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Modernización en la administración pública mediante Intalio|BPM,[object Object],Junio, 2011,[object Object]
Contenido,[object Object],Presentación del webinar,[object Object],La plataforma Intalio|BPM,[object Object],¿Por qué un BPM en la Administración?,[object Object],La visión del ciudadano,[object Object],La visión de la administración,[object Object],Automatización de procesos administrativos:,[object Object],Gestión de trámites,[object Object],Ayudas y subvenciones,[object Object],Dudas, preguntas, cierre…,[object Object]
1. Presentación del webinar,[object Object]
Sobre el presentador,[object Object],Alfons Bataller.,[object Object],[object Object]
alfons.bataller@blauadvisors.com
Skype: alfonsbataller
España y Europa
Base @ Tarragona, España Credenciales,[object Object],[object Object]
Experto en BPM
Experto en Business Intelligence
PMI Project Management Professional (PMP)
Experto en sistemas de información corporativos   Consultor de negocio,[object Object],Experto en BPM,[object Object],Process Expert,[object Object],Formador,[object Object]
Intalio Inc.,[object Object],Fundada en Julio de 1.999,[object Object],Establecida en Palo Alto, CA,[object Object],Capital de inversión privado,[object Object],+600 clientes en 53 países,[object Object],+65 partners comerciales,[object Object],70 empleados,18 oficinas,[object Object]
Blau Advisors,[object Object],Blau Advisors es una empresa con 8 años de historia que ha tenido una evolución continua desde su fundación que la ha ido posicionando como prestadora de servicios de consultoría funcional y de           soluciones tecnológicas. ,[object Object]
La motivación del webinar,[object Object],[object Object]
El modelado de los procesos que se realizan en la administración pública son el primer paso para conseguir la digitalización extremo a extremo de la relación con los ciudadanos.
El uso del BPM como estrategia organizativa en los organismos públicos permite aplicar elementos como las reglas de negocio y la monitorización de indicadores como herramientas para conseguir la eficiencia en el uso de los recursos públicos. ,[object Object]
La plataforma de gestión de procesos BPMS Intalio|Works Enterprise Edition está construida alrededor de un conjunto de tecnologías abiertas que proporcionan los componentes necesarios para el desarrollo, despliegue, ejecución y control de los procesos empresariales. ,[object Object],Está constituido por dos componentes principales:,[object Object],Intalio|Designer para el modelado de procesos.,[object Object],Intalio|Server encargado del despliegue, control y supervisión de los procesos.,[object Object],Con estos módulos se pueden ejecutar procesos con integración con cualquier tipo de base de datos y con interrelación con otros sistemas utilizando servicios web, REST y la práctica totalidad de estándares de interoperabilidad entre sistemas.,[object Object],La plataforma BPMS de Intalio,[object Object]
Adicionalmente existen diferentes componentes adicionales que incrementan las funcionalidades del producto:,[object Object],Intalio|Portal para la creación de portales corporativos integrados. ,[object Object],Intalio|ECM como soporte para la gestión documental.,[object Object],Intalio|Bam para el control y seguimiento de los procesos.,[object Object],Intalio|BRE para la creación y utilización de reglas de negocio para la definición de procesos.,[object Object]
Intalio|Designer permite el modelado de los procesos de negocio utilizando la simbología estándar BPMN (Business Process ModelingNotation) lo que permite crear diagramas con la definición de su comportamiento de forma explícita y sin riesgos de malas interpretaciones. Adicionalmente es posible adjuntar documentación referencial a los proyectos. Estos artefactos, diagramas y documentación, son publicados y versionados a Intalio|Server para su custodia y referencia en el tiempo. ,[object Object],Los diagramas creados en Intalio|Designer son exportables como imágenes, archivos PDF y SVG para su inclusión en documentación operacional.,[object Object],Intalio|Designer: ,[object Object]
