Implementación de la gestión documental para ACL, cual una de las funciones es mejorar la capacidad de respuesta y flexibilidad de la organización.

1. C o n s u l t o r í a e I n g e n i e r í a T I
D e s a r r o l l o , M a n t e n c i ó n y
S o p o r t e P r o c e s a m i e n t o
M i c r o i n f o r m á t i c a
Gestión Documental

2. Page  2
Temario
• Introducción
• Análisis de los requerimientos de los procesos
• Gestión documental
• Herramientas de GD
• Comparativo de herramientas de GD
• Metodología AHP
• Conclusiones

3. Page  3
Introducción
“Ningún proyecto es aprobado sin que tenga
una real justificación de negocios”

4. Page  4
Gestión documental
Por qué es importante la
gestión documental?
 Reduce costos a través de la eficiencia.
 Mejora la capacidad de respuesta y flexibilidad de la
organización.
 Mantiene ventajas competitivas.
-Gartner Bussiness Executive Survey 2009 (UK & USA)

5. Page  5
Objetivos
Mejorar la productividad:
 Disponer de un repositorio que concentre las distintas
experiencias de ACL
 Mejorar la creación de propuestas y desarrollo, mediante
la reutilización de la información.

6. Page  6
Objetivos
Reducir costos:
Eliminando la impresión de documentos internos de ACL.
Asociados a tareas poco automatizadas.
Reutilizando y no reinventando la información.

7. Page  7
Método para el levantamiento
de requerimientos
El levantamiento de los requerimientos se llevo a cabo
mediante dos etapas:
• Un estudio de toda la información documentada de los
procesos de ACL, considerando los procedimientos e
instructivos.
• Entrevistas no estructuradas con los dueños de procesos,
con el fin de tener una mejor noción de como funcionan los
distintos procesos y que problemas se pudiesen solucionar
con una herramienta de GD.

8. Page  8
Mapa de procesos

9. Page  9
Requerimientos de procesos
Proceso de Administración
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la
documentación
Proceso Administración
Requerimientos
generales

10. Page  10
Requerimientos de procesos
Proceso de Calidad
Se requiere un metodo de trazabilidad
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la
documentación
Proceso Calidad
Requerimientos
generales
Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR

11. Page  11
Requerimientos de procesos
Proceso Soporte y CAC
Se requiere un metodo de trazabilidad
Requerimientos
generales
Proceso Soporte y CAC
Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la
documentación

12. Page  12
Requerimientos de procesos
Proceso de Contabilidad
Proceso Contabilidad
Requerimientos
generales
Serequiereel uso de"backups"
Serequiereoptimizaralgunas tareas del proceso
Serequiereun metodo detrazabilidad

13. Page  13
Requerimientos de procesos
Proceso de RRHH
Proceso RRHH
Requerimientos
generales
Se necesita un motor de busqueda que permita un acceso expedito a la
documentación
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso

14. Page  14
Requerimientos de procesos
Procesos de negocios
Se requiere la funcionalidad de generar "backups"
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Integración con otras herramientas de gestión
Procesos de Negocio
Se requiere un metodo de trazabilidad
Requerimientos
generales
Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL
Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL

15. Page  15
Requerimientos generales de ACL
3.-
4.-
5.-
6.-
7.-
12.-
8.-
9.-
10.-
11.-
Se requiere contar con una total disponibilidad de los documentos de ACL
Necesidad de contar con acceso externo a la documentación de ACL
Se requieren notificaciones ante la llegada de nuevos documentos al sistema
Se requiere optimizar algunas tareas del proceso
Se necesita un motor de busqueda que permita un accesos expedito a la
documentación
Se requiere un metodo de trazabilidad
Existe la necesidad de digitalizar los formularios y registros del proceso
Se requiere una herramienta con un motor de busqueda que contenga OCR
Se requiere el uso de workflows
Se requiere un repositorio de documentos
Integración con otras herramientas de gestión
Se requiere la funcionalidad de generar "backups"
2.-
Requerimientos de ACL
1.-

16. Page  16
Ejemplo: Pago de impuestos
ITO 0502-F01
Calculo de
impuestos
mensual
Notificación
Gerencia
General Notificación
SII
•Los correos entrantes podrían
generar notificaciones, y ser
Almacenados dentro de la base de datos.
•El ITO 0502-F01 se almacena de forma física en una carpeta
del departamento de contabilidad.
•Este documento podría ser digitalizado y almacenado en un
repositorio, ahorrando costos de impresión y tiempos de
búsqueda.

