Guia 1 caso de estudio

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Guia 1 caso de estudio

  1. 1. 7. Trabajo GrupalIntegrantes:Aseneth Meneses ChitivaLuz Mery MartínezDiana Aleidy MalangónMediante el siguiente caso de estudio se pretende que aplique lo aprendido.Lea y analice el caso y desarrolle la actividad requerida.La empresa “Soluciones en Sistemas” Una empresa dedicada a la fabricación ycomercialización de equipos de cómputo y software especializados para empresasde comunicaciones, ha decidido lanzar una nueva línea de productos como sonvideo juegos para un nuevo mercado objetivo.La empresa cuenta con una estructura organizacional en la cual se encuentran: unGerente general y unos gerentes de departamento: un gerente financiero, unoadministrativo, uno de operaciones y un gerente comercial.Cada gerencia cuenta con unos departamentos definidos, según la naturaleza desus funciones como son: cartera, tesorería y caja, recursos humanos, logística,telemercadeo, ventas y servicio al cliente, respectivamente.En los últimos meses la empresa ha tenido una gran rotación de su personaldebido a que han registrado errores en la realización de actividades, lo cual hagenerado equivocaciones en la forma de trabajo, manifestadas en errores enfabricación de productos, pedidos, despachos, horarios, y atención a clientes,entre otros.Una de las razones que se ha detectado al interior de la compañía y que generanestas fallas es un grave problema de comunicación interna y externa debido a:Los departamentos no se encuentran integrados, cada uno es autónomo ademásno le interesa comentar sus planes a los demás miembros de la organización, por
  2. 2. temor a las críticas o a que se involucren en sus asuntos propios.Se registran instrucciones poco claras para adelantar las labores.No hay un medio definido para consultar los procedimientos, no existen nivelesclaros de empoderamiento.No se cuenta con un canal o medio establecido para recibir las inquietudes declientes. Algunos de los funcionarios no están capacitados para atender a losclientes internos y externos ya que los términos que utilizan son muy técnicos, porlo tanto no hay fácil comprensión.Si usted fuera contratado para hacer una asesoría a dicha institución en materiade comunicación organizacional y brindar solución a los problemas planteados,elabore una propuesta escrita para la gerencia de la empresa, en la cual desarrollelos siguientes puntos:7.1. Explique cuáles son los factores de la comunicación humana queinfluyen en laempresa.Dentro de la organización la comunicación debe ser planificada hacia todos losdepartamentos buscando generar motivación y explicando claramente losobjetivos de la compañía, para impulsar a todos los departamentos hacia unmismo fin, la comunicación debe ser humanista haciendo participativos a losfuncionarios para la creación de nuevas ideas, con comunicación horizontal lo cualno anula la jerarquía pero exige a nivel gerencial encontrar un método de liderazgoy pertenencia sin afectar la comunicación informal y la confianza de sussubordinados. Es eficiente implementar una comunicación horizontal7.2. Determine 5 aspectos que pueden mejorar al interior de la empresa.Explicarlosbrevemente. Mejorar la interrelación entre las gerencias de todas las áreas Efectividad en la ejecución de los planes propuestos al lograr que todos los departamentos tengan y entiendan la misma información.
  3. 3. El sentido de pertenencia, con el compromiso de los funcionarios al poder participar y aportar ideas a la organización, siendo escuchado y sintiéndose parte de un equipo. Mejorar el nivel de convicción de los funcionarios, disfrutando alcanzar sus objetivos. Implementar procesos, estrategias, tácticas que entreguen responsabilidades a todos los departamentos y se convierta en una comunicación informal, con planeación y liderazgo.7.3. Determine qué modelo de comunicación podría implementar.Decidimos partir de los modelos generales de la comunicación (aspectos macro),hasta llegar a los meramente organizacionales, a fin de darnos una idea global delas razones de falla en la compañía “Soluciones y Sistemas”Partiendo de modelos macro de comunicación, encontramos algunos que cuentancon un énfasis en los procesos mentales de las personas, destacamos el de Berlo,ya que, sin desconocer los aspectos físicos de la comunicación (fuente, mensaje,medios, receptor), resalta características psicosociales existentes, en la actualidad“Humanizar” la comunicación, la hace realmente cercana y permite comprender afondo sus falencias. Figura 1. Modelo Berlo
  4. 4. Lo anterior, sin desconocer modelos de orden socio-psicológico como el deRuesch y Bateson, que incorpora cuatro niveles de comunicación: Interpersonal,Intrapersonal, Cultura y Grupal, sin duda, un acercamiento mucho más próximo ala realidad de la comunicación de las organizaciones.En cuanto a los modelos de comunicación organizacional objeto de nuestroestudio, encontramos valiosos aportes como los de Redding y Sanborn,mencionando en el campo de comunicación interna, las relaciones humanas, lasrelaciones administrador – trabajador y comunicaciones de orden ascendente,descendente y horizontal. Witkin y Stephens, mencionan la interacción einterdependencia entre subsistemas, a través del acto de comunicación que buscaalcanzar los objetivos de la organización. Gibson, quien estudió el modelo decomunicación del Banco Santander incorpora conceptos como la retroinformacióny el ruido.Sin embargo, encontramos en la teoría de Luhmann, en donde la sociedad estácompuesta de comunicaciones y no de seres humanos, una realidad determinantepara establecer el modelo de “Soluciones en Sistemas”, en donde es necesario,que el sistema sea autoreferente y en que si mismo, constituya un modelo quepermita corregir los errores que sobre la comunicación están generando el fracasoen todos sus procesos y resultados. Crearlo al interior de la organización, contipos de comunicación horizontal e integral, retomando aspectos fundamentales delos modelos mencionados, haciendo énfasis en la humanización de lacomunicación, permitirán que existan cambios fundamentales y existe nuevamenteun enfoque en bloque hacia el alcance de los objetivos organizacionales.
  5. 5. 7.4. Señale las características que podría reunir el comunicadororganizacional.El papel del comunicador organizacional, se ha transformado y ha ganado valor enlos últimos tiempos, toda vez, que finalmente las organizaciones avanzan en la víaque el mundo lo exige y la comunicación es su pilar fundamental. Lascaracterísticas del mismo deben ser: Liderazgo, simpatía, sensibilidad, empatía,carisma, sencillez, autoestima, debe tener aptitudes de observador, abstracción,lucidez, claridad, orden, coherencia, concisión, precisión, dominio del idioma,creatividad, entre otros.Dentro de la organización es fundamentalmente: Un facilitador de los procesos comunicativos entre las áreas. Un regulador, revisa el establecimiento de los objetivos de la comunicación y su aprovechamiento máximo, tomando acciones correctivas. Un punto de conexión que permite el flujo informativo. Un ente integrador de la organización con y entre los colaboradores Un creador de la imagen de la organización al interior y exterior de la misma.
  6. 6. 7.5. Cómo podría influir esta propuesta de comunicaciones en la relacióncon los clientes, los empleados, la gerencia y el lanzamiento de los nuevosproductos.Teniendo en cuenta la propuesta planteada podríamos afirmar que la implantaciónde este modelo, permitirá la integración entre cada uno de los departamentos.Esta integración hace referencia a mejorar la comunicación a nivel global, alinterior de la organización, entre cada una de las áreas; pero también hacereferencia a la implementación de mecanismos de comunicación eficientes, paraque los clientes, puedan comunicarse eficazmente y así mismo ofrecerles unexcelente servicio. El modelo permitirá replantear la cultura, principios, valores,que se habían llevado a cabo hasta ahora, por una cultura dirigida a las personasy basada en la comunicación, la cual permitirá en el mediano y largo plazo, daruna identidad de la organización a todos los públicos internos y externos, quepermitirá que sus colaboradores se sientan a gusto con su empresa, sientansentido de pertenencia y se sientan comprometidos con el cumplimiento deobjetivos de la misma. También permitirá establecer políticas, normas yprocedimientos, para la toma de decisiones en cada departamento, las cualesafianzaran aun mas las relaciones, el respecto, la cordialidad entre cada áreainvolucrada. Por otra parte, la gerencia se debe sentir satisfecha, debido a que elmodelo permitirá la integración de todos los departamentos, lo cual permitirá,mejorar los tiempos de respuesta en la producción, productos de calidad, entregaoportuna a los clientes, disminución en la rotación de personal por erroresderivados de la deficiente comunicación, desempeño eficaz en cada áreainvolucrada, lo anterior generara rentabilidad a los accionistas y satisfacción delcliente. Debido a lo anterior el lanzamiento de nuevos será más fácil, por la mayorcredibilidad en la empresa, ya que sus productos serán coherentes con la realidadde la organización.

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