http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261708.aspx https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926549-dt-content-rid- 44227261_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006- GFPI%2021%20Plan%20de%20archivos.pdf. (s.f.). Recuperado el 2013 de 12 de 11, de https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926549-dt- content-rid-44227261_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006- GFPI%2021%20Plan%20de%20archivos.pdf SENA. (s.f.). https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926523-dt- content-rid-44227223_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006- GFPI%2020.%20Sistema%20de%20administraci%C3%B3n%20del%20archivo .pdf. Recuperado el 22 de 11 de 2013

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