Instructivo Activo Fijo 2010

Ministerio de Educación
Unidad Financiera Institucional
Departamento de Activo Fijo

“INSTRUCTIVO DEL SISTEMA DE
REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES
MUEBLES DEL MINISTERIO DE
EDUCACION”.

Noviembre de 2009.

INDICE

INTRODUCCION ......................................................................................................................... i
OBJETIVOS: ............................................................................................................................... ii
GENERAL: ............................................................................................................................. ii
ESPECIFICOS: ...................................................................................................................... ii
ALCANCE: .................................................................................................................................. ii
BASE LEGAL: ............................................................................................................................ iii
CAPITULO I ................................................................................................................................ 1
FUNCIONES DEL SISTEMA DE ACTIVO FIJO .................................................................... 1
A. FUNCION DEL NIVEL CENTRAL ........................................................................ 1
B. FUNCION DEL NIVEL DEPARTAMENTAL ........................................................ 1
C. FUNCION DEL NIVEL LOCAL .............................................................................. 2
CAPITULO II ............................................................................................................................... 3
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION DE BIENES
MUEBLES. ............................................................................................................................. 3
CAPITULO III .............................................................................................................................. 7
NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES DE OTRAS DEPENDENCIAS DEL
MINISTERIO DE EDUCACION .............................................................................................. 7
A. ADQUISICION DE BIENES MUEBLES ............................................................... 7
B. SUPERVISIÓN Y EJECUCION DE LA INVERSION DE LA OBRA CIVIL
(INFRAESTRUCTURA) ......................................................................................... 7
C. LEGALIZACION DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS DE AUTOR ....... 7
D. DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES............................................................. 7
E. RESPONSABILIDAD DEL JEFE O TÉCNICOS DE ACTIVO FIJO DE
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DEPARTAMENTALES. .. 7
CAPITULO IV ............................................................................................................................. 8
PROCESOS DE CARGO, TRASLADO Y DESCARGO DE BIENES MUEBLES
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES..................................................................... 8
1. CARGO ..................................................................................................................... 8
2. TRASLADO .............................................................................................................. 8
3. DESCARGO ............................................................................................................. 9
CAPITULO V ............................................................................................................................ 10
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES .................................................... 10
1. CARGO ................................................................................................................... 10
2. TRASLADO ............................................................................................................ 11
3. DESCARGO ........................................................................................................... 11
CAPITULO VI ........................................................................................................................... 12
PROCESOS DE CARGO, TRASLADO Y DESCARGO DE BIENES MUEBLES ................ 12
A NIVEL LOCAL ................................................................................................................... 12
1. CARGO ................................................................................................................... 12
2. TRASLADO ............................................................................................................ 12
3. DESCARGO ........................................................................................................... 13

CAPITULO VII .......................................................................................................................... 14
ESTRUCTURA DE CODIGOS PARA REALIZAR INVENTARIO DE BIENES MUEBLES .. 14
A- NIVEL CENTRAL................................................................................................... 14
B- NIVEL DEPARTAMENTAL .................................................................................. 14
C- NIVEL LOCAL ........................................................................................................ 15
CAPITULO VIII ......................................................................................................................... 16
DISPOSICIONES FINALES ................................................................................................. 16
APENDICES Y ANEXO ............................................................................................................ 17
APENDICE 1 ..................................................................................................................... 18
CONCENTUALIZACION BASICAS DE ALGUNOS TERMINOS ............................ 19
APENDICE 2 ...................................................................................................................... 20
MANUAL DE CODIFICACION ....................................................................................... 21
ANEXO 1 ............................................................................................................................. 29
FORMULARIOS ............................................................................................................... 29

INTRODUCCION

El uno de febrero de dos mil, fue aprobado por la máxima autoridad de esta
Cartera de Estado el “Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes
Muebles del Ministerio de Educación”, el cual surgió como una herramienta
necesaria para ordenar los diferentes inventarios de cada una de las oficinas
administrativas centrales, departamentales y centros educativos que se tienen a
nivel nacional. Así tenemos que después de nueve años de vigencia es necesario
hacer las modificaciones y/o actualizaciones que generen controles efectivos
sobre los bienes muebles que se tienen en favor de la educación en el país.

Para tal efecto, es procedente dar cumplimiento al artículo ciento diecisiete del
“Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de
Educación (MINED) y del Consejo Nacional Para la Cultura y el Arte
(CONCULTURA)”, publicadas en el Diario Oficial número 68, Tomo 371 de fecha
6 de abril de 2006.

Por ello y con el objeto de contar con un instrumento que permita mejorar el
control y manejo de los bienes muebles que se tienen en uso por cada funcionario
o empleado de esta Secretaría de Estado, el presente instructivo desarrolla los
diferentes procesos a seguir para su resguardo, traslado y descargo de los
mismos; así también la aplicación de cada normativa permitirá conocer la
importancia que se debe tener en la salvaguarda de todos los bienes muebles que
posee el Ministerio de Educación.

i

OBJETIVOS:

GENERAL:
Dictar las normas para la protección de los bienes muebles propiedad del
Ministerio de Educación, que se adquieren independientemente de su fuente de
financiamiento, así como los procedimientos para el cargo, traslado y descargo de
ellos, a nivel Central, Departamental y Local, lo cual permitirá establecer la
actualización de los inventarios y tener un patrón común en la salvaguarda de
cada bien que se tiene en beneficio de la modernización y descentralización del
MINED.

ESPECIFICOS:
Responsabilizar a los Directores, Gerentes, Jefes o Coordinadores de las
unidades administrativas centrales, departamentales y locales del mobiliario,
equipo y libros que están bajo su cargo.

Dar cumplimiento a lo establecido en el marco regulatorio sobre la materia y al
principio de transparencia en la administración pública.

Descentralizar las funciones de activo fijo a fin de garantizar el levantamiento y
control de los inventarios, en función de la modernización del MINED.

Contar con los inventarios actualizados de los bienes muebles que se tiene en
cada uno de los niveles que se manejan en el presente Instructivo

ALCANCE:

El presente instructivo será aplicable y de obligatorio cumplimiento para los
funcionarios, empleados y servidores públicos e instituciones subsidiarias de las
siguientes oficinas:

A. Todas las dependencias del nivel central del Ministerio de Educación;

B. Direcciones Departamentales de Educación, Tribunales de la Carrera
Docente y Calificador, Juntas de la Carrera Docente y demás dependencias;

C. Centros Escolares del sector oficial, administrados por las Asociaciones
Comunales para la Educación (ACE) y los Consejos Directivos Escolares
(CDE);

D. Consejos Educativos Católico Escolar (CECE) y Consejos Institucionales
Educativos (CIE) que administren recursos o bienes muebles adquiridos por
ii

cualquier fuente de financiamiento del Ministerio de Educación o aquellos
que se les haya sido donados por personas naturales o jurídicas, y

E. Instituciones subsidiadas por el MINED, de acuerdo a lo establecido en los
respectivos convenios.

BASE LEGAL:

Ley de la Corte de Cuentas de la República
Ley Orgánica de la Administración Financiera y su Reglamento
Ley General de Educación
Ley de la Carrera Docente y su Reglamento
Ley Especial del Patrimonio Cultural y su Reglamento
Disposiciones Generales del Presupuesto
Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas del Ministerio de
Educación y CONCULTURA.
Instructivo para la conformación de las Comisiones Nacional y Departamentales
de Descargo, Venta y/o Permuta de los bienes muebles propiedad del Estado en
el Ramo de Educación y su Procedimiento.
Normativa General para el reporte y Registro de Donaciones.

iii

CAPITULO I

FUNCIONES DEL SISTEMA DE ACTIVO FIJO

Con el propósito de descentralizar la gestión de los registros y controles de los
bienes muebles del Estado dentro del MINED, se han establecidos los niveles
siguientes:

a) Nivel Central
b) Nivel Departamental
c) Nivel Local

A. FUNCION DEL NIVEL CENTRAL

Normar y administrar el sistema de inventario dentro del Ministerio de Educación.

