Conferencia auditorias el salvador version 01

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Conferencia auditorias el salvador version 01

  1. 1. AUDITORIAS EFECTIVAS DESISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD www.quaragroup.com
  2. 2. El éxito del negocio: Triunfar !!! 1. Sobrevivir 2. Ser rentable 3. Crecer
  3. 3. ¿Cómo se puede medir el éxito del negocio? 1.Ventas 2.Costos 3.Rentabilidad 4.Liquidez 5.Endeudamiento 6.Participación 7.Imagen
  4. 4. ¿Cúal es el secreto para el éxito del negocio? CLIENTES 1- Elegir y conocer bien el mercado actual y futuro 2-Ofrezcer mejor calidad ? COSTO 3- Trabajar con mayorCOMPETENCIA productividad EMPRESA!!! MEJORAR LA COMPETITIVIDAD¡¡¡
  5. 5. ¿Cómo se puede medir la competitividad del negocio? Calidad MANTENER Costos CLIENTESRapidez Relaciones Innovación CAPTAR CREAR CLIENTES CLIENTES
  6. 6. ¿Cómo se puede medir la competitividad del negocio? Calidad Costos •Satisfacción •Reclamos •Reclamos •Productos no •Desempeño conformes •Conformidad •Desperdicios •Productividad Rapidez Relaciones•Respuesta solicitudes Innovación •Satisfacción interna•Tiempos de ciclo •Red de clientes •Ideas productivas•Solución problemas •Red de proveedores •Innovación de•Desarrollo de •Red de conocimiento productoscompetencias •Innovación de procesos
  7. 7. ¿Cómo se integra la gestión de la calidad y la competitividad con el éxito del negocio? SATISFACCIÓN El camino: La estrategia fundamentada en la CALIDAD… CALIDAD Éxito P HGESTIÓN Del Negocio M V …y la MEJORA CONTINUA DE LA COMPETITIVIDAD y del desempeño del negocio COMPETITIVIDAD
  8. 8. ¿Cúales son los ejes de la gestión de la calidad y la competividad?  GENERAR VALOR PREVENIR P H RIESGOS MV REDUCIR PERDIDASCUMPLIR, PREVENIR, MEJORAR
  9. 9. ¿Cómo se integra la gestión con el sistema de gestión? Necesidades Actividad Actividad Actividad ENTRADAS 1 2 X ? Estrategia Calidad y Procesos Productos Competitividad Listado de Control doc Objetivos estratégicos Listado de Control regClientes NOMBRE DE LA EMPRESA Requisitos Numero 25 Nombre 25-CUMPLIMIEMNTO SERVICIOS Valor actual 0.75 Sistema Q Proceso PROCESO 7 Perspectiva PROCESOS CALIDAD Responsable Meta Anual 1.00 Formula del Indicador Tendencia Esperada Unidades Frecuencia Medición Fuente Límite superior 90% Tendencia central 89% 71% Límite superior 70% 1.2 1.2 Jurídicos 1 1 0.8 0.8 Tablero 0.6 0.4 0.6 0.2 0.4 0 0.2 e e e o re zo to o ril nio lio o br br br er er ay Ab os ub Ju ar m Ju iem m br En M Ag M Oct ie ie Fe pt Nov Dic Se 0 MES META PERIODO LOGROS ANALISIS DE CAUSA RAIZ ACCIONES DE MEJORA PROPUESTAS Enero 1.00 0.50 Febrero 1.00 0.55 Marzo 1.00 0.60 Abril 1.00 0.65 Mayo 1.00 0.70 Junio 1.00 0.75 El indicador disminuyó debida a ------- Para mejorar el desempeño de este indicador se Julio 1.00 0.80 desarrollarán las siguientes acciones------ Agosto 1.00 0.85 Septiembre 1.00 0.90 Octubre 1.00 0.95 Noviembre 1.00 1.00 Indicadores Diciembre 1.00 0.80 TOTALES 12 9 CUMPLIMIENTO 75.4%Productos Gestión estratégica PROCESOS DE DIRECCIÓN Revisión Gerencial Riesgos VENDER INNOVAR PROCESOS OPERATIVOS PRODUCIR ENTREGAR DAR SERVICIO Evaluación PROCESOS DE APOYO Gestión de Gestión de Gestión Gestión Gestión Gestión humana Información documental Compras mediciones Infraestructura PROCESOS DE SEGUIMIENTO y MEJORA Satisfacción Tratamiento de Tratamiento de Indicadores de Mejora Auditorias Acciones de Clientes reclamos No Conformes gestión Internas Mejora Modelo de Procesos
  10. 10. MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCESOS DE DIRECCIÓN Gestión estratégica Revisión Gerencial PROCESOS OPERATIVOS DAR VENDER INNOVAR PRODUCIR ENTREGAR SERVICIO PROCESOS DE APOYO Gestión de Gestión de Gestión Gestión Gestión Gestión humana Información documental Compras mediciones Infraestructura PROCESOS DE SEGUIMIENTO y MEJORASatisfacción Tratamiento de Tratamiento de Indicadores de Auditorias Acciones de Clientes reclamos No Conformes gestión Internas Mejora
