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ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE
INVENTARIOS Y ALMACENES
Ing. Augusto Hernández Franco
Introducción
Control de Inventarios y Almacenes ofrece a los
participantes involucrados en actividades de manejo de
stocks y almacenes, temas que permiten determinar
métodos y prácticas de gestión de inventarios con eficiencia
y eficacia, realizar cálculos de lotes mínimos y máximos
para mantenimiento de stocks sin recargar en costos a la
organización, utilizar metodologías para la clasificación de
stocks y proponer mejores técnicas en la gestión de sus
existencias.
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO DEL CURSO
1. Identificar y reconocer la importancia de las
Operaciones del Almacén y la Administración de
Inventarios en el logro de los objetivos del Negocio.
2. Proporcionar las herramientas de gestión necesarias
para la conservación y protección del inventario que se
deposite en el almacén, determinando los puntos de
reposición, cantidad a pedir y los stocks de seguridad.
3. Aplicar los conceptos financieros de los Inventarios, su
Rotación, Inventarios Físicos Anuales, Conteos Cíclicos.
etc.
4. Implementar el Entorno adecuado de Trabajo (5 Ss).
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  • 2. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIOS Y ALMACENES Ing. Augusto Hernández Franco
  • 4. Control de Inventarios y Almacenes ofrece a los participantes involucrados en actividades de manejo de stocks y almacenes, temas que permiten determinar métodos y prácticas de gestión de inventarios con eficiencia y eficacia, realizar cálculos de lotes mínimos y máximos para mantenimiento de stocks sin recargar en costos a la organización, utilizar metodologías para la clasificación de stocks y proponer mejores técnicas en la gestión de sus existencias. INTRODUCCIÓN
  • 6. 1. Identificar y reconocer la importancia de las Operaciones del Almacén y la Administración de Inventarios en el logro de los objetivos del Negocio. 2. Proporcionar las herramientas de gestión necesarias para la conservación y protección del inventario que se deposite en el almacén, determinando los puntos de reposición, cantidad a pedir y los stocks de seguridad. 3. Aplicar los conceptos financieros de los Inventarios, su Rotación, Inventarios Físicos Anuales, Conteos Cíclicos. etc. 4. Implementar el Entorno adecuado de Trabajo (5 Ss). OBJETIVO
  • 7. 1. La Función del Almacenaje. 2. Principios de la Administración y Sistemas de Inventarios. 3. Disposición de Almacenes (Layout y Sistema de Localizaciones. a. Criterios de diseño del almacén. b. Proceso de Planeación de la Distribución. c. Guía para Disposición del Almacén. d. Normas para la Utilización del Espacio. e. Como minimizar el trabajo físico y los movimientos de material en almacén. 4. Recepción de Materiales. a. Cómo se relaciona esta actividad con otras áreas de la Empresa. b. Aspectos físicos y administrativos. CONTENIDO TEMÁTICO
  • 8. 5. Surtido de Materiales. a. Como se relaciona esta actividad con otras áreas de la Empresa como Servicio a Clientes, Producción, Costos, Cuentas por Cobrar. b. Importancia del servicio rápido. c. Diferentes metodologías de surtido. 6. Gestión de Stocks. a. Costo de Mantenimiento de Inventario. b. Elementos de Control de Inventario. c. Determinación del Punto de Reposición. d. Determinación del Tamaño de Lote. e. El Stock de Seguridad. CONTENIDO TEMÁTICO
  • 9. 7. Inventario Físico Anual y Conteos Cíclicos. a. Como mantener registros exactos de inventario. b. Clasificación ABC. c. Metodologías de conteos. d. Ventajas y desventajas del inventario físico y del conteo cíclico. e. Organización de conteos, implementación y medición 8. Limpieza, Orden y Seguridad en los Almacenes. a. Metodologías para el mantenimiento del orden y limpieza del Almacén (Housekeeping, 5S). b. Principios de seguridad industrial, mantenimiento de equipos e instalaciones. c. Buenas prácticas de manufactura en el almacén CONTENIDO TEMÁTICO
  • 10. 9. Aspectos Financieros de los Inventarios. a. Rotación del Inventario. b. Cálculo de Rotación de Inventario, Interpretación Financiera y de Servicio. 10. Decisiones de Inventario ante la Incertidumbre de la Demanda y Tiempo. a. Cómo calcular el nivel óptimo del Inventario de Seguridad. b. Cuál es su efecto en el Nivel de Servicio. c. El punto de reorden, cómo determinarlo CONTENIDO TEMÁTICO
