Ein Produkt des BOC
Management Office
xx. Monat 2013
Tobias Rausch, BOC AG
IKS, Risikomanagement und Compliance
mit ADONIS
Newsletter BOC Schweiz

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Compliance Management in ADONIS
„All Ihre Compliance Anforderungen im Griff – wir helfen Ihnen gerne weiter!“

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Aufbau von Kontrollzielkatalogen
Pflege von Verantwortlichkeiten für Kontrollziele
Pflege von gesetzlichen Grundlagen / Dokumentationen zu den einzelnen
Kontrollzielen
Verknüpfung von Kontrollziel-Katalogen
Kontrollziele sind prozessbezogene Steuerungsvorgaben zu geplanten Prozessergebnissen.
Sie werden durch wirksame, prozessbezogene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten erreicht.
In ADONIS 6.0 steht ein neuer Modelltyp „Kontrollzielkatalog“ zur Pflege von Kontrollzielen zur
Verfügung.
Compliance Management in ADONIS 6.0

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Sowohl im Hinblick auf die Kontrollen als auch auf die Prozesse können Ist- und Soll-Reifegrade
in Bezug auf die Kontrollziele zugeordnet werden.
Zuordnung von Kontrollzielen
Compliance Management in ADONIS 6.0

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Visualisierung von Kontrollziel-Reifegraden
Compliance Management in ADONIS 6.0
Die Kontrollziel-Reifegrade werden von ADONIS automatisiert berechnet und können optional in
Form einer Ampel visualisiert werden.

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Zusätzlich seht ein neues Druckdokument „Compliance Report“ zur Verfügung.
Er verwandelt die gesammelten Informationen in ein Druckdokument, das an die relevanten
Ansprechpersonen verteilt werden kann.
Auszug aus dem Report:
Compliance-Reporting
Compliance Management in ADONIS 6.0
Prozessname Kontrollziel Ist- und Soll-Reifegrade sowie Bewertung

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Was können wir Ihnen konkret anbieten …
.. und womit können Sie ab morgen starten …
 Aufbau von Compliance Katalogen in ADONIS
 Nutzung von existenten Referenzkatalogen, bspw.im Qualitäts-, Risiko-, IT Management
 Aufbau und Umsetzung eines nachhaltigen Compliance Management und Reportings
 Integration des Compliance Managements mit dem IKS und Risikomanagements
 Mit ADONIS eine Plattform die hierzu all Ihre Anforderungen abdecken kann.

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IKS und Risikomanagement mit ADONIS
„Von der Dokumentation bis zur workflowgestützten Risikobewertung
und Kontrolltesting – alles auf einer Plattform!“

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Zusammenspiel relevanter Themen
Prozessmanagement, Risikomanagement und IKS
ADONIS: Eine integrierte Betrachtung auf einer Plattform!

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Gefahren bei einer isolierten Betrachtung
Prozessmanagement, IKS und Risikomanagement
 Gefahr eines Silodenkens
 Doppelte Erfassung von Inhalten
 Betrieb mehrerer IT-Systeme
 Unklare übergreifende Verantwortlichkeiten
 Eigene Reportingstrukturen
 Betrieb eines GPM-IT-
System
 Erarbeitung einer
Prozessstruktur und
Prozesslandkarte
 Festlegung von
Prozessverant-
wortlichen
 Aufbau eines Risiko-
/Kontroll-Kataloges
 Reporting
 Betrieb eines IKS-IT-
System
 Erarbeitung einer
Prozessstruktur und
Prozesslandkarte
 Festlegung von
Kontrollverant-
wortlichen
 Aufbau eines Risiko-
/Kontroll-Kataloges
 Definition von
Prozessen
 Reporting
 Betrieb eines RM-IT-
System
 Festlegung von
Risikoverant-
wortlichen
 Aufbau eines Risiko-
Kataloges
 Zuordnung zu
Prozessen
 Reporting
 Definition von
Prozessen
Kein Ausnutzen gemeinsamer Potenziale
GPM IKS RM

