Guia normativa de auditoria municipal

2021
GUÍA NORMATIVA DE
AUDITORÍA MUNICIPAL
Elaborado por:. Allan Coll

GUÍA NORMATIVA DE AUDITORÍA MUNICIPAL 2021
Sección: Asunto:
INTRODUCCIÓN
Se ha considerado necesario diseñar la siguiente Guía Normativa de Auditoría
Municipal donde se definen las normas y orientaciones para el ejercicio de las
actividades de control por parte de las Direcciones de Control de la
Administración Centralizada y Descentralizada de las Contralorías Municipales,
a objeto de instituirlo como instrumento normativo que fomente y facilite el
ejercicio del control fiscal con un marco técnico uniforme, apegado a las
disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, con lo cual se puedan
optimizar las actuaciones de control y contribuir al logro de los objetivos y metas
de las Contralorías Municipales en el ámbito de control fiscal.
La presente Guía presenta una metodología referencial, a fin de servir como
instrumento de apoyo al auditor en la realización de actividades de una manera
sistematizada y estructurada, sin dejar de lado las aptitudes personales:
principios y valores; visión estratégica; capacidad analítica; relaciones
interpersonales y capacidad comunicacional.
Las Normas y formularios aquí mencionados, en algunos casos, deberán
adaptarse al tipo de función de control a realizar, así como a los procedimientos
específicos de cada Contraloría Municipal, que a su vez dependerán de la
naturaleza, complejidad operativa, circunstancias, infraestructura y niveles de
automatización de las funciones objeto de las actividades de control.
El texto de las Normativas Generales aquí señaladas deben ir en conjunto con
los procedimientos y los aspectos más importantes que debe considerar el
auditor en cada una de las actuaciones, a fin de maximizar los resultados y
cumplir con eficiencia, eficacia y economía los objetivos formulados.
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Sección: Asunto:
El objeto es uniformar la documentación generada durante el proceso de la
actuación y orientar al auditor en relación con los términos y elementos
teóricos utilizados en esta Guía, las cuales formarán parte del Manual de
Normas y Procedimiento .
Espero sea de fácil comprensión y utilización por parte del auditor interesado o
del Organismo preocupado por mejorar los procesos existentes.
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Sección: Asunto:
V. NORMAS PLANIFICACIÓN DE LA
AUDITORÍA
1. El Director de Control seleccionará el objeto a evaluar de acuerdo a lo
previsto en el Plan Operativo Anual Institucional, las solicitudes de
investigación remitidas por la Contraloría General de la República o
cualquier otro Órgano del Poder Público Municipal, así como denuncias
de particulares tramitadas y evaluadas por la Oficina de Atención al
Ciudadano.
2. El Director de Control designará, a través de la Forma 126 “Asignación
de Tareas”, al (los) funcionario (s) que elaborará (n) el programa de
auditoría, en el cual se indicará en forma expresa lo siguiente:
 Funcionario (s) responsable (s) de la preparación del programa de
auditoría.
 Responsabilidades y obligaciones del funcionario.
 Plazo para la elaboración del programa de auditoría.
 Otras consideraciones del Director de Control.
3. El equipo de trabajo estará conformado por profesionales de diversas
áreas, seleccionados tomando en cuenta su capacidad técnica y
experiencia, de acuerdo con el tipo y complejidad de la auditoría a
realizar, los cuales reunirán, entre otras, las cualidades siguientes:
 Conocimiento del trabajo.
 Pensamiento analítico.
 Búsqueda de información.
 Capacidad para el manejo de dificultades.
 Cooperación y trabajo en equipo.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
 Toma de decisiones oportunas.
 Confidencialidad.
 Compromiso ante el trabajo.
4. El funcionario responsable de coordinar la actuación deberá lograr una
adecuada organización del trabajo a ejecutarse, a través de los
procedimientos y técnicas de auditoría que contribuyan a la consecución
de sus objetivos en forma eficiente, efectiva y económica. Para ello debe:
 Comprobar que la auditoría guarde relación con el plan operativo
anual, respecto a: objetivos, tipo, alcance y recursos necesarios.
 Suministrar lineamientos para la revisión de la información
contenida en el archivo permanente, o en cualquier otra fuente de
utilidad para la planificación, así como realizar visitas
exploratorias, de ser el caso.
 Instruir sobre la utilización de los formularios y modelos
requeridos para la organización de la información disponible del
objeto a evaluar.
 Verificar que los recursos humanos, materiales, tecnológicos y
financieros sean los necesarios para cumplir los objetivos de la
auditoría.
 Revisar el programa de trabajo con el fin de determinar que los
procedimientos, técnicas y actividades de auditoría contenidos en
éste, permitan cumplir con los objetivos propuestos.
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Sección: Asunto:
 Realizar cualquier actividad que se considere necesaria para la
consecución de los objetivos propuestos.
