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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

                                 RESOLUCIÓN 000102

                                       04/02/2005

por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales
en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas
                               con la gestión documental.

El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, en ejercicio de las
facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4° del Decreto 00249 de 2004, y

                                    CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las
políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;

Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;

Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación estableció pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;

Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio Nacional
de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas a cada dependencia;

Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General del Sena
creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la
Secretaría General;

Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Administración de
Documentos de la Dirección General y de los procesos de gestión documental que deben
asumir los despachos de los Directores Regionales y de Subdirectores de Centros de
Formación Profesional, es necesario actualizar la normativa interna para establecer un
procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro,
entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general
para la administración de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de
Aprendizaje, Sena,

                                       RESUELVE:

                                       CAPITULO I

                                     Aspectos generales
Artículo 1°. Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer los lineamientos para
la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan
la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro,
entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la entidad y establecer las
funciones y responsabilidades de los funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje en
el trámite de las comunicaciones.

Artículo 2°. Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses
generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia,
moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Artículo 3°. Manejo centralizado de los procesos de correspondencia. Los Directores
Regionales y los Subdirectores de Centros de Formación Profesional velarán porque la
recepción y distribución de las comunicaciones oficiales se realice de manera centralizada
y normalizada a través de Unidades de Correspondencia adscritas a los despachos de
cada uno de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, respectivamente.
En la Dirección General los procesos de correspondencia estarán a cargo del Grupo de
Administración de Documentos.

Artículo 4°. Unidades de Correspondencia y funcionarios a cargo. Las unidades de
correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo
mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante
servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de
tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención
de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los
objetivos de la entidad.

Para ello, los directores regionales y los subdirectores de centro designarán entre los
niveles ocupacionales asistencial (oficinista) o técnico, los funcionarios que apoyarán las
Unidades de Correspondencia tanto en las Direcciones Regionales como en las
Subdirecciones de cada uno de los Centros de Formación Profesional y les
proporcionarán los espacios físicos, muebles, equipos e implementos necesarios para la
adecuada prestación del servicio.

En la Dirección General se ha conformado el Grupo de Administración de Documentos
adscrito a la Secretaría General.

Artículo 5°. Definiciones. Para los efectos de la presente Resolución se establecen los
siguientes conceptos:

a) Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión;
b) Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio
utilizado;
c) Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la
entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la
institución;
d) Documento electrónico de archiv o. Es el registro de información generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos;
e) Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;
f) Documento público. Es el producido o elaborado por el funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención;
g) Radicación de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la
entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley;
h) Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se
ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información
relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales
como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s)
dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
 i) Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas;
j) Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
CAPITULO II

                    Clasificación de las comunicaciones oficiales

Artículo 6°. Comunicaciones oficiales. Se consideran comunicaciones oficiales todas
aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la
entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y
radicadas a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y
de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de
Formación Profesional. Ningún funcionario del Sena podrá recibir o distribuir
correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.

Artículo 7°. Clasificación. Las comunicaciones oficiales del Sena se clasificarán en
recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica:

a) Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través
del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o a través de las
Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales o de los Centros de
Formación Profesional, dirigidas al Sena, como entidad y a sus funcionarios en calidad de
tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de
correspondencia.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y
Vía Fax o Correo Electrónico.

▪ Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de
Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena
o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
▪ Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo
de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al
Sena o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de
Personal o Confidencial.
▪ Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que
ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico del Sena o a los diferentes
faxes que se encuentran instalados en la entidad. Estas comunicaciones deben ser
administradas por el Grupo de Administración de Documentos y por las Unidades de
Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite;

b) Comunicaciones oficiales producidas. Son las comunicaciones que se producen en
cualquier dependencia del Sena, conforme al procedimiento que se establece para ello,
dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes públicos o privados o a personas
naturales y se tramitan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las
Unidades de Correspondencia.

