La Gestión documental cobra cada vez mas fuerza en las
organizaciones, sin embargo, es mas el desconocimiento
de normas que se deben aplicar a la organización de
documentos, pasando por alto su importancia dentro de
su entidad.
Con el desarrollo de esta investigación obtendremos un
enfoque referente a la importancia, diseño e
implementación de un Sistema de Gestión Documental
que nos permitirá cumplir con las necesidades de la
organización y la normatividad establecida.

 Definición
Conjunto de operaciones y técnicas que permiten la administración del
flujo documental en una organización, determinando el tiempo de vida
de un documento, su conservación desde el momento de creación
hasta su disposición final, asegurando su conservación y pronta
recuperación.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de programas
diseñados para catalogar, clasificar y facilitar el proceso de
recuperación de la información dentro de un ámbito "virtual", para el
servicio de los usuarios.

Requisitos para su implementación:
REQUISITO DESCRIPCION
ENTRADA El sistema debe reconocer distintos dispositivos de entrada (disco duro,
cd-room etc) , y que soporte nuevos formatos de entrada, contar con un
procedimiento automático de entrada masiva y control de errores.
INDEXACIÓN Verificar si la indexación es manual o automática y si realiza resúmenes
automáticos y conoce los distintos criterios de indexación.
ALMACENAMIENTO Tener la capacidad de almacenar documentos digitales en gran volumen
de datos, permitir seguir una estructura jerarquizada, definir backups o
copias de seguridad periódicos, almacenamiento de históricos.
BÚSQUEDA Contar con un motor de búsqueda eficiente y jerarquizada, con tesauros,
por atributos, en texto integro, lógicas y posicionales, con hipertextos,
soportar gran número de búsquedas simultáneas, que se puedan
almacenar y ampliar la búsqueda en Internet.
VISUALIZACIÓN Permitir la visualización en formato original, simultáneamente con mas
usuarios y realizarse a través de navegador web.
MODIFICACIÓN Permitir y mantener control en las versiones de un documento y sus
cambios.
DIFUSIÓN Permitir el control de impresión de documentos consultados y el envío de
los mismos en distintos soportes y formas.
INTEGRACIÓN con los demás sistemas
tecnológicos de la entidad
Compatibilidad con otras aplicaciones, plataformas de la organización,
servidores y sistemas operativos

A. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO SUS METADATOS
A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Los documentos en físico se deben organizar de acuerdo con los criterios para que estos se puedan pasar a un
medio digital, e igualmente los documentos que se generen en una serie electrónica. metadatos estructurados en
combinación con unos buenos sistemas de búsqueda el cual debe esta basado en la información del cuadro de
clasificación documental
B. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD).
A los documentos se le deben establecer el tiempo de retención de los documentos electrónicos
en las TVD y TRD.
C. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON LOS
TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD.
De acuerdo a la disposición final establecida en las TVD y TRD se debe definir el procedimiento
para la eliminación de los documentos electrónicos teniendo en cuenta el tiempo de retención.

D. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA INFORMACIÓN
CONEXA (METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO.
Realizar la restauración de documentos originales y facilitar para consulta una copia o un PDF según el caso.
El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de
falsedad.
E. MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES.
Se debe garantizar el acceso a los documentos electrónicos, asegurando la integridad de la información
que contienen los documentos así como la durabilidad de los soportes en la cual se encuentren. . Protegido
contra alteraciones .
G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN SERIES Y
SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS PROCEDIMIENTOS
TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN.
Los documentos se encuentran localizables, con registro de creación y uso que permitan el
acceso de la información.
F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO SEAN
REQUERIDOS.
Si se cuenta con un Sistema tecnológico para el manejo de los documentos, series y subseries se
debe tener en cuenta su conservación o salvaguarda a largo plazo, con el fin de poder recuperar
la información