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BOC RM Varianten mit ADONIS: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

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Kollaboration im Fokus – der Mehrwert
Prozess-Verantwortlicher/
Prozess-Owner
Prozess-Experte/
Prozess-Analyst
Risiko-Verantwortlicher/
Risiko-Freigabe
Risiko-Manager
Risiko-Supervisor
Risiko-Bewerter
Kontrollen-Verantwortlicher/
Kontroll-Freigabe
Kontrollen-Manager
Kontrollen-Supervisor
Kontrollen-Bewerter
Kontrollen-
Durchführender
Wirtschaftsprüfer
Interne Revision
....
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Prozessmanagement Risikomanagement Kontrollenmanagement Sonst. Involvierte Rollen

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BOC Produkte – Szenarien mit dem ADONIS Prozessportal
Philosophie des ADONIS® Prozessportals
ADONIS®
Rich Client
ADONIS Prozessportal
Prozessverantwortlicher
ADONIS Prozessportal
Risikoverantwortlicher
ADONIS Prozessportal
Kontrollenverantwortlicher
ADONIS® DB
 Intuitiver einfacher Web-Zugang auf einer gemeinsamen Datenbank
 Benutzeroberfläche genau auf die Bedürfnisse der verschiedenen Rollen zugeschnitten
→ Personalisierte, rollenspezifische Oberfläche
Risiko-Board Kontrollen-BoardProzess-Sicht

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Überblick: Prozessbasiertes Risikomanagement
Geschäftsprozess
Kontrollprozess
oder -Aktivität
Risiken
Kontrollen
• Aktivitätsbezogene
Risiko/Kontrollzuordnung
• Alternativ:
• Prozessbezogen
• Prozess-/Aktivitätsunabhängig

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„Klassisches“ Risikomanagement
Prozessbasiertes Risikomanagement
Wo treten die Risiken auf?
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Prozessbezogenes Risiko
Aktivitätsbezogenes Risiko
Alleinstehendes Risiko

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BOC RM Varianten: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

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Workflow „Risikobewertung“
 Jedes Risiko ist in regelmäßigenAbständen nach Eintrittswahrscheinlichkeit und
Auswirkung zu bewerten.
 Dabei wird das Risiko in den oben angeführten Workflow eingebunden.
 Der Workflow wird von unterschiedlich verantwortlichen Rollen durchgeführt wird.
 Die Rollendefinition erfolgt für jedes einzelne Risiko.
Risikosupervisor
Eskalationsmechanismen:
Sobald die definierte Toleranzzeit für
die Risikobewertung und
-freigabe überschritten wird.
Hinweis: Die Workflows
müssen immer
unternehmensspezifisch
ausgestaltet werden!
inkl. Prolongationsmechanismen für sich
periodisch wiederholende Bewertungen

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BOC RM Varianten: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

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Workflow „Kontrollbewertung“
Kontrollmanager Kontrollbewerter Kontrollfreigeber Kontrollviewer
Kontrollsupervisor
Eskalationsmechanismen:
Sobald die definierte Toleranzzeit für
die Kontrollbewertung und
-freigabe überschritten wird.
 Jede Kontrolle ist in regelmäßigen Abständen nach Design Effectiveness und Operating Effectiveness zu bewerten.
 Dabei wird die Kontrolle in den oben angeführten Workflow eingebunden.
 Der Workflow wird von unterschiedlichen, verantwortlichen Rollen durchgeführt.
 Die Rollendefinition erfolgt für jede einzelne Kontrolle.
inkl. Prolongationsmechanismen für sich
periodisch wiederholende Bewertungen

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BOC RM Varianten: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

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Workflow „Kontrolldurchführung“
Kontrollsupervisor
Eskalationsmechanismen:
Sobald die definierte
Toleranzzeit für die
Kontrolldurchführung
überschritten wird.