Su misión es proponer estrategias para actualizar el sistema de activo fijo, velar
por el cumplimiento de las normativas contenidas en los procesos y
procedimientos del presente documento, coordinar esfuerzos con la Unidad
Financiera Institucional (UFI) a fin de retroalimentar los sistemas contables, llevar
el control de flujo de información de actualización de inventario de los diferentes
niveles y monitorear los resultados a nivel de campo.

Cada jefatura de las oficinas administrativas centrales deberán designar a un
técnico de su unidad, con la capacidad de identificar todos los bienes muebles de
la oficina; quien se encargará de las operaciones de codificación y control de los
mismos cuando se adquieran, se trasladen o se descarguen, debiendo mantener
en su archivo un inventario de la dependencia y los documentos de respaldo de
los movimientos realizados. Además, establecerá una estrecha relación con el
Departamento de Activo Fijo.

Participar en las capacitaciones que se impartan sobre el área en los diferentes
niveles que se tienen organizados estructuralmente, así también manejar el
sistema informático de Activo Fijo.

B. FUNCION DEL NIVEL DEPARTAMENTAL

Este nivel deberá asumir las funciones de control y registro de los bienes
muebles bajo su jurisdicción a nivel administrativo; además, capacitar, consolidar
y monitorear los inventarios de las unidades locales, lo cual permitirá la
coordinación de las actividades de cargo, traslado y descargo de dichos bienes
muebles; para lograr este fin es necesario que se cuente con los Técnicos de
Activo Fijo Departamental que asuman esta responsabilidad a tiempo completo;
sin asumir ningún otro cargo o funciones; quienes deben establecer una estrecha
coordinación con el nivel central y local, para cotejar y fortalecer la
implementación del sistema.

1

C. FUNCION DEL NIVEL LOCAL

Los Organismos de Administración Escolar Local: Consejos Directivos
Escolares (CDE), Asociaciones Comunales Para la Educación (ACE), Consejos
Educativos Católicos Escolares (CECE) y Consejos Institucionales Educativos
(CIE), éstas últimas cuando sean favorecidas con bienes muebles del MINED o
bonos que este entregue y adquieran bienes muebles a través de el;
administrarán los bienes de las Instituciones Educativas y deben entregar los
inventarios al final de cada año escolar, los cuales serán enviados a los Técnicos
de Activo Fijo Departamental; este reporte se acompañará con copias de los
documentos de traslados (Formulario AF-9) y descargos (Formularios AF-12 y AF-
14) realizados en el transcurso del año; además, las organismos deben quedarse
con las originales, como una base de respaldo.

2

CAPITULO II

NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION DE
BIENES MUEBLES.

a) El funcionario que administra y controla bienes muebles de cualquier
dependencia del MINED, responderá pecuniariamente por la pérdida o
deterioro culposo en el uso irracional de ellos, en su defecto podrá restituir
el bien dañado o perdido, por otro similar; así también son responsables de
verificar que le proceso de control interno previo se haya cumplido.

b) Ninguna persona que administre bienes muebles podrá retirar, vender,
donar o permutar (entre terceras personas) de la dependencia asignada,
ningún bien; aún cuando se encuentre inservible y/o se haya solicitado su
respectivo descargo, sin previa notificación de las Comisiones Nacional o
Departamentales de Descargo.

c) A efecto de deducir responsabilidades, toda jefatura del nivel central y
departamental al tomar posesión de su cargo, deberá levantar inventario de
los bienes muebles que recibe, en un lapso de 30 días hábiles posteriores
al inicio de su administración. Debiéndose levantar un acta que detalle
cada uno de las acciones seguidas, para ello deberá contarse con la
presencia del delegado de activo fijo de la unidad y Técnicos del nivel
central, dicho inventario deberá ser cotejado con el que posea el
Departamento de Activo Fijo.

En el caso de las instituciones educativas, cuando un organismo finalice su
ejercicio, deberán levantar inventario en el formulario AF-11; así como,
entregar los bienes muebles mediante un acta de traspaso.

En caso fortuito o de fuerza mayor no se pudiere verificar un inventario, la
jefatura que tomará posesión junto con el administrador y el delegado de
activo fijo deberán levantar acta haciendo constar el motivo, debiéndose
solicitar a Activo Fijo correspondiente el último inventario que posea para
su confrontación con lo físico que se tiene.

d) Cuando los bienes muebles sean hurtados y/o robados, el funcionario
responsable de la unidad deberá presentar denuncia inmediatamente a las
autoridades competentes, ya sea Policía Nacional Civil o Fiscalía General
de la República, para que practiquen la inspección correspondiente.

Al darse la causal anterior tiene que informar por escrito al superior
jerárquico respectivo, en los casos de las unidades administrativas. Los
organismos de administración escolar local, deberán hacerlo al Director
Departamental correspondiente.

e) Será responsabilidad de los Directores, Gerentes, Jefes de unidad,
Coordinadores y/o Directores de Centros Escolares, codificar y registrar en
su inventario todo bien que se adquiera bajo cualquier fuente de
financiamiento u otra forma de adquisición, ya que ello constituye parte del

3

patrimonio del Estado; así también deberá reflejar en el mismo el nombre
de la persona que lo tiene en uso.

f) Los Técnicos de Activo Fijo Departamental y los delegados de Activo Fijo
de las unidades centrales, están en la obligación de informar a la instancia
superior y al Departamento de Activo Fijo Central sobre los faltantes,
deterioros daños u otro tipo de anormalidades que se estén generando en
la administración de los bienes muebles del MINED.

Al realizar monitoreo de inventario de los diferentes niveles se levantará un
acta donde se hará constar los pormenores de la actividad realizada,
debiendo quedar original para archivo de la dependencia visitada y copia
para el técnico o delegado que la realizó,

g) Cuando existan faltantes de bienes muebles se deberá hacer saber por
medio escrito al responsable de la unidad para que de las explicaciones del
caso en un lapso de cinco días hábiles después de recibido el informe.

Si no hubiere respuesta de lo anteriormente mencionado, se hará un
segundo recordatorio respetando siempre los cinco días, pasado ese
tiempo sin respuesta alguna, deberá el Departamento de Activo Fijo
informar por escrito a la Gerencia de Contabilidad, para que tome las
acciones pertinentes.

h) Los Delegados de Activo Fijo Centrales y Departamentales deberán
adicionar al inventario de sus unidades en los 15 días posteriores de
recibidos los bienes muebles. En las Instituciones Educativas será el
organismo correspondiente el responsable de realizar dicha acción.

i) Cuando se realicen traslados definitivos de bienes muebles entre oficinas
centrales, departamentales o centros escolares el código de inventario
original que posee el bien deberá mantenerse independientemente de la
unidad de destino.

j) Las Direcciones Departamentales deberán utilizar un solo código para los
bienes muebles que se encuentren al servicio de cada una de las
dependencias que la conforman.

k) Los Directores administrativos, Directores de instituciones educativas,
Coordinadores o Jefes de unidad deben velar porque los números de
inventario sean estampados con material que garantice su duración, en un
lugar visible del bien y además porque dicho código se conserve, aún por
causas de mantenimiento, reparación o modificación de los mismos.

l) No se podrá realizar ningún traslado de bienes muebles entre
dependencias o fuera de las instalaciones de la Institución sin la debida
aprobación de la autoridad responsable del bien. En caso de las unidades
administrativas centrales los miembros de seguridad están en la obligación

4

de no dejar salir ni un bien, si no está autorizado por medio del formulario
AF-9.

m) Cuando el traslado sea de equipo de transporte que se encuentren en buen
estado o se responsabilice algún centro escolar efectuar los gastos de
reparación, deberá realizarse el movimiento a través de Acuerdo Ejecutivo
que emitirá la máxima autoridad de este ministerio.

n) Las dependencias administrativas centrales y departamentales, deberán
reportar al Departamento de Activo Fijo Central, los inventarios
actualizados de los bienes muebles mayores a ($600.00) una vez al año
por medio magnético y escrito (Los primeros 10 días hábiles del mes de
octubre del año vigente) debidamente firmado y sellado por la jefatura
correspondiente y los Centros Escolares lo enviaran a la Dirección
Departamental correspondiente el último día hábil del mes de noviembre
del año en curso.