Conformidad Debe brindar la información que requieren los usuarios de las diferentes
entidades teniendo en cuenta los procedimientos que se ejecutan como
derivados de sus actividades.
Interoperabilidad Deben intercambiar información entre entidades, en busca de un beneficio
mutuo, enlazándose con otros programas para que se pueda almacenar y
recuperar la información.
Seguridad Confidencialidad y conservación adecuada de los documentos, con
permisos para acceder a los documentos.
Metadescripción Acceso rápido a la información, almacenando datos relevantes tales como
fecha de almacenamiento, fecha en la que hicieron modificaciones y quien
las realizo.
Adición de contenidos Ingreso de nuevos contenidos sin que la existente sufra modificaciones o
perdida.
Diseño y funcionamiento La creación de documentos es para uso de los usuarios por lo tanto debe
ser de fácil manejo, para que el operador se sienta cómodo trabajando con
el.
Gestión Distribuida La importación y exportación de documentos debe ser posible y de fácil
manejo.
Disponibilidad y acceso Los documentos electrónicos deben asegurar la integridad, la seguridad y el
fácil acceso.
Neutralidad tecnológica Acatar recomendaciones, conceptos y normas, que permitan fomentar la
prestación del servicio, adquiriendo la tecnología que cubra sus
necesidades basados en la normatividad y prevaleciendo el cuidado al
medio ambiente.

Entidad visitada: UNIVERSIDA TECNOLOGICA DE PEREIRA
Fondo: GESTION DE DOCUMENTOS
Es un fondo abierto ya que está activo y se está alimentando
permanentemente. La Universidad Tecnológica de Pereira ha
visionado siempre la organización y por eso nunca ha tenido fondos
acumulados ya que desde 1972, se le empezó a dar forma al archivo con la
asesoría de las Universidades de Caldas y Antioquia.
La concepción que tenía desde entonces la Institución era que la
correspondencia Institucional se guardaba 5 años en físico y luego se
microfilmaba; por lo tanto el fondo siempre ha sido dinámico y de esta manera
se ha sostenido.

Qué sistema de ordenación manejan?
Los documentos se ordenan en forma de indización sistematizada por orden de
llegada y con ayuda de la base datos se recupera. Este programa informático que se
utiliza fue creado por los ingenieros de sistemas de la misma institución, bajo los
lineamientos establecidos legalmente.
Con qué medios de almacenamiento cuentan?
La conservación en el Área de Gestión de Documentos, como uno de los
compromisos fundamentales de la función archivística, utiliza unidades adecuadas
para correcta preservación de los documentos en el tiempo.
Una vez definida la necesidad de supervivencia de un documento por un período igual
o superior a 5 años dentro de la Tabla de Retención Documental, se procede a aplicar
la debida depuración que consiste en la eliminación de documentos no pertinentes
como copias de originales en un mismo paquete, borradores de sustentación, retiro de
gachos y otros elementos metálicos que activen el deterioro del papel utilizado en la
impresión, fotocopiado de faxes para evitar la desaparición del texto entre otros.
Los documentos debidamente almacenados en legajos se amarran con cinta de faya
de una medida superior a 2 centímetros de ancho para evitar la ruptura.
Posteriormente los legajos son almacenados en cajas de archivo cerradas para evitar
el polvo y la postura inadecuada que acelera el detrimento.

Los medios magnéticos y electrónicos, y las
bases de datos con las se cuentan, son la
ayuda de recuperación y se tiene el
almacenamiento microfilmado que es donde
está la información más antigua de la
Universidad.
Si cuenta con aplicativo como ingresa esta información?
Los archivos de gestión transfieren la información por medio del formato único de inventario,
cuando llegan al fondo pasan a ser parte del archivo central. La información se ingresa a la base
de datos del archivo central y otra información se toma de los expedientes, se toman los datos
más relevantes de cada serie ya que no existe un proceso de descripción documental.

Cómo aseguran que la información contenida en estos Soportes (diferentes al papel)
puedan ser recuperada en el tiempo?
Todo está guardado en el servidor central de UTP y en esta dependencia solo hay copias,
además de la información que hay en papel se está realizando el microfilm correspondiente a
cada dependencia.
Qué principios de seguridad de la información aplican?
Se trata de cumplir con las condiciones de almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación del acervo documental, pero
reconocen las falencias ya que no se cuenta con algunos recursos necesarios.
Cómo identifican los expedientes o carpetas dentro de las cajas de archivo?
Se identifican con fondos, subfondo, sección, subsección. Serie, subseries , fechas extremas y
número de folios, Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora. Todo esto de acuerdo al acuerdo 042 del Archivo general de la Nación.

