1. BRAVA Fevereiro/2011 ECM TOTVS

3. Agenda ECM TOTVS Sobre o ECM O que é o ECM? O Universo do ECM Como aplicar o ECM na minha empresa BY You ECM TOTVS Gestão de Documentos Workflow/BPM Qualidade Portais Corporativos Tecnologia e Integração 3

4. Mas o que é ECM ? 4 ECM ou Enterprise Content Management, é o conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas usados para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregarconteúdo não estruturado relacionado aos principais processos de negócio. ?

5. Conteúdo? Que conteúdo? 5 Conteúdo Estruturado vs Conteúdo Não Estruturado Pedidos Clientes Itens SELECT c.customerID, c.name FROM Customer cWHERE c.state = “SP” AND c.segment = “Financial” ORDER BY c.name

6. 6 Mas você falou também em Processos! Há uma grande dificuldade em alinhar processos de negócio com o conteúdo estruturado e não estruturado

7. Processos de Negócios O ECM ajuda a “colar” o processo ao conteúdo! C 7 WORKFLOW/BPM Não Estruturado Processos Negócio Estruturado

8. Pergunta! 8 ? Mas por que gerenciarProcessos e Conteúdos Não Estruturados?

9. Introdução ao ECM 9 www.bravaecm.com.br/infografico

10. Universo de ECM 10 www.bravaecm.com.br/infografico

11. Universo de ECM 11 www.bravaecm.com.br/infografico

12. Universo de ECM 12 www.bravaecm.com.br/infografico

13. Para que serve o ECM? 13 Então o ECM serve para: - Aumentar produtividade - Reduzir o retrabalho - Proteger as informações - Aumentar a eficiência - Reduzir emissões de poluentes - Reduzir os custos - Aumentar a transparência - Atender a regulamentações

15. Gestão de Contratos

16. Aprovações de compras

17. Aprovação de crédito

18. Solicitação despesas

19. Prestação de contas de despesas

20. Gestão da Qualidade

21. Normas e procedimentos

22. Gestão de não conformidades

23. Gestão de Planos de Ação

24. Auditorias

25. Recursos Humanos

26. Processo de admissão de pessoal

27. Aprovação de treinamentos

28. Processo de desligamento de pessoal

29. Processo de movimentação

30. Processo de inovação

31. Tecnlogia da Informação

32. Helpdesk de TI

33. Compras Técnicas

35. ByYou ECM TOTVS 16 A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis. Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.

36. ByYou ECM TOTVS O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução 17

37. ByYou ECM TOTVS 18 Gestão de Documentos

39. Documento individual

40. Múltipla (lote)

41. Captura

42. Integração Office

43. Drag-and-drop

44. Recuperação

45. Categorização em pastas

46. Busca de documentos avançada

47. Perfil de usuário e segurança

48. Navegação pelo histórico

50. 21 ByYou ECM – Gestão de Documentos Interface 100% WEB

51. 22 ByYou ECM – Gestão de Documentos Área de Trabalho

52. 23 ByYou ECM – Gestão de Documentos Categorização em Pastas

53. 24 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com upload

54. 25 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com drag-and-drop

55. 26 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Desenhos

56. 27 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Documentos

57. 28 ByYou ECM – Gestão de Documentos Versionamento e Aprovação

58. 29 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Conteúdo

59. 30 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Formulários

60. 31 ByYou ECM – Gestão de Documentos Navegação no Histórico de Acessos

61. 32 ByYou ECM – Gestão de Documentos Mecanismo de busca por conteúdo

62. 33 ByYou ECM – Gestão de Documentos Documentos Favoritos

63. 34 ByYou ECM – Gestão de Documentos Lixeira

64. 35 ByYou ECM – Gestão de Documentos Integração com Office

65. 36 ByYou ECM – Gestão de Documentos Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

66. 37 ByYou ECM – Gestão de Documentos Outras Características Notificação por e-mail de publicações; Indicação de Leitura; Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas; Atualização de variáveis do documento; Notificações de documentos expirados; Relacionamento de documentos; Histórico e rastreabilidade de aprovação.

67. 38 ByYou ECM – Gestão de Documentos Vantagens e Benefícios Maior velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decisões; Obtenção de vantagem competitiva sustentável; Redução de custos com cópias; Melhor aproveitamento de espaço físico; Disponibilização instantânea de documentos; Evita extravio ou falsificação de documentos; Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos; Continuidade de negócios; Facilitação às atividades que envolvem colaboração.