  • 12. OBJETIVOS DE UN ALMACÉN
  • 16. 1. Regular los Flujos entre la Oferta y La Demanda 2. Optimizar los Costos de Distribución 3. Requerimientos del Proceso Productivo FUNCIONES DEL ALMACÉN
  • 17. PARA LA UBICACIÓN HAY QUE TENER EN CUENTA FACTORES COMO: 1. Cantidad o Volumen de los Artículos. 2. Variedad y/o Tipo de los Artículos por Almacenar. 3. Tipo y Amplitud de las Construcciones Existentes. UBICACIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN
  • 18. 1. Con la distribución física de almacenes se busca encontrar el equilibrio óptimo entre los costos del manejo de materiales y los costos asociados con el espacio del almacén. 2. Una distribución de almacén efectiva también minimiza los daños y desperdicios de material dentro del almacén DISTRIBUCIÓN DEL ALMACÉN
  • 19. ZONAS DE UN ALMACÉN
  • 20. El almacén deberá disponer de: 1. Equipos que permitan elevar la mercancía desde el nivel del piso del almacén (sin andén) hasta la plataforma del vehículo. 2. Ventilación e iluminación adecuados. 3. Protección contra los agentes ambientales. CARACTERÍSTICAS DE UN ALMACÉN
  • 21. 1. Si se cuenta con andén, se recomienda que sea del tipo serrucho, ya que nos ahorra espacio y facilidad de maniobra. CARACTERÍSTICAS DE UN ALMACÉN
  • 23. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO ALMACENAMIENTO CRUZADO: Se evita que los materiales o suministros de almacenen directamente, por ejemplo:  En una instalación de manufactura, el producto se recibe directamente en la línea de ensamble. Esto implica: 1. Una programación estricta 2. Que los embarques recibidos incluyan una identificación precisa de los productos.
  • 24. ALMACENAMIENTO ALEATORIO: Esta Técnica significa que el espacio no necesita asignarse a artículos específicos y que las instalaciones se utilizan de forma más completa. SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO
  • 25. NORMALIZACIÓN La Normalización es el Elemento Importante de toda buena Clasificación de Materiales, que sirve para estandarizar las Calidades, Dimensiones o Tipos de los Productos Industriales.
  • 26. SISTEMA DE CODIFICACIÓN 1. Objeto 2. Código de Ubicación y Código de Material  Código de Ubicación de Materiales  Código del Material Mismo 3. Tipos de Códigos 4. Ventajas de la Codificación
  • 28. CÓDIGO DE UBICACIÓN DE MATERIALES
  • 31.  Facilidad de Gestión y Control.  Disminución de Errores.  Facilidad de Registro.  Ayuda - Memoria.  Reducción de la Variedad.  Facilidad de Ingreso.  Almacenamiento Racional. VENTAJAS DE LA CODIFICACIÓN
  • 34. FUNCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DEL ENVASE Una de las principales funciones del envase es conservar el producto. En ese sentido, las características de un buen envase son las siguientes:  Posibilidad de contener el producto.  Permitir su identificación.  Capacidad de proteger el producto.  Que sea adecuado a las necesidades del consumidor en términos de tamaño, ergonomía, calidad, etc.  Que se ajuste a las unidades de carga y distribución del producto.  Que se adapte a las líneas de fabricación y envasado del producto.  Que cumpla con las legislaciones vigentes.  Que su precio sea el adecuado a la oferta comercial que se quiere hacer del producto.  Que sea resistente a las manipulaciones, transporte y distribución comercial.
  • 35. EL EMBALAJE Es cualquier medio material para proteger una mercancía para su despacho o conservación en almacenamiento. La carga, transporte, descarga, de los cambios climáticos, bacteriológicos, biológicos en general e incluso contra el hurto, asimismo evita mermas, derrames y en definitiva averías con lo cual beneficia no sólo al vendedor y al comprador, sino también al asegurador y transportista.
  • 36. CLASES DE EMBALAJES  Modos de Embalaje. Varían dependiendo de las características físicas y de la forma de cerrado utilizada.  Tipos de Embalaje.  Bidón  Tonel  Caja  Saco  Jaula  Cisterna  Contenedor
  • 38. FUNCIONES DEL EMBALAJE Función de Protección  Protección contra el tiempo.  Protección para el transporte.  Protección para las variaciones externas. Función de Simplificación de Uso  Nuevos usos del producto.  Versatilidad del uso del producto.  Facilidad de manejo del producto. Función de Estimulación de Compra  Atracción de compra.  Identificación del producto.  Diferenciación.
  • 40. PALLETS O TARIMAS La Tarima es una plataforma (De madera, plástico, metal, etc.) constituida por dos pisos unidos por largueros, que puede ser manipulada por carretillas elevadoras de horquillas (forklifts) o transtarimas, y que permite el agrupamiento de mercancías sobre ella, constituyendo así una unidad de carga. Hasta el presente la ISO ha normalizado tres tipos de tarimas de pequeñas dimensiones y dos grandes dimensiones. Las paletas de pequeñas dimensiones son:  800 x 1.000 mm (32 x 40 pulgadas)  800 x 1.200 mm (32 x 48 pulgadas)  1000 x 1.200 mm (32 x 48 pulgadas) Las grandes dimensiones son:  1.200 x 1.600 mm (48 x 54 pulgadas)  1.200 x 1.800 mm (48 x 72 pulgadas)
  • 41. CONTENEDORES Un contenedor es un elemento auxiliar de transporte, de carácter permanente, concebido para facilitar el transporte de mercancías sin ruptura de carga por uno o varios medios de transporte, dotado de dispositivos que hagan que su manejo sea sencillo, ideado de forma que resulte fácil de cargar y descargar, y con un volumen inferior mínimo de 1 m3.
  • 42. VISIÓN MODERNA DE LA GESTIÓN  CODIGO DE BARRAS  LECTOR OPTICO O DE SCANER  TERMINAL PORTATIL DE DATOS  TERMINALES DE RADIOFRECUENCIAS
  • 43.  Cada vez hay más empresas que usan el sistema de códigos de barras, combinado con terminales de radiofrecuencia (RF), para dirigir las actividades de los almacenistas e identificar y monitorear los materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del almacén. EL SISTEMA ACTIVA LO SIGUIENTE: a. Pedido b. Recibido c. Inventariado d. Surtido e. Empacado f. Embarcado VISIÓN MODERNA DE LA GESTIÓN
  • 44. Un sistema de código de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el número de errores típicos en el sistema manual convencional, además reduce un considerable número de horas de entrada manual de datos y de corrección de errores.  Con el uso de códigos de barras y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo: 1. Código de barras. 2. Lectores. 3. Aplicaciones de software. 4. Hardware (Computadora de aplicaciones y negocios). 5. Terminales de radiofrecuencia. VISIÓN MODERNA DE LA GESTIÓN
  • 45. CÓDIGO DE BARRAS REPRESENTACIÓN GRÁFICA QUE PERMITE SU LECTURA AUTOMÁTICA, A TRAVÉS DE LECTORES ÓPTICOS.
  • 46. TIPOS DE CÓDIGO DE BARRAS Existen diferentes simbologías de códigos de barras, o lenguajes.  Los códigos de barras tradicionalmente eran lineales.  Hay dos tipos de simbologías de dos dimensiones: 1. Simbología de Código de Barras Acumulados. 2. Simbología de Matrices.
  • 47. ¿CÓMO FUNCIONA? UN SISTEMA DE CÓDIGO DE BARRAS CONSISTE DE TRES COMPONENTES INTERDEPENDIENTES:  El símbolo de código de barras.  El dispositivo de lectura.  El decodificador.
  • 48. APLICACIONES APLICACIONES Como se mencionó en la introducción, un código de barras puede utilizarse en diversos medios y para diferentes aplicaciones:  Empaques y etiquetas de productos.  Documentos: Recibos o facturas con códigos de barras.  Credenciales de identificación.  Etiquetas en cajas o rollos de materias primas o materiales.  Códigos por cada producto o concepto en catálogos o listas de precios.  Control de material en proceso.  Control de inventario  Control de tiempo y asistencia  Punto de venta  Control de calidad  Embarques y recibos  Control de documentos  Facturación
  • 49. BENEFICIOS LOS BENEFICIOS QUE PROPORCIONA EL CÓDIGO DE BARRAS SON: Velocidad. Puede ser de 33% a 250% más rápido que una entrada por teclado. Precisión. El porcentaje de error es muy bajo si se utiliza código de barras. En estudios efectuados, se encontró que en tres millones de caracteres se cometieron 10,000 errores utilizando el teclado, mientras que con el código de barras solamente se cometió uno. Confiabilidad. Si la impresión del código es correcta, se puede tener absoluta confianza en el lector láser. Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la información hasta que puede ser usada. Se mejora la exactitud de los datos. Se tienen costos fijos de labor más bajos. Se puede tener una mejor calidad, mejor servicio al cliente. Se mejora la competitividad.
  • 50. LECTOR ÓPTICO O SCANNER  TRADUCTOR QUE TRANSFORMA LA INFORMACIÓN IMPRESA EN UN CÓDIGO MEDIANTE LA EMISIÓN DE LUZ, EN IMPULSOS ELÉCTRICOS DIGITALES CAPACES DE ALIMENTAR UN COMPUTADOR.  El lector ilumina con rayos láser las etiquetas con barras. PUEDEN SER DE: a. Tipo fijo o estacionario. Como se usa en las cajas de los supermercados. b. Manuales o portátiles, y dirigir la luz a las barras que debe captar. c. Los hay de contacto y de distancia o no contacto, es decir, pueden tener contacto físico con la etiqueta impresa con las barras (uso de lápiz láser), o bien tomar las lecturas a distancia.