Intalio|Server,[object Object],Intalio|Server: Es el servidor de ejecución de procesos definidos en BPEL 2.0 (Business Process ModelingLanguage). Es el responsable de controlar las versiones de cada definición de proceso, así como mantener el estado de cada instancia en ejecución. Permite identificar en qué fase se encuentra cada instancia del proceso y mantiene la integridad de los datos y variables asociados a dicha ejecución.,[object Object],Además, contiene las funcionalidades de interfaz de usuario que permite la participación de los diferentes implicados en cada una de las actividades de los procesos de negocio. Esta interacción de los usuarios se realiza mediante formularios XForms  e Intalio|Ajax,[object Object]
Intalio|BRE:,[object Object],Intalio|BRE permite la definición de reglas de negocio complejas que pueden ser invocadas desde los procesos en cualquier punto de decisión. La utilización del motor de reglas de negocio reduce tremendamente la complejidad de la definición de procesos ya que permite reunir en una única tabla de decisión múltiples dimensiones de análisis y selección de criterios.,[object Object],Además, la separación de las reglas de los procesos permite una actualización más rápida de las versiones actualizadas de los procesos. La construcción de las tablas de decisión se puede efectuar por personal no técnico, cosa que facilita el despliegue de procesos.,[object Object]
Intalio|BAM:,[object Object],El objetivo de la monitorización de procesos (Business Activity Monitor / BAM) es la provisión en tiempo real de información sobre el estado de los procesos, actividades y transacciones a través de la definición de indicadores (KPIs), y la presentación en tiempo real de cuadros de mando. ,[object Object],Intalio|Works BAM proporciona un marco de trabajo para el diseño y definición de indicadores de manera integrada con la definición de los procesos en fase de diseño. Permite la creación y gestión de bases de datos para conservar los valores medidos y la presentación en tiempo real y de forma integrada con el resto del sistema de los informes y cuadros de mando.,[object Object]
3 ¿Por qué un BPM en la Administración Pública?,[object Object]
Algunos puntos de partida.,[object Object],Ya hace tiempo que que se está desarrollando de forma masiva el ámbito de la implantación de sistemas de gestión de procesos (BPMS, de las siglas inglesas de Business Process Management). ,[object Object],La administración pública está realizando desde hace mucho tiempo un importante trabajo de modernización y fruto de ello se ha ido aproximando a lo que representa la administración electrónica.,[object Object],Estos dos ámbitos están condenados a entenderse pero en muchas ocasiones están mirando hacia lados opuestos a pesar de que quieren ver lo mismo y llegar al mismo punto.,[object Object]
La organización administrativa. La ley,[object Object],Pensemos primero en cómo está organizada la administración con respecto a su funcionamiento. Su base operativa se fundamenta en un conjunto, no muy extenso, de normas que dicen entre otras cosas:,[object Object],Qué es un expediente.,[object Object],Qué tipo de expedientes existen.,[object Object],Qué fases tiene un expediente de forma genérica.,[object Object],De qué manera se toman las decisiones.,[object Object],Qué tareas tiene atribuidas cada una de las personas y cargos que participan.,[object Object]
¿Cómo actúa la administración?,[object Object],Una vez realizada la primera aproximación, hay que identificar qué patrones siguen los integrantes de los entes públicos:,[object Object],Seguimiento de la ley para organizarse.,[object Object],Respeto a la jerarquía.,[object Object],Definición y asignación de competencias.,[object Object],Realización de actos administrativos según la ley.,[object Object]
¿Hacia dónde se orienta la administración?,[object Object],También habría que pensar en algunas de las cosas que desde la administración pública se anuncian como los paradigmas de servicio público que se quiere ofrecer:,[object Object],Orientación al ciudadano.,[object Object],Flexibilidad.,[object Object],Simplificación.,[object Object],Orientación a servicio.,[object Object]
BPM,[object Object],En este punto debemos valorar si vale la pena adoptar el BPM en la organización pública.,[object Object],Debemos implantarlo en caso que:,[object Object],Deseemos adoptar la gestión por procesos como elemento estratégico de la organización.,[object Object],Tengamos clara la idea de la mejora continua.,[object Object],Entendamos nuestra organización como un ente en el que definiremos claramente los objetivos y procesos de negocio.,[object Object],Aceptemos la idea de que la rigidez ya no forma parte de nuestra estructura.,[object Object],¿sí? O… ¿sí?,[object Object]