Si en el transcurso del año no hubieren adiciones, traslados o descargos
del inventario de bienes muebles, bastará una nota de la jefatura
correspondiente dirigida al departamento de Activo Fijo haciéndolo saber,
para que este retome el último presentado como válido.

Las oficinas departamentales harán un consolidado de los bienes muebles
mayores a ($600.00) de cada centro escolar, que enviaran al Departamento
de Activo Fijo Central, durante el primer trimestre de cada año calendario.

o) Los Directores de Centros Escolares, Institutos Nacionales, Complejos
Educativos, que no entreguen los inventarios y sus actualizaciones serán
sancionados con falta grave como lo estipula La Ley de la Carrera Docente
en su Artículo 55, inciso 2.

p) El Departamento de Activo Fijo Central, presentará el detalle de los activos
fijos de las unidades centrales y departamentales a la Gerencia de
Contabilidad el primer mes del año calendario.

q) El Técnico de Activo Fijo Central, solamente practicará inventario en
aquellas Dependencias del Nivel Central o Departamental que presenten
anormalidades que justifica la normativa “g”; así mismo, el Técnico
Departamental lo hará en aquellos Centros Escolares en similar situación.

r) Para la baja o descargo de los bienes muebles, se aplicará el Instructivo
para la conformación de las Comisiones Nacional y Departamentales de
Descargo, Venta y/o Permuta de los bienes muebles propiedad del Estado
en el Ramo de Educación y su Procedimiento, aprobado por la máxima
autoridad.

s) Cuando no exista documentación que ampare la adquisición de los bienes
muebles se podrá estimar el precio y fecha de adquisición en razón de
5

otros con similares características, que se tenga documentación de
respaldo.

t) Las computadoras de escritorio se clasificarán como equipo de cómputo
(C.P.U.) y así se codificarán y registrarán.

u) Los bienes bibliográficos se codificarán aquellos que se consideren
enciclopedias y libros especializados, tales como: El Quijote de la Mancha,
Diccionarios, La Tierra y sus Recursos, entre otros. Las colecciones como
Cipotes no entran en dicha categoría, así como aquellos libros que sean de
trabajo diario para estudiantes o docentes.

v) La Comisión Nacional de Descargo, deberá reportar mensualmente copia
de las actas que autorizan la baja o descargo de bienes muebles, así
también de aquellas que emitan sobre hurto y/o robo de los mismos al
Departamento de Activo Fijo Central para que este proceda a realizar los
registros respectivos, este último remitirá copia de cualquiera de ellas a la
Gerencia de Contabilidad para su trámite correspondiente.

w) Todo lo no expresado en las presentes normativas, se regirán bajo las
leyes, normativas e instructivos que promueven protección al Patrimonio
del Estado.

6

CAPITULO III

NORMATIVAS Y RESPONSABILIDADES DE OTRAS DEPENDENCIAS DEL
MINISTERIO DE EDUCACION

A. ADQUISICION DE BIENES MUEBLES
Las unidades responsables de las adquisiciones de bienes muebles ya sea por
compras, donación, reposición, seguros o cualquier forma de obtención deben
remitir copia del documento que ampara la transacción, pudiendo ser estos
contratos de compraventa, facturas o cualquier otro documento probatorio de
haberse adquirido, tales como; actas o convenios de donación, información que
deberá ser enviada al Departamento de Activo Fijo Central o departamental en los
primeros diez días de cada mes calendario.

B. SUPERVISIÓN Y EJECUCION DE LA INVERSION DE LA OBRA CIVIL
(INFRAESTRUCTURA)
Las dependencias del MINED que por diversas razones ejecuten, supervisen o
coordinen obras de infraestructura; edificaciones, ampliaciones o remodelaciones,
están obligados a informar al Departamento de Activo Fijo central y
departamental, el costo de las obras realizadas a fin de complementar los valores
reales, remitiendo un informe técnico que determine los costos y gastos
incurridos.

C. LEGALIZACION DE BIENES INMUEBLES Y DERECHOS DE AUTOR
Las unidades Jurídicas del Ministerio de Educación, y de otras dependencias
deberán remitir al Departamento de Activo Fijo, copia de los acuerdos ejecutivos,
escrituras de compraventa, donación, comodato y títulos supletorios; ya sea de
inmuebles, bienes culturales y derechos de autor, dentro de un plazo no mayor de
quince días hábiles posterior a la emisión del documento.

D. DISTRIBUCION DE BIENES MUEBLES
Las unidades responsables de la distribución de bienes muebles deberán
enviar los documentos de mobiliario y equipo entregados, al Departamento de
Activo Fijo Central o departamental, en los diez días de cada mes calendario, al
mes que le antecede, para su control y registro en el sistema.

E. RESPONSABILIDAD DEL JEFE O TÉCNICOS DE ACTIVO FIJO DE
UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES Y DEPARTAMENTALES.
Practicar inventario por presentación de anormalidad en la administración de
los bienes muebles. Del resultado deberá reportarse por escrito al Jefe del
Departamento de Activo Fijo o Técnico Departamental, quien evaluará y tomará
las providencias del caso, solicitando auditoría para unidad administrativa o centro
escolar correspondiente.
7

CAPITULO IV

UNIDADES ADMINISTRATIVAS CENTRALES

1. CARGO

PASOS RESPONSABLE ACTIVIDADES
Director o Jefe de Recibe, revisa documento de adquisición
1 unidad de bienes muebles y traslada al Técnico
de Activo Fijo.
Verifica las características del bien
Técnico de Activo Fijo
2 recibido contra los documentos de
de la dependencia.
adquisición de bienes muebles.

Técnico de Activo Fijo Procede a codificar el bien y adiciona al
3
de la dependencia inventario con sus características.

Remite en los primeros 10 días hábiles del
mes de octubre del año en curso al
Director, Coordinador o
4 Departamento de Activo Fijo, inventario
Jefe de la unidad
sobre los bienes muebles, para su
respectivo registro.

2. TRASLADO


Director, Coordinador o Jefe Autoriza solicitud de traslado del
1
de la Unidad otorgante bien (es) (Formulario AF-9)

Director, Coordinador o Jefe Recibe y firma solicitud de traslado
2
de la unidad receptora del bien (es)

Recibe solicitud y valida los datos
3 Técnico de Activo Fijo Central contra los registro existentes,
procediendo a dar el visto bueno.
Procede a realizar los cambios
4 Técnico de Activo Fijo Central pertinentes en el sistema informático
de activo fijo y archiva formulario.

8

3. DESCARGO

Recibe y revisa la solicitud del
1 Jefe de Activo Fijo interesado (Formulario AF-10) y lo
traslada al Técnico de Activo Fijo
Ratifica el contenido de la solicitud
2 Técnico de Activo Fijo contra el registro e informa al Jefe de
Activo Fijo.

Notifica a la Comisión Nacional de
3
Jefe de Activo Fijo Descargo, para su trámite
correspondiente.
Recibe el dictamen de la Comisión
Nacional de Descargo y ordena
actualizar el registro de inventario e
informa a la parte interesada. Así
también a la Gerencia de Contabilidad
4 Jefe de Activo Fijo
para sus respectivos registros.

Igual notificación se hará cuando se
trate de bienes muebles hurtados y/o
robados.

9

CAPITULO V

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTALES

1. CARGO

Recibe y revisa los
documentos de adquisición de
1 Coordinador Administrativo bienes muebles y lo traslada
al técnico de activo fijo
departamental.
Verifica las características del
bien recibido, contra los
2 documentos de adquisición, lo
Departamental
codifica y adiciona al
inventario.

Notifica al Departamento de
Técnico de Activo Fijo Activo Fijo sobre el inventario
3
Departamental actualizado a la fecha de
recepción de bienes muebles.

Remite al Departamento de
Activo Fijo, reporte de
inventario de bienes muebles
4 Director Departamental actualizado durante los
primeros 10 días hábiles del
mes de octubre del año en
vigencia.