68. ByYou ECM TOTVS 39 Workflow/BPM

70. Notificação por e-mail

71. Indicação de etapa do processo

72. Preenchimento do formulário

73. Histórico de movimentações

74. Anexos integrados ao GED

75. Encaminhamento de atividades

76. Observações relevantes

77. Execução de aplicativos

78. Timeout de atividade

79. Gestor de Processo

80. Transferência de PendênciasMotor de Processos Editor gráfico de processos Notação BPMN e Swim Lanes Configurações no fluxo Mecanismos de atribuição Inclusão de instruções Controle de versões Exportação e importação Validações lógicas Regras de automáticas Definição de segurança Integrações (SOA) Anexação de formulários

81. ByYou ECM TOTVS 41 Álbum de Fotos

82. 42 ByYou ECM –Workflow/BPM Desenho gráfico de processos com notação BPMN

83. Fluxo automático (timeout) 43 ByYou ECM –Workflow/BPM

84. 44 ByYou ECM –Workflow/BPM Central de Tarefas

85. 45 ByYou ECM –Workflow/BPM Categorização de Processos

86. 46 ByYou ECM –Workflow/BPM Ambiente de trabalho

87. 47 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

88. 48 ByYou ECM –Workflow/BPM Consulta de solicitações

89. 49 ByYou ECM –Workflow/BPM CAP - Central de Análise de Processos

90. 50 ByYou ECM –Workflow/BPM Extração de relatórios com BIRT

91. 51 ByYou ECM –Workflow/BPM Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

92. 52 ByYou ECM –Workflow/BPM www.bravaecm.com.br/kits

93. 53 ByYou ECM –Workflow/BPM Outras Características Notificação por e-mail de evoluções e atrasos Atividades paralelas Apontamento de horas para custeio Mecanismos de atribuição automática Scripts para validação de dados Datasets e SOA para customizações e integração Extração de relatórios com BIRT Criação de Portlets para Portais

94. 54 ByYou ECM –Workflow/BPM Vantagens e Benefícios Maior transparência em processos; Combate a fraudes; Rastreabilidade das atividades; Aumento de produtividade e eficiência; Melhor visão organizacional; Maior velocidade na implementação de mudanças em processos; Redução da curva de aprendizado de colaboradores; Preservação do capital intelectual da organização; Redução de retrabalho e processos perdidos; Kits de Implantação Rápida que aceleram o processo de implantação

95. ByYou ECM TOTVS 55 Qualidade

98. 58 ByYou ECM – Qualidade Emissão de Lista Mestra

99. 59 ByYou ECM – Qualidade Emissão de Cópia Controlada

101. Gestão Documental

102. Gestão de Ocorrências

103. Gestão de Auditorias

104. Gestão de Ações

106. Registro de Ocorrência Fluxograma do processo de Registro de Ocorrência 62

107. 63 Atividade Registrar Ocorrência Neste campo o usuário informará a data da ocorrência Nesta seção o usuário informará os detalhes da ocorrência: tipo de ação, tipo de ocorrência, origem, criticidade, se precisa de conteção e o assunto relacionado

108. 64 Atividade Aprovar Solicitação O usuário poderá escolher entre aprovar a ocorrrência ou reprova-la.

109. 65 Atividade Executar Contenção Como este campo está preenchido o processo entrou na atividade automática “Precisa de Contenção”, sendo enviado automaticamente para a atividade “Executar Contenção” Na atividade Executar Contenção o campo “Descrição da contenção” é o único que deverá ser preenchido.

110. Atividade Analisar Causa - Ishikawa 66 Na atividade Analisar Causa o usuário poderá ainda utilizar o diagrama de Ishikawa para auxiliar na análise de causa da ocorrência.

111. 67 Atividade Analisar Causa Nesta atividade o usuário deverá preencher este campo para descrever a análise da causa.

112. 68 Atividade Aprovar Análise da Causa O usuário poderá escolher entre registrar um plano ou reprovar a análise da causa e refaze-la.

113. 69 Atividade Registrar Plano de Ação O usuário poderá escolher entre criar um Plano de Ação como subprocesso ou enviar o processo para a atividade Verificar Eficácia

114. Atividade Verificar Eficácia 70 O usuário poderá escolher entre enviar para a atividade de notificação ou rejeitar, repetindo ciclo.

