Materia: Proceso Administrativo
Tema: Control

 Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa
cuente con magníficos planes (planeación), una estructura organizacional
adecuada (organización) y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
 El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un
plan estratégico.

Definiciones
 Henry Fayol: Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en
relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a
cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de
las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
 Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en
relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar
la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Chiavenato: Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el
desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo,
el control es un proceso esencialmente regulador.
 Stoner (1996) “El control administrativo es el proceso que permite
garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas”

Etapas del proceso de control
Establecimiento
de estándares
Verificación del
desempeño
Comparación y
medición del
desempeño
Acciones
correctivas

Establecimiento de
estándares
 Los estándares son indicadores que representan el desempeño. Se
expresan en unidades de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc., y sirven
como parámetros para comparar y evaluar en que medida se alcanzan
los resultados. Es decir, permiten evaluar el desempeño organizacional,
táctico, operativo y funcionan como alarmas que dirigen la atención
hacia la toma de decisiones correctivas.

Verificación del desempeño
 En esta etapa se busca obtener información precisa sobre los resultados de
las diversas operaciones que están sujetas a control, para después
compararla con los estándares fijados y, en su caso, hacer los ajustes
necesarios en las áreas o actividades específicas que se encuentran fuera de
parámetro.
 Se trata de un paso un paso vital, pues la efectividad del control depende
primordialmente de la oportunidad, precisión, confiabilidad y validez de los
datos que se reciben.

Comparación y medición del desempeño
 Una vez que han sido recopilados los datos, se comparan con los
estándares establecidos para identificar las variaciones y medir su
desempeño. Es normal suponer que en todos los casos existan variaciones,
sin embargo es importante determinar para cada caso en particular, los
limites de variabilidad aceptables como normales. Es de esperarse que las
acciones correctivas se establezcan únicamente para aquellas
desviaciones que están por encima de los rangos aceptados como
normales.

Acciones correctivas
 La corrección consiste en la aplicación de acciones especificas que ayuden
a superar las variaciones que fueron identificadas, con el propósito de
normalizar y mantener las operaciones dentro de los estándares
establecidos.
 Antes de realizar cualquier corrección, es importante conocer las causas
reales de las desviaciones, para que las acciones correctivas se dirijan
precisamente hacia la eliminación de las causas y no de los síntomas o los
efectos del problema.

Sistemas de control
 Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la
estructura de la organización:
 Existen tres tipos de controles (sistemas utilizados):
1. control direccional
2. control selectivo
3. control después de la acción

Control direccional
 Consiste en que los resultados se pueden predecir y que las
acciones correctivas deben ejecutarse antes de completar la
operación.

Control selectivo
 Consiste en la verificación de muestras de determinadas
operaciones para detectar si se cumplen los requisitos previstos,
para así determinar si se puede continuar con el proceso.

Control después de la acción
 Se realiza una vez que la operación se ha concluido, se miden los
resultados y se comparan con un estándar previamente establecido.

TIPOS DE CONTROL

El Pre control
 Es un control previo que se realiza antes de que el trabajo se
ejecute. Esto significa que, en el fondo, es un control de tipo
preventivo ya que su objeto es eliminar las desviaciones antes de
que estas se presenten.. A manera de ejemplo podríamos decir, que
un pre control seria el que, ante una orden de comenzar tareas de
fabricación de un determinado producto, nos hallamos asegurado
previamente que se podrá contar con el flujo necesario de materia
prima a fin de evitar que el proceso se detenga durante la jornada
de trabajo. De esta manera eliminamos por anticipado aquellos
problemas relacionados con la falta de dicha materia antes de que
los trabajadores estén frente a sus puestos de trabajo.

EL Control Durante el Trabajo
 Este control se realiza a medida que se están ejecutando las labores
inherentes de un trabajo especifico. Tradicionalmente esta
relacionado con el desempleo humano, rendimiento de equipo y
apariencia de los departamentos. Su objeto es asegurar durante la
marcha que los planes se están cumpliendo a cabalidad y estar
prestos a impedir errores que traumaticen su desarrollo.

El Post-Control
 Algunos teorizantes lo denominan también control de
retroalimentación dado que su objeto es obtener información
después de que el personal ha trabajado en la realización de una
determinada labor. Con él, se pretende tomar aquellas medidas
correctivas que son necesarias una vez que se ha contemplado el
comportamiento de la organización o de una de sus unidades
durante un periodo especifico. El Post-Control puede basarse en
el comportamiento de uno o varios factores a fin de compara el
rendimiento real de la organización con el rendimiento planeado
y tomar cualquier medida correctiva que asegure que los dos
rendimientos sean más equivalentes.