10

2. TRASLADO


Autoriza solicitud de traslado
1 Jefe de Unidad Otorgante
(Formulario AF-9).

2 Jefe de Unidad Receptora Recibe y firma solicitud

Revisa la solicitud, verifica
3 Técnico de Activo Fijo contra el registro y procede a
validar la información.
Procede a registrar la
información en el sistema
4 Técnico de Activo Fijo
informático y archiva
documentación.

3. DESCARGO


Recibe y revisa solicitud
(Formulario AF-10)

Ratifica el contenido de la
solicitud contra el registro y
notifica a la Comisión
Nacional o Departamental de
Descargo, para el trámite
correspondiente.
Recibe el dictamen de la
Comisión Nacional o
Departamental de Descargo,
realiza el descargo en el
registro de inventario e
informa a la parte interesada.

11

CAPITULO VI

A NIVEL LOCAL

1. CARGO

Informa al correspondiente
organismo de administración
Director (a) Institución
1 escolar, la existencia física y/o
Educativa.
documento de adquisición de
bienes muebles.
Verifica existencia, codifica y
Director (a) de organismo de
2 actualiza el inventario, (Formulario
administración escolar.
AF-11)
Levantan acta haciendo constar el
Organismo de administración tipo de bienes muebles
3
escolar. codificados para su registro en el
inventario.
Remite inventario actualizado al
Director (a) o Presidente (a)
4 departamental correspondiente,
CDE, ACE, CECE o CIE
el último día hábil del mes de
noviembre del año en vigencia.

2. TRASLADO


Miembros del organismo de Autoriza la solicitud de traslado de
1
administración escolar, otorgante. bienes muebles (Formulario AF-9)

Reciben y firman solicitud,
Miembros del organismo de trasladando copia del formulario
2
administración escolar, receptora autorizado al Secretario del
organismo.
Archiva documentación para
3 Secretario de organismo de
posterior remisión a oficina
Administración escolar
departamental.

12

Remite copia del formulario AF-9
sobre el bien (es) trasladados, al
4 Director de Institución Educativa
técnico de Activo Fijo
Otorgante
departamental, posteriormente de
realizada la entrega de ellos.

3. DESCARGO


1 Director (a) de la Institución Determina la utilidad del bien(es)
Educativa o su pérdida.
Convoca a miembros del
Director (a) de la Institución organismo de administración
2
Educativa escolar, para informar la utilidad
del bien (es) o pérdida.
Verifica físicamente el estado del
bien (es), si se trata de bienes
muebles inservibles. Si es
Miembros del organismo de
3 pérdida, se investiga el faltante y
se denuncia a la Policía Nacional
Civil o Fiscalía General de la
República.
Firma solicitud de descargo por
inservible o pérdida (Formulario
Miembros del organismo de
4 AF-12 o AF-14), describiéndose
en él todas las características del
bien (es) a descargar.

Director (a) del organismo de Envía solicitud de descargo a la
5 administración escolar. Dirección departamental de
educación correspondiente.

Recibe solicitud de descargo y la
6 Dirección Departamental
margina al técnico de activo fijo.

Recibe solicitud, la ratifica y
procede hacer trámite ante la
7 Comisión Nacional o
Departamental.
Departamental de Descargo para
el trámite correspondiente.

13

CAPITULO VII

ESTRUCTURA DE CODIGOS PARA REALIZAR INVENTARIO DE BIENES
MUEBLES

Para la asignación de códigos en el registro de los inventarios de bienes
muebles se ha tomado en cuenta la estructura organizativa del MINED, la
ubicación geográfica de las dependencia y el tipo o clase de bien;
Estableciéndose para las dependencias administrativas centrales 9 números,
oficinas departamentales 11 dígitos y para las instituciones educativas 12; los
cuales se describen a continuación:

A- NIVEL CENTRAL

Las oficinas administrativas centrales están establecidas según su estructura
organizativa funcional que se tiene y consta de 3 grupos de números:

1) El primer grupo, identifica la dependencia en donde originalmente se localiza
el bien.

2) El segundo grupo, identifica el tipo o clase de bien según instructivo de
codificación (Ver manual anexo)
3) El tercer grupo, corresponde al número correlativo del tipo de bien.

B- NIVEL DEPARTAMENTAL

Las Direcciones Departamentales de Educación y las demás oficinas que
conforman este nivel están estructuradas según su dispersión geográfica.

1) La codificación según su dispersión geográfica están establecidas desde el
Departamento de Ahuachapán que le corresponde 01, hasta el departamento
de La Unión, que se identifica con el número 14.

2) Por su estructura organizativa:
Instituto Tecnológico MEGATEC 60
Junta de la Carrera Docente 75
Dirección Departamental 85
Centros de Capacitación 89

Al desarrollar la estructura anterior tenemos para el caso de la Junta de la
Carrera Docente de Ahuachapán la siguiente codificación al primer grupo 0175
y para la Junta de La Unión 1475.

La demás codificación de identificación del bien es similar a los numerales 2 y 3
del literal “A” de este capítulo.
14

C- NIVEL LOCAL

En el sistema de organismos de administración escolar local (CDE, ACE y
CECE), para codificar los bienes muebles de la institución educativa, se utilizará
tres grupos de números a saber:

El primer grupo de dígitos, corresponde al código de infraestructura de la
institución educativa, que consta de cinco números, el cual es asignado por la
oficina central correspondiente.

El segundo y tercer grupo de números, es similar al numeral 2 y 3 del literal “A”
de este mismo capítulo.

15

CAPITULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

APLICACION:

Las oficinas administrativas centrales y departamentales de educación que hayan
entregado su inventario al Departamento de Activo Fijo Central, a la vigencia del
presente Instructivo, se les tomará como el actualizado para el presente año.

En atención al artículo 53-G del Decreto Ejecutivo Número 8 de fecha 24 de junio
del presente año, publicado en el Diario Oficial Número 117, Tomo Número 383
del 25 de junio del año en curso, el presente Instructivo será aplicable para los
bienes muebles que formaron parte del Consejo Nacional para la Cultura y el Arte
(CONCULTURA) hoy nominada Secretaria de Cultura, hasta la finalización del
presente año financiero.

MODIFICACIONES:

El presente instructivo podrá ser modificado en cualquier momento por el o la
Titular de este Ministerio, a efecto de actualizarlo y ajustarlo a las necesidades del
Ramo.

ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES:

Actualizase y/o modificase en cada una de sus partes el Instructivo del Sistema
de Registro y Control de los Bienes Muebles del Ministerio de Educación,
aprobado por la máxima autoridad de esta Cartera de Estado el uno de febrero de
dos mil.

VIGENCIA

Será a partir de la fecha de aprobación mediante el correspondiente Acuerdo
Ejecutivo.

San Salvador, dieciocho de noviembre de dos mil nueve.

DIOS UNION LIBERTAD

SALVADOR SANCHEZ CEREN
VICE-PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE EL SALVADOR Y
MINISTRO DE EDUCACION AD-HONOREM

16

APENDICES Y ANEXO

17

APENDICE 1

CONCEPTUALIZACIONES BASICAS DE
ALGUNOS TERMINOS

18

CONCENTUALIZACION BASICAS DE ALGUNOS TERMINOS

ACTIVOS FIJOS: Bienes muebles adquiridos con ánimos de usarlos en el
desempeño de las funciones de una dependencia, cuyo valor unitario es igual o
mayor a seiscientos dólares de los Estados Unidos de América.

BIENES INMUEBLES: Activos constituidos por las edificaciones, construcciones y
terrenos propiedad o Administrados por el MINED.

BIENES INVENTARIABLES: Es todo bien cuya duración o vida útil es mayor de
dos años, independiente de su costo unitario.

BIENES MUEBLES: Maquinaria, equipo y mobiliario utilizado para diferentes
funciones del Ramo.

CARGOS: Actividad que consiste en incorporar bienes al inventario, mediante un
código y sus características.

CARACTERISTICAS: Son los elementos generales de un bien, que lo identifica
tales como: Nombre del bien, marca, modelo, serie, medida y material de
construcción, entre otros.