Que directrices o políticas archivísticas tienen establecidas para el control y prestamos de
los documentos?
Cuando se trata de un consultante con vínculo laboral con la universidad, para su retiro del
Área deberá marcar con su nombre legible el afuera o ficha de préstamo archivístico.
Las dependencias consultantes deberán desplazarse a realizar búsquedas hasta el Área de
Gestión de Documentos, cuando los parámetros de búsqueda competen directamente a sus
funciones.
Si se trata de un consultante externo debe identificarse previamente:
Igualmente si requiere copias deberá cancelar previamente su valor.
Para retiro de una original por parte de consultante externo –organismos de control Regional o
Nacional-, deberá dejarse copia de acta con los Por menores de la búsqueda, la descripción de
la documentación encontrada, firmada por los realizadores y testigos de la misma.
Cómo almacenan los archivos que reciben en soportes diferentes al papel?
Los CD se almacenan en una vitrina especial de igual manera que el microfilm. Los documentos
en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales -CD´s, disquetes, videos, etc.) se debe
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
notas del instrumento de control o de consulta.

Cuentan con tabla de Valoración documental aprobadas y aplicadas?
El fondo documental de La universidad Tecnológica de Pereira no posee Tabla de Valoración
Documental, ya que nunca se han tenido fondos acumulados y el fondo es dinámico.
Desde 1972 que fue creado este fondo, los directivos han tenido la concepción que la
correspondencia Institucional se conservaba 5 años en físico y luego se microfilma; todo lo
anterior a las tablas de retención documental esta microfilmado y los actos administrativos,
disposiciones legales y actas, están en físico desde el origen de la Universidad, por eso no
existen las TVD; y se dio continuidad al procedimiento con las Tablas de Retención
Documental.

Si cuentan con aplicativo de gestión documental, Como es el proceso?
La Universidad Tecnológica de Pereira debido a su incremento tan exuberante en los últimos años,
diseño un aplicativo llamado Gestión de Documentos, que funciona por medio de la intranet.
Este programa se maneja como un Outlook y es el medio por el cual se envían los memorandos
internos entre dependencia, se puede decir que este aplicativo es la base de trabajo en cada
dependencia, ya que la comunicación sea de solicitud, de rechazo , de petición , contestación o
citaciones entre dependencias son realizadas por medio de él.
Este sistema crea una plantilla donde crea el consecutivo de la dependencia, la fecha, da la
opción de escoger la dependencia y el cargo de la persona a la que es enviada la comunicación, la
serie documental , el asunto y el espacio de texto. Fue creado bajo los parámetros del AGN
,Resolución NO 165 del 11 de octubre del 2002.
Este programa es la base para las comunicaciones rápidas, efectivas y eficaces; pues este da la
opción de hacer copia para la cantidad de usuarios que se necesiten y se puede adjunta además
archivos electrónicos y da opción de decir si lo que se anexa es una carta, un trabajo, un archivo
electrónico, una carpeta , libro entre otros ; todo esto con dar claridad a lo que se está enviando y
que la dependencia a la que le llegue la solicitud , pueda ir tramitando esta.
Si el adjunto a un memorando es físico se relaciona dentro de las colillas diseñadas que dicen
hacia dónde va dirigido el adjunto y de que memorando es.

Es de anotar que esta asignación corresponde al organigrama que posee la Institución. La
correspondencia es recogida en la mañana y en la tarde con el fin de darle la circulación
inmediata a la información. Cuando la correspondencia llega la oficina de gestión de
documentos es registrada al sistema que ellos tienen para este procedimiento y se hace una
impresión de lo que se envía desde este departamento con el fin que la información no se
vaya a extraviar.

