Forum proposé par Farida Zerari et Nuria Pastor Martinez (SCD de l'université Claude Bernard Lyon 1).

1. Université Claude Bernard Lyon 1
Service Commun de la Documentation
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Comment et pourquoi
mettre en place un archivage pérenne ?
Nuria PASTOR MARTINEZ
Farida ZERARI
Système d'information documentaire, Pôle Données et signalement

2. Archivage pérenne des thèses d’exercice
I. Origine et objectifs du projet
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes
III. Quelques chiffres
Comment et pourquoi mettre en place un archivage pérenne ?

3. I. Origine et objectifs du projet

4. I. Origine et objectifs du projet

5. I. Origine et objectifs du projet

6. I. Origine et objectifs du projet
Pourquoi arrêter le dépôt papier des thèses
d’exercice en médecine et pharmacie ?
• Espace insuffisant
• Evolution des pratiques
Objectif de l’archivage pérenne :
• Conservation du patrimoine intellectuel de
l’Université Lyon 1 :
– Valeur patrimoniale
– Absence de dispositif national
• Garantir un accès durable au numérique
Notre solution :
• Un partenaire institutionnel : le CINES
– Conserver n’est pas stocker
– Protéger contre le risque d’obsolescence des fichiers
• Des URL pérennes : Ark

7. Archivage pérenne des thèses d’exercice
1. Phase de préparation avec le Cines
2. Convention et annexes
3. PPDI : project preservation description information
4. Protocole de versement : mise en place des dépôts
automatiques sur la plateforme de test du Cines
5. Les tests et mise en production
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

8. 1- Phase de préparation avec le
Cines
• Identifier les objets à archiver et
des formats
• Identifier les interlocuteurs
• Identification du protocole de
versement
• Le calendrier
• Définir le niveau de service
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

9. 2- Convention et annexes
• Soumission de la convention et des annexes au service
juridique
• Les annexes doivent préciser :
– La nature des archives et le niveau d’archivage
– Les informations à pérenniser
– La communauté cible
– La volumétrie
– Le comité de suivi du projet
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

10. 3- PPDI : project preservation
description information
• Données de préservation de projet : décrit le
projet afin de garantir la compréhension des
documents archivés dans le temps
• Contexte du projet, fonds archivés,
description du service versant, communauté
cible, circuit de production
• Description des données, données
juridiques,…
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

11. 4- Protocole de versement
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

12. 5- Tests et mise en production sur la plateforme du
Cines PAC
• Vérification des imports : notice XML et fichier
– Conformité des métadonnées
– Correspondance entre la description et le fichier
électronique
– Contrôle et validité du format des fichiers
• Reprendre les documents rejetés
• Définir l’ensemble des corrections à faire
II. Le projet d’archivage pérenne : les étapes

13. • Moyens humains
– Equipe de 4 personnes du SCD
– un stagiaire informatique en L3 (stage de 3 mois)
• Coût
– Nouveaux tarifs :
2 500 € par Projet + 1 025 € TTC /To /année
• Temps : 25 semaines
III. Le projet d’archivage pérenne : quelques chiffres

14. Merci !!
Contacts
nuria.pastor-martinez@univ-lyon1.fr / farida.zerari@univ-lyon1.fr