CODIFICACION: Es la asignación de una simbología en forma numérica o
alfabética que identifica al bien.

CONTROL: Es la revisión y actualización de los bienes muebles inventariados,
con el propósito de asegurarse de su condición y ubicación.

DELEGADO DE ACTIVO FIJO: Persona nombrada por las diferentes jefaturas
para el levantamiento, control y registro de los bienes muebles que están al
servicio de determinada dependencia del MINED.

DESCARGO: Función que se realiza con el propósito de eliminar del inventario
aquellos bienes muebles que están inservibles, transferido o han sido hurtado y/o
robados.

INVENTARIO: Sistema de control de bienes muebles que sirve de herramienta
para cuantificar y cualificar los bienes muebles de una determinada dependencia
administrativa o Institución educativa.

PROVEEDOR: Persona o Institución que entrega documentación, bienes muebles
o servicios que permite realizar el inventario.

TECNICO DE ACTIVO FIJO: Persona responsable del monitoreo de inventario de
las unidades administrativas centrales, departamentales y centros escolares.

TRASLADO: Cambio en el destino, custodia, tenencia propiedad de los bienes
muebles, entre una u otra(s) dependencias o instituciones

19

APENDICE 2

MANUAL DE CODIFICACION DE BIENES
MUEBLES DEL MINED

20

MANUAL DE CODIFICACION

000 GENERALIDADES Patología y Servicios Sociales
Educación
Generalidades Comercio
Bibliografía Costumbre y Folklore
Bibliotecología e Informática
Enciclopedias Generales 400 LENGUAS
Publicaciones en serie
Organización y Museografía Lenguas (Obras Generales)
Periodismo, Editoriales, Diarios Lingüística
Colecciones Generales Ingles y anglosajón
Manuscritos y Libros Raros Lenguas germánicas, alemán
Lenguas romances, francés
100 FILOSOFIAS Y DISCIPLINAS AFINES Italiano, rumano, retiro
Español y portugués
Filosofía (Obras Generales) Lenguas Itálicas, latín
Metafísica Lenguas Helénicas, Griego Clásico
Conocimiento, Causa, Fin, Hombre Otras Lenguas
Parapsicología, Ocultismo
Puntos de Vista Filosóficos 500 CIENCIAS PURAS
Psicología
Lógica Ciencias Puras (Obras Generales)
Ética (Filosofía de la Moral) Matemáticas
Filosofía Antigua, Medieval, Oriental Astronomía
Filosofía Moderna Occidental Física
Química y Ciencias Afines
200 RELIGION Geociencia
Paleontología
Religión (Obras Generales) Ciencias Biológicas
Religión Natural Ciencias Botánicas
Biblia Ciencias Zoológicas
Teología Cristiana
Moral y Practica Cristiana 600 CIENCIAS APLICADAS (TECNOLOGIA)
Iglesia Local y Órdenes Religiosas
Teología Social y Eclesiología
Historia y Geografía de la Iglesia Tecnología (Obras Generales)
Credos de La Iglesia Cristiana Ciencias Médicas
Otras Religiones Ingeniería y Operación Afines
Agricultura y Tecnologías Afines
300 CIENCIAS SOCIALES Economía Doméstica
Servicios Administrativos Empresariales
Ciencias Sociales (Estudio del Hombre) Química Industrial
Estadística Manufacturas
Ciencia Política Manufacturas Varias
Economía Construcciones
Derecho
Administración Pública

21

700 BELLAS ARTES Literaturas, italiana, rumana, retical
Literatura española y portuguesa
Bellas Artes (Obras Generales) Literaturas de las lenguas Itálicas
Urbanismo y Arquitectura Literaturas de las lenguas Helénicas
Arquitectura Literatura de otras Lenguas
Artes Plástica Escultura
Dibujo Artes Decorativas y Menores 900 GEOGRAFIA E HISTORIA
Pintura y Pinturas
Artes Gráficas, Grabados Geografía e Historia (Obras Generales)
Fotográfica y Fotografías Geografía e Historia (Generalidades)
Música Biografía y Genealogía
Entretenimiento Historia del Mundo Antiguo
Historia de Europa
800 LITERATURA Historia de Asia
Historia de África
Literatura (Obras Generales) Historia de América del Norte
Literatura Americana en Ingles Historia de América del Sur
Literaturas Inglesa y Anglosajona Historia de Otras Regiones
Literatura Germánicas
Literatura de Las Lenguas Romances

01 MAQUINARIA Y EQUIPO DE OFICINA

0101 Caja registradora 0121 APS
0103 Calculadora electrónica 0122 Filtro Web
0104 Protectora de cheques 0123 IDS
0108 Computadora portátil 0124 UPS
0109 Equipo multifuncional 0125 Firewall
0110 Máquina de escribir mecánica 0126 Print server
0111 Máquina de escribir eléctrica 0127 Detector de dólares
0112 Perforadora y encuadernadora 0128 Fuente de poder
0114 Equipo de cómputo 0129 USB (SAM)
0116 Scanner 0130 Carrito de almacenaje para
equipo de computo
0117 Laminadora 0199 Otros no incluidos en este rubro
0118 Switch 5417 Monitor
0120 Fax modem

03 APARATOS ELECTRICOS DE SERVICIO

0301 Aspiradora 0312 Olla de presión
0302 Batidora 0319 Ventilador
0303 Cafetera 0323 Plancha eléctrica
0305 Esterilizador eléctrico 0324 Barra de luz
0306 Extractor de aire 0325 Lavadora
0309 Lámpara infrarroja 0399 Otros no incluidos en este rubro
0310 Lámpara de rayos ultravioleta
0311 Licuadora

22

04 EQUIPO DE INGENIERIA Y DIBUJO

0401 Brújula 0424 Criba
0405 Mesa para dibujo 0434 Espectrómetro
0406 Mira 0435 Sonómetro
0409 Pantógrafo 0438 Banco óptico
0410 Planímetro 0440 Aparato de vibración
0414 Teodolito 0441 Giroscopio
0415 Trípode 0443 Rodillo metálico
0417 Micrómetro 0444 Plano de fricción
0418 Polipasto (polea) 0445 Gramil
0420 Dinamómetro 0499 Otros no incluidos en este rubro
0422 Bomba hidráulica

07 EQUIPO AUDIOVISUAL Y FOTOGRAFIA

0702 Cámara fotográfica 0717 Rotafolio
0710 Pantalla de proyección 0718 Proyector multimedia (Cañón)
0711 Proyector de cine 0719 Cámara audiovisual
0714 Retroproyector (libro o página) 0799 Otros no incluidos en este rubro
0715 Tanque de revelado

11 MOBILIARIO

1102 Archivador 1131 Mueble para computadora
1103 Armario 1133 Librera
1104 Atril 1138 Mesa
1105 Banca 1139 Mesa mecanográfica
1112 Caja de seguridad 1146 Pizarra
1113 Cama 1147 Pupitre
1114 Camarote 1163 Silla
1115 Sofá 1164 Sillón ejecutivo
1116 Canapé 1170 Mostrador
1117 Sillón de sala 1171 Tocador
1118 Consola 1173 Vitrina
1119 Alacena o Pantry 1176 Closet
1121 Mesa trapezoidal 1177 Banco de taller
1122 Escritorio “L” 1178 Escalera
1123 Mueble modular para televisor 1179 Silla párvulo
1124 Escritorio ejecutivo 1180 Gavinete para servidor
1125 Escritorio secretarial 1181 Canopy
1126 Escritorio cátedra 1199 Otros no incluidos en este rubro
1129 Estante
1130 Gavetero

23

12 INSTRUMENTOS MUSICALES

1201 Acordeón 1225 Oboe
1202 Armonio 1226 Pandereta
1203 Arpa 1227 Piano
1204 Batería 1228 Picola
1205 Bombo 1229 Platillos
1206 Bongos 1230 Redoblantes
1207 Bugle 1231 Saxo
1208 Campanólogo 1232 Timbal
1209 Clarinete 1233 Triángulo
1210 Claves 1234 Trombón
1211 Colombina 1235 Trompeta
1212 Concertina 1236 Tamborcito
1213 Contrabajo 1237 Tuba
1214 Contrafagote 1238 Viola
1215 Corneta 1239 Violín
1216 Corno 1240 Violoncello
1217 Fagote 1241 Xilófono
1218 Flauta 1242 Órgano
1219 Flautín 1243 Marimba
1220 Gong 1244 Quena
1221 Guitarra 1245 Charango
1222 Lira 1246 Zampoña
1223 Mandolina 1299 Otros no incluidos en este rubro
1224 Melódica