17. Page  17
Ejemplo: Carpeta de proyectos
Proceso
Comercial
Lista de chequeo de cotizaciones
Proceso
Desarrollo Informe de pruebas
de programa
Proceso
Delivery
Indicadores cierre de proyecto

18. Page  18
Herramientas de gestión documental
• Definición
• Funcionalidades básicas
• Funcionalidades avanzadas

19. Page  19
Método de búsqueda de
las herramientas
El medio de búsqueda de herramientas de gestión
documental se baso en dos tareas:
• Investigación a través de foros especializados, partners
consultores y búsqueda dentro del mercado de gestores
documentales.
Luego de llevar a cabo esta tarea se determinó que las
soluciones a comparar serían Alfresco, Nuxeo, Docflow y
VCGLOCK.
• Revisión de tutoriales, webinars y especificaciones
técnicas de las herramientas de gestión documental.

20. Page  20
Alfresco
Beneficios
• La herramienta otorga mucha movilidad al negocio.
• Es intuitiva y fácil de usar.
• Esta orientada al entorno web.
• El programa business trial permite evaluar si realmente es
lo que se necesita en la organización.
Riesgos
• Tiempos de implementación variables.
• Información de “fixes” se da a conocer a la comunidad
Business primero.

21. Page  21
Nuxeo
Beneficios
• La comunidad que utiliza la herramienta es activa y va
creciendo
• La herramienta tiene el mas alto nivel de integración con
otras herramientas empresariales.
• Es fácil de usar e intuitiva.
Riesgos
• El servicio soporte y el uso de la nube consideran un pago
sustancial.
• Tiempos de implementación variables.

22. Page  22
Docflow
Beneficios
• La mantención de la herramienta puede ser a costo 0.
• La empresa es local.
Riesgos
• Aun no se desarrolla la firma digital.
• No se tiene certeza si se puede integrar con una
herramienta BPM.

23. Page  23
VCGLock
Beneficios
• La herramienta permite automatizar todas las tareas
• Posee un poderoso motor de búsqueda
• Es una herramienta a medida
Riesgos
• Presenta costos considerables
• No se puede integrar con otras herramientas de gestión

24. Page  24
Tabla Comparativa
Se determino que los criterios de comparación de las
herramientas de gestión documental serían:
• Precio
• Requerimientos de HW/SW
• Inserción en el mercado nacional
• Interfaz de usuario
• Compatibilidad
• Soporte técnico
• Tiempos de implementación
• Nivel de la solución

25. Page  25
Tabla Comparativa
Mantenimiento
$1.302.552
50 dolares mensuales
(5 usuarios) mas 9 dolares
por usuario adicional, precio
para 25 usuarios por un año
Nuxeo support
$5.688.000
licencia anual
24% de valor de la licencia
ANUAL
$1.764.720
0
Servicio nube 0
Nuxeo Cloud service 350Gb
$687.300 al año 0 0
Total $ 1.302.552 $ 6.375.300 $ 9.118.000 $ 1.415.646
Licencia 0 0
Nuxeo VCGLock DocflowCriterio
$7.353.000 = 430 U.F -
25% descuento
Costos de instalacion y
capacitacion $1.415.646
Condiciones de pago
Pagos mensuales de
$108.546
pago unico anual con fecha de
inicio a convenir con 30 dias de
marcha blanca
- -
Subcriterio Alfresco
Costos

26. Page  26
Tabla Comparativa
Procesador Sobre 2,5 GHz
Intel core 2, equivalente o
superior
2 GHz o superior Intel core 2, equivalente o superior
Memoria 2 Gb 2 Gb 2Gb 2 Gb
Perifericos No No No No
Procesador del Servidor
2x Server CPU ó un
DualCore
Intel core 2, equivalente o
superior
4 nucleos (2,5 GHz) Intel core 2, equivalente o superior
Memoria del Servidor
1024Mb Ram libres para la
JVM
2 Gb 8Gb 2 Gb
SO
Linux
Microsoft
Max OS
Linux
Microsoft
Windows 2008 SP1 o 2008
R2 SP1
Linux
Microsoft
BD
Oracle
Microsoft SQL
PostgresSql
MySql
H2
PostgreSQL
MySQL
Oracle
Microsoft SQL
SQL server 2008 estandar
ó superior 64 bit
Oracle
Microsoft SQL
PostgresSql
MySql
DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock
Requerimientos de
HW/SW