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BOC RM Varianten: Standardisierung vs. Individualisierung
 Erhebung von Risiko- und
Kontrollkatalogen
IKS Dokumentation Risikobewertung
 Laufende Risikobewertung
hinsichtlich
Eintrittswahrscheinlichkeit
und Auswirkung
+
Kontrollbewertung
 Laufende Kontrollbewertung
hinsichtlich Design Effektivität
und Operativer Effektivität
Kontrollausführung
Weitere Individualisierung…
+
 Kontrollausführung, mit
Start-Datum oder
angestoßen durch
Exception Reports
Maßnahmen
+
 Risiko-/Kontroll- &
Prozessbasiertes
Maßnahmen-
Management

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Laufende Verbesserung: Maßnahmenmanagement
Im Zuge der Evaluierung
des Risikoportfolios bzw.
neu auftretender Risiken
werden Verbesserungen
notwendig
Im Rahmen der Kontroll-
bewertung werden
Schwachstellen entdeckt
Im Rahmen der
Systemevaluierung werden
Verbesserungs-potenziale
entdeckt
Maßnahmenkatalog
Regelmäßige
Risikoanalyse
Regelmäßige
Bewertung der
Kontrollen
Aufbauprüfung
des RM / IKS

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Beispiel: Maßnahmencontrolling-Workflow
Offen
In
Arbeit
Erledigt
Verantwortlicher
Supervisor
Eskalationsmechanismen:
Sobald der gesetzte Termin für
das Statuscontrolling um 5
Arbeitstage überschritten wird.
E-Mail Benachrichtigungen:
Sobald das kontinuierliche
Statuscontrolling durchzuführen ist.

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Generierung von Reports aus ADONIS
Standardisierte Berichtsmöglichkeiten
Risiko-Report
Risiko-Kontroll-Matrix
Kontroll-Report
ReportingReporting

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Generierung von Reports aus ADONIS
Individuelle Berichtsmöglichkeiten
Reporting

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Umsetzung von IKS und RM mit ADONIS und dem APP
Umfassende Unterstützung aller Szenarien
Reduzierung des manuellen Aufwands im Rahmen der Risiko- und Kontrollbewertung
Bereitstellung von Referenz-Risikokatalogen für Solvency II in ADONIS
Risikobewertung über das ADONIS Prozessportal: intuitiv, regelmäßig, mit
Reminder- und Eskalationsmechanismen
Standard-Lösung mit kostenfreien Konfigurationsmöglichkeiten
Umfassendes, revisionssicheres und auditkonformes Reporting auf Knopfdruck
Integrierte Sicht in einem System schafft Transparenz und spart Kosten:
Prozesse, Risiken, Kontrollen, Maßnahmen.
Unterstützung der gesetzlichen Anforderungen an ein Risikomanangement (z.B.
Solvency II etc.) und Rahmenwerke (z.B. COSO I & II, ISO 27000, ISO 9001 etc.)

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Was können wir Ihnen konkret anbieten …
.. und womit können Sie ab morgen starten …
 Fachlicher und methodischer Aufbau und Einführung Ihres IKS und Risikomanagements
 Nutzung von existenten Referenzkatalogen für Risiken und Kontrollen, bspw. nach Branchen
oder Themen
 Eine Umfassenden IKS und RM Dokumentation mit ADONIS
 Einen vollständigen, workflow-gestützten Betrieb Ihres IKS und Risikomanagement mit dem IKS
Service von ADONIS
 Individuelle Adaptionen auf Basis ihrer existenten Anforderungen – sowohl
fachlich als auch direkt in ADONIS

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> 30.000 Installationen -
> 20 Jahre Erfahrung -
0% Entwicklungsoutsourcing -
100% im Eigenbesitz -
Alles aus einer Hand -
Wir stehen für:
in Produkt und Methode.
weltweit im Einsatz.
Stabilität garantiert.
wir sind der Hersteller.
Produkt, Beratung, Training & Support.
Vor Ort. In der Schweiz.

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© Copyright BOC AG, Wien 2010
Das BOC Management Office, sowie ADOscore, ADONIS, ADOlog und ADOit sind eingetragene Warenzeichen der BOC Gruppe. Alle anderen genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Hersteller.
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