5. El funcionario o equipo de trabajo recopilará información que le permita
obtener una visión general del órgano o ente a auditar, incluyendo lo
relacionado con la misión, visión, estructura organizativa, funciones y
actividades desarrolladas, distribución institucional de los créditos
presupuestarios asignados, ubicación geográfica, instalaciones físicas,
equipos, personal, contexto ambiental y cualquier otro dato de interés
para alcanzar los objetivos propuestos. Igualmente, se revisarán los
informes de auditoría anteriores, de ser el caso.
6. El equipo de trabajo podrá apoyar los resultados de la auditoría en
opiniones técnicas o jurídicas formuladas por especialistas externos de
diversas áreas con conocimientos y experiencia en los aspectos
evaluados, los cuales se solicitarán formalmente. En tales casos, el
documento en el cual conste dicha opinión, se incorporará en el informe
de la auditoría y formará parte de los papeles de trabajo.
7. El funcionario o el equipo de trabajo, podrá realizar llamadas telefónicas,
revisar la página Web del órgano o ente auditado y utilizar cualquier otro
medio, para obtener información general sobre la dependencia a auditar,
que permita comprender el contexto global y magnitud del mismo.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
8. De no existir información suficiente en el archivo permanente de este
Órgano de Control para poder programar la auditoría, el funcionario o el
equipo de trabajo, elaborará el oficio de solicitud de información, el cual
contendrá lo siguiente:
 Marco legal que faculta a la Contraloría Municipal para solicitar
información.
 Documentos solicitados.
 Lapso otorgado para consignar la documentación, como regla
general se otorgarán tres (03) días hábiles, sin embargo
considerando la cantidad de documentos solicitados se podrá
otorgar un lapso mayor.
 Señalamiento que “en caso de no poseer la documentación
requerida, se manifestará por escrito, indicando las razones que lo
motivan”.
 Iniciales y media firma del Director General, del Director de Control
y de quien participó en la elaboración del oficio.
9. Dicho oficio será emitido en tres (03) ejemplares a distribuir de la manera
siguiente: un (01) ejemplar para la máxima autoridad del órgano o ente al
que se le solicita la información, un (01) ejemplar para el Despacho del
Contralor y un (01) ejemplar para la Dirección de Control responsable de
la emisión del oficio de solicitud de información.
10.Vencido el lapso para consignar la información y de no haber recibido
respuesta se elaborará oficio de ratificación de la solicitud inicial realizada
(Anexo 3), considerando los aspectos siguientes:
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
 Señalar expresamente que “se ratifica el contenido del oficio” y
hacer referencia al número y fecha del oficio inicial enviado.
 Detallar nuevamente los documentos solicitados.
 Señalar el nuevo lapso otorgado para consignar la documentación,
que será de un (01) día hábil adicional, contado a partir de la
recepción del oficio de ratificación.
 Indicar la sanción que puede generarse por la falta de respuesta al
oficio de solicitud de información, de conformidad con lo
establecido en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
 Emitir en tres (03) ejemplares, a distribuir de la siguiente manera:
uno (01) para el órgano o ente al que se le solicita la información,
uno (01) para el Despacho del Contralor y uno (01) para la
Dirección de Control responsable de la emisión del oficio.
11.Para la elaboración del programa de auditoría se considerará el riesgo
inherente, de control y de detección. Entre otros aspectos abarcará la
evaluación preliminar del sistema de control interno que comprende la
existencia de:
 Sistemas, métodos y procedimientos que aseguren la
confiabilidad, integridad, oportunidad y seguridad de la información
presupuestaria, financiera, operativa y contable.
 Planes estratégicos y operativos.
 Manuales de organización normas y procedimientos.
 Unidad de Auditoría Interna.
12.La evaluación permitirá obtener conclusiones sobre el nivel de riesgo de
los componentes de la dependencia objeto de auditoría. El resultado de la
evaluación se obtendrá en los siguientes escenarios:
 Riesgo de control bajo e inherente alto: El equipo de auditoría
planificará los procedimientos de cumplimiento que considere
necesario para satisfacerse del buen funcionamiento del sistema
de control interno.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
 Riesgo de control e inherentes altos: El equipo de auditoría optará
por procedimientos sustantivos; auditoría con un alcance extenso
y posiblemente combinar con pruebas de cumplimiento.
 Riesgos de control e inherentes bajos: el equipo de auditoría
escogerá procedimientos analíticos; globales.
 Riesgo de control alto e inherente bajo: El equipo de auditoría
aplicará procedimientos sustantivos, de alcance moderado.
13.Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo inherente, se
tomará en cuenta lo siguiente:
 Procesos medulares del objeto evaluado, así como la naturaleza
de las operaciones que realiza.
 Recomendaciones formuladas en auditorías anteriores.
 Naturaleza de transacciones.
 Circunstancias ajenas al objeto a evaluar que bien podrían afectar
su normal desenvolvimiento.
14.Determinar la confiabilidad del sistema de control interno que tiene el
objeto a evaluar respecto al funcionamiento, en cuanto a:
 Procedimientos normalizados.
 Detección de errores o desvíos.
 Experiencia del personal en Sistemas de información.