115. Kit BRAVA ECM Qualidade 71 Plano de Ação

116. Plano de Ação Fluxograma do Processo do Plano de Ação 72

118. 74 Atividade Registrar Plano de Ação Ao enviar a atividade Registrar Plano de Ação, serão criadas as atividades com o prazos e os responsáveis definidos no formulário. Ao iniciar o Plano de Ação pelo processo de Registro de Ocorrência, é possível consultar os dados da solicitação clicando no link Visualizar Ocorrência

119. Na atividade Registrar Plano de Ação o usuário poderá definir atividades a serem executadas, com prazos e responsáveis. Para cada atividade, será inicializado o processo Atividade do Plano de Ação, no qual o usuário responsável irá receber as instruções e poderá descrever o que foi executado durante a tarefa. 75 Atividade Registrar Plano de Ação – Definir Atividades

120. Atividade do Plano de Ação Fluxograma do processo Atividade do Plano de Ação 76

121. Formulário de Atividade do Plano de Ação 77 Ao tomar conhecimento de uma atividade, é possível consultar à qual plano de ação esta se refere, através do link Visualizar Plano de Ação Ao receber uma atividade, pode-se visualizar as instruções entre outras informações na seção Dados da Atividade No campo descrição deve-se informar os procedimento executados durante a execução da atividade

122. 78 Atividade Verificar Eficácia Na atividade Verificar Eficácia é possível escolher entre finalizar o plano de ação ou enviar novamente para o início do processo.

123. Kit BRAVA ECM Qualidade 79 Auditorias

124. Gestão de Auditoria Fluxograma do Processo de Gestão de Auditoria 80

125. 81 Atividade Solicitar Auditoria A atividade Solicitar Auditoria éponto inicial do processo de Auditoria.Nesta seção deve-se preencher os dados iniciais para solicitação da auditoria, como área, comunicado, tipo de auditoria, período da auditoria e áreas notificadas.

126. 82 Atividade Solicitar Auditoria Na atividade de solicitação, no formulário de Gestão de Auditoria, é necessário preencher os dados área, comunicado, tipo de auditoria e período de auditoria

127. 83 Atividade Solicitar Auditoria Ainda na atividade Solicitar Auditoria é necessário informar ás áreas que serão notificadas sobre a auditoria que será realizada. Será enviada uma notificação para cada responsável das áreas selecionadas

128. 84 Na atividade Determinar Objetivos o usuário preencherá o campo Objetivo da Auditoria Atividade Determinar Objetivos

129. Atividade Análise do Auditor Líder 85 Na atividade Análise do Auditor Líder o usuário poderá enviar a atividade para Avaliação da Qualidade ou então replanejar a auditoria

130. Atividade Avaliação Qualidade 86 O usuário poderá enviar para a atividade Convocação para Reunião ou finalizar o processo Na atividade Avaliação Qualidade o usuário responsável informará suas considerações sobre a auditoria realizada no campo Observações

131. Kit BRAVA ECM Qualidade 87 Registro de Documentos

132. Registro de Documento Fluxograma do Processo de Registro de Documento 88

133. Atividade Solicitar Registro 89 A atividade Solicitar Registro é o ponto inicial do processo, sendo que o usuário solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitação, Motivo, Documento, Versão e se necessita contenção ou se é necessário distribuir cópia controlada.

134. 90 Atividade Solicitar Registro Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento

135. 91 Atividade Fazer Triagem O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.

136. 92 Atividade Elaborar Na elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo

137. 93 Atividade Aprovar Alterações O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar

138. 94 Atividade Necessita Capacitação Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.

139. 95 Atividade Distribuir Cópias Controladas Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.

140. Kit BRAVA ECM Qualidade 96 Painéis de Gestão da Qualidade

142. Gráfico de Evolução – número de ocorrências por mês

143. Gráfico por Área – número de ocorrências por área

144. Gráfico por Solicitante – número de ocorrências por solicitante

147. Período

148. Criticidade

149. StatusPara cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

151. Gráfico de Assunto – Participação %

152. Gráfico por Status – Participação %

153. Gráfico por Solicitante – Participação %

156. Período

157. StatusPara cada combinação de filtros criada, é possível gerar uma URL para visualizar os dados posteriormente, utilizando o mesmo parâmetros

158. Kit BRAVA ECM Qualidade 103 Gestão de Indicadores

159. 104 Indicadores O módulo de Indicadores é composto pelo processo e pelo painel de indicadores. No processo o usuário define o indicador e realiza a apuração de dados e no painel é possível visualizar o resultado das medições através de gráficos

160. 105 Indicadores Processo de Indicadores

161. 106 Painel de Indicadores No painel de indicadores é possível visualizar os dados de um indicador, assim como a meta definida. Para isso é necessário clicar no botão adicionar gráfico, localizado no canto superior direito do painel Botão Adicionar Gráfico Ao clicar no botão adicionar gráfico, o usuário poderá escolher o indicador e o tipo de gráfico para visualizar os dados

162. 107 Painel de Indicadores Visualização do Painel de Indicadores

163. 108 ByYou ECM – Qualidade Vantagens e Benefícios Integração nativa com Gestão de Documentos e Workflow/BPM; Possibilidade de extração de relatórios e indicadores que retroalimentam os sistemas de gestão; Possibilidade de transformar os processos estáticos descritos em normas e procedimentos em processos efetivamente “vivos” com o engine de Workflow/BPM; Kits com os principais processos relacionados a gestão da qualidade que permitem a aceleração do processo de implantação; Plataforma Web para colaboração de documentos e processos.