BPM,[object Object],¿sí? O… ¿sí?,[object Object],Pero ante todo…,[object Object],No seamos integristas: BPM no es la solución a todo,[object Object],No pensemos que es sólo tecnología…,[object Object],Es algo global…,[object Object],La tecnología es solamente el último eslabón de la cadena,[object Object]
4. La visión del ciudadano,[object Object]
La visión del ciudadano. Soy un consumidor de servicios,[object Object],La visión y comportamiento del ciudadano es a día de hoy extremadamente exigente.,[object Object],Entre los elementos que comprenden su visión tenemos:,[object Object],Los servicios públicos deben ser ágiles.,[object Object],El tiempo de prestación del servicio público debe responder al tipo de servicio y no a la estructura particular del ente que lo presta.,[object Object],Cualquier gestión con la administración es un servicio y debe ser entendido como tal.,[object Object],Los servicios que consumo los estoy pagando por diferentes vías.,[object Object]
5. La visión de la administración,[object Object]
La visión de la administración. Debo convertirme en un proveedor de servicios,[object Object],La visión y comportamiento de la administración debe adaptarse al entorno actual y eso es un cambio organizativo global.,[object Object],Entre los elementos que deben incorporarse a su visión tenemos:,[object Object],Hacer actor principal al ciudadano implica que entienda el servicio y que sea responsable de su actuación.,[object Object],La escasez de recursos implica la optimización.,[object Object],Si analizamos nuestra organización y actividad vemos que:,[object Object],Existen multitud de tareas repetitivas e idénticas entre servicios.,[object Object],Los procesos no se evalúan más que para ver que se cumple la ley.,[object Object]
6. Automatización de procesos administrativos:a) Gestión de trámites,[object Object]
Esquema de la demostración a realizar,[object Object],La demostración que se realizará a continuación consiste en :,[object Object],Demostración de un prototipo de definición de la gestión de trámites como un conjunto de procesos enlazados entre sí.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesAspectos generales,[object Object],El objetivo de la demostración es:,[object Object],Presentar un ejemplo práctico de gestión de trámites con BPM.,[object Object],Mostrar la visualización del proceso desde el lado del ciudadano.,[object Object],Mostrar la visualización del proceso desde el lado de la administración.,[object Object],Mostrar la coordinación mediante mensajes entre los procesos.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesAspectos formales,[object Object],Tradicionalmente la visión de la gestión de trámites por la administración era:,[object Object],Un proceso lineal con un principio y un final claramente diferenciados.,[object Object],Los roles quedan definidos en la ley y esto marca la cadencia de tareas.,[object Object],El ciudadano tiene un papel secundario en el proceso:,[object Object],Es iniciador.,[object Object],Puede ser participante aportando información.,[object Object],No es considerado como un elemento interno del proceso. ,[object Object],La optimización no se plantea como un elemento del proceso preexistente por definición.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa automatización de la gestión de trámites,[object Object],Para abordar la automatización hay que realizar primero algunas reflexiones:,[object Object],¿Tengo clara la definición de la gestión de trámites como un proceso de negocio?,[object Object],¿Cómo podemos plantear una mejora en la eficiencia del proceso sin tener todas las perspectivas?,[object Object],¿La ley nos dicta la secuencia de todas la actividades? O…,[object Object],¿nos indica las interrelaciones y prerrequisitos pero no impide que podamos optimizar el proceso?,[object Object],De acuerdo con lo anterior, parece que podemos aplicar técnicas BPM ¿no?,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesEstrategia para la implementación,[object Object],Algunos de los elementos a considerar de cara a la implementación son:,[object Object],Administración y ciudadano tienen perspectivas distintas.,[object Object],Estas diferentes perspectivas nos llevan a:,[object Object],Ciudadano y administración tienen objetivos de negocio diferentes,[object Object],Realmente…ambos grupos tendrán procesos de negocio diferentes,[object Object],No tiene lógica que intentemos aglutinar todo esto en un único proceso,[object Object],¡¡Saquemos partido al BPM, cambiemos la forma de afrontar la implementación del gestor de