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如何使用Outlook提高工作效率   benwhite
缘起  我原来一直使用foxmail来收发邮件,这个是从大学带过来的习惯。习惯确实很难改,从而也会成为我们成长过程中的阻碍因素。  进公司不久,开始尝试使用outlook,系统自带的,感觉其中很多功能确实便捷,对提高工作效率大有裨益。  因此和...
概述    初见outlook 往往感觉3个字:好复杂。比foxmail复杂多了,不必说高大的皂荚树,紫红的桑葚,不必说右边的日历,任务栏,光菜单里面就有很多内容,不就一个邮件客户端吗?有必要搞那么复杂吗?软件就是这样,越做越复杂,就想满足所有...
邮件            最近邮件貌似多              起来了前期设置– 保留服务器副本– 收发时间设置– 布局调整收发效率– 建立分类文件夹– 名片&通讯组                      4
保留服务器副本 初次打开outlook,肯定需要新建账号,这一步的教程就跳过了,相信你有这个实力,不懂的话,可以人肉搜索一下,再不懂的话,打电话给bill。 接下来要设置一下,因为很多人发现,我收了信以后,服务器上的原件就没了!!!天杀的默认设...
保留服务器副本点击其他设置,切换到高级,勾选在服务器上保留邮件副本应该看到了吧 (其实我也已经晕了+_+)                             6
收发时间设置接下来我们来修改一下自动收取的时间,默认是15分钟,这多耽误事情啊!&_&2-5分钟即可,当然1分钟也是可以的,再快就没了,难道你想秒杀吗?                                        7
布局调整OK 设置完毕, 那么接下来设置下布局,默认的左右布局导致标题窗口太窄,实在是看不清标题,搞不懂outlook的产品经理怎么想的,是因为他们测试的邮件标题都是”test”?很短吗?视图里选择底端即可                   ...
布局调整世界美好了,空气多么清新,视野多么开阔啊~                        9
建立分类文件夹设置已经OK了,下面讲讲收发信效率的提高。这个是重点。1 建立分类文件夹这个我是在屈哥那里看到的,好处是找邮件实在方便,自动归档,一目了然。譬如每天数据中心都会发数据日报,那我把它归到BI文件夹下。这样查看非常便捷。下面我们来学习...
建立分类文件夹选择新建规则.. 按照提示 在步骤2里 将发件人的邮件地址设置好 以及移动的文件夹设置好。当然这里有很多多样化的设置,大家可以择取所需。按照提示 点击下一步 下一步 在最后一步 可以勾选立即运行此规则,将旧的邮件 全部归档。妈妈再...
签名&通讯录2 签名和通讯组签名估计foxmail里也有 ,outlook可以设置多个签名,这样新建邮件的时候默认一个,回复的时候使用另一个,比较人性化一点 通讯组的好处是,不必一个个输入邮件地址,也不需要找前一个人的群发邮件,再答复全部。 新...
日历日历功能很好,用了才知道。我们的工作可以分为两类,常规性的和临时性的。而我们需要提醒,日历功能可以快速而有效地解决忘事的问题。                            下午貌似有会..                     ...
日历 在OutLook的左下方 点击日历 切换到日历视图 接下来在需要的地方双击 新建工作。默认是一次性的,可以再设置重复周期,使其变成常规任务,譬如我的数据和工作日报。在时间快到达的时候,OutLook会自动弹窗提醒。 这个功能养成习惯后,真...
任务                                  喂,干活啦~任务标记有时候一封邮件来了,但是当前忙于其他事情,或者需要后续跟进和留意,那么直接在邮件右侧的小红旗单击标记即可。这样任务就出现在outLook的右下方的任务列...
日记  日记功能,我是用来记录工作日报和一些好文章的收录。Ctrl+8 即可调出。  双击新建日记,想干啥干啥吧。  好处是不需要新建word文档来保存内容,而且这样查找也超级方便。一天又过去了,又老了一天…                  ...
回顾            其实使用OutLook还有                                 一个好处是,大家的邮                                  件不会相互间乱码了•   邮件:  ...
小提示如果想直接将一个文件发送给其他人,可以在文件的右键菜单里直接发送,如下:                                    18
完终于写完了 累啊~            19
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使用Outlook提高工作效率

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使用Outlook提高工作效率

  1. 1. 如何使用Outlook提高工作效率 benwhite
  2. 2. 缘起 我原来一直使用foxmail来收发邮件,这个是从大学带过来的习惯。习惯确实很难改,从而也会成为我们成长过程中的阻碍因素。 进公司不久,开始尝试使用outlook,系统自带的,感觉其中很多功能确实便捷,对提高工作效率大有裨益。 因此和大家分享,交流进步。 2
  3. 3. 概述 初见outlook 往往感觉3个字:好复杂。比foxmail复杂多了,不必说高大的皂荚树,紫红的桑葚,不必说右边的日历,任务栏,光菜单里面就有很多内容,不就一个邮件客户端吗?有必要搞那么复杂吗?软件就是这样,越做越复杂,就想满足所有用户的需求。Naïve,stupid。 对于咱这些邮件需求不深的用户,套用那句话:弱水三千,我只取一瓢饮。取我所需即可,咱是用工具的,不能被工具所用。 OUTLOOK能用的有4块,邮件,日历,任务,日记。 是的,就4块,4块足够了,真的。 相信我,没错滴~ 3
  4. 4. 邮件 最近邮件貌似多 起来了前期设置– 保留服务器副本– 收发时间设置– 布局调整收发效率– 建立分类文件夹– 名片&通讯组 4
  5. 5. 保留服务器副本 初次打开outlook,肯定需要新建账号,这一步的教程就跳过了,相信你有这个实力,不懂的话,可以人肉搜索一下,再不懂的话,打电话给bill。 接下来要设置一下,因为很多人发现,我收了信以后,服务器上的原件就没了!!!天杀的默认设置,春哥都没办法恢复啊。于是要设置一下。 菜单工具--账户设置--点击更改 5
  6. 6. 保留服务器副本点击其他设置,切换到高级,勾选在服务器上保留邮件副本应该看到了吧 (其实我也已经晕了+_+) 6
  7. 7. 收发时间设置接下来我们来修改一下自动收取的时间,默认是15分钟,这多耽误事情啊!&_&2-5分钟即可,当然1分钟也是可以的,再快就没了,难道你想秒杀吗? 7
  8. 8. 布局调整OK 设置完毕, 那么接下来设置下布局,默认的左右布局导致标题窗口太窄,实在是看不清标题,搞不懂outlook的产品经理怎么想的,是因为他们测试的邮件标题都是”test”?很短吗?视图里选择底端即可 8
  9. 9. 布局调整世界美好了,空气多么清新,视野多么开阔啊~ 9
  10. 10. 建立分类文件夹设置已经OK了,下面讲讲收发信效率的提高。这个是重点。1 建立分类文件夹这个我是在屈哥那里看到的,好处是找邮件实在方便,自动归档,一目了然。譬如每天数据中心都会发数据日报,那我把它归到BI文件夹下。这样查看非常便捷。下面我们来学习一下,大致2步: 建立文件夹,建立收信规则。第一步,略去不说,聪明的你肯定懂的。第二步,稍废笔墨描述一下打开规则和通知 10
  11. 11. 建立分类文件夹选择新建规则.. 按照提示 在步骤2里 将发件人的邮件地址设置好 以及移动的文件夹设置好。当然这里有很多多样化的设置,大家可以择取所需。按照提示 点击下一步 下一步 在最后一步 可以勾选立即运行此规则,将旧的邮件 全部归档。妈妈再也不用担心我的邮件分类,so easy ~~~~ 11
  12. 12. 签名&通讯录2 签名和通讯组签名估计foxmail里也有 ,outlook可以设置多个签名,这样新建邮件的时候默认一个,回复的时候使用另一个,比较人性化一点 通讯组的好处是,不必一个个输入邮件地址,也不需要找前一个人的群发邮件,再答复全部。 新建一个通讯组列表,将收件人加入。这样发邮件直接输入通讯组名即可。 12
  13. 13. 日历日历功能很好,用了才知道。我们的工作可以分为两类,常规性的和临时性的。而我们需要提醒,日历功能可以快速而有效地解决忘事的问题。 下午貌似有会.. 13
  14. 14. 日历 在OutLook的左下方 点击日历 切换到日历视图 接下来在需要的地方双击 新建工作。默认是一次性的,可以再设置重复周期,使其变成常规任务,譬如我的数据和工作日报。在时间快到达的时候,OutLook会自动弹窗提醒。 这个功能养成习惯后,真的受益匪浅。既可以提醒自己,也无形中形成了工作记录,便于回顾。 14
  15. 15. 任务 喂,干活啦~任务标记有时候一封邮件来了,但是当前忙于其他事情,或者需要后续跟进和留意,那么直接在邮件右侧的小红旗单击标记即可。这样任务就出现在outLook的右下方的任务列表里,便于查看和提醒。 15
  16. 16. 日记 日记功能,我是用来记录工作日报和一些好文章的收录。Ctrl+8 即可调出。 双击新建日记,想干啥干啥吧。 好处是不需要新建word文档来保存内容,而且这样查找也超级方便。一天又过去了,又老了一天… 16
  17. 17. 回顾 其实使用OutLook还有 一个好处是,大家的邮 件不会相互间乱码了• 邮件: – 前期设置,分类文件夹,签名&通讯组• 日历 – 时间安排,提醒功能• 任务 – 标记,后续跟进• 日记 – 工作日报,收藏文章 还有其他诸如:投票功能、新建会议要求、 分类标识等 , 日常用处不大。按下不表 。 有兴趣可以自行研究帮助文档,或者百度谷歌之~ 17
  18. 18. 小提示如果想直接将一个文件发送给其他人,可以在文件的右键菜单里直接发送,如下: 18
  19. 19. 完终于写完了 累啊~ 19

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