Técnicas de control
 Generalmente todas las técnicas que existen para ayudar al
administrador en la labor de control son ante todo instrumentos de
planeación dado que, como usted lo sabe, el objeto de control es hacer
que los planes tengan éxito. Para ello, debe necesariamente reflejarlos
y estar precedidos por ellos.

LOS PRESUPUESTOS
 Esta es quizá una de las técnicas más tradicionales para efectos de
control ya que se utiliza de una forma amplia y permanente en diversas
organizaciones. También es cierto que algunas veces se ha supuesto que
la presupuestación es el dispositivo para lograr el control. Sin embargo,
muchos dispositivos no presupuestarios resultan también esenciales.
 La presupuestación es la elaboración de planes en términos numéricos
para determinado periodo futuro. Como tales, los presupuestos son
presentaciones anticipadas de los resultados que se esperan en términos
financieros (como en los presupuestos de ingresos y gastos y de capital) o
en términos no financieros (como en presupuestos de mano de obra
directa, de materiales, de volumen físico de ventas o de unidades de
producción). Por ejemplo, algunas veces se ha dicho que los presupuestos
financieros representan la “dolarización” de planes.

DATOS ESTADÍSTICOS
 Los análisis estadísticos de innumerables aspectos de una operación y
la clara presentación de datos estadísticos, ya sea de naturaleza
histórica o de pronósticos, son importantes para el control. Su objeto
es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y
estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Es
probable que sea válido decir que la mayoría de los administradores
comprenden mejor los datos estadísticos cuando se les presentan en
forma de diagrama, puesto que no es fácil observar tendencias y
relaciones (exceptuando el caso de contadores y personas
acostumbradas a la estadística)en las hojas tabulares de los impresos
de computadora.

LAS AUDITORIAS
Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba “escuchar”, y
posteriormente examinar unos registros financieros, también hoy se
deberá aceptar que su concepto es muy amplio ya que implica un proceso
de investigación y evaluación, con el objeto de determinar las causas y
los efectos que producen diversos factores, tanto externos como
internos, que inciden ya en la administración y en las operaciones
productivas, y que se reflejan en la situación general de la empresa. Sólo
así, y con los resultados obtenidos, se podrá informar y proponer
soluciones correctivas cuando fuere necesario.

OBSERVACIÓN PERSONAL
Es bueno tener presente que toda técnica es susceptible de error,
sobre todo cuando quienes generan la información son personas. Un
administrador cuidadoso no sólo se asegura que la información es
confiable sino que también debe estar dispuesto a estimular a las
personas hacia el logro de los objetivos fijados. Un contacto directo
con los trabajadores le permite conocer más del funcionamiento de
la compañía, escuchar ideas, opiniones y estimular a los diferentes
equipos de trabajo al aumento del rendimiento.

GRÁFICAS DE GANTT
 La primera de esas técnicas fue el sistema de graficas desarrollado
por Henry L. Gantt a principios del siglo XX y que culmino en la
grafica de barras que lleva su nombre. Ha sido considerada como
revolucionaria en la administración. Lo que Gantt advirtió fue que la
totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie
de planes de apoyo (o eventos) interrelacionados que los individuos
puedan comprender y seguir. Los avances mas importantes en el
campo del control se desprenden de este sencillo principio, así como
de los principios básicos del control, como la selección (para su
atenta vigilancia) de los elementos decisivos de un plan.

TÉCNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN
DE PROGRAMAS (PERT).
 Desarrollada por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de
Estados Unidos, la técnica de evaluación y revisión de programas PERT
fue aplicada formalmente por primera vez a la planeación y control
del sistema de armamento Polaris cuya exitosa ejecución contribuyo a
acelerar. Las fuerzas armadas estadounidenses la recibieron con tal
entusiasmo que durante muchos años fue un instrumento
prácticamente obligatorio para los principales contratistas y
subcontratistas de la industria armamentista y espacial. Aunque ya
casi por completo desaparecida en los contratos de defensa y
espaciales por razones que se detallaran mas adelante, sus
fundamentos siguen siendo instrumentos esenciales de planeación y
control. Además, PERT o su técnica de red complementaria, el
método de la ruta critica, pueden emplearse en numerosas
aplicaciones no gubernamentales(como proyectos de construcción,
ingeniería y montaje de maquinaria), e incluso en tareas como la
programación de actividades para la emisión de informes financieros
mensuales.