27. Page  27
Tabla Comparativa
Criterio Subcriterio Alfresco
Inserción en el
mercado nacional
Empresas
RSA
LAN
BhpBilliton
Angloamerican
Codelco
Claro
D&S
Entel
Santander
Banco de Chile
Davis s.a
Corpbanca
Cuprum
Indeterminado
Nuxeo VCGLock Docflow
Alrededor de 85 clientes
nacionales
Armada de Chile
Servicio nacional de pesca
Escuela Militar Bernardo O`Higgins
Corporación del Poder Judicial
Fundación para la Innovación
Agraria
Pro Chile
I Municipalidad de Zapallar
I Municipalidad de Peñalolen
ASMAR

28. Page  28
Tabla Comparativa
¿Es amigable?
si, tiene similitud con el
explorador de windows
si, tiene similitud con el
explorador de windows
Si, usa la intefaz grafica de
sharepoint
Si, tiene similitud con un navegador
(explorer, mozilla, chrome)
Criterios de seguridad Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso Controles de acceso
Nuxeo VCGLock Docflow
Interfaz de usuario
Posibilidad de cambio de
apariencia del programa
Criterio Subcriterio Alfresco
Si NoSI No

29. Page  29
Tabla Comparativa
Ms Office Si Si Si Si
Otros
Si, alfresco cuenta con una
serie de conectores que lo
hacen compatible con varías
herramientas (Bonita Soft)
Si, Nuxeo cuenta con una serie
de conectores que lo hacen
compatible con varías
herramientas ( Bonita soft)
No No
Permite trabajar con
distintos formatos de
documentos?
Office, Pdf, Imágenes
si, Archivos, Notas, Carpetas e
Imagen
Si, Office, AutoCAD, Pdf
Si, se puede adjuntar cualquier tipo
de archivo
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo DocflowVCGLock
Compatibilidad

30. Page  30
Tabla Comparativa
Instalación Archivo Archivo Tecnico en la empresa Tecnico en la empresa
Posventa 9:00 am a 5:00 pm, Online si, pagado Si, horario de oficina si, horario de oficina
Existencia de grupos de
usuarios
Si, pero existe un desface
con los reportes entregados
a los usuarios ENTERPRISE
Si SI (Sharepoint) No
Soporte tecnico
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow

31. Page  31
Tabla Comparativa
Criterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock Docflow
Tiempos de
implementación
Implementación del
Software
Indeterminados Indeterminados
2 Semanas, dependiendo
del workflow de
documentos
5 Dias a contar de la instalación de
los servidores
Capacitación Indeterminados Indeterminados 2 Dias 20 horas lectivas, se realizan 2

32. Page  32
Tabla Comparativa
Motor de busqueda x x x x
Trazabilidad x x x x
Digitalización - - x x
Acceso externo x x x x
OCR - - x o
Flujos de trabajo x x x x
Repositorio x x x x
DocflowCriterio Subcriterio Alfresco Nuxeo VCGLock
Nivel de solución

33. Page  33
Metodología AHP
La metodología AHP fue desarrollada por Thomas L. Saaty
como una herramienta para resolver problemas complejos
de criterios múltiples.

34. Page  34
Metodología AHP
El desarrollo de la metodología se inicia con el
establecimiento de prioridades de los criterios de decisión

35. Page  35
Metodología AHP
Matriz pareada de criterios y de alternativas en función
de los criterios
Se debe realizar una matriz cuadrada de comparación entre
todos los criterios, estableciendo las distintas preferencias
entre ellos y luego una matriz de la ponderación de las
alternativas en función de cada criterio identificado.
Sintetización
La sintetización es una metodología para poder calcular la
ponderación real de los distintos criterios o las distintas
alternativas en función a un criterio determinado.

36. Page  36
Metodología AHP
Relación de consistencia
La relación de consistencia es un método de revisión para
probar que la ponderación de los criterios se realizo de
manera informada y consiente.
Evaluación de las alternativas
En este paso se obtiene como resultado la valoración de cada solución
respecto a todos los criterios identificados en el problema, mediante la
resolución de:

37. Page  37
Metodología AHP
El método
• Determinar la importancia relativa de los criterios y sub
criterios
• Determinar la ponderación de cada subcriterio con
respecto al criterio anterior
• Determinar la relación de consistencia de los criterios
• Desarrollar la matriz de valores de las alternativas
• Determinar las evaluaciones totales de las alternativas

38. Page  38
Árbol de decisión
Requerimiento
de hardware
Inserción en
el mercado
nacional
Tiempo
de
impleme
ntación
Interfaz
de
usuario
Soporte
técnico
Compati
bilidad
Gestor
Documental
Costos
Nivel de
solución
VCGLockDocflowNuxeoAlfresco

