Este documento describe los Rotary e-clubes, que son clubes de Rotary cuyos miembros se reúnen en línea en lugar de en persona. Explica que los e-clubes son iguales a los clubes tradicionales excepto por la forma en que se reúnen, y que utilizan la tecnología para coordinar proyectos de servicio y mantener la amistad entre los miembros. También establece pautas para el establecimiento y funcionamiento exitoso de los e-clubes.

1. Rotary e-club

2. Los Rotary e-clubes Luego de seis años de prueba como concepto piloto, durante el cual se fundaron y evaluaron catorce Rotary e-Clubes, y luego de la decisión histórica del Consejo de Legislación 2010 de Rotary International, que convierte a este tipo de clubes en parte permanente de Rotary, se detalla aquí algo de información al respecto.

3. ¿Qué es un Rotary e-Club? Un Rotary e-Club es como cualquier Rotary Club tradicional, y la única diferencia es que sus miembros se reúnen “conectados en línea a la red” para coordinar proyectos de servicio y disfrutar de la amistad con otros rotarios. El concepto de Rotary e-Club fue considerado como parte del programa de Nuevos Modelos, y la idea original de estos clubes surgió en el Rotary Club de Boulder, Colorado, Estados Unidos. La presencia del socio en un Rotary e-Club se garantiza por la participación del mismo en las reuniones semanales. En algunos e-Clubes, el socio debe cumplir con un mínimo de horas de servicio por mes. Estas horas de servicio consisten en la participación del socio en proyectos del club, a través de comunicaciones escritas durante la semana, actividades personales del socio para coordinar proyectos, visita a clubes rotarios tradicionales, y otras actividades asociadas a la organización y la vida del club.

4. Las actividades de los Rotary e-Clubes están basadas en las comunicaciones electrónicas, teléfono e Internet. Una de las misiones de los Rotary e-Clubes es conectar, informar e inspirar a sus socios y visitantes, muchos de los cuales están de viaje, o en ciudades alejadas, o en circunstancias personales que les impiden cumplir con las normales tradicionales de asistencia. Los Rotary e-Clubes generan “programas” (artículos) en sus páginas Web que sirven como vehículo para que los rotarios del mundo visiten esa página, lean los artículos, y dejen sus comentarios, constituyendo esto por si mismo en una compensación de asistencia para visitantes rotarios, y sin necesidad de que ese rotario visitante deba asistir a la reunión cibernética del E-Club.

5. La compensación de asistencia por medio de la visita a la página Web de un Rotary e-Club fue aprobada por el Consejo de Legislación de 2004. La misma indica que se dará por compensada la asistencia de un rotario al visitar la página Web de un club interactivo por el término de 30 minutos. El visitante luego deja un mensaje, el que es recibido en forma automática por el Secretario del Rotary e-Club, el que envía un correo al visitante y a su club, confirmando la compensación de asistencia.

6. Planificación y establecimiento de un Rotary E-Club. Alcance mundial de los socios. Servicio Mundial Los socios de los Rotary e-Clubes están ubicados en distintos países alrededor del mundo. Estos socios, y algunos visitantes, contribuyen miles de dólares por año a proyectos en las localidades de residencia de los socios, y en otros países en donde se necesita la ayuda. El propósito de un Rotary e-Club es poder extender el alcance de Rotary y permitir que lideres de la comunidad, profesionales y comerciantes en cualquier distrito rotario, puedan participar en Rotary, en circunstancias en las cuales de otro modo no podrían cumplir con los requisitos tradicionales de asistencia.

7. La imposibilidad de cumplir con los requisitos de asistencia a un club rotario tradicional puede deberse a compromisos profesionales y laborales excesivos, viajes muy extendidos, imposibilidad de trasladarse debido a problemas de salud o discapacidad, o lugar de residencia muy alejado del sitio en donde existe un club rotario tradicional. Un Rotary e-Club no es un club “virtual”. Los Rotary e-Clubes son clubes reales formados por rotarios comprometidos que trabajan en proyectos rotarios concretos. Los Rotary E-Clubes utilizan Internet como una herramienta para coordinar sus proyectos.