13 ARTICULOS DEPORTIVOS

1302 Columpio 1318 Rueda de carritos locos
1303 Equipo gimnástico 1319 Rueda de lanchitas
1304 Pesas 1320 Mesa de futbolito
1306 Mesa de ping pong 1321 Trencito
1316 Rueda de avioncitos 1322 Lancha
1317 Rueda de caballitos 1399 Otros no incluidos en este rubro

14 OBJETOS DE MUSEO

1401 Busto 1404 Pintura (témpera u óleo)
1402 Escultura 1499 Otros no incluidos en este rubro
1403 Objeto arqueológico

15 ARTICULOS VARIOS

1501 Asta 1509 Extinguidor
1502 Bandera 1513 Horno
1503 Escudo 1514 Pulidora
1504 Carretilla de reparto 1599 Otros no incluidos en este rubro
1505 Campana
1506 Cocina
1507 Cortadora de grama
24

21 EQUIPO MEDICO QUIRURGICO

2101 Cama hospitalaria 2105 Silla ortopédica
2102 Estetoscopio 2106 Otoscopio
2103 Unidad dental 2107 Tensiómetro
2104 Resucitador de emergencia 2199 Otros no incluidos en este rubro

31 EQUIPO DE MEDICION

3101 Altímetro 3107 Reloj marcador
3102 Anemógrafo 3111 Tacómetro
3103 Balanza 3199 Otros no incluidos en este rubro
3104 Barómetro
3105 Báscula
3106 Cronómetro

32 EQUIPO DE LABORATORIO

3201 Equipo de biología 3204 Microscopio
3202 Equipo de física 3299 Otros no incluidos en este rubro
3203 Equipo de Química

33 EQUIPO DE ARTE Y OFICIO

3301 Máquina de coser 3399 Otros no incluidos en este rubro

41 MAQUINARIA Y EQUIPO AGRICOLA

4101 Abonadora 4120 Granero
4102 Arado 4122 Incubadora
4103 Centrífuga para prueba grasa 4125 Mantequillero (batidora de mantequilla)
4104 Clasificadora de huevos 4126 Mezcladora de alimentos
4105 Criadora 4127 Molino de martillo
4106 Comedero 4128 Molino para hacer queso
4107 Cultiv.mecánica manual 4129 Ordeñadora
4108 Chapodadora 4130 Pasteurizadora
4109 Chasis para tráiler 4131 Prensa para queso
4110 Descremadora 4132 Picadora de zacate
4111 Desgranadora 4133 Rastra
4112 Despicadora eléctrica 4134 Sembradora
4113 Enfriadora de leche 4135 Silo
4114 Equipo de asperjar 4136 Subsuelador
4115 Equipo de espolvorear 4137 Tanque para hacer queso
4116 Esparcidora mecánica 4138 Tractor
4117 Estampadora de cera 4139 Trilladora
4118 Extractor de cera 4199 Otros no incluidos en este rubro
4119 Extractor de miel
25

44 EQUIPO DE REPRODUCCION E IMPRENTA

4401 Ampliadora 4424 Mesa de imposición
4402 Calibrador 4425 Mesa de retoque
4403 Cámara para negativo offset 4426 Mimeógrafo
4404 Cosedora 4427 Multilit
4405 Compaginadora 4428 Numerador
4406 Cortadora 4429 Portagalera
4407 Chibalete 4430 Portamagazines
4408 Crisol de fundición 4431 Prensa al vacio para offset
4409 Dobladora 4432 Prensa de encuadernación
4411 Estampadora (Dorador) 4433 Quemador
4412 Fotocopiadora 4435 Rauqueadora
4413 Fundidora 4436 Sacaprueba
4415 Gabinete 4437 Sierra para cortar lingotes
4416 Grabadora de cinta 4438 Tanque Rev.de placa offset
4417 Guillotina 4439 Troqueladora
4419 Lámpara de luz de punto 4440 Libradores
4420 Levantadora de pliegos 4441 Cizalla
4421 Linotipo 4442 Impresor
4422 Máquina de rotul.direc. 4499 Otros no incluidos en este rubro
4423 Máquina de tipografía

53 EQUIPO TELEFONICO

5301 Conmutador 5305 Teléfono
5302 Equipo de radio teléfono 5308 Fax
5303 Intercomunicador 5399 Otros no incluidos en este rubro
5304 Planta telefónica

54 EQUIPO DE RADIO, TELEVISION Y SONIDO

5401 Amplificador 5412 Televisor
5402 Antena 5413 Tocacintas
5403 Bafle 5414 Tocadiscos
5404 Bocina 5415 Cámara de vídeo
5405 Grabadora 5416 Radio grabadora
5406 Locutorio 5418 Vídeo grabadora
5407 Megáfono 5419 Ecualizador
5408 Micrófono 5420 Equipo de sonido
5409 Pedestal 5421 Consola de sonido
5410 Minicomponente 5423 DVD
5411 Radio 5499 Otros no incluidos en este rubro

26

55 MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENERGIA

5501 Acumulador 5505 Motor eléctrico
5502 Caldera 5506 Transformador
5503 Generador de energía 5599 Otros no incluidos en este rubro
5504 Motor de combustión

56 MAQUINARIA Y EQUIPO REFRIGERANTE

5601 Aire acondicionado 5606 Compresor de aire
5602 Conservador 5607 Evaporizador
5603 Cuarto frío 5699 Otros no incluidos en este rubro
5604 Frigorífico
5605 Refrigeradora

57 MAQUINARIA Y EQUIPO DE ACUEDUCTO

5701 Bomba proveedora de agua 5799 Otros no incluidos en este rubro
5703 Filtros

61 ELECTRICIDAD Y ELECTRONICA

6101 Amperímetro 6148 Set experimental
6102 Arrancador 6153 Sincronoscopio
6103 Bobinadora 6156 Tablero didáctico
6104 Caja de resistencia 6157 Tester
6105 Capacímetro 6158 Transformador
6106 Condensador variable 6161 Trazador de curva
6107 Contador de ciclos 6162 Vatihorímetro
6108 Contador digital 6163 Volt.amperímetro
6109 Convertidor 6164 Watímetro
6110 Cosímetro 6165 Caja década
6111 Dinámetro 6166 Auto transformador variable
6112 Elevador de voltaje 6167 Polímetro VTV.N
6113 Embobinador 6168 Switch electrónico y corriente
6114 Equipo de optein 6169 Analizador de circuito
6115 Facímetro 6170 Transceptor
6116 Fluxómetro 6172 Receptor didáctico de radio
6117 Frecuensímetro 6173 Transmisor didáctico de radio
6118 Regulador de voltaje 6174 Demostrador variable magnético
6119 Galvanómetro 6176 Inductancia variable
6120 Gausiómetro 6178 Entrenador electrónico
6121 Generador 6179 Epidoscopio
6126 Genómetro 6180 Prueba de línea de transmisión
6128 Inductancia patrón 6181 Banco básico de prueba
6129 Luxómetro 6182 Voltímetro
6130 Medidor 6184 Termómetro de escala f.
6133 Megámetro 6185 Watihorímetro(KWH)
6134 Motogenerador 6188 Sincroscopio
6135 Osciloscopio 6191 Ometro
6136 Potenciómetro 6192 Rectificador de silicón y selenio
27

6137 Preamplificador 6193 Transmisor estroboscopio
6138 Probador 6194 Relay rotocelda, mecánico
6142 Puente 6195 Control de secuencia electrónico
6143 Rastreador 6196 Freno electromagnético
6144 Reantancia variable 6197 Stroboscopio
6145 Regulador de campo 6199 Otros no incluidos en este rubro

65 EQUIPO DE TRANSPORTE

6501 Autobús 6509 Jeep
6502 Automóvil 6510 Microbús
6503 Bicicleta 6511 Motocicleta
6504 Camión 6512 Motoneta
6505 Camionetilla 6513 Panel
6506 Carreta o tráiler 6514 Pick-Up
6507 Carretilla de mano 6515 Triciclo
6508 Furgoneta 6599 Otros no incluidos en este rubro

68 MECANICA GENERAL Y AUTOMOTRIZ

6802 Afilador de herramientas 6844 Limpiador de bujía
6803 Ajustador de cola 6845 Mármol de ajuste
6804 Alineador de dirección 6846 Mármol de trazado
6805 Alineador de viela 6847 Perforador de cilindro
6806 Asentador de motor 6848 Prensa
6808 Aserrador p/metal 6862 Rectificador
6809 Balanceador de llanta 6863 Remachador de fricción
6810 Caja de cola 6867 Sargento (p/prensar)
6811 Canteador 6868 Sierra
6812 Cargador de batería 6872 Soldador
6813 Cepillador 6877 Tecle
6816 Compresor de aire 6878 Torno
6817 Comprobador 6880 Tope de Seguridad
6823 Dobladora 6884 Trompo (para molduras de madera)
6826 Elevador 6885 Vacuómetro
6827 Engrasadora 6886 Vehículo seccionado
6828 Enrinador o desenrrinador 6887 Yunque
6829 Equipo de auto analizador mecánico 6888 Marco para sierra
6830 Escoplador 6889 Taladro
6831 Esmerilador 6890 Soplador eléctrico
6832 Espichera 6891 Tarraja
6833 Fresador universal 6892 Cortatubo
6837 Grúa 6893 Llave stilson
6842 Lijadora 6899 Otros no incluidos en este rubro

71 ANIMALES

7101 Vertebrados
7102 Invertebrados
28

ANEXO 1
FORMULARIOS

29

MINISTERIO DE EDUCACION AF-8

ACTIVO FIJO FORMULARIO DE REMISION DE INVENTARIO

UNIDAD ADMINISTRATIVA________________________ CODIGO SECCION FECHA

ESTADO
NUMERO DE FECHA DOC.DE
DESCRIPCION DEL BIEN MARCA MODELO SERIE PRECIO $ FISICO ASIGNADO A OBSERVACION
INVENTARIO DE ADQ. COMPRA
B M

TOTAL GENERAL

Firma Firma

Nombre Nombre

Sello Delegado de la Unidad
Director o Responsable de la Unidad

30

INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE REMISION DE
INVENTARIO.
• Unidad Administrativa: nombre de la dependencia que remite el inventario.

• Sección: lugar donde se encuentre ubicado el bien.

• Fecha de Inventario: fecha de remisión de inventario.

• Número de Inventario: número de código que le corresponde a cada bien.

• Descripción del Bien: Características físicas que lo identifican.

• Marca: marca del bien (Aplica para equipo).

• Modelo: modelo del bien (Aplica para equipo).

• Serie: número de serie del bien (Aplica para equipo).

• Fecha de Adquisición: Se anotará el día, mes y año en que fue adquirido el
bien según documento que lo amparé.

• Documento de Compra: Número que posea el documento.

• Precio Unitario: Será el precio individual de cada bien puede ser real o
estimado

• Total General: Es el resultado de sumar el costo de todos los bienes muebles
presentados en el formulario.

• Estado Físico: Se marcará con “B” los que se encuentren en buen estado, y
con “M” aquellos que estén Malos.

• Asignado a: Nombre y apellido de la persona que utiliza el bien.

• Observaciones: Otros datos que contribuyan a la identificación de los bienes
muebles.

31

ACTIVO FIJO
TRASLADO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
I. Generales Fecha:_______________________

Procedencia: ___________________________________
______________________________________________ Tipo de Movimiento

Destino: ___________________________________ Reparación:
______________________________________________ Préstamos:
Traslado definitivo:
II. Caracteristicas Observaciones

CLASE DE BIEN NUMERO DE MARCA SERIE FECHA ADQ. PRECIO
INVENTARIO

Director, Coordinador o Jefe de Unidad que autoriza el traslado Director, Coordinador o Jefe de Unidad que recibe el bien

Firma_________________________________________ Firma___________________________________
Nombre_______________________________________ Nombre_________________________________
cargo_________________________________________ Cargo___________________________________

Revise ______________________________ Es conforme_____________________________
Tesorero o Delegado de la Unidad Activo Fijo

32

INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE TRASLADO DE
BIENES MUEBLES.

I GENERALES

Procedencia: Deberá anotarse el nombre de la dependencia o Institución que posee
el bien (es)

Destino: Deberá anotarse el Nombre de la dependencia o Institución educativa hacia
donde se traslada el bien (es)

Tipo de Movimiento: Deberá de marcarse con una “X” en el espacio que identifica el
tipo de traslado

Fecha: El día, mes y año en que se traslada el bien.

Observaciones: Todo aquello que no se estipule en el presente formulario

II. CARACTERISTICAS

• Clase del Bien : Nombre con el cual se conoce el bien

• Número de Inventario: Código que posee el bien.

• Marca: Deberá registrarse la marca del bien si la posee (Aplica solo a equipo)

• Serie: Se coloca el número de Serie del bien si lo posee (Aplica solo a equipo)

• Fecha : Se tomará del inventario de cada dependencia

• Precio: Se tomará del inventario de cada dependencia

NOTA: Para los Organismos de Administración Escolar, se llenará un original y dos
copias, el primero quedará en poder de la dependencia que entrega y las
copias, una para quien recibe y la otra para la departamental.

Para las unidades administrativas centrales y departamentales, este
formulario constará de un original y tres copias, que serán distribuidas así:
original para quien autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o
unidad de activo fijo, personal de vigilancia y personal que retira el bien.

33

ACTIVO FIJO

FORMULARIO PARA DESCARGO DE BIENES MUEBLES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

NOMBRE DE LA UNIDAD________________________________________________ TIPO DE DESCARGOS

DIRECCION____________________________________________________________ INSERVIBLE….…………....2-1
ROBO Y/O HURTO………..2-2

LUGAR Y FECHA_______________________________________________________ TELEFONO____________________ OBSOLETO………………...2-3

Tipo Descripción o Características Fecha de Precio Precio
Descargo No. de Inventario (Marca, modelo y serie) Adquisición Cantidad Unitario Total

FIRMA
NOMBRE
SELLO
Director, Coordinador

34

INSTRUCCIONES PARA LLENAR FORMULARIO DE DESCARGO DE
BIENES MUEBLES UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

Nombre de la Unidad: Dependencia que solicita descargo.

Dirección: lugar donde se encuentre ubicada la dependencia solicitante.

Lugar y fecha: Será el día, mes y año en que se requiere.

Tipo de descargo: Numeral por la cual se solicita el descargo

Numero de inventario: Se tomará del bien físicamente.

Descripción o Características: Características físicas que lo identifican con su
marca, modelo y serie cuando aplique.

Fecha de Adquisición: La que refleje el inventario.

Cantidad: Número de bienes muebles a descargar.

Precio Unitario: Se tomará del inventario

Precio total: El resultado de multiplicar la cantidad por el precio unitario.

35

ACTIVO FIJO
FORMULARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE INSTITUCION EDUCATIVA FORM. AF-11

NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_____________________________________________

TELEFONO_______________ CASERIO___________________ CANTON________________MUNICIPIO_____________________________ TIPO DE CARGO

DEPARTAMENTO_________________________FECHA_____________________ DISTRITO EDUCATIVO Nº____________ Entrega del Ministerio………………………………1-1
Donaciones………………………………………… 1-2
CODIGO DE LA INSTITUCION Compras con fondos propios……..… 1-3
Presupuesto Escolar………..……….…………… 1-4
Otros…………..………..……...…………..……… 1-5

TIPO DE CODIGO DE CARACTERISTICAS ESTADO FECHA DE CANTIDAD VALOR VALOR CLAVE
CARGO INVENTARIO (MARCA, MODELO Y SERIE ) FISICO ADQUISICION UNITARIO TOTAL R E
B M DIA MES AÑO $ $

CONSEJO O ASOCIACION DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
SELLO

FIRMA : ___________________________________ FIRMA : ___________________________ FIRMA : _____________________________________ FIRMA : ___________________________

NOMBRE :__________________________________ NOMBRE :__________________________NOMBRE :___________________________________ NOMBRE :__________________________
DIRECTOR DE LA INSTITUCION SECTOR PADRES DE FAMILIA SECRETARIO SECTOR ALUMNO

36

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

Nombre de la Institución Educativa: Se anotará tal como está nombrada
oficialmente.