39. Page  39
Tabla de criterios
Nivel de
solución
Requerimientos de
hardware
Compatibilidad Soporte técnico Amigable
Tiempos de
implementacion
Precio
inserecion en el mercado
nacional
Nivel de solución 1,00 0,20 0,33 0,33 0,25 0,50 0,25 0,20
Requerimientos de
hardware
5,00 1,00 5,00 4,00 4,00 5,00 1,00 1,00
Compatibilidad 3,00 0,20 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 0,50
Soporte técnico 3,00 0,25 0,20 1,00 0,20 2,00 0,20 0,25
Interfaz de usuario 4,00 0,25 1,00 5,00 1,00 5,00 0,20 1,00
Tiempos de
implementacion
2,00 0,20 0,20 0,50 0,20 1,00 0,20 0,33
Precio 4,00 1,00 5,00 5,00 5,00 5,00 1,00 5,00
Inserción en el
mercado nacional
5,00 1,00 2,00 4,00 1,00 3,00 0,20 1,00
Criterios de decisión

40. Page  40
Ponderación relativa de los criterios
Precio 0,30
Requerimientos de
hardware
0,23
Inserción en el
mercado nacional
0,14
Interfaz de usuario 0,11
Compatibilidad 0,10
Soporte técnico 0,05
Tiempos de
implementacion
0,04
Nivel de solución 0,03
Importancia relativa de los
criterios

41. Page  41
Ponderación relativa de los criterios
Requerimiento
de hardware
Inserción en
el mercado
nacional
Tiempo de
implementaciónInterfaz
de
usuario
Soporte
técnico
Compatibilidad
Gestor
Documental
Costos
Nivel de
solución
0,03
0,23
0,10
0,05 0,11
0,04
0,14
0,30

42. Page  42
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,52
Docflow 0,32
VCGLock 0,09
Nuxeo 0,07
Precio
Costos
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,32
0,07
0,52
0,09

43. Page  43
Ponderación relativa de las alternativas
Nuxeo 0,52
Alfresco 0,21
Docflow 0,20
VCGLock 0,07
Requerimientos de
HW/SW
Requerimientos
de hardware
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,20
0,52
0,21
0,07

44. Page  44
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,54
Alfresco 0,23
Docflow 0,16
Nuxeo 0,08
Inserción en el
mercado Inserción en
el mercado
nacional
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,16
0,08
0,23
0,54

45. Page  45
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,35
Nuxeo 0,35
Docflow 0,18
VCGLock 0,13
Interfaz de usuario
Interfaz de
usuario
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,18
0,35
0,35
0,13

46. Page  46
Ponderación relativa de las alternativas
Alfresco 0,41
Nuxeo 0,41
Docflow 0,12
VCGLock 0,07
Compatibilidad
Compatibilidad
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,12
0,41
0,41
0,07

47. Page  47
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,57
Docflow 0,27
Alfresco 0,08
Nuxeo 0,08
Soporte técnico
Soporte
Técnico
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,27
0,08
0,08
0,57

48. Page  48
Ponderación relativa de las alternativas
Docflow 0,62
VCGLock 0,21
Alfresco 0,09
Nuxeo 0,09
Tiempo de
implementación
Tiempos de
implementación
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,62
0,09
0,09
0,21

49. Page  49
Ponderación relativa de las alternativas
VCGLock 0,57
Alfresco 0,18
Nuxeo 0,18
Docflow 0,06
Nivel de Solución
Nivel de la
solución
VCGLock
Docflow
Nuxeo
Alfresco
0,06
0,18
0,18
0,57

50. Page  50
Solución de las alternativas
Requerimiento
de hardware
Inserción en
el mercado
nacional
Tiempo
de
impleme
ntación
Interfaz
de
usuario
Soporte
técnico
Compati
bilidad
Gestor
Documental
Costos
Nivel de
solución
Alfresco
0,03 0,23 0,10 0,05 0,11 0,04 0,14 0,30
0,520,230,090,350,080,410,210,18

51. Page  51
Solución de las alternativas
Alfresco 0,33
Nuxeo 0,24
Docflow 0,24
VCGLock 0,19
Solución ACL

52. Page  52
¿Preguntas?
…Muchas Gracias
ww.acl.cl
Valparaíso , Pudeto 351 Oficina 16 5to piso · Fono (32) 2541100 · Fax (32) 2541107
Viña del Mar 8 norte 310, of 15 · Fono (32) 2541170 · Fax (32) 2541173
Providencia-Santiago, Coyancura 2241, Oficina 112 · Fono(2) 5971710 · ax(2) 5971711