 Rotación de personal.
 Crecimiento o reducción del personal.
 Implantación de nuevos sistemas.
 Alteraciones de tipo organizacional.
15.Para determinar la posibilidad de existencia de un riesgo de detección, se
tomará en cuenta lo siguiente:
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
 Conocimiento previo del órgano o ente.
 Claridad de los objetivos y alcances.
 Aptitud y actitud del equipo.
 Disponibilidad y administración de los recursos.
 Contingencia en el equipo de auditor.
 Conocimiento del proceso de auditoría.
 Medir la complejidad de la auditoría haciendo referencia al número
de personas, volumen de la documentación a examinar e impacto
social del objeto a evaluar, así como la experiencia y cantidad de
los que conforman el equipo de trabajo, reconociendo que a mayor
complejidad mayores riesgos.
 Considerar la probabilidad de incurrir en errores, o no detectarlos,
debido al tiempo utilizado en la planificación y ejecución de la
auditoría.
16.La evaluación del riesgo de auditoría es un proceso subjetivo y
dependerá del criterio, capacidad y experiencia del equipo de trabajo. Es
la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar.
17.Cuando no se pueda efectuar la revisión exhaustiva del universo de
operaciones y transacciones, el funcionario o equipo designado escogerá
el método de muestreo que más convenga, estadísticos y no estadísticos,
criterio que quedará expresado y justificado en los papeles de trabajo.
18.Para la determinación de la muestra con método no estadístico (basados
en juicios o criterios) el equipo de trabajo considerará:
 Las actividades, operaciones y procedimientos que serán
seleccionados de manera representativa del universo de donde
se extrajo.
 Los objetivos que persigue la auditoría.
 Las instrucciones recibidas.
 La información que se tenga sobre la confiabilidad del Sistema de
Control Interno, producto de la evaluación del riesgo.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
 Naturaleza e importancia de las operaciones.
 Resultados obtenidos en auditorías anteriores.
 El tiempo que se requiera de acuerdo con los objetivos y lugar
dónde se llevará a cabo la auditoría.
 Determinación de la muestra con método estadístico, aplicando los
modelos matemáticos.
19.El programa de auditoría contendrá lo siguiente:
 Identificación del órgano o ente sujetos de control.
 Tipo de Auditoría.
 Tiempo estimado de ejecución y responsables.
 Justificación.
 Alcance.
 Base Legal.
 Objetivo general y objetivos específicos.
 Actividades a desarrollar por objetivos.
 Características generales del ente evaluado.
 Niveles de aprobación.
 Producto.
20.La estructura del programa de auditoría será la siguiente:
Identificación: Nombre del órgano, ente o dependencia a auditar.
Tipo de auditoría: Señale el tipo de auditoría, según se establece en la
norma número 21 del Asunto Planificación de la Auditoría.
Tiempo estimado de ejecución y responsables: Fecha de inicio, fecha
de culminación y días hábiles otorgados para llevar a cabo la auditoría.
Identificación del Director de Control y código asignado a la auditoría.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
I. Justificación: Señalar la competencia de este Órgano de Control para
ejercer este tipo de auditoría, lo que origina la auditoría: Plan Operativo,
solicitud de Investigación por parte de la Contraloría General de la
República u otro ente gubernamental, entre otros, y la intención de este
Órgano de Control en coadyuvar el buen funcionamiento de la
Administración Pública Municipal.
II. Alcance: Definir los aspectos a evaluar en la auditoría, el período y de
contar con la información necesaria señalar si el examen que se
practicará es exhaustivo o por el contrario se evaluará una muestra
representativa del universo de operaciones y transacciones realizadas;
en este particular debe mencionarse el criterio de selección de la
muestra.
II. Base Legal: Señalar la normativa legal que aplica al período evaluado.
III. Objetivos: Formular los objetivos generales y específicos de la
auditoría de control, con base en los principios de buena redacción,
claridad y secuencia.
Objetivo General: Colocar el propósito o finalidad de la auditoría, lo que
se espera determinar de manera general; se refiere a lo que queremos
conseguir con la auditoría que se practica.
Objetivos Específicos: Es la desagregación del objetivo general en
términos operativos, incluyen las variables y aspectos o indicadores
sobre los cuales se debe llegar a una conclusión.
IV. Actividades por objetivo: Definir los procedimientos y actividades
que serán ejecutados en función de cada objetivo específico formulado.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
V. Características Generales del ente evaluado: Identificar la
naturaleza jurídica del ente evaluado, misión, visión, estructura
organizativa, funciones y actividades desarrolladas, distribución
institucional de los créditos presupuestarios asignados, ubicación
geográfica, instalaciones físicas, equipos, personal, contexto ambiental,
etc.
VI. Niveles de Aprobación, Identificación y Firmas: Colocar el nombre
de los auditores que participaron en la elaboración del programa de
auditoría, del Director de Control, Director General y suscribirlo.
VII. Producto: Logros alcanzados en términos de los objetivos
establecidos, durante un período determinado.