164. ByYou ECM TOTVS 109 Gerenciamento de Portais

167. ByYou ECM TOTVS 112 Álbum de Fotos

168. Gerenciador de Portais 113 ByYou ECM – Portais

169. ByYou ECM – Portais Case: Portal de Relacionalento com Clientes e Fornecedores

170. ByYou ECM – Portais Case: Portal de Relacionamento com Rede

171. ByYou ECM – Portais Case: Portal de Vendas

172. ByYou ECM – Portais Case: Portal de RH

173. BRAVA KIT– Intranet 2.00 118 Intranet Corporativa

175. Permitem a colaboração de conteúdo de forma descentralizada com um ponto de acesso seguro, unificado;Projetadas para agregar e personalizar a informação através de interfaces específicas para cada aplicação; Mantém as informações sempre atualizadas dando a solução a dinâmica indispensável para manter audiência desejada.

176. 120 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Arquitetura de Intranets Corporativas

177. 121 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Uma boa Intranet Corporativa... É baseada em um engine de portal garantido flexibilidade e escalabilidade; Permite personalização visual sem necessidade de desenvolvimento; Agrega conteúdo de várias fontes utilizando arquitetura aberta baseada em SOA; Define acesso ao conteúdo identificando diferentes perfis; É extensível permitindo a agregação de novos conteúdos de provedores baseados em padrões;

178. 122 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Já uma Intranet Corporativa ruim... É baseada em páginas estáticas ou aplicações específicas; Exige que mudanças visuais demandem manutenção em código fonte; Acessa diretamente bancos de dados dos provedores de conteúdo criando vulnerabilidades; Trata acesso apenas por um login sem identificar um perfil dificultando a gestão de acessos; Demanda codificação para agregação de novos conteúdos;

179. 123 BRAVA KIT– Intranet 2.00 O Kit Intranet 2.00 BRAVA... É baseado no Liferay, um engine de portal de mercado que garante grande flexibilidade e escalabilidade; Permite personalização visual apenas com configurações e drag-and-drop de conteúdo; Integra conteúdo de provedores utilizando tecnologia baseada em AJAX e SOA; Gerencia login e perfis de acesso garantindo flexibilidade na gestão; Permite agregação de novos conteúdos que sejam baseados em padrões;

181. Portlets prontos para colaboração de documentos, contatos, notícias, cardápios, links rápidos, álbum de fotos e menu de processos.

182. Colaboração de documentos, conteúdo e processos totalmente baseado na solução de ECM da TOTVS.

183. Suporte a múltiplos idiomas, parametrização, personalização visual e de layout sem a necessidade de programação.

184. Possibilidade de criação de páginas departamentais dando total liberdade de manutenção.

186. 126 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Página Inicial

187. 127 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Notícias

188. 128 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Comunicados

189. 129 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Documentos

190. 130 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Álbum de Fotos

191. 131 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Visualizar Fotos

192. 132 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Cardápio

193. 133 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Aniversariantes

194. 134 BRAVA KIT– Intranet 2.00 Contatos

195. BRAVA KIT– Intranet 2.00 Principais Vantagens do BRAVA KIT – Intranet 2.00 Rápida implementação; Baixo custo de aquisição; Baseado em padrões de mercado garantindo compatibilidade, extensibilidade e escalabilidade; Flexibilidade na personalização visual; Criação dinâmica de páginas de conteúdo; Integrado a solução de ECM da TOTVS permitindo a colaboração de conteúdo e processo em um só portal; Possibilidade de integração com outras aplicações através da arquitetura baseada em SOA;

196. ByYou ECM TOTVS 136 Tecnologia e Integração

197. Tecnologia e Integração Plataforma Java Independência de Plataforma Escalabilidade & Desempenho Uso de Padrões Abertos Maior Capacidade de Integração Web Services

198. Tecnologia e Integração Base de Dados Banco de Dados é uma decisão do Cliente Acesso nativo aos principais bancos do mercado Capacidade de ajustar obanco para as necessidades do cliente (tuning no cliente)

199. Tecnologia e Integração Estratégia de Integração ERP/CRM/BI/... ENTRADAS WebServices ECM Build-inDatasets EJB Workflow DATASETS FormDatasets Lucene Formulário CustomizedDatasets Portal WebService Connector/AppServer/... SOAP SAÍDAS

200. Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM 140

201. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio. www.bravaecm.com.br/kits 141