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  1. 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ESTUDIANTE: ALBERT EUCLIDES MENDEZ Tutor: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
  2. 2. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEFINICIÓN DE SGD: Conjunto de herramientas mediante las cuales son utilizadas para ofrecer, disponer, tratar, analizar, planificar y almacenar documentos e información relacionada con los mismos, esto con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento para lograr obtener una Gestión eficaz y rentable para la organización. REQUISITOS:Requisitos fundamentales o Básicos Escalabilidad: Es la capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo, sin perder la calidad en los servicios suministrados. Tolerancia: Funciona aunque se haya producido algún daño en sus componentes. Disponibilidad en múltiples sistemas operativos: Permite su administración local y remota a través de navegadores Web.Defina que es un SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL y que requisitos se deben tener en cuenta para su implementación
  3. 3. FASES PARA DESARROLLAR UN SGD PRIMERA ETAPA:  Investigación preliminar sobre la institución y sus fuentes documentales:  Compilación de la Información Institucional  Historia de la Institución: desde su creación hasta la actualidad.  Cambios legales y/o administrativos que han regulados sus funciones y la estructura administrativa.  Normograma tanto interno como externos que afecta el desarrollo de las actividades propias de la Institución.  Manuales de procedimientos. Compilación de la Información Documental  Inventarios documentales.  Estudio de producción documental para identificar los tipos documentales.  Cuestionario de recolección de información documental aplicables a todos en la organización, para determinar las series documentales.
  4. 4. GENERALIDADES DECRETO 2609 – 2012 Las entidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita:  a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.  b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).  c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.  d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.  e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries.  f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.  g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
  5. 5. CARACTERÍSTICAS DE SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTAL CONFORMIDAD Incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades ACCIÓN DE CONTENIDOS Debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor evidencial e integridad de los documentos. SEGURIDAD Deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. INTEROPERABILIDAD deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información, a lo largo del tiempo basado en el principio de neutralidad tecnológica METADESCRIPCIÓN Debe procurar la generación de metadatos normalizados, sean manuales o automatizados, desde los mismos sistemas y aplicativos. DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan simple como sea posible.
  6. 6. VISITA ENTIDAD VISITADA: SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA – SUPERFINANCIERA PERSONA RESPONSABLE: Bibliotecóloga Patricia Celis Coordinador de Gestión Documental Teléfono: 5940200 ext: 1009 El Gobierno nacional a través del Archivo General de la Nación ha demostrado el enorme interés que tiene en proteger la documentación producida por parte de las entidades públicas y oficiales del Estado, con el propósito de mitigar la corrupción administrativa y el deterioro de los documentos por inadecuadas condiciones de conservación y seguridad de los mismos, razón que ha llevado al detrimento del patrimonio histórico de la Nación. La SFC surgió de la fusión de la Superintendencia Bancaria de Colombia en la Superintendencia de Valores, según lo establecido en el artículo 1 del Decreto 4327 de 2005. La entidad es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.
  7. 7. ¿Qué se ha tenido en cuenta para las preservación de documentos en ambientes electrónicos? El presente SGD inicia desde la recepción y/o producción de los documentos en la Entidad, independientemente de su medio de recibo, su identificación o radicación, digitalización (de requerirse), gestión y su respectiva respuesta al destinatario. Igualmente incluye las actividades desarrolladas en el archivo central, tales como: recepción de transferencias primarias, aplicación de Tabla de Retención y Valoración Documental, la consulta y préstamo de expedientes, implementación de tecnologías (digitalización y microfilmación), eliminación de documentos y transferencias documentales secundarias. Todo lo anterior, en el marco del concepto de “archivo total”. En este momento, la SFC está manejando documentos “híbridos” (en soporte papel y electrónico), los cuales están incluidos en este aparte. Está pendiente por profundizar lo relacionado con la gestión documental para documentos electrónicos.
  8. 8. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección Sistema de Gestión de Documentos? •El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y de la documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. •Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo, coordinado por el Comité de Desarrollo Administrativo de la SFC, que propicie su adecuado desarrollo y a través del cual se definen las políticas generales de la gestión documental y establece un conjunto de directrices que facilitan la planeación de la documentación. •El punto de partida debe ser el diagnóstico documental, el cual se debe iniciar con los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental, encuestas documentales. •En un futuro, la Entidad centrará sus esfuerzos en elaborar un diagnóstico documental enfocado a identificar el estado de la producción, trámite y administración de los documentos que se encuentran en soporte electrónico, con miras a complementar este SGD, incluyendo todo lo referente a este tema.
  9. 9. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema? •La Entidad tiene definido su sistema de archivo (para documentos análogos), cuya documentación se encuentra registrada en el aplicativo del Sistema de Gestión Integrado (SGI). •La SFC cuenta con un programa de capacitación, el cual permite a los funcionarios de archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental, manejo de nuevas tecnologías y programas, atención al cliente, entre otros. •En relación con la áreas de depósito de documentos, debido a que la Entidad no cuenta con espacios adecuados y suficientes para almacenar los fondos documentales a su cargo, se contratan los servicios de almacenamiento y custodia de archivos, con bodegas externas, las cuales reúnen todas las condiciones arquitectónicas, medioambientales de espacio y de distribución, en el marco de la normatividad vigente sobre el tema. •Implementar los metadatos definidos tanto para documento análogo como para documento electrónico.
  10. 10. CIBERGRAFÍA  Disponible en : CASELLAS I SERRA, Lluís-Esteve. Gestión documental en las organizaciones:Diseño, planificación y ejecución. [En línea]. Disponible en:http://www.girona.cat/web/sgdap/docs/2009-SGD-Caracas. pdf. [Consultado: febrero 25de 2013]  Disponible en : https://www.superfinanciera.gov.co/jsp/loader.jsf?lServicio=Buscado r&lTipo=busqueda&lFuncion=BuscadorView&&idAdv=0  COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE colombia. aplicativo isolucion v.3.
  11. 11. FINAL AGRADEZCO TODA LA ATENCIÓN

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