La universidad Tecnológica de Pereira, está certificada bajo las normas ISO 9001-2000 y
GPS 1000-2004, por lo cual la organización y claridad de los procedimientos se ha
convertido en una tareas diarias de la Institución; es por eso que cuando ingresa un
empleado nuevo a la Institución, lo primero que debe realizar es sacar las claves para los
aplicativos que maneje cada dependencia, con el fin de ser claros en el momento de la
manipulación de la información y creación de la misma.
Cuando realizan eliminación de expedientes, legajos, tomos o series documentales , quien autoriza
su eliminación, que políticas administrativas tienen en cuenta y que evidencias tienen de esta
labor?
Las eliminaciones documentales se autorizan internamente porque ya están contempladas en la TRD y la Tabla de
Retención Documental esta aprobada:
 Por el Archivo General de la Nación
 Comité de Gestión Documental de la Institución
Después de estar aprobada, se aplican los tiempos para la eliminación y se levanta un acta donde se relaciona lo
que se va a eliminar.
Que hacen con el papel?
La universidad tecnológica de Pereira tiene un programa de reciclaje en el Instituto de Investigaciones Ambientales,
los cuales pasan cada ocho días y recogen lo que se ha ido eliminando. El papel se pica y se deposita en las cajas
que se tienen destinadas para el reciclaje.

RECEPCION
• Consiste en recibir y revisar las comunicaciones legales que llegan, procedentes de las
dependencias, oficinas de correo, fax y la que es entregada directamente. Debe constatarse
que cumpla con las normas ICONTEC para lo interno, así como requisitos de firma, anexos,
número exacto de copias.
RADICACIÓN
• Se basa en revisar el número consecutivo oficial asignado en cada dependencia a las
comunicaciones internas con el fin de evitar saltos y repeticiones. Para las
comunicaciones externas consiste en situar en el extremo superior derecho el
respectivo rótulo con número y fecha de recibido según el grupo, con el orden de
llegada, los códigos de serie y de la dependencia a la cual va dirigida la Comunicación.
REGISTRO
• Es la anotación de los aspectos relevantes de la comunicación en la base de datos: remitente,
destinatario, fecha de elaboración, número de radicación, serie documental, relación de
copias y anexos, el resumen del documento y el análisis para verificación de la correcta
asignación de la serie documental.

CONSERVACIÓN
• Una vez definida la necesidad de supervivencia de un documento por un período igual o
superior a 5 años dentro de la Tabla de Retención Documental, se procederá a aplicar la
debida depuración que consiste en la eliminación de documentos no pertinentes como
copias de originales en un mismo paquete, retiro de gachos, material metálico y otros
elementos que activen el deterioro del papel, fotocopiado de faxes para evitar la
desaparición del texto entre otros.
Transferencia
documental
• Deben realizarse teniendo en cuenta los períodos establecidos en la Tabla de Retención
Documental y según los parámetros establecidos en el acuerdo 039 de 2002 del AGN para
la utilización del Formato Único de Inventario.
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
ACTIVOS
• La regulación y difusión de los documentos que cumplen su etapa semiactivo dentro del
área de Gestión de Documentos es imperativo actual para las instituciones, ya que su
adecuada administración supone un uso racional y comprensivo por parte de los
interesados.

Atendió la visita:
Carlos Andrés Cabrera Hurtado
Asistente administrativo

 Las fuentes y recursos de información buscan mejorar los servicios
informativos a los usuarios, con las fuentes se facilita la búsqueda de
información en la unidad de información y con los recursos de información la
búsqueda se hace con mayor rapidez y cobertura.
 Un sistema de Gestión documental contribuye en la reducción del consumo
de papel, facilita la consulta en una forma rápida, se tiene trazabilidad y
seguimiento de los trámites que adelante en el sistema, se mejora el servicios a
los usuarios internos como externos, mayor capacidad para la toma de
decisiones, se mejora el control de los procesos y permite el potenciamiento, y
desarrollo del trabajo de la organización.

 Esta actividad me ha permitido afianzar lo estudiado con el fin de lograr
planificar servicios eficaces para satisfacer las necesidades de información de
los diferentes usuarios potenciales.

 MANUAL de GESTION DOCUMENTAL de la UTP, [Consultado: 24 marzo de 2015] en:
http://www.utp.edu.co/comutp/archivos/documentos/162416MANUALCGESTIONCDOCUMENT
ALCUTP.pdf
 CARRERO GUTIÉRREZ, Carlos. Un sistema integrado de Gestión e Información de
Archivos. [En línea]. [Consultado: 24 marzo de 2015]
Disponible en: http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf