El documento describe dos sistemas de inventarios: el periódico y el permanente. El sistema periódico realiza conteos físicos periódicamente y solo puede determinar el inventario y costo de ventas en esos momentos, mientras que el sistema permanente permite un control constante utilizando tarjetas de registro. El sistema permanente también permite determinar el costo de cada venta en el momento de la transacción.

1. SISTEMA DE INVENTARIOS
Mario A. Vélez D.
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema
permanente o perpetuo.
EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO
Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y
para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la
cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de
este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus
mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede
saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un
conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser
mensual, semestral o anual. (Ramirez, Juan. 2010)
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo
que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al
no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida de los inventarios.
(Ramirez, Juan. 2010)
Cuentas en el inventario periódico
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se
contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras
(62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el
juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de
mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras (6225 Puc
Colombiano). Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135
Puc Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el
inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios). (Ramirez, Juan. 2010)
EL SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
También llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el
registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva
mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su
valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la
fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede
conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de
un producto, es registra su cantidad y costo. (Ramirez, Juan. 2010)

2. La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que
éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible
tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. Para sortear
este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos
que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de
empresa. Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio
ponderado, Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc. (Ramirez, Juan. 2010)
Cuentas de los inventarios en el sistema permanente
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan
en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución de compras de
mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza
como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y
a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se
determina también su costo.
Las cuentas que se emplean en este sistema de inventarios son:
 Almacén: Esta cuenta pertenece al activo circulante y solo se manejará a
precio de costos su saldo debe de ser deudor y representa el valor de la
mercancía existente en el almacén.
En él DEBE se carga: 1.- Del Valor del inventario inicial, 2.- Del valor de las
compras. 3.- Del valor de gastos de compra. 4.- Del valor de las devoluciones
sobre ventas (a precio de costo)
En el HABER se abona 1.-Del valor de las ventas (aprecio de costo). 2.- Del
valor de las devoluciones sobre compras. 3.- Del valor de las rebajas sobre
compras.
 Costo de ventas: Es cuenta de mercancías, se maneja a precio de costo. El
saldo es deudor y representa el importe del costo de las mercancías vendidas.
En él DEBE se carga 1.- el valor de las ventas (a precio de costo).
En el HABER se abona 1.- Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio
de costo)
 Ventas: Es cuenta de mercancías, la manejas a precio de venta, su saldo será
acreedor y reflejara las ventas netas, pero, al terminar el ejercicio cuando se
recibe el traspaso del costo de lo vendido se convierte en cuenta de resultados,
pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es
deudor.
En él DEBE se carga 1.- Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio
de venta). 2.- Del valor de las rebajas sobre ventas.
En el HABER se abona 1.- Del valor de las ventas (a precio de venta)
Comparación entre los dos sistemas

3. Sistema periódico Sistema permanente
Se utiliza en empresas que venden al
detal grandes cantidades de mercancía a
un precio relativamente bajo como por
ejemplo supermercados.
Para empresas que venden mercancías
por valores relativamente altos como
almacenes de electrodomésticos.
Al realizar la venta solo maneja
información sobre el precio de
venta. Utiliza menos información.
Al realizar las ventas maneja información
del precio de venta y del valor del costo de
la venta. Requiere mayor información.
Al finalizar el periodo requiere efectuar el
conteo físico de las unidades en
existencia.
Requiere elaborar conteos físicos de las
existencias al final del periodo solo con el
propósito de control.
Su operación puede ser menos costosa
para la empresa.
En este sistema puede ser más
dispendiosa y más costosa la operación.
Para la compra de mercancía no se utiliza
la cuenta de los activos sino las cuentas
nominales en este caso cuenta 62. Solo
se lleva a la cuenta 14 en el inventario
final.
Actúa en concordancia con las normas
contables de compra y venta de activos.
Cuenta 14
No permite tener un control permanente
de los inventarios.
Permite tener actualizado el saldo y un
mecanismo eficiente de control sobre las
existencias reales.
En este caso es más práctico esperar
hasta la culminación del periodo para
conocer el saldo de la cuenta 62.
No es necesario esperar hasta la
terminación del periodo para determinar el
saldo de la cuenta 14.
Para conocer el costo de la mercancía
vendida se debe esperar hasta el final del
periodo.
Se conoce el costo de la venta en el
momento de realizar dicha operación
utilizando el Kardex con cualquiera de sus
métodos de valuación.