9. Utilizar Internet para atraer a nuevos socios rotarios.

10. Utilizar Internet para facilitar la realización de reuniones.

11. Utilizar Internet para coordinar proyectos de servicio.Utilizar Internet para crear una atmosfera de compañerismo que reúna a una comunidad de rotarios unidos en el mismo ideal

13. Compromiso con la excelencia.

14. Liderazgo.

15. AdecuadaPlanificaciónorganizacional.

16. Proyectos y actividadessignificativos.

17. Contacto permanente entres sus miembros.

18. Relaciones armoniosas.

19. Desarrollo de la membresía.

20. Contacto muy cercano con su distrito rotario.

22. El sitio y el lugar de reunión de un Rotary e-Club. Un Rotary e-club tiene una página Web pública abierta a visitantes y en la cual se permite compensar asistencias, y un lugar de reunión separado, exclusivo para sus socios, y cerrado a visitantes que no sean invitados a acceder. La seguridad en Internet es de vital importancia. Los Rotary e-clubes deben proteger a sus miembros de cualquier actividad fraudulenta en Internet que pueda comprometer la seguridad y privacidad de sus socios. El lugar de reunión separado aloja información de los socios, las minutas de las reuniones, proyectos de servicio, información financiera del club, etc., que solo los socios pueden ver y leer. La seguridad de la informacióndebeserprioritaria en un Rotary e-club. Muchos países tienen estrictas normas de privacidad relacionadas con la obtención, disposición, exposición, uso y acceso a información personal.

23. El lugar de reunión no crea una versión de sociedad secreta de un Rotary Club. El lugar de reunión ofrece a sus miembros acceso a información las 24 horas del día. El lugar de reunión permite a los socios mantenerse informados, conectados e inspirados. Se recomienda dar al Gobernador de Distrito un acceso como usuario permanente. Las reuniones de los clubes rotarios tradicionales deben ofrecer programas de calidad, disertantes, desarrollo de programas de servicio que entusiasmen a los socios y que generen oportunidades de amistad. El lugar de reunión de un e-club debe ofrecer el mismo nivel de calidad.

24. Software para realizar reuniones semanales de los Rotary e-clubes. Existen hoy en día distintos programas para reuniones “on line”, con distintos grados de tecnicismo: desde los sitios tradicionales de chat en donde los rotarios escriben, hasta los más avanzados que ya ofrecen la posibilidad de escribir, hablar, y verse por cámaras, todo al mismo tiempo. Al decidir que tipo de software se utilizará en el club, es necesario considerar que no todos los países tienen la misma calidad de Internet, lo que puede perjudicar el acceso de algún socio ubicado en un país con dificultades de conexión. En este sentido se recomienda comenzar con los software más comunes, y solo avanzar en la mejora tecnológica en la medida en que todos los socios puedan hacerlo desde sus respectivos lugares de residencia.

25. Los software comunes para reuniones de chat tienen un costo anual mínimo que permite a los Rotary e-clubes operar sin grandes gastos. Algunos de estos chats permiten hasta 100 usuarios a la vez. Aún cuando esto no es una ley escrita, se reconoce que durante el primer año por lo menos el 50% de los socios del Rotary e-club deben ser rotarios o ex-rotarios. Un rotario que se suma a un nuevo Rotary e-club como socio fundador, renunciará a su club tradicional. Se considera también que la primera Junta Directiva de un nuevo Rotary e-club debe estar formada en un 100% por rotarios o ex-rotarios. Algunos e-clubes del proyecto piloto de 2004 tuvieron experiencias contradictorias al conformar sus Juntas Directivas con miembros que no tenían experiencia en Rotary, en algunos casos sacrificando la filosofía rotaria y teniendo dificultades para comprender la Misión y Valores de Rotary.

26. Al tiempo que se recomienda que en los Rotary e-clubes se acepten ex rotaractianos del mismo modo en que se promueve su incorporación a clubes rotarios tradicionales, se recuerda que los ex –rotaractianos deben cumplir con los mismos requisitos de incorporación que tienen para incorporarse a un club tradicional

27. Pertenecer a un Rotary e-club. Asociarse a un Rotary e-club no es una decisión sencilla. Los requerimientos para la admisión de un socio son las mismas que para un club tradicional, y no se espera que la afiliación a un Rotary e-club sea una forma de dedicar menos energías a Rotary. El compromiso es el mismo. Para aceptar rotarios de clubes tradicionales, algunos e-clubes requieren además varias cartas de recomendación.