Código de la Institución: Será el Código asignado para cada Centro Escolar por la
Dirección Nacional de Acreditación y Centros Privados.

Tipo de cargo: Se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien.

Código de inventario: Se anotarán el código asignado a cada bien.

Características: Se especificarán los detalles tales como: marca, serie, modelo y
otros que identifiquen el bien.

Estado Físico: Se marcará con “B” los que se encuentren en buen estado, y con
“M” aquellos que estén malos.

Fecha de Adquisición: Se anotará el día, mes y año que la Institución adquirió el
bien

Cantidad: Se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes muebles.

Valor Unitario: Se anotará el precio del bien

Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado tipo de bienes muebles.

Clave: Se marcará con la letra (R) sí el valor es real y con la letra (E), sí el valor es
estimado

Firma: En este espacio firmarán todos los miembros representantes de la Institución
Educativa

Nombre: Aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponde
la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el tesorero y de la ACE el
Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se
ubicará si existe representante de éste

Sello: Deberá estamparse el correspondiente a la Institución Educativa

37

ACTIVO FIJO AF-12
FORMULARIO DE DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO ESCOLAR

NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_________________________________________________________

TELEFONO:_______________________CASERIO____________________________________CANTON____________________ MUNICIPIO_________________

DEPARTAMENTO:___________________ FECHA:_______________________DISTRITO EDUCATIVO No._________ TIPO DE DESCARGO
INSERVIBLE............……………… - 1 2
CODIGO DE LA INSTITUCION: ROBO Y/O HURTO..................... 2 - 2
OBSOLETO…............................. 2 - 3
TIPO DE CODIGO DE CARACTERISTICAS FECHA DE CANTIDAD VALOR VALOR
DESCARGO INVENTARIO (MARCA, MODELO, SERIE) ADQUISICION UNITARIO $ TOTAL $
DIA MES AÑO


FIRMA_____________________ FIRMA____________________________
FIRMA________________________FIRMA________________________

NOMBRE_____________________ NOMBRE___________________NOMBRE_________________________
NOMBRE______________________

38

INSTRUCCIONES PARA DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE
INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
oficialmente.

Código de la Institución: Será el asignado para cada Centro Escolar por la

Tipo de descargo: Se especificará la clase de descargo.

Código de Inventario: Se anotarán el código asignado a cada bien.

Características: Se especificarán los detalles tales como: marca, serie, modelo u
otros que identifiquen el bien.

Fecha de Adquisición: Día, mes y año que la Institución adquirió el bien.

Cantidad: Número de unidades de una sola clase de bienes muebles.


determinado tipo de bienes muebles.

Educativa

la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el tesorero y la ACE el
ubicará si existe representante de éste.

Sello: Deberá estamparse el correspondiente a la Institución Educativa.

39

ACTIVO FIJO AF - 13
INVENTARIO BIBLIOGRAFICO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA

NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA___________________________________
TIPO DE CARGO
CASERIO _______________ CANTON ________________ MUNICIPIO __________________
Entrega del Ministerio………… 1-1
DEPARTAMENTO _________________ FECHA_____________ DISTRITO EDUCATIVO Nº__________ Donaciones……………………1-2
Compras con fondos propios 1-3
CODIGO DE LA INSTITUCION TELEFONO _____________ Presupuesto Escolar……….. 1-4
Otros…………..………..……. 1-5

ESTADO FISICO
TIPO DE CODIGO DE
CARGO INVENTARIO TITULO AUTOR EDITORIAL PAÍS PRECIO $ CANTIDAD TOTAL $ B D


SELLO

FIRMA ____________________ FIRMA ____________________ FIRMA ____________________ FIRMA ____________________

NOMBRE __________________ NOMBRE __________________ NOMBRE __________________ NOMBRE __________________
DIRECTRO DE LA INSTITUCION SECTOR PADRES DE FAMILIA SECRETARIO SECTOR ALUMNOS

40

INSTRUCCIONES PARA PRESENTACION DE INVENTARIO
BIBLIOGRAFICO.

NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA: Se anotará tal como está nombrada
oficialmente la Institución.

CODIGO DE LA INSTITUCION: Será el asignado para cada Centro Escolar por la

TIPO DE CARGO: Se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el
bien en el caso de utilizar otros 1-5 especificar en la observación su origen.

CODIGO: Se anotarán los tres dígitos de la clasificación del libro de acuerdo a la
materia que trate, según manual de codificación y su correlativo, según la cantidad
de libros adquiridos

TITULO: Anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificado en la
portada o su reverso.

AUTOR: Anotar el nombre de la Institución o persona(s) responsable de la obra. En
caso sean más de dos autores, se anota el primer nombre, más la frase; y otros

EDITORIAL: Ubicar el nombre de la casa que realiza la edición del libro, dato que
se encuentra en la parte inferior de la portada, al reverso de la misma o en la última
página

PAIS: El nombre del país de origen de la casa editora; este dato se encuentra al
igual que editorial.

PRECIO UNITARIO: Valor de adquisición del libro

CANTIDAD: Se anotará el número de unidades de un mismo libro, según su
clasificación.

PRECIO TOTAL: Se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado libro.

ESTADO FISICO: Se marcará con “B” los que se encuentren en buen estado, y
con “D” aquellos que estén deteriorados.

NOMBRE: Aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le
corresponde la firma del espacio superior, en caso de CDE, será el tesorero y de la
ACE el presidente (En el espacio sector padre de familia); en el caso del sector
alumno se ubicará si existe representante de éste.

SELLO: Deberá estamparse el sello correspondiente de la Institución Educativa,
que ha sido anotado al Inicio del presente.
41

ACTIVO FIJO AF-14
FORMULARIO DE DESCARGO DE BIENES BIBLIOGRAFICOS

NOMBRE DE LA INSTITUCION EDUCATIVA_________________________________________________________

TELEFONO:_______________________CASERIO____________________________________CANTON____________________ MUNICIPIO_________________

DEPARTAMENTO:___________________ FECHA:_______________________DISTRITO EDUCATIVO No._________ TIPO DE DESCARGO
DETERIORO............……………… - 1 2
CODIGO DE LA INSTITUCION: ROBO Y/O HURTO..................... 2 - 2

TIPO DE CODIGO DE CARACTERISTICAS FECHA DE VALOR VALOR
ADQUISICION CANTIDAD UNITARIO $ TOTAL $
DESCARGO INVENTARIO (TITULO, AUTOR )
DIA MES AÑO


FIRMA_____________________ FIRMA____________________________
FIRMA________________________FIRMA________________________

NOMBRE_____________________ NOMBRE___________________NOMBRE_________________________
NOMBRE______________________

42

INSTRUCCIONES PARA DESCARGO DE BIENES BIBLIOGRAFICOS
DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS.
oficialmente.

Código de la Institución: Será el asignado para cada Centro Escolar por la

Tipo de descargo: Se especificará la clase de descargo.

Código de Inventario: Se anotarán el código asignado a cada bien.

Características: Se especificarán los detalles tales como: titulo y autor (cuando
aplique).

Fecha de Adquisición: Día, mes y año que la Institución adquirió el bien.

Cantidad: Número de unidades de una sola clase de bienes.


determinado tipo de bienes.

Educativa

la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el tesorero y la ACE el
ubicará si existe representante de éste.

Sello: Deberá estamparse el correspondiente a la Institución Educativa.

43

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