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EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN
Las organizaciones grandes y pequeñas, utilizan el procedimiento de control
para asegurarse que estan avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y
objetivos ya trazados con anterioridad y verificar que lo hacen lo estan
haciendo de mejor manera posible, existen muchos indicadores que permitiran
que las organizaciones logren lo que se han propuesto, sus planes estan bien
planteados y estan siendo ejecutados, ahora en el proceso de control se centra
en monitoriar que aquello se realice de una manera eficiente
El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la
eficiencia y la eficacia con que una organización y sus miembros desempeñan
las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar
identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es
alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o
un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere
la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.
Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra
memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un
triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura. Para
aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta
que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Planear
y organizar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
o El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una
información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o
sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información
debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.
o El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar.
o La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
FUNCIONES DEL SISTEMA DE CONTROL
Con la intención de alcanzar dicho propósito son cuatro funciones atribuidas a
un sistema de control.
a. El énfasis en los objetivos.- En cualquier organización el
comportamiento de sus miembros puede estar orientado a sus propias
necesidades más que a los objetivos de la organización. Por lo tanto un
sistema de control debe ser capaz de motivar a las personas para que
tomen decisiones y actúen según los objetivos de la empresa.
b. La necesidad de coordinación.- En todas las organizaciones existe la
necesidad de integrar el esfuerzo de todos sus miembros incluso en
organizaciones de reducido tamaño el origen de los problemas reside en
la falta de coordinación. En ocasiones el ejercicio del control puede
consistir simplemente en encuentros periódicos o la elaboración de
informes que se aseguren la coordinación y el correcto funcionamiento
de la organización. En cambio, en las organizaciones de mayor tamaño,
los problemas de coordinación suelen ser mayores y es necesario un
mayor control.
c. Autonomía y control.- Todo sistema de control debe ofrecer
información sobre los resultados de las operaciones y el desempeño de
los individuos. Esta información permite a la organización poder evaluar
los resultados mientras simultáneamente los individuos pueden trabar
sin necesidad de una revisión permanente sobre sus acciones y
decisiones.
Planeación estratégica.- Otra de las funciones del sistema de control es
facilitar la implementación de la estrategia. En ocasiones se cree,
erróneamente, que cuando una estrategia se ha puesto en práctica, ha
concluido el proceso. Sin embargo, esto simplemente es un paso más, ya que
los planes se fijan para ser cumplidos y es necesario un sistema de control
efectivo para verificar si lo planificado se ha cumplido correctamente.
DESVIACIONES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estándares o
planes. Una cierta cantidad de variación ocurrirá normalmente como resultado
de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los límites
relacionados con el grado aceptado de desviación del estándar. En otras
palabras ¿cuánta variación del estándar se tolera? La forma en que el
administrador establece las tolerancias del control depende de la meta.
TENDENCIAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO
Existen tres tendencias básicas de control, en función de los recursos, de la
actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control
preliminar, concurrente y de retroalimentación.
a. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad
y en la cantidad de recursos utilizados en la organización.
b. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse
que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la
actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y
de las políticas que surgen de la función de la planificación
c. El tercer y último se centra en los resultados finales, las medidas
correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición
de recursos o hacia las operaciones entre sí.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos
los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los
resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados
planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para
poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la
acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de
las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de
la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la
función de control.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que
dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades
del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados
para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la
cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es
interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos.
La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza
de las actividades llevadas a cabo por los subordinados.
Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de
control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados
históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los
estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de
los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían
hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.
Introducción
Una forma de contemplar las empresas es como un "sistema" en el cual una serie de
"recursos" son "transformados" en "productos", a través del tiempo.
De igual manera, una forma de clasificar a los distintos controles es en función de sí se enfocan
hacia los "recursos o insumos", hacia los "procesos de transformación" o hacia los "productos o
servicios". En general, los administradores pueden optar respecto al momento del proceso en
el que desea implantar el o los controles.
Control preventivo
El control preventivo, o de "antes", se enfoca en la supervisión y regulación de los recursos o
insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas requeridas para llevar a
cabo el proceso de transformación.
Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia prima, la gente, el
dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la empresa. Este tipo de control
persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar o corregir aquellos que no satisfacen las
normas requeridas.
El énfasis de este tipo de controles se basa en prevenir posibles problemas posteriores en el
proceso productivo. Este tipo de control también recibe el nombre de control preliminar,
precontrol o control directivo.
