Hinweise für die Nutzung von Social Media

1. Hinweise für die Nutzung von Social Media bei XXX
XXX begrüßt als modernes und kommunikationsorientiertes Unternehmen die Nutzung und
den Einsatz von Social Media im dienstlichen wie im privaten Bereich durch die Mitarbeiter.
Um eventuell bestehende Unsicherheiten im Umgang mit Social Media zu beseitigen, bieten
wir als Hilfestellung nachfolgende Hinweise an.
Social Media sind neue Wege einer offenen Kommunikation
Als Social Media wird Software verstanden, über die man im Internet oder Intranet
miteinander auf Augenhöhe kommunizieren kann. In Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn,
Xing, Flickr, Youtube, Wikipedia, auf Blogs und in zahlreichen Online Communities tauschen
Personen Informationen, Meinungen, Bilder, Videos und andere Dokumente untereinander
aus, wobei sie sich häufig gar nicht persönlich kennen. Kontakte entstehen über
gemeinsame Interessen und Themen (Twitter), Themen entstehen aus Kontakten (Xing). Die
meisten Informationen werden niemals gelöscht, bleiben also auf unabsehbare Zeit erhalten
und öffentlich. Da viele dieser Medien sowohl privat, als auch beruflich genutzt werden, und
da sich die Grenzen zwischen Vertrautheit und Anonymität verwischen, werden auch die
Grenzen zwischen dienstlichen und privaten Aktivitäten und Äußerungen unscharf.
Social Media ist ein wichtiger Teil unserer Unternehmenskommunikation
Social Media sind für XXX in vielen Bereichen heute schon ein fester Bestandteil unserer
Unternehmenskommunikation: im Marketing, im Vertrieb, im Kundenservice. Die Nutzung
von Social Media hat für XXX zahlreiche Vorteile:
• Wir erfahren schnell und unverfälscht die Meinungen, Bedürfnisse und Anregungen
unserer Partner, Kunden und potentieller Kunden.
• Zufriedene Kunden empfehlen uns in Social Media weiter.
• Das Bild unseres Unternehmen wird zunehmend von denen aktiv geprägt, die auch den
Wert des Unternehmens ausmachen: den Mitarbeitern!
• Kommunikation über Social Media überwindet - sowohl im internen wie im externen
Einsatz - hierarchische Grenzen und erhöht deshalb unsere Flexibilität und Dynamik.
Quelle: www.vibrio.eu Stand: 2012 Seite 1 von 5

2. Unterscheiden Sie bei Social Media zwischen dienstlicher und privater Nutzung
Bei der Nutzung von Social Media Tools müssen Sie unterscheiden, ob Sie sich dienstlich
oder privat äußern wollen:
• Die private Nutzung eines dienstlichen Social Media Accounts ist generell unzulässig.
• Die Nutzung dienstlicher Social Media Accounts – z.B. im Rahmen von Corporate
Twitter oder Corporate Blogs – erfolgt immer unter der Kontrolle des hierfür
definierten zuständigen Managers. Dieser erstellt für das jeweilige Medium eigene
Regeln, die z.B. Freigabe- und Abstimmungsprozesse definieren. Sollten für einen
dienstlichen Social Media Account keine solchen Regelungen existieren, gelten die
Regelungen dieser Nutzungshinweise mit folgender Ergänzung:
• Auf dienstlichen Social Media Accounts werden das eigene Unternehmen,
sowie Partner, Kunden und Lieferanten des Unternehmens nicht kritisiert.
• Die Nutzung privater Social Media Accounts für dienstliche Zwecke ist zulässig und
ausdrücklich erwünscht, erfordert aber ein verantwortungsvolles Handeln:
• Auch wenn Sie sich über einen privaten Account privat äußern, müssen Sie die
arbeitsrechtlichen Grundgebote beachten, also Ihre Verschwiegenheitspflicht
berücksichtigen und sich entsprechend den allgemeinen Pflichten - z.B. Loyalitäts-
und Mäßigungsgebot, Gebot zu achtungs- und vertrauensgerechtem Verhalten
gegenüber dem Arbeitgeber - verhalten. Mit diesen Rahmenvorgaben haben Sie
das Recht, sich privat und öffentlich positiv wie kritisch über XXX oder Ihre Arbeit
bei XXX zu äußern. Eine Kritik von Partnern, Kunden und Lieferanten von XXX
sollte unterbleiben und darf keinesfalls die wirtschaftlichen Interessen von XXX
gefährden (Loyalitätspflicht).
• Der private Charakter der Äußerung sollte immer klar erkennbar sein. Soweit bei der
privaten Äußerung in irgendeiner Form ein inhaltlicher Bezug zu XXX hergestellt
wird, wird die Verwendung des folgenden Hinweises empfohlen: „Die Inhalte auf
dieser Seite sind meine persönliche Meinung und repräsentieren nicht die
Positionen, Strategien oder die Meinung von XXX.“
• Politische Äußerungen dürfen nur als Privatperson ohne Bezug zu XXX erfolgen.
Bei politischen Äußerungen ist auch darauf zu achten, dass keine berufliche E-Mail-
Adresse verwendet wird.
• Die private Nutzung von Social Media und Internet während der Arbeitszeit ist gestattet,
sofern sich hieraus keine Beeinträchtigung Ihrer Tätigkeit für XXX ergibt.
Da im Zeitalter von Social Media die Mitarbeiter nicht nur das wichtigste Potenzial des
Unternehmens sind, sondern zugleich seine wichtigsten Öffentlichkeitsarbeiter, wollen wir
Ihnen mit den folgenden allgemeinen Hinweisen die Kommunikation in Social Media
erleichtern.
Quelle: www.vibrio.eu Stand: 2012 Seite 2 von 5

3. Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Social Media
Lernen Sie, worum es geht
Sammeln Sie eigene Erfahrungen, indem Sie sich bei Xing, LinkedIn, Facebook und Twitter
anmelden und beobachten.
Verstehen Sie, um was es geht
Hören Sie zu! Twitterati, Blogger und andere in Social Media aktive Meinungsführer und
-macher kommunizieren anders, als wir das von traditionellen Medien gewohnt sind. Nur wer
zuhört und liest, kann auf Dauer mit diesen neuen Meinungsführern erfolgreich ins Gespräch
kommen.
Seien Sie transparent
Sagen Sie, wer Sie sind und für wen Sie arbeiten. Wenn Sie sich irgendwo über XXX oder
unsere Themen und Märkte äußern, machen Sie transparent, dass Sie für XXX tätig sind.
Als Mitarbeiter von XXX sind Sie immer auch Partei - und Parteilichkeit muss transparent
kommuniziert werden. Das verdeckte Arbeiten und Kommunizieren für oder gegen XXX,
unsere Partner, Lieferanten, Wettbewerber oder Kunden ist allen Mitarbeitern streng
untersagt! Sie gefährden Ihre Reputation und die von XXX, wenn aufgedeckt wird, dass Sie
unter Decknamen oder anonym für oder gegen XXX oder unsere Partner Stimmung gemacht
haben.
Seien Sie fair
Prüfen Sie Ihre Äußerungen bevor Sie sie veröffentlichen. Unterlassen Sie beleidigende,
diskriminierende oder rechtswidrige Inhalte! Beachten Sie die Rechte Dritter
(Persönlichkeitsrechte, Urheberrechte, Recht auf informationelle Selbstbestimmung und
Datenschutz etc.). Nennen Sie Ihre Quellen, verlinken Sie auf die Urheber und machen Sie
sie kenntlich.
Bleiben Sie vertrauenswürdig
Behandeln Sie auch in Social Media vertrauliche Informationen vertraulich. Dies gilt nicht nur
für betriebliche Interna, sondern ebenso für vertrauliche private Mitteilungen.
Bleiben Sie persönlich
Benutzen Sie Ihre eigenen Worte und nicht die unserer Werbe- oder Marketingabteilung.
Das Image von XXX wird künftig stärker als in der Vergangenheit vom persönlichen Image
und der Glaubwürdigkeit unserer Mitarbeiter geprägt. Da Sie bei XXX arbeiten, gehen wir
davon aus, dass Sie zu XXX eine grundlegend positive Beziehung haben. Diese Beziehung
muss nicht kritiklos sein, aber sie muss von Partnerschaft und Vertrauen getragen sein.
Schreiben Sie klar und einfach
Schreiben Sie einfach, klar und verständlich. Sie wissen nicht immer, wer Sie liest. Deshalb
muss man in Social Media stets so formulieren, dass man von jedem richtig verstanden wird.
Schreiben Sie regelmäßig – oder gar nicht
Quelle: www.vibrio.eu Stand: 2012 Seite 3 von 5