  • 51. 5S´s – Mejora del Entorno de Trabajo (5 Aspectos Claves para lograr un Ambiente de Calidad en el lugar de Trabajo)
  • 52. La herramienta más importante para lograr una buena implantación de una metodología, es el recurso humano (A TODOS LOS NIVELES). Razón por la cual es indispensable la completa participación, desde el (NIVEL) directivo (DIRECCIÓN DE PLANTA A JEFATURAS) así como del grupo de trabajadores que tienen a su cargo las operaciones de producción. Muchas veces, las personas que producen algún bien o servicio se quedan atrapadas en: formulas complicadas, metodologías y evaluación de resultados, o equipo de trabajo complicados. Sufren “PARÁLISIS POR ANÁLISIS” y tienen problemas mejorando lo que empezaron. Mientras qué la persona con experiencia es una que sabe identificar y usar eficazmente las herramientas para el trabajo. INTRODUCCIÓN
  • 53. INTRODUCCIÓN Despertar en el trabajador el uso adormecido de su talento, ha sido siempre una de las preocupaciones de los dueños y directores. El Método de las 5S´s, no solo logrará este objetivo, sino que le proporcionará trabajadores más pensantes, polivalentes y poli-competentes, totalmente comprometidos en su lugar de trabajo. La solución para evitar “PARÁLISIS POR ANÁLISIS” es escoger la herramienta correcta para cada tarea. A través de esta metodología encontraremos que las herramientas simples son todo lo que necesitamos para evaluar la mayoría de los trabajos. Exactitud y computadoras complicadas sólo se requieren por una porción muy pequeña de trabajadores.
  • 54. La metodología de las Cinco S es una manera de mirar el lugar de trabajo usando el sentido común. Cuando lo vemos así, hay que pensar que la fábrica es un lugar para la gente. La gente es la única razón por la cual, las fabricas existen. La gente – no las maquinas – es productiva. La gente - no las maquinas – es el corazón de la calidad. Cada vez que observa un trabajo debemos recordar que la gente debe hacer esa actividad, y preguntar si la estación de trabajo ha sido diseñada con la gente en mente. El único requisito que se necesita para lograr con éxito implantar las 5S´s es un verdadero compromiso a todos los niveles, algo que la misma metodología le proporcionara, es una metodología que no premia a nadie pero tampoco castiga, solo le da la autonomía en el lugar preciso de trabajo. METODOLOGÍA
  • 55. ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE APLICAR LAS 5S´s? LOS “OCHO CEROS” 1. Desperdicios 2. Accidentes 3. Tiempos Muertos 4. Defectos 5. Desperdicio en Cambios 6. Retrasos 7. Insatisfacción de Clientes 8. Pérdidas ($$$) 0
  • 57. Es una metodología enfocada a lograr orden y la limpieza en todas las áreas de la empresa (oficinas, fábrica, almacén, etc.), Creando una disciplina que a la larga SE CONVIERTA EN CULTURA Y EN PRÁCTICA COMÚN. PERO ……… ¿QUÉ ES 5´S? SEIRI SELECCIONAR SEITON ORGANIZAR SEISO LIMPIAR SEIKETSU ESTANDARIZAR SHITSUKE DISCIPLINA
  • 58. Seiri, la Primera S: Seleccionar / Organizar 1. SELECCIONAR 2. ORGANIZAR * Sólo lo que se necesita, * En la cantidad que se necesita, y * Sólo cuando se necesita. * Es dejar sólo lo estrictamente necesario para las operaciones normales de producción o de oficinas.
