Aplikacja - Otwarty System Archiwizacji to DARMOWY PROGRAM DO OPRACOWANIA ZBIORÓW ARCHIWALNYCH – dla organizacji pozarządowych, bibliotek, muzeów, instytucji, kolekcjonerów, osób prywatnych. Otwarty System Archiwizacji (OSA) powstał z myślą o archiwach społecznych, ale może z niego korzystać każda osoba czy organizacja, która chce w profesjonalny sposób opisać swój zasób archiwalny. Program zgodny jest ze standardami Międzynarodowej Rady Archiwów. Dostosowany jest do osób początkujących – aby z niego korzystać, nie trzeba znać się na archiwistyce ani wiedzieć, jak się opisuje materiały archiwalne. • Posiadasz cenne archiwalia, fotografie, dokumenty, nagrania, ale nie wiesz od czego zacząć ich porządkowanie i opisywanie? • Chcesz udostępniać swoje zbiory, opisane w sposób profesjonalny? • Od dawna prowadzisz archiwum, ale nie masz swojej komputerowej bazy danych, która ułatwiłaby Ci porządkowanie i wyszukiwanie materiałów? • Chcesz wystartować w konkursie dotacyjnym na prowadzenie archiwum, ale nie wiesz, jak prawidłowo i zgodnie ze standardami opracować zasób? Poznaj funkcjonalności i możliwości OSY.

1. OTWARTY SYSTEM ARCHIWIZACJI – narzędzie dla archiwów
społecznych

2. OTWARTY SYSTEM ARCHIWIZACJI – OSA TO DARMOWY PROGRAM DO
OPRACOWANIA ZBIORÓW ARCHIWALNYCH – dla organizacji
pozarządowych, bibliotek, muzeów, instytucji, kolekcjonerów, osób
prywatnych.
Powstał z myślą o archiwach społecznych, ale może z niego
korzystać każda osoba czy organizacja, która chce w profesjonalny
sposób opisać swój zasób archiwalny.
Program zgodny jest ze standardami Międzynarodowej Rady
Archiwów.
Dostosowany jest do osób początkujących – aby z niego korzystać,
nie trzeba znać się na archiwistyce ani wiedzieć, jak się opisuje
materiały archiwalne.

3. Dla kogo jest OSA?
• Posiadasz cenne archiwalia,
fotografie, dokumenty,
nagrania, ale nie wiesz
od czego zacząć ich
porządkowanie i opisywanie?
• Chcesz udostępniać swoje
zbiory, opisane w sposób
profesjonalny?
• Od dawna prowadzisz archiwum, ale nie masz swojej
komputerowej bazy danych, która ułatwiłaby Ci
porządkowanie i wyszukiwanie materiałów?
• Chcesz wystartować w konkursie dotacyjnym na
prowadzenie archiwum, ale nie wiesz, jak prawidłowo
i zgodnie ze standardami opracować zasób?

4. Przycisk ZASÓB
to
podstawowa
funkcja. Tu
dodajemy
nowe
zbiory/zespoły
lub
wprowadzamy
nabytki. Tu też
możemy
obejrzeć
wszystkie
dane.
WIDOK umożliwia wybór,
wyświetlanych pól.
Możliwe jest
WYSZUKIWANIE proste
lub złożone (w
określonych polach).
RAPORTY pokazują
liczbowe dane
odnośnie całego
zasobu lub wybranej
jego części.
SZKICE to nieopublikowane dane,
widoczne tylko dla użytkowników
o statusie Administrator i Redaktor.
Program
umożliwia
dodawanie
nowych
UŻYTKOWNIKÓW
i nadawanie im
uprawnień (rola
Administratora,
Redaktora
i Czytelnika).
Funkcjonalności

5. Opracowanie archiwalne to
podstawowa czynność, bez której
nie może istnieć żadne archiwum.
Bez niego niemożliwe byłoby szybkie
odnalezienie materiałów, których
poszukujemy. Dzięki opracowaniu,
archiwista może zarządzać
zasobem i prezentować czytelnikom
informacje o zbiorach.
Opracowanie składa się z kilku
etapów, z czego 2 najważniejsze to:
ułożenie materiałów w określonym
porządku oraz opisanie materiałów
– spisanie informacji o treści, stanie
fizycznym, sposobie udostępniania
materiałów itd.
Podstawową funkcją OSA jest
właśnie opis zasobu archiwalnego.
Program do opisu zbiorów archiwalnych

6. OSA oparta jest na
Międzynarodowym Standardzie
Opisu Archiwalnego ISAD (G).
• Ta standaryzacja niesie z sobą
wiele korzyści: nie musimy
zastanawiać się jaki format opisu
stosować, czy datę zapisywać
w ten sposób: 1988-05-20,
czy może w ten: 20 V 2015.
Standaryzacja ułatwia
wyszukiwanie materiałów i sprawia,
że nasze dane możemy
eksportować do innych baz,
posługujemy się bowiem tym
samym „językiem” co pozostała
społeczność archiwalna.
Standardy archiwalne
• Jedyny w Polsce konkurs dotacyjny dla archiwów społecznych, organizowany przez
Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, ma zapisane w regulaminie konieczność
stosowania standardu ISAD (G) przy opracowaniu materiałów archiwalnych.
Użytkownicy OSA nie muszą znać standardu – wystarczy, że będą podążać
za podpowiedziami obecnymi w programie.

7. Program OSA prowadzi archiwistę krok po kroku przez kolejne etapy opracowania
zasobu. Do prawie wszystkich pól typu SYGNATURA, DATA, NAZWA podano
podpowiedzi. Wystarczy kliknąć w „?” przy odpowiednim polu, żeby dowiedzieć
się, jak je prawidłowo wypełnić.
Oprócz tego przygotowaliśmy
szczegółowy podręcznik
do programu OSA, który
udostępnimy na Wikipedii.
Podpowiedzi i podręcznik

8. Program pozwala:
• utworzyć hierarchiczną
strukturę archiwum
w komputerze,
• opisać każdy poziom
tej struktury,
• wyszukać archiwalia według
wybranych kryteriów,
• automatycznie tworzyć
inwentarze archiwalne,
• eksportować i importować
dane (do/z innych baz,
do Internetu).
Program będzie instalowany na dysku komputera
lub na kilku komputerach, które będą miały dostęp
do tej samej bazy danych.
Możliwości

9. Program umożliwia także:
• załączanie miniaturek skanów dokumentów;
• udostępnianie danych czytelnikowi w siedzibie archiwum
- dzięki różnym typom uprawnień można prezentować
czytelnikom wyłącznie dane, które już są zatwierdzone;
• samodzielne zabezpieczenie wprowadzonych danych poprzez
ich eksport.
Możliwości c.d.
Fotografie użyte w prezentacji pokazują zbiory Ośrodka KARTA.
Fot. Michał Radwański/Ośrodek KARTA

10. Twórcą programu Otwarty System Archiwizacji jest Fundacja Ośrodka KARTA.
Został on stworzony jako element projektu „Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce”
w ramach Programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG.
Program udostępniany jest na licencji GNU GPL,
co oznacza, że można:
- uruchamiać go w dowolnym celu,
- dostosowywać do swoich potrzeb,
- rozpowszechniać niezmodyfikowaną wersję programu,
- rozpowszechniać modyfikacje programu na tej samej licencji (GNU GPL).
Więcej informacji na stronie www.archiwa.org.