Sistema de clasificacion de la documentacion

1. TRABAJO DE ARCHIVO
LICENCIADA ANA MARIA SAMANIEGO

2. BERTA MOROCHO DIANA FLORES

3. JOHANA SAETAMA INES CAJILEMA

4. MORELIA GUSQUI

6. Cumplir con
exigencias legales
Facilitar el control
Acceder con facilidad
a la información
Prioridad de la
clasificación alfabética
En función de las
necesidades
Clasificación fácil
DOCUMENTOS
ORDEN
CLASIFICACIÓN
Normas
Objetivos
Tipos de sistemas de
ordenación
En función de una
fecha
En función del asunto
de que tratan
En función del
nombre de la persona
o empresa
Según el área
geográfica de
procedimiento
Asignando un numero
a los documentos
CRONOLOGIA ALFABÉTICA GEOGRÁFICA NUMÉRICATEMATICA
ORDENACIÓN
MIXTA
ORDENACIÓN
ULTIMO DIGITO
Distribuidos según
un:
Debe realizarse
una:

7.  La clasificación implica seguir un orden o
sistema a la hora de distribuir la
documentación

8. Los fines u objetivos que se persiguen con una
buena clasificación de los documentos los podemos
concretar en los siguientes:
 Acceder a la información con
facilidad y rapidez
 Facilitar el control de la información
 Cumplir con las exigencias legales en cuanto a la
conservacion de documentos

9.  A continuación proponemos una serie de
normas de clasificación a fin de que su
trabajo de clasificar documentación sea mas
eficiente .No todas estas normas poseen
carácter preceptivo, algunas tienen carácter
de recomendaciones .
Normas de clasificación
• Lo primero es seleccionar un orden de clasificación
• El orden o sistema de clasificación elegido debe ser fácil
de comprender y manejar por aquellas personas que han
de trabajar con el.
• La clasificación debe estar en consonancia con nuestras
necesidades.
• La clasificación alfabética siempre debe prevalecer.

10.  Existen diversos métodos o sistemas, los mas
frecuentes se recogen en el cuadrado
siguiente
SISTEMA DE
CLASIFICACION
• Alfabética
• Numérica
• Ultimo digito
• Geográfica
• Temática
• Cronológica
• Mixta

11. Clasificación de
documentación
siguiendo el
criterio del
alfabeto

12. Ordenación de
documentos
numericamente.Consist
e en asignar números
correlativos de los
distintos documentos.
La empresa utiliza
amenudeo este método
de ordenación para el
archivo de facturas,
pedidos ,entre otros.

13. Clasificación numérica de
documentos distribuidos en
distintos archivos El numero
identificativo del documento
esta dividido en bloques de
dos dígitos que identifican el
lugar exacto donde se
encuentra {archivos
,departamento, sección}

14. E n este tipo de
ordenación, los
documentos se
ordenan y clasifican
en n función de un
área geográfica :país
, región,
sucursales,etc

15. DISTRIBUYENDOLOS
POR TEMAS POR
MATERIASY ASUNTO
BASANDOSE EN LOS
ASUNTOS QUE LOS
CARACTERIZAN

16. Consiste en ir ordenado
los documentos según
una fecha . Los
documentos se
clasifican por la fecha
en que se reciben,
fecha de emisión ,
fecha de vencimiento,
etc.

17. Utilizando como criterio
una combinación de
otros métodos de
ordenación .Como su
nombre lo indica la
ordenación mixta
consiste en la
utilización de dos o
varios métodos de
ordenación