  11. 11. ¿Cómo debe funcionar el sistema de gestión de calidad? INFORMACIÓN CONFIANZA Y INDICADORES AUDITORIA DECISIONAL PENSAMIENTO ESTRATEGIA EFECTIVIDAD CULTURA PROCESOS DE DIRECCIÓN Gestión estratégica Revisión Gerencial PROCESOS OPERATIVOS DAR VENDER INNOVAR PRODUCIR ENTREGAR SERVICIO CLIENTES Gestión de humana Gestión de Información PROCESOS DE APOYO Gestión documental Gestión Compras Gestión mediciones Gestión Infraestructura PROCESOS DE SEGUIMIENTO y MEJORA Satisfacción Tratamiento de Tratamiento de Indicadores de Auditorias Acciones de Clientes reclamos No Conformes gestión Internas Mejora RECURSOS Y PRODUCTOS PERSONAS ORGANIZACIÓN PROCESOS TECNOLOGIA MEJORA, APRENDIZAJE INNOVACIÓN
  12. 12. ¿Qué información del sistema se necesita para la gestión?IMPACTO Desempeño financiero Desempeño laboral Desempeño social Desempeño ambientalRESULTADOS Satisfacción del cliente Conformidad de productos Desempeño de procesos Desempeño de proveedoresGESTION Capacitación Comunicaciones Auditoria Acciones CPM www.quaragroup.com
  13. 13. ¿Cuál debe ser la proyección del sistema de gestión de calidad?Un sistema de gestión basado en flujos deinformación, contenidos y conocimiento, quesoportan efectivamente el proceso de toma dedecisiones y permiten el seguimiento y laevaluación continua, como realimentaciónesencial para el funcionamiento continuo deciclos estratégicos de mejora, innovación yaprendizaje, que generan o sustentan lascapacidades competitivas de la organización. Germán Cañón Z.
  14. 14. EN RESUMEN…Más rentabilidadMás Meta de la empresa•La VENTAS•Lograr la VISION DE EXITO Menos costos-gastosMás satisfacciónMenos perfectos •MAS insatisfacciónServicios excelentesProductos CALIDADEl mejor precio/beneficio no conformesReclamos, productos •El medio para lograr la MetaMayor cumplimiento•Sistema de gestión de la calidad procesos•Mejorar continuamente losMenos pérdidas - riesgos •Mejorar continuamenteMás productividadmejorando continuamente  Más trabajo en equipo: poder •Aumentandoa dia…siempre Cada dia, diala competitividad saber participación Más competencias: laMás compromiso: querer
  15. 15. ¿Qué hace el auditor?Los Los Lashechos documentos declaraciones EVIDENCIAS DE LA AUDITORIAHallazgos de la auditoriaCRITERIOS DE LA AUDITORIALeyes, normas, procedimientos
  16. 16. ¿Cuáles son los criterios de la auditoria? DEBER CUMPLIR FALLASDESVIACIONES APLICACION DEBER HACER HACER DOCUMENTACION
  17. 17. ¿Qué se puede auditar?SISTEMA PROCESO PRODUCTO
  18. 18. ¿Para qué se hace la auditoria? CUMPLIMIENTO CONFORMIDAD EXAMINAR DESEMPEÑO PROBLEMASIDENTIFICAR RIESGOS OPORTUNIDADES DE MEJORA
  19. 19. ¿Cómo se planifican las auditorías? El programa RECURSOS de auditoria ORGANIZACIÓN FRECUENCIA CRITERIOS ALCANCE OBJETIVOS TIPOAMBITO
  20. 20. ¿Cómo debe mejorar el programa de auditoria? Examinar eficacia Enfocada en la mejora MEJORAR continua Examinar niveles de riesgo Enfocada en confirmarIncremento de PREVENIR ausenciasofisticación de problemas Examinar cumplimiento Enfocada en CORREGIR encontrar problemas Tiempo
  21. 21. ¿Qué gestión se debe hacer para la mejorar del programa de auditoria? Autoridad del programa P H Definir el programa MV •Objetivos, alcance, procedimientos, recursos , responsables Implantar el programa Competencia de los •Evaluar auditores auditoresMejoramiento •Asignar equiposdel programa •Dirigir las auditorías Actividades •Conservar registros de auditoría Seguimiento y revisión del programa •Identificar oportunidades de mejora
  22. 22. ¿Cuál debe ser el enfoque de la auditoria que genere valor? Enfocarse más en el proceso y menos en los procedimientos. Enfocarse más en los resultados y menos en los registros.
  23. 23. ¿Cuál debe ser el enfoque de la auditoria para la competitividad del negocio? REACTIVO – EVITAR PERDIDAS PREVENTIVO – PREVENIR RIESGOS PROACTIVO– GENERAR VALOR  MEJORA (PRODUCTOS,PROCESOS,SISTEMA) – OPORTUNIDADES  CONOCIMIENTO – MEJORES PRÁCTICAS  MEJORA, INNOVACIÓN, APRENDIZAJE- CAPACIDADES www.quaragroup.com
  24. 24. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para evitar pérdidas? Los Clientes •Perdida de Las Autoridades posicionamiento •Sanciones •Pérdida de clientes estratégicos El personal•Bajo Satisfacer las Los propietariosdesempeño Pérdidas •Disminución necesidades ingresos •Pérdida del valor •Devoluciones La Sociedad •Reclamos Los proveedores •Sobre •Perdida de inventarios imagen •Litigios 24
  25. 25. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para evitar pérdidas? ASTEQ MAPA INTEGRAL DE PERDIDAS PROBABILIDAD CONSECUENCIAS 1 2 3 4 5 3 5 2 1 1 4 n 4 1 5 3 n n 2 4 5 1 n 2 n 2 4 REDUCIR 1 n n n n n 3 5 PERDIDAS 0 n 3 Asistencia Técnica para la Calidad y la Competitividad 311. - Incumplimientos legales2. - Accidentes3. - Reclamos comunidad •Tratamientos realizados4. - Desperdicio recursos •Planes implementados5. - Contaminación6. - Morbilidad •Resultados obtenidos7. - Ausentismo •Lecciones aprendidas8. - Reclamos cliente-insatisfacción9. - Producto no conforme10. Tiempos perdidos
  26. 26. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para prevenir riesgos? Los Clientes Las Autoridades •Reclamos •Incumplimientos •Insatisfacción •No conformidad El personal Satisfacer las•Errores•Equivocaciones Riesgos Los propietarios•Olvidos•Confusiones•Negligencia necesidades Ineficiencias Improductividad•Incompetencia •Baja capacidad La Sociedad •Demoras •Afectación Los proveedores
  27. 27. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para prevenir riesgos? Cual es la Que puede amenaza? pasar? Que tan graves son Cual es la posibilidad las consecuencias ? de que ocurra? NIVEL TIPO NIVEL TIPO GRAVE RIESGO 5 GENERALMENTE 5 4 REGULARMENTE 4 MAYOR PxC 3 POSIBLEMENTE 3 MEDIO 2 ALGUNAS VECES 2 MENOR 3 x 3= 9 1 EXCEPCIONALMENTE 1 INSIGNIFICANTE
  28. 28. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para prevenir riesgos? Mando Métodos Medio Materiales Maquinaria Mediciones ambienteMi Cliente Mano Actividad Actividad Actividad de obra 1 2 X Actividad Actividad Actividad SALIDAS ENTRADAS 1 2 X Moneda Ajustar Comparar Medir MiInformación
  29. 29. ¿Cómo hacer las auditorías de los procesos que integran el sistema de calidad? DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTROL, MEDICIÓN Y PLANEACION SEGUIMIENTO DEL PROCESO DEL PROCESO MANEJO CONTINGENCIAS DEL PROCESO INFORMACIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESORESPONSABILIDADES Y RECURSOS DEL PROCESO MEJORA DEL PROCESO
  30. 30. La metodología de la auditoria de procesoIdentificación de los riesgos Documentación operativa y requisitos del proceso adecuada Entendimiento de la Control del proceso Política de calidad Medición y monitoreo Identificación de los del proceso objetivos de calidad Control de no conformidadesEvidencia de planificación del proceso de la calidad del proceso Disponibilidad de registrosDefinición responsabilidad del proceso autoridad del proceso Análisis de datos Personal competente en Aplicación de Acciones el proceso CPM – del proceso Recursos adecuados Evidencia de mejora del proceso del proceso
  31. 31. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para generar valor? Las Autoridades Los Clientes •Confianza •Productos y servicios adecuados a sus necesidades El personal •Bienestar Satisfacer las Valor •Desarrollo Los propietarios necesidades •Valor agregado •Rentabilidad La Sociedad •Relación gana-gana•Responsabilidad•Calidad de vida Los proveedores
  32. 32. ¿Cuál es el enfoque de la auditoría para generar valor? Riesgos Responsable OBJETIVOS INDICADORESMEJORA AlcanceCONTINUA ANALIZADOS CONTROL INDICADORES DEFINIDOS Actividad Actividad Actividad SALIDAS ENTRADAS 1 2 X REQUISITOS DEFINIDOS Documentos aplicados Registros conservados
  33. 33. ¿Cómo recolectar las evidencias?Dos metodologías:• La auditoría por actividad: seguir la secuencia, o flujo( de principio a fin)• La auditoria por trazabilidad: investigar a través de un caso formal, un documento, un producto, un pedido,…
  34. 34. ¿Qué deben cumplir las evidencias? Consistentes vs Objetivos de auditoría Objetivas Confiables (representativas) Completas (toda la situación, sus causas, efectos) Recuperables (trazables)
  35. 35. ¿Cómo recoger evidencias de las personas? 7. Documente los resultados de la 1. Planifique la entrevista entrevista6. Cierre la entrevista 2. Presente lapositivamente entrevista ENTREVISTA 5. Asegúrese de que el 3. Haga preguntas entrevistado abiertas este cómodo 4. REFORMULE: RRR •Repetir •Reflejar •Resumir
  36. 36. ¿Cómo recoger evidencias de los hechos?VER -Que ocurre -Donde ocurre -Cuando ocurre -Cuantas veces ocurre -Quienes están involucrados -Como ocurre -Porque ocurre
  37. 37. ¿Cómo recoger evidencias de los documentos? La técnica: examinar los documentos aLEER nivel general y aplicar zoom, o profundización siguiendo el orden jerárquico
  38. 38. ¿Cómo recoger evidencias de los registros? La técnica: representativa entre 5-7, o (raíz cuadrada del total), al azar, de un intervalo de tiempo crítico examinar siguiendo la secuenciaLEER operativa del proceso, siguiendo el rastro de los registros previos y los precedentes (trazabilidad) : 3C (CUALES, CUANTOS, DE CUANDO)
  39. 39. ¿Cúales son las buenas prácticas para planificar la recolección de evidencias?1. Examinar previamente los documentos de referencia2. Examinar los registros, o indicadores de gestión, resultados e impacto3. Identificar las fuentes, los métodos y los tiempos de recolección de las evidencias clave Germán Cañón Zabala
  40. 40. ¿Cúales son las buenas prácticas para recolectar las evidencias?1. Seguir la secuencia del proceso para recopilar las evidencias2. Recopilar, Registrar y confirmar la veracidad de las diferentes fuentes de evidencias para asegurar la confiabilidad de los resultados de la auditoria3. Utilizar la lista de verificación para confirmar la recolección de evidencias Y NO PARA RECOPILAR LAS EVIDENCIAS4. Retroalimentar de manera inmediata a los auditados5. Mantener una actitud positiva, no juzgar y ser objetivo.
  41. 41. ¿Cúales son las buenas prácticas para reportar los hallazgos de auditoria? Los Los Las declaracioneshechos documentos LAS EVIDENCIAS DE LA AUDITORIA LOS CRITERIOS DE LA AUDITORIA Leyes, contratos, normas, procedimientos... LAS CAUSAS INMEDIATAS LAS CONSECUENCIAS
  42. 42. ¿Cúales son las buenas prácticas para reportar los hallazgos de auditoria?PARA ENTENDERLO:El mismo vocabulario del auditado, sin redundancias, sin calificativos.PARA PODER ENCONTRARLO NUEVAMENTE:En donde se detectó: área, documento, productoLo que se observó para detectarla: datos, actividades, situaciones, identificacionesPARA SABER LO QUE SÉ ESTA INCUMPLIENDO:El criterio de auditoría: Requisitos, objetivos o documentos.
  43. 43. MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCION DISPENSADA Germán Cañón Zabala www.quaragroup.com

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