En resumen, aun cuando el control preventivo puede contribuir de manera significativa a la
efectividad de la empresa, por lo general, no cubre todas las contingencias posibles, por lo que
resulta necesario contar con otros tipos de controles.
Control concurrente
El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión de las actividades que forman
parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar que tales actividades se
desarrollan conforme a las normas establecidas para el negocio.
En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultades que se
pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como resultado productos o
servicios deficientes.
Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de que, por lo
general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o no con el
proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo.
Ya que el control concurrente se basa en la supervisión de las actividades, se requiere de un
conocimiento profundo de las tareas específicas necesarias para la realización del proceso, así
como de su interrelación para el logro del producto o servicio final. En otras palabras, debe ser
factible la separación e identificación de normas para las diversas actividades.
Por todo lo anterior, puede resultar difícil implantar tal tipo de control en aquellas tareas que
requieren de creatividad o innovación, ya que para tales actividades resulta prácticamente
imposible la especificación exacta de lo que debería hacerse para lograr el resultado deseado.
Por ello, cuando la creatividad e innovación son significativas, deberá otorgarse mayor
importancia, tanto al control preventivo (gente competente, equipo adecuado, etc.), como al
control de retroalimentación.
Control de retroalimentación
El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de que un
producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla con las
normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, también denominado control de
después de la acción o control de salida, cumple con varias funciones importantes.
En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control concurrente
son factibles, o cuando resultan muy costosos.
En segundo, también es comúnmente utilizado cuando los procesos involucrados en la
producción de un bien o servicio son difíciles de especificar con anticipación. En tales casos,
también puede ser útil como último filtro para medir las desviaciones que no hubieran sido
detectadas anteriormente.
Una tercera función del control de retroalimentación es la de proveer información que
contribuya al proceso de planeación a través de información tal como: número de unidades
fabricadas o vendidas, costo de ciertos aspectos de la producción, medidas de calidad,
rendimiento sobre la inversión, clientes atendidos u otras que puedan ser usadas para la
revisión de los planes existentes y la formulación de otros nuevos.
Por último, este tipo de control provee de información particularmente valiosa para el proceso
de evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores.
Controles múltiples
Aunque en forma individual podemos nombrar los tres tipos de control anteriores, existe
también la posibilidad de utilizar en la práctica más de uno en forma simultánea. De hecho,
muchas empresas aplican sistemas de control múltiple que abarcan dos o más de los controles
descritos anteriormente, e incluyen varios puntos de control estratégico.
El control y los costos por calidad
Un aspecto fundamental para apoyar la importancia del control es el relacionado con los costos
por calidad.
Los costos por calidad para cualquier empresa son todos los gastos que ésta realiza para
asegurar que sus productos o servicios cumplen con las normas preestablecidas. Estos costos,
por lo general, comprenden tres tipos de costos específicos.
Los primeros son los costos de prevención, que son aquellos en que se incurre para prevenir
errores o defectos desde los insumos.
En segundo término, están los costos de evaluación que son aquellos en que resulta necesario
incurrir para evaluar directamente la calidad. Los costos de inspección o prueba son gastos
típicos de evaluación.
El tercer tipo de costo es el costo de falla que es aquel que ocurre al identificar un defecto. Si el
defecto se descubre antes que el producto salga a la venta, el costo de falla es interno (el costo
de repararlo o volverlo a hacer), pero si el defecto es descubierto por el cliente, el costo es
externo (devolución, quejas, molestia, daño de imagen) y éste es generalmente más alto.
De hecho, conforme se avanza en el proceso, los costos cada vez van siendo más elevados. A
ese principio se le denomina el principio del "embudo".
De acuerdo con el principio del "embudo", mientras más cerca del inicio del proceso de
producción se esté, menor será el costo por calidad, ya que menos recursos han sido
invertidos. Pero mientras más recursos se van invirtiendo, mayor es el costo de rechazo (y
calidad)
2. Tipos de Control.
Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control
organizacional:
Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se
utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su
autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de determinar la veracidad
y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes,
programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el
presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los
presupuestos financieros, son el tipo más común de control preventivo a la acción,
porque la adquisición de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La
programación es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades
preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte
integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el
control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son
responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de
realizar dicha labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así,
un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las
situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas
computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta
inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los
controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el
error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta
forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias
Contables, estadística, contabilidad, etc
Fuentes de control.
Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados, la
organización misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la
empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea
preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los
objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas,
normas, presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros
de un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y
voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un
individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada Ética
Profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol
individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos
detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa
cual sea la profesión, Contador Público, Abogado, Ingeniero, Administrador de
Empresas, Doctor, etc., se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realización
de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión.