                                     CAPITULO III

Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones
                               oficiales recibidas

Artículo 8°. Recepción. Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del
Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia de cada
Dirección Regional o Centro de Formación Profesional.
Parágrafo. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por
medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de
enviarla inmediatamente al Grupo de Administración de Documentos o a las Unidades de
Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad.

Artículo 9°. Horario de atención al público. El horario para la recepción de la
correspondencia al público, en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección
General se establece de 8:00 a 12:00 y de 1:00 a 5:30 p. m., de lunes a viernes, en días
hábiles laborales.

Las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional establecerán de
acuerdo con su jornada laboral el horario de atención y lo fijarán en lugar visible al
público.

Artículo 10. Radicación de comunicaciones oficiales recibidas. Todas las comunicaciones
oficiales que ingresen a la entidad deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de
correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento:

a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a
un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de
carácter oficial y si ameritan radicación.
Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las
siguientes recomendaciones:
▪ Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.
▪ Sobres o paquetes sin remitente.
▪ Paquetes sucios, manchados o con olores extraños.
▪ Exceso de avisos o de sellos postales.
▪ Palabras restrictivas.
▪ Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.
 Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan
artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe, entre otras medidas de precaución,
aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los
expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.
 Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los
anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección
donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Si es de competencia de la
entidad, se procederá a su radicación;

b) Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite
de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece
la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001,
utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología
que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este
número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la
transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando
el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia
por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y
de su jefe inmediato;

c) Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una
comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de
su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por
otros envíos recibidos;

d) Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre
papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice
papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación;

e) Recepción de recursos. Cuando se reciban recursos contra cualquier acto
administrativo proferido por la entidad, el funcionario encargado de la recepción y
radicación deberá dejar constancia de la presentación personal del recurrente y exigirá la
tarjeta profesional y el poder que le fue otorgado, cuando se presente por intermedio de
apoderado. Se exceptúan de esta disposición los recursos que traigan inserta la nota de
pres entación personal hecha conforme a la ley. Si la persona que presenta el documento
no se identifica, se dejará constancia del hecho;

f) Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de
las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el
Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte
sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario
de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán
permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren
pendientes de trámite y respuesta;

g) Control de otros envíos recibidos. Se consideran otros envíos recibidos: las tarjetas
de invitación a funcionarios de la entidad, las revistas y publicaciones oficiales a las
cuales se haya afiliado la entidad, sobres confidenciales o personales dirigidos a
funcionarios y aquellos documentos que no vienen acompañados de comunicación. Serán
objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo diferente del de las
comunicaciones oficiales y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio
sistematizado o manual, como otros envíos recibidos.

Artículo 11. Distribución de las comunicaciones oficiales. Una vez registradas las
comunicaciones oficiales y los otros envíos recibidos, se clasificarán en los casilleros de
correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las
dependencias destinatarias y se entregarán a las oficinas en las valijas o carpetas
establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada
área.

Parágrafo. En el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General se
distribuirán las comunicaciones en los siguientes horarios: 10:00 a. m. y 4:00 p. m. Las
Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional establecerán los horarios que
consideren convenientes.
                                     CAPITULO IV

                  Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales

Artículo 12. Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales. Las comunicaciones
oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán
en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento
de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de
comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su
radicación.

                                       CAPITULO V

             Procedimientos para la recepción, radicación y distribución
                    de las comunicaciones oficiales producidas

 Artículo 13. Radicación de comunicaciones oficiales producidas. Todas las
comunicaciones oficiales que produzca la entidad deben ser radicadas en el Grupo de
Administración de Documentos de la Dirección General o en las Unidades de
Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación
Profesional, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras
dependencias de la entidad y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas
las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecido en el parágrafo del artículo
11. Se someterán al siguiente proceso d e revisión antes de proceder a su radicación, con
el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que
los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y las copias
anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las
copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia producida y
para el archivo de gestión de la oficina productora;

b) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las
comunicaciones producidas.
1. Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número se asigna
en el momento de su radicación.
2. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. El cumplimiento
de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original es responsabilidad de
la dependencia remitente.
3. Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser los juegos
correspondientes.
4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos, la
cantidad de anexos y folios que la acompañan.
5. Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud
radicada, se debe indicar el número de radicación del remitente y el número de radicado
en el Sena, en el primer párrafo de la comunicación y anexar el antecedente.
6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos
entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos.
7. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin
excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y
recolección de comunicaciones;

c) Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de
00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la
tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de
recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán
por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán
reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia
por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y
de su Jefe inmediato;

d) Radicación de circulares. Cuando el volumen de comunicaciones oficiales con un
mismo contenido dirigidas a varios destinatarios lo amerite, podrá emplearse una
radicación independiente para este tipo documental, el cual se considera circular. Cada
año se iniciará su radicación desde 0001 y se aplicarán los procedimientos establecidos
en los parágrafos anteriores de este mismo capítulo.
En estos casos se podrá emplear la asignación del número de radicación vía e-mail,
previa solicitud y envío de la circular por el mismo medio.
Para su legalización, revisión, distribución a los destinatarios y conservación en el
consecutivo de circulares, estas deberán ser entregadas físicamente acompañadas del
listado de destinatarios, a los funcionarios a cargo de la radicación, en un plazo máximo
de dos días;

e) Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la
radicación de las comunicaciones oficiales producidas controlarán la radicación, envío,
distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o
en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a
través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite
y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se
encuentren pendientes de trámite y respuesta;

f) Control de otros envíos producidos. Se consideran otros envíos producidos: las
tarjetas de invitación a personas naturales o jurídicas, sobres confidenciales o personales
remitidos por los funcionarios autorizados para tramitar documentos, dirigidos a
funcionarios, personas naturales o jurídicas y en general aquellos documentos que no
vienen acompañados de alguno de los tipos documentales establecidos como
comunicaciones oficiales. Estos envíos serán objeto de control a través de la asignación
de un número consecutivo diferente al de las comunicaciones oficiales producidas y se
registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como
otros envíos producidos.

Artículo 14. Distribución de las comunicaciones oficiales producidas. Una vez registradas
las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con
el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional
(correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado,
posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a
nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega
personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con
el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de
entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los
correspondientes comprobantes de entrega.

                                       CAPITULO VI

          Procedimientos para la elaboración de comunicaciones oficiales

Artículo 15. Imagen corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, la elaboración de comunicaciones oficiales se realizará siguiendo los modelos
de las normas Icontec, adoptados por el Sena, a nivel nacional y en la papelería
establecida en el Manual de imagen institucional.

Artículo 16. Número de copias. Todas las comunicaciones en la Dirección General se
elaborarán en original y copia, ambas firmadas. El original se entregará al destinatario y la
copia a la oficina productora con sus correspondientes anexos y antecedentes, para el
archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca de acuerdo con la Tabla
de Retención Documental. El Consecutivo de Correspondencia se conservará
microfilmado o digitalizado en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección
General.
En las regionales y Centros de Formación Profesional las comunicaciones oficiales se
elaborarán en original y copia, ambas firmadas y se tomará una fotocopia. El original s e
entregará al destinatario, la copia con sus correspondientes anexos y antecedentes a la
oficina productora para el archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca
de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y con la fotocopia se organizará el
consecutivo de correspondencia en las Unidades de Correspondencia de cada Dirección
Regional y Centro de Formación Profesional, hasta cuando se inicie el proceso de
digitalización.
En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se tomará igual cantidad de
fotocopias.
Parágrafo. Tipos documentales. En la elaboración de las comunicaciones oficiales se
emplearán los siguientes tipos documentales:

a) Carta. Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la
entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias,
aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales,
eventos de capacitación, invitaciones, llamados de atención, y situaciones análogas).
Los funcionarios que hayan sido comisionados para adelantar investigaciones elaborarán
cartas en la papelería institucional. De igual forma aquellos que sean designados
mediante oficio escrito, como supervisores de contratos o convenios;

b) Memorando. Se utilizará para la correspondencia interna entre Directores de Area,
Secretaría General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Jefes de Oficina y
Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo, con el fin de transmitir información,
orientaciones y pautas;

c) Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios
destinatarios internos o externos. Estas se clasifican así:

 1. Circulares externas o cartas circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual
contenido, dirigida a varios destinatarios del medio externo y cuando la entidad comunica
a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de
renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de
capacitación, invitaciones, evaluaciones de desempeño, llamados de atención, y
situaciones aná-logas).

2. Memorandos circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido
dirigida a varios destinatarios internos de los siguientes niveles: Directores de Area, Jefes
de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos
Internos de Trabajo para transmitir información, orientaciones y pautas.

3. Circulares generales. Se emplean para dar a conocer información de carácter general o
normativa a un grupo destinatario. Las circulares normativas solamente podrán ser
emitidas por: Director General, Secretario General, Directores de Area y Jefes de Oficina,
en la Dirección General y por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro en las
áreas de su jurisdicción o de su competencia;

d) Directrices. Son expedidas por la Dirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones,
para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la entidad, emitir
lineamientos para la aplicación de las normas, orientar y propender porque las acciones
institucionales se ajusten a la normatividad vigente y actualizar, sistematizar y difundir la
producción y el conocimiento jurídico en la entidad.

                                      CAPITULO VII

                           Firma de comunicaciones oficiales

Artículo 17. Firma de comunicaciones oficiales. Podrán firmar cualquier tipo de
comunicación o ficial, quienes desempeñen los cargos de: Director General, Director de
Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de
Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General, de las
Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional.

Parágrafo 1°. Las comunicaciones oficiales dirigidas a nivel internacional solamente
podrán ser firmadas por: Director General, Secretario General, Directores de Area, Jefes
de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro.

Parágrafo 2°. Los asesores de planta de los despachos de los Directores General y
Regionales, así como los profesionales de los despachos de los Subdirectores de Centro
podrán firmar comunicaciones oficiales sobre traslados internos de comunicaciones,
solicitudes de información, agradecimientos y disculpas, y aquellas que cada Director o
Subdirector les autorice. En ningún caso podrán firmar comunicaciones mediante las
cuales se adquieran compromisos para la entidad.

Parágrafo 3°. Se autoriza también a los funcionarios con póliza de manejo, a los
tesoreros y a los funcionarios comisionados para adelantar investigaciones, o designados
para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales
relacionadas con su función.

Parágrafo 4°. Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas únicamente por
funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.

Parágrafo 5°. Los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos de la
Dirección General y los designados en las Unidades de Correspondencia de cada
Dirección Regional y Centro de Formación Profesional, llevarán un registro de firmas de
los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá
el nombre del funcionario, su cargo, el número de decreto, resolución de nombramiento o
resolución de designación, su firma completa y su firma abreviada.

                                       CAPITULO IX

              Conservación y organización de los archivos de la entidad

Artículo 18. Conservación de las comunicaciones oficiales. Todas las dependencias del
Sena a nivel nacional serán responsables de la adecuada conservación en los archivos de
gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban, y de la copia de
aquellas que produzcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, las cuales
archivarán en la serie documental a la cual pertenecen de acuerdo con lo establecido en
la Tabla de Retención Documental.

Artículo 19. Tabla de retención documental. Todas las Regionales y Centros de
Formación Profesional deberán elaborar la propuesta de Tabla de Retención Documental
de acuerdo con la nueva estructura y funciones y solicitar su aprobación ante el Comité
Nacional de Administración de Documentos.

Artículo 20. Archivos centrales. Los archivos centrales regionales deberán contar con
personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los elementos, equipos y
bodegas de almacenamiento que aseguren la adecuada conservación de la
documentación institucional para recibir las transferencias de los archivos de gestión al
central, aplicar las tecnologías de conservación que se hayan definido (microfilmación,
digitalización) y la disposición final de los documentos institucionales en cumplimiento de
la Tabla de Retención Documental.

