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Presentado por:
Martha Patricia Niño Méndez
Docente:
Luz Marina Arias González
AÑO 2015

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¿Qué es el sistema de gestión documental?
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Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos
que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos
científicos, culturales y técnicos.
Se debe contar con una excelente plataforma digital, en donde la cobertura de
red sea lo más amplia posible; además, debe de establecerse a partir de una
normativa general (como lo dice el archivo general de la nación), en donde sea
primordial la organización de documentos de primer grado, como lo son,
históricos o científicos.
También debe de contar con instrumentos archivísticos, con una programación
de gestión, y una constante revisión de los documentos para determinar su
conservación o eliminación.

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a) Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de clasificación documental. (Generar
una clasificación de todos los documentos en donde se realicen una
especie de rótulos digitales, los cuales muestren la información básica
de búsqueda)
b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la
información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de
retención documental (TRD) y tablas de valoración documental
(TVD). (A partir de esa clasificación documental, determinar la
importancia de cada documento para asi conocer la duración de este
en la plataforma del sistema, a la ves esto permite, nuevo espacios en
la capacidad del sistema para la anexión de nuevos documentos)
Generalidades del sistema de gestión documental de acuerdo con el decreto
2609 del 2012.

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c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.(la temporalidad de vitalidad del
documento va estar determinada por su valor informativo, y por cuestiones de
capacidad o por la relevancia del documento, este será eliminado por cierto
tiempo o también de manera definitiva de la base de datos)
d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento. (los
documentos deben de estar ligados al derecho de autor y autorización de
divulgación por parte del autor, todo documento que este en la base de datos
del sistema debe ser autentico, no se deben de contener copias del
documento)

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e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries. (Perdurar el cuidado del material
documental por medio de agrupaciones sistemáticas, asi también, se
mantiene una genealogía de la información, y un clasificación según
temáticas)
f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos. (Es lo más importante, pues es el fin de la acción de tratar
documentación, permitir que sea solicitada por el público y este la
reciba de manera óptima y sin ningún limitante para acceder a esta)

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g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en
series y subseries, a largo plazo, independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados para su creación. (La intensión
del sistema de gestión es dar el máximo cuidado y protección a todo
documento de información relevante para la ciudadanía o cualquier
población, y esto actualmente, se ha facilitado de gran manera con el
desarrollo tecnológico como las TICs)

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL -SED
CUMPLE NO CUMPLE
Conformidad X
Interoperabilidad X
Seguridad X
Meta descripción. X
Adición de contenidos X
Diseño y
funcionamiento.
X
Gestión Distribuida X
Disponibilidad y acceso. X
Neutralidad tecnológica. X

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a) Conformidad. Todo modelo o sistema de información debe de estar
respaldado y debe respaldar a los procesos administrativos de la
entidad que lo produce
b) Interoperabilidad. El sistema de gestión documental deben mantener
relación con demás sistemas de información, por medio de plataformas
tecnológicas, las cuales permitan un acceso desde distintas bases de
información a la suya y viceversa.
c) Seguridad. Los sistemas de gestión documental deben tener un modelo
de seguridad especialmente para todo documento de relevancia
administrativa
Características de un sistema de
gestión

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d) Metadescripción. El sistema debe generar metadatos de cada uno de
los documentos
e) Adición de contenidos. Debe permitir que se agreguen nuevos
contenidos a los documentos, en forma de metadatos sin ningún riesgo
para su autenticidad
f) Diseño y funcionamiento. La creación y captura de documentos en
el sistema debe ser de fácil manejo para los usuarios, haciéndola tan
simple como sea posible. El acceso al sistema por parte de los usuarios
debe de ser de la manera más ágil y fácil, asi se permite que la
información sea para cualquier persona

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g) Gestión Distribuida. La organización sistemática de los documentos
debe tener la condición de mostrar y traer nuevos documentos al sistema.
h) Disponibilidad y acceso. Todos los contenidos del sistema deben
asegurar su acceso y asi mismo que no presente alguna limitación para su uso,
es decir, que esté disponible en cualquier momento.
i) Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de
tecnologías es decir, toda entidad es libre de escoger su modo tecnológico
para el montaje del sistema, teniendo en cuenta una normatividad para su
ejecución, todo con el fin de que esa tecnología facilite el desarrollo y acceso
al sistema. También está intencionado por el pleno desarrollo del medio
ambiente.

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Secretaria de Educación de Bogotá
(SED)

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SIGA
El aplicativo SIGA es el sistema de administración de documentos
de la SED, cuya finalidad es realizar la trazabilidad de las peticiones
que llegan a la entidad en su gestión y respuesta a los ciudadanos y
comunidad.

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Criterios de selección SGD
 S e busco un sistema que sea compatible, se pueda parametrizar y que cumpla
con las normas legales vigentes
 Las características que este sistemas ofrece lo hace recomendable para la
administración de documentos de la entidad

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¿De que manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
SIGA es un sistema limitado , no esta conformado la totalidad de las series, no se
cuenta inventarios por lo cual la entidad esta en proceso de implementación de
otro sistema que de cumplimiento a lo establecido en el decreto 2609 del
ministerio de cultura .

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PRESENTACIÓN APLICATIVO SIGA

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 profesional universitario:
Jose Israel Pedreros Sarmiento
funcionario encargado del archivo de la SED
 Profesional especializado:
Marco Barrera
Oficina de servicio al ciudadano de la SED
Funcionarios que atendieron la visita

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REFERENCIAS
 Metodología para establecer un sistema de gestión documental en una
organización
 Decreto 2609 del 2012
 Sistema de gestión documental
 Implantación de un sistema de gestión documental