4. Fangen Sie nur dann an, aktiv zu twittern, zu bloggen oder in anderen Tools zu
veröffentlichen, wenn Sie dies auch nachhaltig betreiben wollen. Tote Kanäle in sozialen
Medien sind schlecht für Ihr persönliches Image, schlecht für das Image von XXX und
anfällig für falsche Interpretationen.
Seien Sie nützlich
Wenn Sie twittern, bloggen oder posten, sollten Sie sich vorher darüber Gedanken machen,
ob das, was Sie kommunizieren, für irgendwelche Zielgruppen wichtig, unterhaltsam oder
nützlich ist. Während in Werbung und PR Informationen aktiv an Zielgruppen kommuniziert
werden („Push“), leben Social Media von der Akzeptanz der Inhalte („Pull“). Wer nichts zu
sagen hat, dem folgt und hört auch niemand zu.
Seien Sie „Profi“
Überlegen Sie vorher gut, was Sie schreiben wollen. In Social Media sind Sie alleine für das
verantwortlich, was Sie schreiben. Niemand gibt Ihre Inhalte frei, niemand korrigiert Sie.
Deshalb müssen Sie auch am nächsten Tag noch zu dem stehen, was Sie schreiben.
Neigen Sie schnell zu emotionalen Äußerungen, lassen Sie sich lieber ein paar Stunden Zeit
vor einer Reaktion. Veröffentlichen Sie nur Dinge, von denen Sie sicher sein können, dass
Sie Ihnen nicht später einmal peinlich sein werden. Wenn Sie sich unsicher sind, bitten Sie
einen Kollegen um seine Meinung (in sensiblen Fällen fragen Sie in Ihrer
Kommunikationsabteilung nach.)
Trennen Sie Fakten von Meinung
Social Media lebt von subjektiven Meinungen. Um Missverständnisse zu vermeiden sollten
Sie deutlich machen, welche Teile Ihrer Aussagen Meinungen und welche Fakten darstellen.
Zudem sollten Sie darauf hinweisen, ob Sie Ihre persönliche oder die Unternehmensmeinung
vertreten.
Geben Sie Antworten
Social Media sind keine Einbahnstraße der Kommunikation. Führen Sie Dialoge statt
Monologe. Antworten Sie schnell und ernsthaft auf Kritik und Anregungen.
Hören Sie zu (Monitoring)
Nutzen Sie Social Media, um zu hören, was die Menschen zu sagen haben. Finden Sie
dabei Kritik oder Anregungen, die für andere Mitarbeiter oder Abteilungen bei XXX relevant
sein können, so geben Sie diese Informationen rasch intern weiter. Im Zweifel informieren
Sie die Marketing-Abteilung.
Vernetzen Sie sich
Verweisen Sie nicht immer nur auf ihre eigenen Informationen, sondern retweeten und
zitieren Sie auch einmal, was andere sagen. Gehen Sie dabei offen und fair mit
Wettbewerbern um: wer gute Inhalte von Wettbewerbern zitiert, demonstriert Souveränität
und verschafft sich Glaubwürdigkeit im Netz.
Quelle: www.vibrio.eu Stand: 2012 Seite 4 von 5

5. Lernen Sie aus Fehlern und akzeptieren Sie Kritik
Scheuen Sie sich nicht, Fehler zuzugeben. Geben Sie eigene Fehler und Irrtümer und Fehler
und Irrtümer des Unternehmens jederzeit zu und reagieren Sie rasch auf Kritik. Fehler und
Irrtümer von Kollegen werden nicht persönlich zugeordnet (kein fingertipping), aber als
Fehler des Unternehmens zugegeben. Fehlerhafte oder kritische Kommentare aus Social
Media werden in aller Regel nicht gelöscht, sondern umgehend richtig gestellt. Kritische
Kommentare anderer Nutzer sollten nur gelöscht/entfernt werden, wenn es sich um
rechtswidrige Inhalte handelt oder eine Rechtspflicht von XXX zur Löschung besteht.
Machen Sie Korrekturen transparent
Halten Sie Korrekturen und Änderungen transparent und nachvollziehbar durch eine entspre-
chende Kennzeichnung. In Blogs wird nicht gelöscht, sondern korrigierte Teststellen werden
sichtbar durchgestrichen. Spätere Ergänzungen werden als Ergänzungen sichtbar gemacht.
Schließlich kann es sein, dass sich irgendjemand irgendwo im Netz auf Ihre alten
Formulierungen bezieht.
Haben Sie Spaß
Wenn Sie das Social Web nur als zusätzliche Aufgabe sehen, lassen Sie die Finger davon.
Die Leute merken es früher oder später. Twittern, Bloggen und Posten Sie nur, wenn Ihnen
das alles Spaß macht.
Seien Sie sich immer bewusst:
• Sie sind die wichtigsten Kommunikatoren unseres Unternehmens.
• Ihr Auftreten bestimmt wesentlich unser Image bei Bewerbern, Kunden und Partnern.
• Wir vertrauen Ihnen.
Quelle: www.vibrio.eu Stand: 2012 Seite 5 von 5