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El control en la organización word

  • 1. EL CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN Las organizaciones grandes y pequeñas, utilizan el procedimiento de control para asegurarse que estan avanzando satisfactoriamente, hacia sus metas y objetivos ya trazados con anterioridad y verificar que lo hacen lo estan haciendo de mejor manera posible, existen muchos indicadores que permitiran que las organizaciones logren lo que se han propuesto, sus planes estan bien planteados y estan siendo ejecutados, ahora en el proceso de control se centra en monitoriar que aquello se realice de una manera eficiente El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia y la eficacia con que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante. Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo. o El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar. o El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qué medidas deben ser necesarias tomar. o La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
  • 2. FUNCIONES DEL SISTEMA DE CONTROL Con la intención de alcanzar dicho propósito son cuatro funciones atribuidas a un sistema de control. a. El énfasis en los objetivos.- En cualquier organización el comportamiento de sus miembros puede estar orientado a sus propias necesidades más que a los objetivos de la organización. Por lo tanto un sistema de control debe ser capaz de motivar a las personas para que tomen decisiones y actúen según los objetivos de la empresa. b. La necesidad de coordinación.- En todas las organizaciones existe la necesidad de integrar el esfuerzo de todos sus miembros incluso en organizaciones de reducido tamaño el origen de los problemas reside en la falta de coordinación. En ocasiones el ejercicio del control puede consistir simplemente en encuentros periódicos o la elaboración de informes que se aseguren la coordinación y el correcto funcionamiento de la organización. En cambio, en las organizaciones de mayor tamaño, los problemas de coordinación suelen ser mayores y es necesario un mayor control. c. Autonomía y control.- Todo sistema de control debe ofrecer información sobre los resultados de las operaciones y el desempeño de los individuos. Esta información permite a la organización poder evaluar los resultados mientras simultáneamente los individuos pueden trabar sin necesidad de una revisión permanente sobre sus acciones y decisiones. Planeación estratégica.- Otra de las funciones del sistema de control es facilitar la implementación de la estrategia. En ocasiones se cree, erróneamente, que cuando una estrategia se ha puesto en práctica, ha concluido el proceso. Sin embargo, esto simplemente es un paso más, ya que los planes se fijan para ser cumplidos y es necesario un sistema de control efectivo para verificar si lo planificado se ha cumplido correctamente. DESVIACIONES DEL CONTROL ADMINISTRATIVO El rendimiento real rara vez concuerda exactamente con los estándares o planes. Una cierta cantidad de variación ocurrirá normalmente como resultado de la casualidad. Por lo tanto, el administrador debe establecer los límites relacionados con el grado aceptado de desviación del estándar. En otras palabras ¿cuánta variación del estándar se tolera? La forma en que el administrador establece las tolerancias del control depende de la meta. TENDENCIAS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO Existen tres tendencias básicas de control, en función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación.
  • 3. a. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. b. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación c. El tercer y último se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí. Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la función de control. Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. La dirección sigue la cadena de mando formal, pues la responsabilidad de cada superior es interpretar para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles más altos. La relativa importancia de dirección depende casi por entero de la naturaleza de las actividades llevadas a cabo por los subordinados. Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas. Introducción Una forma de contemplar las empresas es como un "sistema" en el cual una serie de "recursos" son "transformados" en "productos", a través del tiempo. De igual manera, una forma de clasificar a los distintos controles es en función de sí se enfocan hacia los "recursos o insumos", hacia los "procesos de transformación" o hacia los "productos o servicios". En general, los administradores pueden optar respecto al momento del proceso en el que desea implantar el o los controles. Control preventivo
  • 4. El control preventivo, o de "antes", se enfoca en la supervisión y regulación de los recursos o insumos, con el fin de asegurarse de que cumplen con las normas requeridas para llevar a cabo el proceso de transformación. Los insumos que pueden estar sujetos a un control preventivo son la materia prima, la gente, el dinero, el tiempo, o cualquier otro recurso utilizado por la empresa. Este tipo de control persigue evaluar los insumos potenciales y rechazar o corregir aquellos que no satisfacen las normas requeridas. El énfasis de este tipo de controles se basa en prevenir posibles problemas posteriores en el proceso productivo. Este tipo de control también recibe el nombre de control preliminar, precontrol o control directivo. En resumen, aun cuando el control preventivo puede contribuir de manera significativa a la efectividad de la empresa, por lo general, no cubre todas las contingencias