  • 59. Seiton, la Segunda S: Orden OBJETIVOS: 1. Ahorrar espacio 2. Ahorrar tiempo de búsqueda 3. Facilitar la administración visual
  • 60. EJEMPLOS DE ORDEN: 1. Etiquetar las carpetas (sin documentos innecesarios). 2. Etiquetar espacios de almacenaje para que cada cosa este en su lugar y haya lugar para cada cosa. 3. Identificar con siluetas las herramientas y muebles ETIQUETAR O SEÑALIZAR, APOYOS PARA LA ADMINISTRACIÓN VISUAL El estándar para localizar artículos, papeles, refacciones, etc., una vez aplicadas las 5S´s es de MENOS DE 30 SEGUNDOS
  • 61. MANTENER EL ÁREA DE TRABAJO IMPECABLE Y LIBRE DE TODA SUCIEDAD Seiso, la Tercera S: Limpieza
  • 62. 1. Aumenta la moral del personal y su eficiencia 2. Los defectos se vuelven obvios 3. Los riesgos de los accidentes disminuyen 4. Mejoran las condiciones de las maquinarias 5. Se minimiza la probabilidad de revolver producto 6. Podemos luchar por tener un ambiente limpio BENEFICIOS DE LA LIMPIEZA La Limpieza es inspección
  • 63. 1. Determinar las metas de limpieza 2. Determinar las responsabilidades de la limpieza (mapeo de áreas y definición de responsables) 3. Determinar los métodos de limpieza (programa que muestra al detalle las veces al día en que se limpia, el responsable, y la forma) 4. Preparar las herramientas de limpieza 5. Implantar la limpieza. 5 PASOS PARA IMPLANTAR LA LIMPIEZA
  • 64. Mantener las Tres Primeras S´s: 1. Selección / Organización 2. Orden, y 3. Limpieza Seiketsu, la Cuarta S: Estandarización
  • 65. • Algunas madres ponen las siluetas de los zapatos para que sea fácil guardarlos por los niños • HERRAMIENTAS Y MÉTODOS PARA CONTROL VISUAL • Ayudas visuales que ayuden a la gente a no cometer errores • Avisos de peligro • Indicaciones de donde deben ponerse las cosas • Designaciones del equipo • Recordatorios de precaución en la operación • Ayudas visuales de mantenimiento preventivo • Instructivos ASPECTOS DE LA ADMINISTRACIÓN VISUAL
  • 66. • Hacer que sea fácil verlas a distancia • Desplegar los mensajes o dibujos adecuados • Hacerlas de tal forma que cualquier persona pueda discernir que está bien y que está mal • Hacerlas de tal forma que todos puedan usarlas fácil y convenientemente • Hacerlas de tal forma que todos puedan seguirlas y hacer correcciones fácilmente • Hacerlas de tal forma que su uso haga que el área de trabajo sea más brillante y ordenada CARACTERÍSTICAS DE LAS AYUDAS VISUALES
  • 67. HÁBITO DE MANTENER CORRECTAMENTE, LOS PROCEDIMIENTOS ADECUADOS, BUSCANDO LA MEJORA CONTINUA Shitsuke, la Quinta S: Disciplina
  • 68. 1. Los procedimientos correctos se han vuelto un hábito 2. Todos el personal han sido entrenado adecuadamente 3. Todos el personal ha hecho suyo el método y lo aplican 4. El área de trabajo esta bien ordenada y se manejan los estándares 5. Se busca la mejora continua. IMPORTANCIA DE LA DISCIPLINA
  • 69. 1. Estandarizar (sistematizar) el comportamiento si quieres buenos resultados 2. Hacer que todos participen y que hagan algo y después trabajar en la implantación (5S´s 3´, 5´ o 10´) 3. Hacer que cada quien sienta responsabilidad por lo que hace 4. Asegurar que no falle la comunicación, clarificar las ideas y reconfirmar FORMACIÓN DE HÁBITO
  • 70. LA CAMPAÑA DE LAS 5 S’s PROMOCIÓN DE LAS 5S´s
  • 71. PROMOCIÓN DE LAS 5S´s • Es importante que el Director General tome el liderazgo y que todos tomen parte en las 5 S’s • Las actitudes de los gerentes es clave, si no toman con seriedad, nadie más lo tomará, de ellos depende el éxito o fracaso de la campaña • No debe hacerse la labor de mantenimiento de las 5 S’s como algo cansado y sucio, por eso debe efectuarse en etapas • Lo importante es empezar en 5S’s y mantener el esfuerzo • Planeación y Operación  Organización Promocional  Educación  Juntas Promocionales
  • 72. PROMOCIÓN DE LAS 5S´s • Actividades paralelas  Posters de invitación a participar  Temas del Mes • Despliegue de las Actividades de las 5 S’s en áreas de trabajo específicas  Documentación  Implantación • Proyectos Kaizen  Organizarlos conforme sea apropiado • Entrenamiento Técnico • Tecnología Kaizen • Entrenamiento inicial • Seguimiento al entrenamiento • Lanzamiento de equipos Kaizen y Certificación
  • 73. CAMPAÑA DE LAS 5S´s • ENTRENAMIENTO • DIFUSIÓN Slogans Campañas Posters Folletos 1er Gran Concurso de 5’s
  • 76. NUESTRA VISIÓN DE INVENTARIOS Algunos Cambios Mundiales:  Inventarios Just In Time  Reabastecimiento Continuo  Alianzas Estratégicas  La Relación con los Proveedores  Bloques Económicos  El Medio Ambiente  Inventarios en Consignación  Las Compañías Rápidas Absorben a las Lentas  Es la Era del Conocimiento
  • 77. EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS DÉCADA CARACTERÍSTICAS 70´S  Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni agotar un producto terminado.  Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción a las importaciones. 80´S  Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica.  Se empezó a hablar de flujo de inventarios.  Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario.  Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios. 90´S  Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos.  Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios.  Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: EXCESOS DE INVENTARIOS. HOY...  Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar.  Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario.  Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes en la cadena.
  • 78. EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE INVENTARIOS: DEL SISTEMA PUSH AL PULL Sistema Logístico Dirigido al Cliente Ventas Ventas Mercancía Almacenada Mercancía Almacenada Push Pull
  • 79. Antes Ahora G I ¿POR QUÉ EL AUMENTAR LA ROTACIÓN Y DISMINUIR LOS COSTOS ES TAN IMPORTANTE? ¿CÓMO HAN EVOLUCIONADO LOS OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS? RENTABILIDAD
  • 80.  Centralización de Inventarios  Centralización de Entregas GESTIÓN DE INVENTARIOS Centralización
  • 81. OPORTUNIDADES….. • Incrementar la rotación • Reducir el costo de Ordenar • Mejor control de la calidad y del servicio. • Unificación del criterios comerciales • Aprovechamiento de las economías de escala • Aprovechamiento vehicular por kilómetro recorrido. • Mayor productividad en las operaciones de picking, despacho y recibo. • Disminución en los tiempos de espera. • Se facilita la Logística en Reversa. • Es una estrategia mas armónica con el medio ambiente. Centralización de Entregas
  • 82. SÍNTOMAS DE UNA GESTIÓN DE STOCK DEFICIENTE  Incremento de Pedidos Pendientes por Surtir.  Incremento de la Inversión en Stock.  Alta Rotación de Clientes.  Incremento de Pedidos Cancelados.  Falta de Espacio de Almacenamiento.  Baja Rotación del Stock.  Cancelación de Compras.
  • 83. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS La nueva visión de inventarios propone la visión funcional de los mismos. Tradicionalmente cada área ve a los inventarios bajo la luz de sus propios intereses y lo cierto es que el nivel de inventario no debe beneficiar a una sola área sino a toda la compañía. ÁREA FINANCIERA  Busca realizar inversiones que representen una alta rentabilidad para la compañía.  No ve los inventarios como una fuente de inversión, hay otras alternativas. BAJO NIVEL DE INVENTARIOS ÁREA DE PRODUCCIÓN  Pretende tener un buen nivel de inventarios de Materia Prima para no parar el proceso productivo.  Mantener un buen nivel de inventario de Producto Terminado para que los cambios en las ventas no comprometan la planta.  Le interesa tener un bajo nivel de Producto en Proceso para que sus costos de producción no sean altos. CIERTO NIVEL DE INVENTARIOS EN MP, PP Y PT
  • 84. ÁREA DE VENTAS  Lo más importante es el nivel de inventarios de Productos Terminados  Cualquier agotado le representa pérdida de ventas e inclusive clientes. BUEN NIVEL DE PRODUCTO TERMINADO ÁREA DE COMPRAS  El inventario de Materia Prima es el más importante para el departamento de compras.  Además de hacer negociaciones rentables compras busca asegurar la disponibilidad de productos necesarios para el ciclo de producción (Cía. Manufacturera) yo para la venta (Cía. Comercial).  Le interesa mantener un alto de nivel de inventario de Materia Prima: un agotado es su responsabilidad.  La importancia del costo de compras respecto al de ventas varía según el tipo de industria. ESPECIAL INTERÉS POR EL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS
  • 85. PRODUCCIÓN * Lote fabricación • Rotación stocks • Obsolescencia de productos • Gestión almacenaje COSTO FABRICACION COMERCIAL * Disponibilidad máxima * Entrega rápida * Calidad producto DISPONIBILIDAD LOGÍSTICA * Previsión disponible * Fabricación económica * Rotación * Control cualitativo * Almacenaje * Manipulación expedición * Transporte • Control INVERSION - GASTO STOCK TRADE OFF FINANZAS * Inversión * Gastos almacenaje * Gastos manipulación * Riesgo - Seguro INVERSION - GASTO ADMINISTRACIÓN * Control administrativo * Tratamiento de facturas * Auditoria CONTROL FISICO ADMINISTRATIVO
  • 86. ÁREAS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS E IMPORTANCIA DE LOS MISMOS DIVERSO PANORAMA CONFLICTOS INTERNOS ESQUEMA LOGÍSTICO FINANZAS PRODUCCIÓN VENTAS COMPRAS SISTEMA LOGÍSTICO El área Comercial ha defendido lo que el Mercado quiere, lo que espera o lo que se le prometió. El área de Producción o Compras han brindado las capacidades y posibilidades del abastecimiento Los inventarios son niveladores de cualquier desbalance Oferta Demanda INVENTARIOS
  • 87.  Reducir los requerimientos de almacenamiento.  Reducir la obsolescencia del producto.  Reducir los daños y averías a los productos por manejo.  Racionalizar los niveles increíbles de Capital atado al inventario y los costos de oportunidad que ello significa.  Cumplimiento de compromisos comerciales.  Cumplimiento de especificaciones del producto.  Atención inmediata de ventas.  Recortar al Máximoel ciclo del pedido.  Respuesta del 100% con pedidos perfectos. RETOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
  • 88. EL ABC DE INVENTARIOS
  • 90. APLICACIONES DEL ABC Consiste en estructurar o clasificar los productos en tres categorías denominadas A, B y C, apoyándose en el principio en el cual, generalmente, los productos siguen una distribución parecida a la realizada por Pareto con las rentas de los individuos: “alrededor del 20% del número de artículos en stock representan cerca del 80% del valor total de ese stock. Cada una de estas categorías tiene sus propias características. La clasificación A,B y C de un grupo de productos se puede llevar a cabo desde diferentes puntos de vista, es decir, se puede hacer según:  La Demanda.  El Costo.  La Rentabilidad.  El significado estratégico de cada producto para la compañía. Recuerde mantener clasificado tanto a los productos como a los clientes, para poder establecer un tratamiento diferencial y orientar mejor a la fuerza de ventas.
  • 91. POLÍTICA DE SEGMENTACIÓN Mientras mejor se conozca como está compuesto el inventario, se puede delinear una mejor estrategia con base en la segmentación de productos.
  • 92. CLASIFICACIÓN ABC POR REFERENCIA CLASIFICACIÓN ABC POR REFERENCIA 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 13300 13320 15600 70250 71450 71250 60180 60370 15560 13420 15500 70600 15241 72500 32630 20260 75130 72550 31030 32560 32450 15710 13670 80150 32670 81060 24050 23040 80460 75400 32050 REFERENCIAS VOLUMEN DE VENTAS A B C
  • 93. ABC DE INVENTARIOS CONCLUSIÓN: ABC Debemos CONCENTRAR nuestros esfuerzos en aquellos pocos productos que generan el 80% de las ventas, porque éstos influyen también sobre el 80% de la ROTACIÓN total y sobre el 80% del Indicador de SERVICIO. RECURSOS ACCIONISTAS RECURSOS
  • 94. LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS GESTIÓN DE INVENTARIOS
  • 95. EL CICLO DE CAJA vs EL CICLO DE INVENTARIO COMPRA DÍA CERO RECIBO DÍA 30 PAGO DÍA 45 PRODUCCIÓN DÍA 80 VENTA COBRO DÍA DÍA 95 140 CICLO DE INVENTARIO 65 DÍAS CICLO DE CAJA 95 DÍAS Capital para financiar las operaciones La liquidez se desprende del flujo de caja
  • 96. COSTOS LOGÍSTICOS 12.20% 24.40% 33.40% 23.40% 6.60% Transporte y distribución Almacenamiento Procesamiento de ornenes y servicio al cliente Administración Inventario COMPOSICIÓN DE LOS COSTOS LOGÍSTICOS COMO % DEL TOTAL DE COSTOS
  • 97. TRANSPORTE ALMACENAMIENTO PROCES. ORDENES ADMINISTRACION INVENTARIO Fletes de distribución y redistribución. Costo de operar transporte propio Sostenimiento de equipo, equipo de manejo de materiales, impuestos seguros, mantenimiento y reparaciones depreciación Personal y servicio al cliente Personal, transmisión de información, útiles y papelería, gastos de representación capacitación, vigilancia y portería, gastos de viaje Costo de mantener el inventario Costo de oportunidad COSTOS LOGÍSTICOS
  • 98. COSTOS TOTAL DE INVENTARIOS • COSTO INVERSION • COSTO RIESGO • COSTO CIUDADO • IMPUESTOS POSESIÓN • COSTO DE PEDIR (ORDENAR) • COSTO DE SEGUIMIENTO • COSTO DE DESPACHAR • COSTO DEVOLUCIONES • COSTO PEDIDOS ESPECIALES • COSTO TRANSPORTE ADICIONAL • COSTOS OCULTOS RENOVACIÓN ROTURA DE STOCK
  • 99. DESAFÍO – RETO “Mantener la cantidad ADECUADA de inventario para que la empresa alcance sus prioridades competitivas con la mayor eficiencia”
  • 100. VALORES GENERALES  Costo anual de mantener stocks Entre 20 y 40 % de su valor  Si mantengo un inventario promedio anual equivalente al 30% de las ventas:  El valor promedio del manejo anual de inventario será: 0.3 x 0.3 = 0.09(x 100)  9% DEL TOTAL DE LAS VENTAS  Este valor afectará a los márgenes de ganancia bruta
  • 101. 1. Servicio al cliente 2. Costo de hacer pedidos 3. Costo de preparación 4. Utilización de mano de obra y equipos 5. Costo de transporte 6. Pagos a proveedores RAZONES PARA MANTENER INVENTARIOS ALTOS
  • 102. 1. INTERÉS O COSTO DE OPORTUNIDAD  Interés pagado por financiar la inversión en stocks o el costo de perder la oportunidad de una inversión atractiva 2. COSTO DE ALMACENAMIENTO Y MANEJO 3. IMPUESTOS, SEGUROS Y MERMAS RAZONES PARA MANTENER INVENTARIOS BAJOS