Fecha de elaboración: Colocar la fecha de elaboración del programa de
auditoría.
21.A los fines de asignar el código de la auditoría se cumplirá lo siguiente:
Se le asignará un número conforme con la siguiente nomenclatura CMXX
/ DG / DCAX / XX / XXX / 20XX, cada grupo representa:
CMXX: Siglas de la Contraloría Municipal.
DG Siglas de la Dirección General.
DCAC o DCAD Siglas de la Dirección de Control
responsable de la actuación fiscal.
XX Siglas del tipo de auditoría.
XXX Número correlativo de auditoría realizado
durante el año fiscal.
20XX Año de inicio de la auditoría.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
22.Las siglas a asignar por cada tipo de auditoría, examen o verificación
realizada son las siguientes:
AI Auditoría Integral.
AF Auditoría Financiera.
AS Auditoría de Seguimiento.
AO Auditoría Operativa.
AOB Auditoría de Obras.
AG Auditoría de Gestión.
ATIC Auditoría de Tecnología de Información y
Comunicación.
AA Auditoría Ambiental.
CPO Control Perceptivo de Obras.
VA Verificación de Acta de Entrega.
EC Examen de la Cuenta.
Se podrán incorporar nuevas siglas, en función de las auditorías
emprendidas que no se encuentren contempladas en este numeral.
23.Posterior a la aprobación definitiva del programa de auditoría, el
funcionario designado (o Coordinador si fuere un equipo de auditoría),
entregará al funcionario responsable del archivo permanente, para su
incorporación en el mismo, la documentación recibida del órgano o ente a
auditar (si se hubiere recibido) y la obtenida por otros medios, utilizadas
en la elaboración del programa de auditoría.
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Sección: Asunto:
AUDITORÍA
24.Los funcionarios que formen parte del equipo de trabajo, serán
acreditados formalmente ante el respectivo órgano o ente mediante oficio
credencial, que indicará en forma expresa lo siguiente:
 Fundamento legal.
 Identificación de los funcionarios designados para efectuar la
auditoría.
 Objetivo general.
 Período a evaluar.
25.El oficio credencial poseerá la siguiente codificación:
Se le asignará un número conforme con la siguiente
nomenclatura CMXX / DG / DCAX / XX / XXX / 20XX, cada grupo
representa:
CMXX: Siglas de la Contraloría Municipal.
DG Siglas de la Dirección General.
DCAC o DCAD Siglas de la Dirección de Control responsable
de la actuación fiscal.
XX Siglas del tipo de auditoría.
XXX Número correlativo de credencial realizado
durante el año fiscal.
20XX Año de inicio de la auditoría.
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Sección: Asunto:
V. NORMAS EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1. El funcionario responsable de la auditoría, realizará lo siguiente:
 Entregar a la máxima autoridad del órgano o ente objeto de
evaluación, oficio de presentación, para su notificación, así como
requerimiento inicial.
 Informar sobre los objetivos específicos de la auditoría y solicitar
al responsable del órgano o ente a auditar, la dotación de un
espacio físico adecuado con las condiciones necesarias que
permitan el resguardo y protección de los documentos y equipos
informáticos (de ser necesario).
2. La Comisión de Auditoría dará inicio a la ejecución del programa de
auditoría, previa distribución de la carga de trabajo entre los integrantes
de la misma, atendiendo a sus responsabilidades, destrezas y
habilidades.
3. El equipo de trabajo realizará al inicio del trabajo de campo, la
recolección de la información complementaria que no obtuvo en la fase
de planificación, que resulte necesaria para afianzar la evaluación del
control interno y de los procesos medulares o sustantivos vinculados
con los objetivos específicos y el alcance de la auditoría.
4. El equipo de trabajo establecerá las estrategias necesarias para cumplir
con las actividades previstas en el programa de trabajo en los lapsos
definidos en la fase de la planificación de la auditoría. En caso de
presentarse situaciones que impidan cumplir con dichos lapsos, el
equipo solicitará una prórroga al Director de Control quien lo someterá a
consideración del Director General, exponiendo las razones que la
justifican.
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Sección: Asunto:
5. Para verificar el cumplimiento de los procedimientos, el equipo de trabajo
comparará el ejecutado con el establecido. Para constatar la existencia
de los mecanismos de control en dicho procedimiento, así como su
efectivo cumplimiento.
6. Para realizar la revisión y evaluación del sistema de control interno del
objeto evaluado, se analizarán los aspectos generales y específicos que
se detallan a continuación.
Generales:
A.1. Si los procedimientos establecidos se adecuan a la normativa
legal, sublegal y técnica que los regula.
A.2. Si los procedimientos proporcionan un control satisfactorio de
los recursos financieros, materiales, tecnológicos, entre
otros.
A.3. Si las normas y procedimientos existentes y su aplicación
contribuyen al logro de los objetivos y metas.
A.4. Si los procedimientos son objeto de evaluaciones para su
mejoramiento continuo.
Específicos:
B.1. Segregación de funciones y asignación de
responsabilidades.
B.2.Utilización de los recursos financieros, humanos, materiales y
tecnológicos disponibles.
B.3. Existencia de un plan de organización, políticas y normas.
B.4. Establecimiento de unidades de operaciones en relación con
su costo beneficio.
B.5. Claridad en los métodos y procedimientos adoptados.
B.6. Exactitud y veracidad en la información financiera y
administrativa.
B.7 Observancia de las políticas escritas.
B.8. Cumplimiento de la misión, objetivo y metas.
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Sección: Asunto:
7. Cuando se evalúe el cumplimiento de las disposiciones establecidas en
la normativa legal, sublegal y técnica que resulte aplicable: se verificarán
los aspectos siguientes.
a.Métodos presupuestarios y contables: las transacciones
seleccionadas en la fase de planificación serán rastreadas, a
través del o los procesos involucrados en la documentación,
clasificación y registro de los sistemas.
b.Bienes Municipales: se indagarán sobre las transacciones
relacionadas con el registro, guarda, custodia, uso y estado de
conservación de bienes; así como la calidad, cuando sea
aplicable.
c.Contratación pública: constatar si la contratación estaba prevista
en la planificación, así como la aplicación de las normas y de
los procedimientos de selección de contratista para la
adquisición de bienes, prestación de servicios o ejecución de
obras que resultaren aplicable, de conformidad con lo previsto
en materia legal y sublegal que regula la materia; si los pagos
realizados se corresponden con el bien adquirido, el servicio
prestado o la obra ejecutada y si fueron constituidas las
correspondientes garantías.
d.Aspectos ambientales: indagar si los procesos ejecutados por el
objeto evaluado son susceptibles de degradar el ambiente. En
tal sentido, determinar si fueron realizados los estudios de
impacto ambiental, así como las medidas preventivas para
mitigar sus efectos.
e.Tecnología de información y comunicación: analizar los
procesos que permiten verificar la adquisición, producción,
almacenamiento, tratamiento, comunicación, registro, seguridad
y presentación de información, en forma de voz, imágenes y
datos contenidos en formato digital.
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Sección: Asunto:
8. El análisis de la documentación se hará exhaustivo o selectivo, según
corresponda. En el análisis selectivo, se tomará una muestra
representativa, según el criterio adoptado.
9. Para determinar el tamaño de la muestra se considerará:
 La evaluación del control interno y el resultado de la medición del
riesgo de la auditoría.
 Número de operaciones.
 Monto o valor de las operaciones y su relevancia.
10.Las Cédulas de Trabajo serán diseñadas considerando, lo siguiente:
 Ser comprensibles.
 Preparadas por medio indeleble, sin ningún tipo de tachaduras o
enmendaduras.
 Incluir los datos indicados a continuación:
 Título asignado a la cédula de trabajo, según la
materia o información contenido en la misma.
 Código de la auditoría.
 Identificación del órgano o ente en el cual se practica
la auditoría.
 Datos de la actividad, operación y período examinado.
 Indicar los resultados obtenidos de las técnicas aplicadas, las
fuentes de la información procesada, así como los criterios de
selección de la muestra y su relación porcentual con el total.
 En la identificación de los documentos que se utilicen como
fuentes de datos e información, se indicará lo siguiente:
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Sección: Asunto:
 Entidad o dependencia que haya preparado el
documento como fuente.
 Tipo de documento.
 Fecha de vigencia o elaboración.
 Cualquier otro dato que permita la rápida y cabal
identificación de la fuente.
 Firma y sello del funcionario competente del órgano o
ente que suministra la información.
 Deben estar firmadas y fechadas por el auditor que las
elabora y por quien revise o ejerza la coordinación de
la auditoría, con indicación de las respectivas fechas
de elaboración y revisión.
 Deben presentar una leyenda donde se aclare el
significado de las siglas o abreviaturas empleadas en
la elaboración de la cédula.
11.Para la determinación del hallazgo de auditoría, se considerarán los
criterios siguientes:
 Importancia relativa que amerite su desarrollo.
 Basado en hechos reales, objetivos con evidencias suficientes y
formales.
 Aplicar los procedimientos necesarios de manera que la
conclusión obtenida sea contundente.
12.En el caso de que las evidencias de los hallazgos puedan variar con el
tiempo, o cuando los hallazgos consistieren en situaciones omisivas, o
se tratare de aspectos que se constatan a través de los sentidos, se
dejará constancia escrita de la situación encontrada mediante acta fiscal
que suscriban las partes concurrentes.
20

Sección: Asunto:
13.En el desarrollo del hallazgo, se determinarán los siguientes elementos:
 Condición: Descripción del hecho o situación observada (lo que
es).
 Criterio: Norma legal, sublegal, administrativa o técnica, con la
cual es comparable el hecho (lo que debe ser).
 Causa: Origen del hecho, objetivamente determinado por el
auditor (el por qué sucede). (Recomendación).
 Efecto: Es el resultado real o potencial de los hechos
determinados, entre la comparación de la condición y el criterio
que debió ser aplicado. Tomando en consideración:
 Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad en el
órgano o ente auditado.