Para ello, los Directores Regionales designarán los funcionarios que estarán a car go de
los archivos centrales regionales entre los niveles ocupacionales profesional y técnico.

Artículo 21. Fondos acumulados. Los Directores Regionales apoyarán a los funcionarios
designados para el manejo de los archivos centrales en la elaboración de las Tablas de
Valoración y las someterán a aprobación del Comité Nacional de Administración de
Documentos.

                                      CAPITULO IX

             Incorporación de nuevas tecnologías en la administración
                   y conservación de los archivos de la entidad

Artículo 22. Incorporación de nuevas tecnologías. La incorporación de tecnologías de
avanzada en la administración y conservación de los archivos de la entidad estará sujeta
al cumplimiento de lo establecido en el artículo 19, de la Ley 594 de 14 de julio de 2000
(Ley General de Archivos).

Artículo 23. Medios magnéticos. Para la información generada o guardada en medios
magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su
preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de
recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las
prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas
para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de
almacenamiento y formatos de grabación de la información.

Artículo 24. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. La recepción y envío de
comunicaciones oficiales por correo electrónico debe permitir el control y seguimiento por
parte del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las
Unidades de Correspondencia de cada Regional y Centro de Formación Profesional, para
lo cual la Oficina de Sistemas de la Dirección General deberá habilitar cuentas de correo
institucional por cada una de estas áreas.

Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de
las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás
normas relacionadas.

Artículo 25. Control. El Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General,
las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y Centros de Formación
Profesional y los archivos centrales regionales velarán por el cumplimiento de las
disposiciones contenidas en esta resolución.

Artículo 26. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y
deroga las Resoluciones 00279 de 2003, 0475 de 2003 y 01958 de 2004.

                               Publíquese y cúmplase.
                     Dada en Bogotá, D. C., a 4 de febrero de 2005.
                                 El Director General,
                                Darío Montoya Mejía.

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  • 1. SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) RESOLUCIÓN 000102 04/02/2005 por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental. El Director General del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4° del Decreto 00249 de 2004, y CONSIDERANDO: Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia; Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación; Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas; Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas a cada dependencia; Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General del Sena creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General; Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de los procesos de gestión documental que deben asumir los despachos de los Directores Regionales y de Subdirectores de Centros de Formación Profesional, es necesario actualizar la normativa interna para establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general para la administración de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, RESUELVE: CAPITULO I Aspectos generales Artículo 1°. Objeto. El objeto de la presente resolución es establecer los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje en el trámite de las comunicaciones. Artículo 2°. Principios. La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. Artículo 3°. Manejo centralizado de los procesos de correspondencia. Los Directores Regionales y los Subdirectores de Centros de Formación Profesional velarán porque la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales se realice de manera centralizada y normalizada a través de Unidades de Correspondencia adscritas a los despachos de cada uno de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, respectivamente.
  • 2. En la Dirección General los procesos de correspondencia estarán a cargo del Grupo de Administración de Documentos. Artículo 4°. Unidades de Correspondencia y funcionarios a cargo. Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Para ello, los directores regionales y los subdirectores de centro designarán entre los niveles ocupacionales asistencial (oficinista) o técnico, los funcionarios que apoyarán las Unidades de Correspondencia tanto en las Direcciones Regionales como en las Subdirecciones de cada uno de los Centros de Formación Profesional y les proporcionarán los espacios físicos, muebles, equipos e implementos necesarios para la adecuada prestación del servicio. En la Dirección General se ha conformado el Grupo de Administración de Documentos adscrito a la Secretaría General. Artículo 5°. Definiciones. Para los efectos de la presente Resolución se establecen los siguientes conceptos: a) Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión; b) Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado; c) Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución; d) Documento electrónico de archiv o. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos; e) Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad; f) Documento público. Es el producido o elaborado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención; g) Radicación de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley; h) Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. i) Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas; j) Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
  • 3. CAPITULO II Clasificación de las comunicaciones oficiales Artículo 6°. Comunicaciones oficiales. Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional. Ningún funcionario del Sena podrá recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias. Artículo 7°. Clasificación. Las comunicaciones oficiales del Sena se clasificarán en recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica: a) Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o a través de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales o de los Centros de Formación Profesional, dirigidas al Sena, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia. Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico. ▪ Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque. ▪ Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial. ▪ Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico del Sena o a los diferentes faxes que se encuentran instalados en la entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Administración de Documentos y por las Unidades de Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite; b) Comunicaciones oficiales producidas. Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia del Sena, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes públicos o privados o a personas naturales y se tramitan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia. CAPITULO III Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas Artículo 8°. Recepción. Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional o Centro de Formación Profesional. Parágrafo. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente al Grupo de Administración de Documentos o a las Unidades de Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad. Artículo 9°. Horario de atención al público. El horario para la recepción de la correspondencia al público, en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General se establece de 8:00 a 12:00 y de 1:00 a 5:30 p. m., de lunes a viernes, en días hábiles laborales. Las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional establecerán de acuerdo con su jornada laboral el horario de atención y lo fijarán en lugar visible al
  • 4. público. Artículo 10. Radicación de comunicaciones oficiales recibidas. Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento: a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial y si ameritan radicación. Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes recomendaciones: ▪ Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo. ▪ Sobres o paquetes sin remitente. ▪ Paquetes sucios, manchados o con olores extraños. ▪ Exceso de avisos o de sellos postales. ▪ Palabras restrictivas. ▪ Paquetes amarrados con cables o presencia de cables. Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe, entre otras medidas de precaución, aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes. Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Si es de competencia de la entidad, se procederá a su radicación; b) Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato; c) Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por otros envíos recibidos; d) Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación; e) Recepción de recursos. Cuando se reciban recursos contra cualquier acto administrativo proferido por la entidad, el funcionario encargado de la recepción y radicación deberá dejar constancia de la presentación personal del recurrente y exigirá la tarjeta profesional y el poder que le fue otorgado, cuando se presente por intermedio de apoderado. Se exceptúan de esta disposición los recursos que traigan inserta la nota de pres entación personal hecha conforme a la ley. Si la persona que presenta el documento no se identifica, se dejará constancia del hecho; f) Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte
  • 5. sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta; g) Control de otros envíos recibidos. Se consideran otros envíos recibidos: las tarjetas de invitación a funcionarios de la entidad, las revistas y publicaciones oficiales a las cuales se haya afiliado la entidad, sobres confidenciales o personales dirigidos a funcionarios y aquellos documentos que no vienen acompañados de comunicación. Serán objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo diferente del de las comunicaciones oficiales y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como otros envíos recibidos. Artículo 11. Distribución de las comunicaciones oficiales. Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos recibidos, se clasificarán en los casilleros de correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las dependencias destinatarias y se entregarán a las oficinas en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área. Parágrafo. En el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General se distribuirán las comunicaciones en los siguientes horarios: 10:00 a. m. y 4:00 p. m. Las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional establecerán los horarios que consideren convenientes. CAPITULO IV Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales Artículo 12. Trámite oportuno de las comunicaciones oficiales. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación. CAPITULO V Procedimientos para la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales producidas Artículo 13. Radicación de comunicaciones oficiales producidas. Todas las comunicaciones oficiales que produzca la entidad deben ser radicadas en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o en las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional, de acuerdo con el siguiente procedimiento: a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras dependencias de la entidad y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecido en el parágrafo del artículo 11. Se someterán al siguiente proceso d e revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y las copias anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental consecutivo de correspondencia producida y para el archivo de gestión de la oficina productora; b) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas. 1. Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número se asigna en el momento de su radicación. 2. Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. El cumplimiento de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original es responsabilidad de la dependencia remitente.
  • 6. 3. Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser los juegos correspondientes. 4. Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos, la cantidad de anexos y folios que la acompañan. 5. Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación del remitente y el número de radicado en el Sena, en el primer párrafo de la comunicación y anexar el antecedente. 6. Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos. 7. Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos para la entrega y recolección de comunicaciones; c) Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato; d) Radicación de circulares. Cuando el volumen de comunicaciones oficiales con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios lo amerite, podrá emplearse una radicación independiente para este tipo documental, el cual se considera circular. Cada año se iniciará su radicación desde 0001 y se aplicarán los procedimientos establecidos en los parágrafos anteriores de este mismo capítulo. En estos casos se podrá emplear la asignación del número de radicación vía e-mail, previa solicitud y envío de la circular por el mismo medio. Para su legalización, revisión, distribución a los destinatarios y conservación en el consecutivo de circulares, estas deberán ser entregadas físicamente acompañadas del listado de destinatarios, a los funcionarios a cargo de la radicación, en un plazo máximo de dos días; e) Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la radicación de las comunicaciones oficiales producidas controlarán la radicación, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta; f) Control de otros envíos producidos. Se consideran otros envíos producidos: las tarjetas de invitación a personas naturales o jurídicas, sobres confidenciales o personales remitidos por los funcionarios autorizados para tramitar documentos, dirigidos a funcionarios, personas naturales o jurídicas y en general aquellos documentos que no vienen acompañados de alguno de los tipos documentales establecidos como comunicaciones oficiales. Estos envíos serán objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo diferente al de las comunicaciones oficiales producidas y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como otros envíos producidos. Artículo 14. Distribución de las comunicaciones oficiales producidas. Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado, posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de
  • 7. entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega. CAPITULO VI Procedimientos para la elaboración de comunicaciones oficiales Artículo 15. Imagen corporativa. Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la elaboración de comunicaciones oficiales se realizará siguiendo los modelos de las normas Icontec, adoptados por el Sena, a nivel nacional y en la papelería establecida en el Manual de imagen institucional. Artículo 16. Número de copias. Todas las comunicaciones en la Dirección General se elaborarán en original y copia, ambas firmadas. El original se entregará al destinatario y la copia a la oficina productora con sus correspondientes anexos y antecedentes, para el archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. El Consecutivo de Correspondencia se conservará microfilmado o digitalizado en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. En las regionales y Centros de Formación Profesional las comunicaciones oficiales se elaborarán en original y copia, ambas firmadas y se tomará una fotocopia. El original s e entregará al destinatario, la copia con sus correspondientes anexos y antecedentes a la oficina productora para el archivo de gestión, en la serie documental a la cual pertenezca de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y con la fotocopia se organizará el consecutivo de correspondencia en las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional y Centro de Formación Profesional, hasta cuando se inicie el proceso de digitalización. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se tomará igual cantidad de fotocopias. Parágrafo. Tipos documentales. En la elaboración de las comunicaciones oficiales se emplearán los siguientes tipos documentales: a) Carta. Se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo y cuando la entidad comunique a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, llamados de atención, y situaciones análogas). Los funcionarios que hayan sido comisionados para adelantar investigaciones elaborarán cartas en la papelería institucional. De igual forma aquellos que sean designados mediante oficio escrito, como supervisores de contratos o convenios; b) Memorando. Se utilizará para la correspondencia interna entre Directores de Area, Secretaría General, Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo, con el fin de transmitir información, orientaciones y pautas; c) Circulares. Son las comunicaciones con un mismo contenido dirigidas a varios destinatarios internos o externos. Estas se clasifican así: 1. Circulares externas o cartas circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido, dirigida a varios destinatarios del medio externo y cuando la entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones, licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales, eventos de capacitación, invitaciones, evaluaciones de desempeño, llamados de atención, y situaciones aná-logas). 2. Memorandos circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido dirigida a varios destinatarios internos de los siguientes niveles: Directores de Area, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo para transmitir información, orientaciones y pautas. 3. Circulares generales. Se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario. Las circulares normativas solamente podrán ser emitidas por: Director General, Secretario General, Directores de Area y Jefes de Oficina,
  • 8. en la Dirección General y por los Directores Regionales y Subdirectores de Centro en las áreas de su jurisdicción o de su competencia; d) Directrices. Son expedidas por la Dirección Jurídica en el ejercicio de sus funciones, para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la entidad, emitir lineamientos para la aplicación de las normas, orientar y propender porque las acciones institucionales se ajusten a la normatividad vigente y actualizar, sistematizar y difundir la producción y el conocimiento jurídico en la entidad. CAPITULO VII Firma de comunicaciones oficiales Artículo 17. Firma de comunicaciones oficiales. Podrán firmar cualquier tipo de comunicación o ficial, quienes desempeñen los cargos de: Director General, Director de Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General, de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional. Parágrafo 1°. Las comunicaciones oficiales dirigidas a nivel internacional solamente podrán ser firmadas por: Director General, Secretario General, Directores de Area, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro. Parágrafo 2°. Los asesores de planta de los despachos de los Directores General y Regionales, así como los profesionales de los despachos de los Subdirectores de Centro podrán firmar comunicaciones oficiales sobre traslados internos de comunicaciones, solicitudes de información, agradecimientos y disculpas, y aquellas que cada Director o Subdirector les autorice. En ningún caso podrán firmar comunicaciones mediante las cuales se adquieran compromisos para la entidad. Parágrafo 3°. Se autoriza también a los funcionarios con póliza de manejo, a los tesoreros y a los funcionarios comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su función. Parágrafo 4°. Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas. Parágrafo 5°. Los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y los designados en las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional y Centro de Formación Profesional, llevarán un registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá el nombre del funcionario, su cargo, el número de decreto, resolución de nombramiento o resolución de designación, su firma completa y su firma abreviada. CAPITULO IX Conservación y organización de los archivos de la entidad Artículo 18. Conservación de las comunicaciones oficiales. Todas las dependencias del Sena a nivel nacional serán responsables de la adecuada conservación en los archivos de gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban, y de la copia de aquellas que produzcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, las cuales archivarán en la serie documental a la cual pertenecen de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Artículo 19. Tabla de retención documental. Todas las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán elaborar la propuesta de Tabla de Retención Documental de acuerdo con la nueva estructura y funciones y solicitar su aprobación ante el Comité Nacional de Administración de Documentos. Artículo 20. Archivos centrales. Los archivos centrales regionales deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los elementos, equipos y
  • 9. bodegas de almacenamiento que aseguren la adecuada conservación de la documentación institucional para recibir las transferencias de los archivos de gestión al central, aplicar las tecnologías de conservación que se hayan definido (microfilmación, digitalización) y la disposición final de los documentos institucionales en cumplimiento de la Tabla de Retención Documental. Para ello, los Directores Regionales designarán los funcionarios que estarán a car go de los archivos centrales regionales entre los niveles ocupacionales profesional y técnico. Artículo 21. Fondos acumulados. Los Directores Regionales apoyarán a los funcionarios designados para el manejo de los archivos centrales en la elaboración de las Tablas de Valoración y las someterán a aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos. CAPITULO IX Incorporación de nuevas tecnologías en la administración y conservación de los archivos de la entidad Artículo 22. Incorporación de nuevas tecnologías. La incorporación de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos de la entidad estará sujeta al cumplimiento de lo establecido en el artículo 19, de la Ley 594 de 14 de julio de 2000 (Ley General de Archivos). Artículo 23. Medios magnéticos. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información. Artículo 24. Comunicaciones oficiales por correo electrónico. La recepción y envío de comunicaciones oficiales por correo electrónico debe permitir el control y seguimiento por parte del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia de cada Regional y Centro de Formación Profesional, para lo cual la Oficina de Sistemas de la Dirección General deberá habilitar cuentas de correo institucional por cada una de estas áreas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas. Artículo 25. Control. El Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional y los archivos centrales regionales velarán por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta resolución. Artículo 26. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 00279 de 2003, 0475 de 2003 y 01958 de 2004. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 4 de febrero de 2005. El Director General, Darío Montoya Mejía.