Combattere l’information overload: alcuni trucchi GTD per tenere la propria Inbox sotto controllo
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Combattere l’information overload: alcuni trucchi GTD per tenere la propria Inbox sotto controllo
- 1. COMBATTERE LA INFORMATION OVERLOAD Alcuni trucchi GTD per tenere Inbox e progetti sotto controllo Alessio Bragadini
- 2. IL PROBLEMA L’informazione è preziosa ma il sovraccarico può impedirci di raggiungere i nostri obiettivi
- 3. “GETTING THINGS DONE” Il metodo GTD è una pratica codificata per mettere ordine tra i progetti lavorativi e di vita
- 4. COS’È GTD Tenere traccia di tutto! In liste appropriate e organizzate, in modo da potersi concentrare solo sul lavoro in corso
- 5. GTD IN CINQUE PASSI 1. Raccogliere tutte le informazioni sparse (“Inbox”) 2. Chiedersi cosa fare di ciascun “pezzo” di informazione 3. Organizzare ogni cosa nella sua lista 4. Fare una revisione periodica delle liste 5. FARE! Ma con un senso di controllo
- 6. I FAMOSI DUE MINUTI Mentre si analizza la Inbox si fanno immediatamente le azioni che si possono completare in due minuti
- 7. INBOX ZERO L’aspetto più affascinante per chi vive con la email: mai più accumuli di posta arretrata e risposte mancate
- 8. EMAIL MA NON SOLO “Inbox” indica tutto quello che arriva come contenuti: email, posta cartacea, SMS, feed di notizie, telefonate…
- 9. “TOCCARE UNA VOLTA SOLA” La chiave di Inbox Zero: ogni pezzo di informazione va gestito una e una sola volta in uno di questi cinque modi
- 10. RAPIDITÀ ED EFFICIENZA La quantità di comunicazioni importanti è molto minore di quel che crediate!
- 11. Uno strumento per salvare appunti, pagine web, PDF, immagini, e organizzare il materiale di supporto ai progetti
- 12. EVERNOTE PER LA COLLECTION In Evernote si possono salvare attachment, messaggi o pagine collegate a un progetto senza occupare la Inbox
- 13. SCRIVERE E NON SOLO… Un semplice esempio tratto dal mio computer
- 14. Q&A
- 15. GRAZIE E BUON KNOWCAMP! Info: www.alessio.sevenseas.org/blog alessio@sevenseas.org
- 16. PHOTO CREDITS Stacked by ant.photos - http://flic.kr/p/6X18dj I've Joined the Cult by Adam Kuban - http://flic.kr/p/34QDG3 hipster pda by leff - http://flic.kr/p/nT8Q Two minute time travel, version 2 by jcoterhals - http://flic.kr/p/6zGqa4 GTD - my inbox (before) by kogakure - http://flic.kr/p/ezY3H Tai Chi Demonstration by Doug Hay - http://flic.kr/p/a1rDmP
Editor's Notes
- Benvenuti, sono Alessio Bragadini e per lavoro sono uno sviluppatore e progettista di servizi online. Per passione ma dovrei dire soprattutto per necessità sono interessato ai sistemi di produttività individuale e di team, con un’attenzione verso la agilità.\n
- Al KnowCamp parliamo di informazione. L’informazione è preziosa, una volta era anche rara, ma questa caratteristica sembra essere scomparsa dalla nostra vita attuale. Grazie alle nuove tecnologie e in particolare a Internet siamo letteralmente bombardati dalle informazioni tanto che si parla di “information overloading”. Come facciamo a organizzare tutte queste informazioni se il nostro obiettivo è quello di portare a casa dei risultati nei nostri progetti?\n
- “Riuscire a fare le cose” è una traduzione di “Getting Things Done” o GTD, una pratica codificata e descritta dal coach americano David Allen nel libro dello stesso nome. Cerca di risolvere i problemi della produttività individuale mettendo ordine tra progetti, priorità e la moltiplicazione dei diversi lavori che è un tratto tipico del professionista della conoscenza nell’età di Internet.\n
- L’aspetto più evidente del metodo GTD è l’uso di più to-do list ben organizzate su cui segnare tutti i progetti in corso o che si spera di far partire, tutte le azioni da fare, tutte le risposte che si devono dare. Non è importante la tecnologia che si usa per tenere traccia (carta, un programma web, un software sullo smartphone) è importante che le liste siano complete in modo da scaricare la mente dal pensiero di “mi sto dimenticando qualcosa”.\n