 Determinar los efectos negativos, inmediatos, colaterales,
intangibles u otros.
14.Determinado el hallazgo de auditoría, se consultará con el abogado
actuante, a fin de recolectar toda la documentación probatoria, que se
requiera Dicha documentación se obtendrá con la eficacia probatoria
que se requiere para hacer prueba en procedimientos investigativos o
sancionatorios, por lo que se conseguirán en copias debidamente
certificadas.
15.Exigir al órgano o ente auditado, copias certificadas de aquellos
documentos que constituyan evidencia del hallazgo e incluirlos en los
papeles de trabajo.
21

Sección: Asunto:
16.La certificación la realizará el funcionario que tenga competencia para
certificar, es decir la máxima autoridad del órgano o ente auditado, o en
su defecto quien tenga delegación expresa.
17.La certificación se realizará al reverso de cada documento y contendrá
los datos siguientes:
 Nombre, apellido, cédula de identidad y cargo de quien
certifica.
 Número y fecha del documento donde consta la delegación de
firma para certificar documentos que reposen en los archivos
de la dependencia.
 Lugar y fecha de la certificación.
 Firma autógrafa de la persona que certifica.
 Sello húmedo de la respectiva dependencia donde reposan
los archivos.
18.La nota de certificación constará al reverso de cada copia y no en
instrumentos separados, inutilizándose el espacio libre en cada página,
e indicando que el documento es copia fiel y exacta de su original, de
copia certificada o de copia simple del mismo.
19.Exigir a la Dirección de Recursos Humanos del órgano o ente auditado
certificación de cargos que indique entre otras, nombres, apellidos,
número cédula de identidad, cargo, fecha de ingreso, fecha de cese (de
ser el caso), dirección de domicilio y números telefónicos.
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Sección: Asunto:
20.El Equipo de Auditoría levantará actas (ver Reglamento de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, sobre el contenido del acta) para dejar
constancia de los hechos o circunstancias que no podrán ser probados
a través de otro medio documental, hechos materiales, falta de
documentación o no remitida a la comisión de auditoría, incidente grave,
lo tratado en reunión o cualquier otro asunto que el auditor considere de
interés. Las mismas cumplirán con los requisitos siguientes:
 Ser de carácter testimonial y descriptivo.
 No se emitirán opiniones.
 Especificar que se emitirán tantos ejemplares necesarios
según cuantos las suscriben.
 El encabezado tendrá el logo de la Contraloría Municipal,
estar titulada como “Acta Fiscal”, código de la auditoría en
cada una de las páginas y numerar las mismas.
 Firma de las personas que la suscriben y evitar que las
mismas queden en una hoja aparte.
 El acta fiscal no contendrá tachaduras ni enmendaduras.
 Colocar la media firma en cada una de las páginas, previas a
la última.
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Sección: Asunto:
21.Se elaborará una cédula de hallazgos por cada observación o grupo de
observaciones similares.
22.La comisión de auditoría elaborará acta de entrega del espacio físico, la
devolución del mobiliario y equipos utilizados y de la documentación
original perteneciente al órgano o ente auditado, donde se señale que
los mismos se encuentran operativos y en las mismas condiciones en
las que fueron recibidos, solicitando la verificación inmediata y
conformidad por parte de quien recibe, de ser el caso.
23.Los Papeles de Trabajo se organizarán y clasificarán en un solo
expediente.
24.Los papeles de trabajo estarán conformados en el orden siguiente:
 Los vinculados con la ordenación, planificación y
programación de la auditoría, tales como el oficio
presentación-credencial; programa de auditoría, instrucciones
del funcionario responsable de la auditoría y demás
documentos afines.
 Requerimientos para la solicitud de información al órgano o
ente auditado, debidamente numerados.
 Los derivados de la actividad analítica, elaborados por el
auditor a partir de la aplicación de los procedimientos y
técnicas apropiadas para el tipo de auditoría, tales como
cédulas con su respectiva documentación de soporte.
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Sección: Asunto:
 Actas, encuestas, entrevistas, cuestionarios de control interno.
 Los emanados de la entidad controlada o de otros organismos
externos que constituyan medios idóneos para sustentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones derivadas de la
auditoría.
25.Cuando en el curso de la auditoría se detectaren hallazgos, el equipo de
trabajo solicitará la certificación de cargos de aquellos funcionarios que
pudieran, eventualmente, estar vinculados con los actos, hechos u
omisiones contrarios a la norma legal y sublegal detectados. Dicha
certificación, contendrá mención expresa del nombre y apellido, cédula
de identidad, dirección de habitación, teléfonos, fechas de ingreso y
egreso de ser el caso, cargos desempeñados en el órgano o ente y
tiempo de duración en los mismos.
26.Para la referenciación se empleará un sello en forma de ovalo dividido
en dos partes, superior e inferior, que será colocado en el margen
superior derecho de cada hoja que conforma los papeles de trabajo.
27.El cruce de referencia, se hará sin ocupar mucho espacio, con datos
claramente visibles, sin limitar la legibilidad y correcta presentación de
los soportes documentales.
28.Dentro del óvalo colocado en cada una de los papeles de trabajo y por
cada legajo de documentos se colocará:
 En la parte superior del óvalo se reflejarán las siglas del tipo
de auditoría y el número asignado a la misma.
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Sección: Asunto:
 En la parte inferior se colocará la nomenclatura diseñada para
la referenciación, seguido de una numeración correlativa para
cada legajo de documentos separada por una barra que
indique el número total de las páginas del legajo.
Ejemplo, si se trata de una Auditoría de Gestión, en la parte
superior del óvalo se colocará AG/001 y si se está
referenciando el legajo correspondiente al programa de
auditoría, conformado por 5 páginas, se colocará en la parte
inferior del óvalo las siglas PT., seguidas del número de la
página, el símbolo “/”, y la cantidad total de páginas del
programa, quedando para la primera página del programa de
la siguiente forma: PT.1/5.
29.El sello asignado por la Dirección de Control al auditor, es personal y de
uso oficial a ser estampado en los papeles de trabajo, y no será utilizado
por terceros.
30.Se utilizarán como marcas de auditorías las de uso común, a
continuación se presentan algunas de ellas:
 Cálculos comprobados.
w Verificado con el Mayor.
Є Examinado.
I Inspeccionado.
? Pendientes, no se obtuvo información.
! Amerita una aclaratoria.
Ѕ Indica que se debe elaborar una cédula.
Saldo por encima de lo normal.
26

Sección: Asunto:
31.Cuando se apliquen entrevistas, cuestionarios y demás instrumentos de
la misma índole, se considerará:
 Planificar, con suficiente antelación, de manera que las
preguntas formuladas estén relacionadas con los objetivos de
la actuación y dirigidas a satisfacer las necesidades de
información surgidas en la ejecución de la misma.
 Estar dirigido al funcionario competente en la materia objeto
de la auditoría.
 Formular las preguntas de manera clara, sencilla y de fácil
comprensión.
 Ser preparados en tinta u otro medio indeleble.
 El formato a utilizar tendrá como elementos mínimos; el
membrete de la Contraloría del Municipio, la identificación de
la herramienta utilizada, identificación de la persona
interrogada o entrevistada (nombre completo, número de
cédula y cargo).
 Las tachaduras y enmendaduras, serán salvadas en
acotaciones marginales, las cuales firmarán el auditor y la
persona autorizada del órgano o ente.
 Estarán firmados por el auditor que aplicó el mismo y el
funcionario que lo responde, y presentar sello del órgano o
ente de adscripción.
 Transcribir textualmente lo que señaló el entrevistado en las
entrevistas.
27

Sección: Asunto:
V. NORMAS PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
Informe Preliminar
1. Al término de la auditoría, se presentarán sus resultados, a través de un
informe que se redactará en forma lógica, objetiva, imparcial y
constructiva, poniendo de manifiesto las desviaciones encontradas.
2. En el informe se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal
forma que se expongan las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con
los objetivos planteados en la auditoría, si se determinasen situaciones
favorables, éstos serán reconocidos, destacando los aspectos
resaltantes.
3. La estructura del Informe Preliminar será la siguiente:
a. Origen de la actuación.
b. Alcance.
c. Objetivos.
d. Enfoque.
e. Métodos, procedimientos y técnicas.
f. Limitaciones.
g. Características generales del objeto evaluado.
h. Observaciones derivadas del análisis.
4. El Informe Preliminar, llevará la firma del Director de Control al final del
informe, y al pie de la última página del informe, las iniciales del primer
nombre y primer apellido, de los integrantes del equipo de auditoría,
según el orden de jerarquía, así como, sus medias firmas. Ejemplo:
“NN/NN/NN”.
28

Sección: Asunto:
Informe Preliminar
5. El Informe Preliminar se elaborará en tres (3) ejemplares, distribuidos de
la manera siguiente:
a. Un ejemplar para la máxima autoridad del órgano o ente
auditado.
b. Un ejemplar para la dependencia auditada.
c. Un ejemplar para la Dirección de Control respectiva.
6. El oficio de remisión del Informe Preliminar, será firmado por el Contralor
Municipal e iniciales del Director de Control y la Dirección General, de
acuerdo a lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos sobre
los Documentos, Distribución de Correspondencia y Archivo.
7. La Contraloría Municipal otorgará un lapso de diez (10) días hábiles
siguientes a la notificación de los resultados para que la dependencia
auditada exponga por escrito los alegatos correspondientes, derivados de
las observaciones del Informe Preliminar.
8. Analizado los alegatos y las pruebas presentadas o transcurrido el lapso
otorgado para su presentación sin haberlos recibido, se podrá conceder
prórroga a solicitud de la dependencia auditada, pasado este período
elaborará el Informe Definitivo de la auditoría.
29

Sección: Asunto:
Informe Definitivo
9. La estructura del Informe Definitivo contendrá:
a. Origen de la actuación.
b. Alcance.
c. Objetivos.
d. Enfoque.
e. Métodos, procedimientos y técnicas.
f. Limitaciones.
g. Características generales del objeto evaluado.
h. Observaciones derivadas del análisis.
i. Conclusiones.
j. Recomendaciones.
10.En el Informe Definitivo serán trascritos los alegatos presentados por el
órgano, ente o dependencia auditada, inmediatamente después de cada
observación y su correspondiente valoración.
11.Aprobado el Proyecto de Informe Definitivo, será elaborado el Resumen
Ejecutivo, el cual una vez revisado por el Director de Control
correspondiente, será enviado a la Oficina de Planificación y
Presupuesto.
12.El Informe Definitivo, llevará la firma del Director de Control al final del
informe, y al pie de la última página del informe, iniciales del primer
nombre y primer apellido, de los integrantes del equipo de auditoría,
según el orden de jerarquía, así como, sus medias firmas. Ejemplo:
“NN/NN/NN”.
30

Sección: Asunto:
13.El Informe Definitivo se elaborará en cuatro (4) ejemplares, distribuidos de
la manera siguiente:
a. Un ejemplar para la máxima autoridad del órgano o ente auditado.
b. Un ejemplar para la dependencia auditada.
c. Un ejemplar para la Dirección de Control respectiva.
d. Un ejemplar para la Unidad de Auditoría Interna del órgano o ente
auditado.
14.El oficio de remisión del Informe Definitivo será firmado por el Contralor
Municipal, media firma del Director de Control y la Dirección General,
hará mención de lo siguiente: “Vencido el plazo establecido de quince
(15) días, sin haber solicitado la reconsideración de las recomendaciones
y proponer su sustitución, quedarán firmes las recomendaciones
indicadas en el Informe Definitivo” y se otorgarán cinco (5) días para
enviar el Plan de Acciones Correctivas.
31

Sección: Asunto:
Informe Definitivo
15.En caso de no haber recibido el plan de acciones correctivas, se
elaborará el oficio de ratificación de la solicitud del plan de acciones
correctivas, el cual será firmado por el Contralor Municipal, y se emitirá
en tres (3) ejemplares, distribuidos de la manera siguiente:
a. Un (1) ejemplar para el órgano o ente al que le solicita la
información.
b. Un (1) ejemplar para el Despacho del Contralor Municipal.
c. Un (1) ejemplar para la Dirección de Control correspondiente.
16.El oficio de ratificación contendrá lo siguiente:
a. Ratificar el contenido del oficio inicial y hacer referencia al número
y fecha.
b. Señalar el nuevo lapso otorgado, el cual será de un (1) día hábil
adicional, contado a partir de la fecha de recepción del oficio de
ratificación.
c. Indicar la sanción que puede generarse por falta de respuesta,
establecida en el artículo 94 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
17.El oficio de respuesta a la solicitud de reconsideración de las
recomendaciones, contendrá lo siguiente:
a. Mencionar el número y fecha del oficio recibido.
b. Mencionar que, valorado los argumentos expuestos y la
propuesta de sustitución, se da conformidad a la propuesta o se
ratifican las recomendaciones realizadas en el Informe Definitivo.
c. Firma del Contralor Municipal y medias firmas de los Directores
General y de Control.
32

Sección: Asunto:
Informe Definitivo
18.En el expediente de auditoría, los papeles de trabajo serán incorporados
en el orden siguiente:
a. Plan de Acciones Correctivas.
b. Oficio de respuesta a la solicitud de Reconsideración de las
recomendaciones del Informe Definitivo (si existiere).
c. Oficio recibido del órgano o ente evaluado, donde se solicita
reconsideración de las recomendaciones (si existiere).
d. Informe Definitivo junto con el oficio de remisión de dicho Informe.
e. Oficio con los alegatos efectuados por el órgano o ente auditado
(si se hubiere recibido).
f. Informe Preliminar junto con el oficio de remisión de dicho
Informe.
19.Cuando sea imprescindible extraer documentos de los papeles de trabajo
para iniciar, proseguir o culminar acciones fiscales (potestad de
investigación, procedimiento de determinación de responsabilidad
administrativa, reparos o multas), y a los fines de preservar la integridad,
unidad y consistencia del expediente, sólo se fotocopiará y certificará que
es original del que reposa en el expediente de auditoría.
33

Sección: Asunto:
Seguimiento
20.Analizado el plan de acciones correctivas o transcurrido el lapso de
sesenta (60) días hábiles, sin haberlo recibido, el equipo de trabajo
designado para realizar el seguimiento, desarrollará el programa de
trabajo de conformidad con lo establecido en la Sección Normas, Asunto
Planificación de la Auditoría, números 14 y 15, tomando en consideración
las recomendaciones formuladas en el informe definitivo.
21.La presentación de resultados se efectuará de conformidad con el
procedimiento establecido para tal fin, con excepción del Informe
Preliminar.
34

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