trámites!!,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión del ciudadano. Aspectos genéricos del proceso,[object Object],Por la parte del ciudadano tenemos:,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión del ciudadano. Implementación del proceso,[object Object],La implementación pasa por:,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión de la administración. Aspectos genéricos del proceso,[object Object],Por la parte de la administración tenemos:,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión de la administración. Implementación del proceso,[object Object],La implementación pasa por:,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa visión orquestada. Implementación del proceso,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesLa implementación final del proceso,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de trámitesBPM es un enfoque gradual,[object Object]
6. Automatización de procesos administrativos:b) Gestión de ayudas y subvenciones,[object Object]
Esquema de la demostración a realizar,[object Object],La demostración que se realizará a continuación consiste en :,[object Object],Demostración de un prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvenciones.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesAspectos generales,[object Object],El objetivo de la demostración es:,[object Object],Presentar un ejemplo práctico de gestión de ayudas.,[object Object],Mostrar un caso de integración de la plataforma con diferentes bases de datos.,[object Object],Mostrar un caso de utilización de Business ActivityMonitoring (BAM).,[object Object],Mostrar un caso de uso de Business Rule Engine.,[object Object],Presentar diferentes tipologías de procesos:,[object Object],Procesos iniciados por iniciativa del usuario.,[object Object],Procesos iniciados de forma automática debido a “disparadores” en los procesos.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesDefinición conceptual del proceso,[object Object],El escenario planteado para la demostración es un proceso genérico de gestión de ayudas en el que se identifican los siguientes apartados:,[object Object],El usuario introduce los datos correspondientes al solicitante de la ayuda. ,[object Object],Estos datos son los que se utilizan para tomar la decisión en el momento de la resolución.,[object Object],De acuerdo con las bases de la convocatoria, se examinan los datos proporcionados por el solicitante y se adopta la resolución.,[object Object],Cuando la ayuda es aprobada se determinan las cuantías e intensidades otorgadas.,[object Object],El adjudicatario debe presentar la documentación requerida y en caso que la justificación se realice correctamente se realiza el pago.,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesImplementación en la plataforma Intalio,[object Object],El planteamiento es el siguiente:,[object Object],Proceso lanzado a petición del usuario. Se registran los datos para dar de alta la ayuda.,[object Object],Mediante búsqueda en base de datos el usuario selecciona la ayuda sobre la que se realiza la resolución.,[object Object],Ante una nueva resolución se desencadena el proceso de resolución. ,[object Object],Si transcurre el plazo máximo para la justificación se cancela el proceso.,[object Object],Integración con BBDD:,[object Object],La BBDD listaayudas es la que utiliza el personal como soporte a la actividad de inscripción de la ayuda y resolución,[object Object],La BBDD pago es el soporte en este subproceso. Sus datos son escritos en la fase final de la resolución y disparan el proceso de justificación,[object Object],BAM,[object Object],Se define un Kpi para el control de los estados de las ayudas. Este Kpi se actualiza a lo largo de los subprocesos. Existe un informe que presenta algunos elementos contenidos en el Kpi. ,[object Object],BRE,[object Object],Parametrizando las bases de la ayuda como regla de negocio se obtiene automáticamente una propuesta de resolución. ,[object Object]
Demo. Prototipo de un proceso de gestión de ayudas y subvencionesSubproceso de Solicitud,[object Object],3,[object Object],Alta del Kpi,[object Object],Flujo del proceso,[object Object],Cada participante dispone de una “pool” en el proceso,[object Object],Acciones humanas,[object Object],BBDD,[object Object],4,[object Object],Alta de la ayuda en la BBDD,[object Object],1,[object Object],2,[object Object],Formulario inicial,[object Object],Datos adicionales,[object Object]

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