1. Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol VII CONGRESO DE ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR Universidad del Zulia /Maracaibo-Venezuela

7. Producción de documentos Recepción de documentos Distribución Transferencias documentales Control físico de los fondos Control de préstamos y consultas Cuadro de clasificación Instrumentos de descripción Calendario de conservación Difusión de la información y el conocimiento Gestión del servicio. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol LAS TIC APLICADAS EN EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Todas estas posibilidades exige el acercamiento a la informática y las telecomunicaciones a objeto de conocer dichas tecnologías y las ventajas que ofrecen, y reflexionar sobre cuáles son las necesidades y exigencias de los archivos que podrían ser mejoradas por estos medios .

9. Actualmente en las unidades de información es habitual que los documentos relativos a un mismo procedimiento se presenten en diversos soportes y formatos: papeles, correos electrónicos, archivos de procesador de texto, hojas de cálculo, etc. En LUZ, específicamente en la FHE, encontramos sistemas mixtos los cuales deben mantenerse vinculados (documentos y sistemas automatizados) en la secuencia lógica de acuerdo con la cual han sido creados, y que es imprescindible para evidenciar y probar las actividades que se realizan. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol GESTION ELECTRONICA DEL DOCUMENTO

12. En el 70 % de las unidades investigadas no existe un personal capacitado para ejecutar el proceso de gestión documental (PGD) en las unidades de información La responsabilidad del manejo de la documentación recae sobre cada uno de los trabajadores de estas dependencias En relación con el perfil del personal responsable del PGD en las unidades de información de la muestra, los datos señalan que el 60% posee formación secretarial y tiene asignada las funciones del manejo de archivo. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol RESULTADOS DE LA INVESTIGACION 1 2

13. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol RESULTADOS DE LA INVESTIGACION Existencia de un sistema automatizado para el almacenamiento, recuperación y transferencia de la información, el 70% de los entrevistados respondió que las actividades relacionadas con el PGD la realizan de forma manual. Las unidades de información que conforman la muestra utilizan las TIC para la Producción de documentos, envío de correos electrónicos, no tienen desarrollados sistemas automatizados para el PGD, bases de datos, estadísticas, entre otros En cuanto a las actividades del PGD que se realizan de forma manual o automatizada, los resultados demuestran que solo el 30% de las unidades de información utilizan un sistema de control de correspondencia automatizado. 3 4 5

14. Es necesaria la definición de políticas y normas institucionales orientadas a una eficiente Gestión documental, mediante la incorporación de las TIC, como herramientas que permitan ofrecer servicios con costes más eficientes y posibiliten una mejor comunicación con los usuarios finales. Desarrollar procedimientos generales y específicos sobre el registro, distribución, archivo, consulta, recuperación, préstamo, transferencia y selección y descarte de la documentación en el Archivo. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol CONCLUSIONES 1 2

15. Universidad del Zulia/Maracaibo-Venezuela Las Tecnologías de Información y Comunicación en el Proceso de Gestión Documental Dra. Bertha Cambar Pirela Mgs. Evelin Graterol Gracias