- La pratica della GTD si organizza intorno a 5 passaggi: nel 1° raccogliamo tutta l’informazione, digitale o in forma fisica, che ci arriva – la chiamiamo “Inbox” anche se non c’è solo la posta elettronica (che però ormai è prevalente), nel 2° analizziamo ogni “pezzo” una sola volta e decidiamo rapidamente cosa farne, nel 3° la mettiamo in liste ben organizzate in modo da ritrovare tutto quando serve. Queste liste vanno guardate giornalmente per i progetti attivi, settimanalmente come revisione di tutto quello in sospeso, più spesso le cose future, eccetera (4° punto). Alla fine si ha un supporto solido alle cose da fare sapendo di avere tutto sotto controllo.\n
- Una delle pratiche GTD che colpiscono più la fantasia è quella della “regola dei due minuti”, cioè il fare immediatamente durante la raccolta della Inbox tutte e sole le cose per cui serve meno di due minuti (circa). Non significa che le altre cose non vadano fatte! Semplicemente finiscono in una lista di cose da fare quando c’è tempo e modo. Vediamo ora cosa significa per la nostra routine quotidiana.\n
- “Inbox Zero” è un aspetto di GTD propagandato dal blogger ed esperto americano Merlin Mann: è affascinante e potente per i professionisti di Internet che soffrono per la quantità di posta elettronica e simili che ricevono (Twitter, feed RSS, bug report, eccetera). Grazie a GTD e Inbox Zero l’obiettivo è di essere sempre al passo della comunicazione in entrata, rispondendo subito alle cose semplici e lasciando le risposte complicate per quando si ha tempo (poi però bisogna farle…)\n
- Ovviamente non si applica solo alla posta elettronica anche se è l’uso prevalente. Se nel vostro lavoro avete molto input che arriva da altri canali (p.es. tanti SMS, o posta cartacea) avrete altre “Inbox” da tenere sotto controllo. Ogni oggetto che entra in una Inbox va gestito in maniera opportuna.\n
- Durante la fase di analisi della Inbox è importante (è la chiave!) trattare ogni email o informazione una e una sola volta ponendosi delle domande precise: c’è un’azione da fare? la devo fare io o qualcun altro (delegare)? se non c’è azione associata va archiviato o cancellato? se c’è un’azione da fare da parte mia, posso farla subito in meno di due minuti? altrimenti finisce nella todo list.\n
- Grazie a questa routine si scoprirà che i messaggi a cui bisogna rispondere con calma, o che indicano un’azione da compiere, sono molti meno di quelli che si pensa: una sessione di pulizia della Inbox cancella spam, copie inutili, notifiche, fa rispondere rapidamente a brevi comunicazioni con un ‘sì’ o un ‘no’ e lascia nella to-do list solo una manciata di cose nuove. Altri messaggi vengono tenuti in archivio (NON nella Inbox) se si pensa possano tornare utile come riferimento ma non occupano spazio né fisico né mentale.\n
- Per lasciarvi con un consiglio “operativo” volevo quindi parlare di Evernote, un prodotto software multipiattaforma (Mac, Windows ma anche iPhone, iPad, Android…) che agisce come un blocco appunti virtuale in scrivere note, caricare immagini, copiare pagine web, eccetera. Sta diventando per me un utile strumento per tutto quel materiale di supporto ai diventi progetti che non sono cose da fare e quindi non fanno in una to-do list.\n
- Ho preso l’abitudine di salvare materiale eterogeneo dentro Evernote lasciando libera la Inbox: ogni notebook dedicato a un progetto, salvo il “materiale di supporto” di cui parla David Allen in GTD insieme a idee e spunti. È molto utile (e si può taggare, cercare, eccetera). I notebook possono anche essere condivisi tra più persone.\n
- In questo frammento di screenshot (che naturalmente è penalizzato dalla dimensione dello schermo) un dettaglio di Evernote sul mio Mac in cui raccolgo appunti e pagine web che possono tornare utili per scrivere post su un blog – in questo caso dedicato alla politica americana.\n
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- Informazioni sul mio blog: www.alessio.sevenseas.org/blog o per email a alessio@sevenseas.org\n\n
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