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SISTEMA DE GESTION DESISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDADLA CALIDAD
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CUMPLE CON EL NUMERAL 8.2.2 DE LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA
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•La Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico
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OPERACIÓNOPERACIÓN•Los informes, listas de chequeo y reportes se deben entregar
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Se elabora el Plan de AuditoriaSe elabora el Plan de Auditoria
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Realizar Reunión de Apertura en
Reunión de apertura con el Comité
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auditor, explicando la metodología,
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confirmando el Plan de Auditoria
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general con el Comité
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NOTA: Si es necesario se
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Ok ge auditorias internas v11

  • 1. SISTEMA DE GESTION DESISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADLA CALIDAD PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO AUDITORIAAUDITORIA INTERNAINTERNA Versión: 11 Fecha: 05-12 Aplica a las auditorias internas de SGC, SCI y SySO Aplica a las auditorias internas de SGC, SCI y SySO
  • 2. PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA Tiene como propósito establecer el procedimiento para planificar y desarrollar el programa de auditorias internas de calidad, orientado a verificar si el Sistema de Gestión de la Calidad - SGC, Sistema de Control Interno -SCI y el Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional – SySO, es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos establecidos por la entidad y a evaluar su implementación y eficacia para alcanzar los objetivos establecidos. CUMPLE CON EL NUMERAL 8.2.2 DE LA NORMA ISO 9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009 y MECI, NUMERAL 4.5.5 DE LA NORMA OHSAS 18001:2007 Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 3. ¿QUÉ ES UNA AUDITORIA¿QUÉ ES UNA AUDITORIA INTERNA ?INTERNA ? Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el nivel en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 4. POLÍTICAS DEPOLÍTICAS DE OPERACIÓNOPERACIÓN •La Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico será la encargada en conjunto con el Proceso Control de Verificación y Evaluación de elaborar el Plan de Auditoria. •Para la selección del equipo auditor se debe tener en cuenta la Matriz de Perfiles para Auditores. •Se realizara reunión de apertura y de cierre para cada proceso. •Se deberá llevar un control sobre la información que deben entregar los auditores. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 5. POLÍTICAS DEPOLÍTICAS DE OPERACIÓNOPERACIÓN•Los informes, listas de chequeo y reportes se deben entregar en los 6 días hábiles siguientes al desarrollo de la auditoria y cuando se cambie las condiciones de la auditoria se debe detallar en el Plan de Auditoria hora, fecha y se debe incluir una nota dando las razones de dichos cambios. •El auditor deberá verificar que los criterios, es decir, lo que debe hacer la entidad sea lo que se evidencia, al ser lo que se hace, para determinar que el sistema es adecuado. •Se dispondrá de expertos técnicos cuando sea apropiado para el objetivo particular del plan de auditoria •En las auditorias de segunda parte se utilizaran los documentos del contratista, excepto las actas de apertura y de cierre que serán en los formatos del Municipio de Pereira. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 6. ETAPA 1: Planeación de la AuditoriaETAPA 1: Planeación de la Auditoria Se realiza la planificación anualSe realiza la planificación anual Se elabora el Plan de AuditoriaSe elabora el Plan de Auditoria Notificar a los auditores y auditados Notificar a los auditores y auditados Realizar Reunión de Apertura en Reunión de apertura con el Comité Coordinador de Gestión y Control y en otra reunión con el equipo auditor, explicando la metodología, ratificando Objetivo, Alcance y confirmando el Plan de Auditoria Realizar Reunión de Apertura en Reunión de apertura con el Comité Coordinador de Gestión y Control y en otra reunión con el equipo auditor, explicando la metodología, ratificando Objetivo, Alcance y confirmando el Plan de Auditoria Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 7. ETAPA 1: Planeación de la AuditoriaETAPA 1: Planeación de la Auditoria Identificar los Criterios de Auditoria sobre las cuales se basará la Auditoría teniendo en cuenta el estado del proceso o subproceso a auditar y los resultados de Auditorias anteriores. Identificar los Criterios de Auditoria sobre las cuales se basará la Auditoría teniendo en cuenta el estado del proceso o subproceso a auditar y los resultados de Auditorias anteriores. Elaborar las Listas de Chequeo con base en los Criterios de Auditoria establecidos. Elaborar las Listas de Chequeo con base en los Criterios de Auditoria establecidos. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 8. ETAPA 2: Ejecución de la AuditoríaETAPA 2: Ejecución de la Auditoría El auditor realiza una reunión de apertura en el proceso asignado. El auditor realiza una reunión de apertura en el proceso asignado. Se da inicio a la auditoria, se lleva registro en las listas de chequeo de las Conformidades, No conformidades y Observaciones que se tengan. Se da inicio a la auditoria, se lleva registro en las listas de chequeo de las Conformidades, No conformidades y Observaciones que se tengan. Les recuerdo el objetivo y alcance de la auditoria, verificar el plan de auditoria para confirmar la asistencia del personal a auditar en las horas establecidas ¿Cómo desarrollan las actividades? Veamos los documentos y registros. POLITICA DE OPERACIÓN . Para conservar la independencia y asegurar la objetividad e imparcialidad los auditores no deben auditar su propio trabajo. Las Auditorias deben ser desarrolladas de acuerdo al Plan de Auditoria del SGC, SCI y SySO, el cual debe considerar el estado y la importancia de los procesos, así como los resultados de auditorias previas. Presentar a los auditados los resultados y conclusiones de la auditoria haciendo un balance de la auditoria, (aspectos positivos, hallazgos encontrados y conclusiones). Presentar a los auditados los resultados y conclusiones de la auditoria haciendo un balance de la auditoria, (aspectos positivos, hallazgos encontrados y conclusiones). Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 9. ETAPA 3: Información de la AuditoríaETAPA 3: Información de la Auditoría Elaborar el informe de la auditoria Elaborar el informe de la auditoria Enviar el Informe de Auditoria al Líder del Proceso Enviar el Informe de Auditoria al Líder del Proceso Entregar la lista de chequeo en digital y copia del informe de Auditoría en medio físico y digital a la Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico. Entregar la lista de chequeo en digital y copia del informe de Auditoría en medio físico y digital a la Dirección Operativa de Direccionamiento Estratégico. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 10. ETAPA 3: Información de la AuditoríaETAPA 3: Información de la Auditoría Elaboración de los reportes de no conformidad y acción de mejora con base en el informe de auditoria Elaboración de los reportes de no conformidad y acción de mejora con base en el informe de auditoria Control Interno Revisa y Consolida las AC y AP en el Plan de Mejoramiento del SGC y lo publica en el servidor Control Interno Revisa y Consolida las AC y AP en el Plan de Mejoramiento del SGC y lo publica en el servidor Entregar los reportes diligenciados de no conformidad y acción de mejora a Control Interno Entregar los reportes diligenciados de no conformidad y acción de mejora a Control Interno El auditado deberá reunirse con el auditor con el fin de que este verifique que las acciones planteadas son pertinentes al igual que las fecha de cierre de los respectivos hallazgos. Versión: 11 Fecha: 05-12 NOTA: Para el establecimiento de las fechas de implementación de las actividades propuestas en el Correctivo y Acción Correctiva o preventiva, se debe tener en cuenta los tiempos establecidos en el ítem 3.3 del procedimiento de acciones correctivas y preventivas.
  • 11. ETAPA 4: Conclusión de la Auditoria.ETAPA 4: Conclusión de la Auditoria. Elaboración del informe consolidado de todo el Municipio de Pereira Elaboración del informe consolidado de todo el Municipio de Pereira Se realiza reunión de cierre general con el Comité Coordinador de Gestión y Control y el equipo auditor, donde se hace la presentación del informe general de la auditoria. NOTA: Si es necesario se pueden realizar varias reuniones. Se realiza reunión de cierre general con el Comité Coordinador de Gestión y Control y el equipo auditor, donde se hace la presentación del informe general de la auditoria. NOTA: Si es necesario se pueden realizar varias reuniones. Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 12. ETAPA 5: Evaluación de losETAPA 5: Evaluación de los Auditores.Auditores. Los Auditores serán evaluados por los lideres de proceso Los Auditores serán evaluados por los lideres de proceso Se recolectan los datos y se realiza el respectivo análisis, para establecer el plan de mejoramiento Se recolectan los datos y se realiza el respectivo análisis, para establecer el plan de mejoramiento Se informa los resultados de la evaluación a los Auditores Se informa los resultados de la evaluación a los Auditores Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 13. ETAPA 6: Seguimiento a las accionesETAPA 6: Seguimiento a las acciones establecidasestablecidas Los seguimientos lo hará Control Interno después de que ha transcurrido el plazo acordado para el cierre de las acciones correctivas o preventivas Realizar seguimiento a las acciones planteadas por el auditado en las fechas previstas para el cierre de las mismas y de su eficacia Realizar seguimiento a las acciones planteadas por el auditado en las fechas previstas para el cierre de las mismas y de su eficacia Versión: 11 Fecha: 05-12
  • 14. RECUERDA!!!RECUERDA!!! LAS AUDITORIAS SON UNA OPORTUNIDAD PARA MEJORAR!!!! Versión: 11 Fecha: 05-12