  • 103. ¿QUÉ CANTIDAD PEDIR? – BALANCE – Costos de Mantener Inventario Costo de Pedido o Preparación TAMAÑO DEL LOTE COSTO ANUAL COSTO TOTAL
  • 104. LOTES DE TAMAÑO PEQUEÑO • VENTAJAS – Reducción del inventario del ciclo – Reducción del tiempo de elaboración – Menor necesidad de espacio – Reducción tiempos de entrega – Reducción del inventario en tránsito – Reducción de los tiempos de espera – Ayuda a mantener una carga de trabajo uniforme  Mayor intercambiabilidad  Programación más simple • DESVENTAJA del incremento de reajustes de preparación
  • 105. TAMAÑOS DE LOTE Inventario Promedio Eje de tiempo Inventario disponible Q Tiempo entre pedidos 100 50
  • 106. TIEMPOS DE PREPARACIÓN DE UN SOLO DÍGITO (< 10 MINUTOS) • TRABAJO CONJUNTO  Responsable  Logística o Materiales  Personal de Atención en Sitio de Servicios • REQUIERE DESARROLLO  Sistemas de movimiento  Transportes  Ajustes utilizando microcomputadoras (De Ser Necesario  Preparación del siguiente ajuste durante el procesamiento
  • 107. CARGAS UNIFORMES EN LAS ESTACIONES DE TRABAJO  Surtidos y Almacenajes diarios del mismo tipo y cantidad  Elaboración del Programa Maestro de Producción  Balance de Línea de Requerimientos  Restricciones de Capacidad  Surtido de Productos mixtos
  • 108. SISTEMA KAN – BAN FUNCIONAMIENTO Tarjeta Kanban Producto 1 Tarjeta Kanban Producto 2 Almacenamiento Contenedores Vacíos Proveedor o Fleming Contenedores Llenos
  • 109. REGLAS DE OPERACIÓN KAN - BAN  EN CADA CONTENEDOR DEBE HABER UNA SOLA TARJETA  LA LÍNEA DE SURTIDO RETIRA SIEMPRE LOS MATERIALES DE LA CÉLULA DE ALMACENAMIENTO (KANBANES)  LOS CONTENEDORES DE PARTES NO DEBEN SER RETIRADOS DE UNA ÁREA DE ALMACENAMIENTO SIN HABER COLOCADO UN TARJETA KAN - BAN  LOS CONTENEDORES SIEMPRE DEBEN TENER LA MISMA CANTIDAD Y SIN DEFECTOS  EL SUMINISTRO DE MATERIALES, NO DEBE SUPERAR LA CANTIDAD AUTORIZADA EN LOS KANBANES
  • 110. DETERMINACIÓN DEL NÚMERO DE CONTENEDORES  NÚMERO DE CONTENEDORES AUTORIZADOS Demanda promedio durante el tiempo de entrega más stock seguridad Número de unidades por contenedor SIENDO K = Número de contenedores dedicado a una parte d = Demanda diaria esperada w = Tiempo de espera promedio durante el proceso de suministro + el tiempo de manejo de materiales en fracciones de día p = Tiempo de procesamiento por contenedor en fracciones de día c = Cantidad en un contenedor estándar = Factor de eficiencia K = k c p w d _ _ ) 1 )( (      
  • 111. OTRAS SEÑALES DEL SISTEMA KAN - BAN  SISTEMA CON CONTENEDORES  Contenedor vacío indica necesidad de llenarlo  Aplicado a elementos de bajo valor en UNISYS  Diseño según elemento específico  SISTEMAS SIN CONTENEDORES  Cuadrículas pintadas en el piso  Número de cuadrados según balance  Cuadrado vacío indica reposición
  • 112. Datos de Contacto Capacitación SIPS Lic. Fernanda Ochoategui Sánchez Coordinadora de Capacitación capacitacion@sips.mx 296 65 85 ext. 306 www.sips.mx ¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN! Síguenos en: rh_sips sips /SIPSRH ó SIPS