posibles, por lo que resulta necesario contar con otros tipos de controles. Control concurrente El control concurrente, o de "durante", incluye la supervisión de las actividades que forman parte del proceso de transformación, con objeto de asegurar que tales actividades se desarrollan conforme a las normas establecidas para el negocio. En este tipo de control se hace énfasis en la identificación de aquellas dificultades que se pudieran presentar en el proceso productivo y que pudieran dar como resultado productos o servicios deficientes. Al control concurrente también se le conoce como control de sí/no, en virtud de que, por lo general, incluye puntos de medición en los que habrá de determinarse si continuar o no con el proceso, realizar alguna acción correctiva, o detener de plano el trabajo. Ya que el control concurrente se basa en la supervisión de las actividades, se requiere de un conocimiento profundo de las tareas específicas necesarias para la realización del proceso, así como de su interrelación para el logro del producto o servicio final. En otras palabras, debe ser factible la separación e identificación de normas para las diversas actividades. Por todo lo anterior, puede resultar difícil implantar tal tipo de control en aquellas tareas que requieren de creatividad o innovación, ya que para tales actividades resulta prácticamente imposible la especificación exacta de lo que debería hacerse para lograr el resultado deseado. Por ello, cuando la creatividad e innovación son significativas, deberá otorgarse mayor importancia, tanto al control preventivo (gente competente, equipo adecuado, etc.), como al control de retroalimentación. Control de retroalimentación El control de retroalimentación, o de "después", es el que se ejerce después de que un producto o servicio ha sido terminado, con el objeto de verificar que éste cumpla con las normas y objetivos correspondientes. Este tipo de control, también denominado control de después de la acción o control de salida, cumple con varias funciones importantes.
  • 5. En primer lugar, normalmente se utiliza cuando ni el control preventivo ni el control concurrente son factibles, o cuando resultan muy costosos. En segundo, también es comúnmente utilizado cuando los procesos involucrados en la producción de un bien o servicio son difíciles de especificar con anticipación. En tales casos, también puede ser útil como último filtro para medir las desviaciones que no hubieran sido detectadas anteriormente. Una tercera función del control de retroalimentación es la de proveer información que contribuya al proceso de planeación a través de información tal como: número de unidades fabricadas o vendidas, costo de ciertos aspectos de la producción, medidas de calidad, rendimiento sobre la inversión, clientes atendidos u otras que puedan ser usadas para la revisión de los planes existentes y la formulación de otros nuevos. Por último, este tipo de control provee de información particularmente valiosa para el proceso de evaluación y recompensa del desempeño de los trabajadores. Controles múltiples Aunque en forma individual podemos nombrar los tres tipos de control anteriores, existe también la posibilidad de utilizar en la práctica más de uno en forma simultánea. De hecho, muchas empresas aplican sistemas de control múltiple que abarcan dos o más de los controles descritos anteriormente, e incluyen varios puntos de control estratégico. El control y los costos por calidad Un aspecto fundamental para apoyar la importancia del control es el relacionado con los costos por calidad. Los costos por calidad para cualquier empresa son todos los gastos que ésta realiza para asegurar que sus productos o servicios cumplen con las normas preestablecidas. Estos costos, por lo general, comprenden tres tipos de costos específicos. Los primeros son los costos de prevención, que son aquellos en que se incurre para prevenir errores o defectos desde los insumos. En segundo término, están los costos de evaluación que son aquellos en que resulta necesario incurrir para evaluar directamente la calidad. Los costos de inspección o prueba son gastos típicos de evaluación. El tercer tipo de costo es el costo de falla que es aquel que ocurre al identificar un defecto. Si el defecto se descubre antes que el producto salga a la venta, el costo de falla es interno (el costo de repararlo o volverlo a hacer), pero si el defecto es descubierto por el cliente, el costo es externo (devolución, quejas, molestia, daño de imagen) y éste es generalmente más alto. De hecho, conforme se avanza en el proceso, los costos cada vez van siendo más elevados. A ese principio se le denomina el principio del "embudo". De acuerdo con el principio del "embudo", mientras más cerca del inicio del proceso de producción se esté, menor será el costo por calidad, ya que menos recursos han sido
  • 6. invertidos. Pero mientras más recursos se van invirtiendo, mayor es el costo de rechazo (y calidad) 2. Tipos de Control. Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros, son el tipo más común de control preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programación es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error. Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc Fuentes de control. Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados, la organización misma, los grupos y los individuos. El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.
  • 7. El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada Ética Profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cual sea la profesión, Contador Público, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión.