Ringkasan dokumen tersebut adalah sebagai berikut: Dokumen tersebut memberikan panduan langkah-langkah untuk mengurus dan mengadakan majlis perayaan korporat yang melibatkan bilangan kakitangan yang besar, termasuk membentuk jawatankuasa, merancang bajet dan aktiviti, mengundang tetamu, dan mengambil langkah berjaga-jaga untuk mengelakkan pembaziran.

2. Persiapan untuk mengendalikan majlis
untuk pejabat yang kecil mungkin mudah
kerana mempunyai kakitangan yang
sedikit tetapi jika kakitangan yang ada
mencecah bilangan ratusan, bagaimana
harus anda mulakan?

3. Supaya tidak tersasar daripada matlamat
dan objektif syarikat, sebelum anda
menganjurkan sesuatu majlis, anda harus
membuat kertas kerja dahulu untuk
kelulusan daripada pihak pengurusan.

4. Namun, sebelum anda membuat kertas
kerja, banyak maklumat yang perlu dicari
dan anda sepatutnya menubuhkan satu
jawatankuasa untuk majlis tersebut.
Setiap ahli jawatankuasa akan ditugaskan
untuk mengendalikan setiap tugasan yang
berlainan.

5.  Tajuk Mengandungi maklumat berkenaan
dengan majlis yang akan diadakan
 Objektif secara ringkas
 Latar belakang projek Bajet majlis secara keseluruhan
 Bajet dengan memasukkan semua
makluamt mengenai aktiviti yang bakal
 Itinerari diadakan dan kos setiap perkara
secara terperinci. Hal ini boleh
 Usul/cadangan anda dibentangkan dengan memberikan
 Kesimpulan beberapa pilihan untuk pihak
pengurusan membuat pilihan
Menyenaraikan secara terperinci
aktiviti, matlamat dan faedahnya

6.  Edarkan satu memo dahulu melalui e-
mail ataupun edaran di dalam pejabat
tentang majlis yang bakal diadakan.
 Maklumkan bahawa nama kakitangan
dan pasangan yang ingin hadir akan
diambil dalam masa terdekat dan semua
kakitangan diminta membaca e-mail
masing-masing untuk mengetahui
perkembangan terkini.

7.  Dalam masa 2 hari, edarkan e-mail beserta
borang jawapan kepada semua kakitangan
dan beri mereka masa selama seminggu
untuk mencetak borang jawapan dan
mengahantarkannya ke jabatan anda untuk
direkodkan
 Setelah tamat tempoh yang diberikan, kira
semua nama daripada jumlah ini, mudah
bagi anda untuk mengetahui saiz sebenar
majlis tersebut.
 Jika sambutan menggalakkan, sudah pasti
tempat yang lebih besar diperlukan.

8.  Tempat program bergantung kepada bajet
yang diberikan oleh pihak pengurusan.
Anda mungkin diberitahu bahawa bajet
yagn dibenarkan tidak melebihi 5 ribu
ringgit, 10 ribu ringgit dan sebagainya.
 Langkah pertama yang boleh anda
lakukan adalah dengan menelefon hotel-
hotel, restoran dan dewan yagn ada untuk
meminta sebut harga.

9.  Lazimnya, sebut harga yagn dihantar akan
mengandungi sebut harga untuk makanan yang
akan disajikan.
 Pihak hotel atau restoran pasti akan memberikan
beberapa pilihan dengan harga yang bersesuaian
untuk anda pilih.
 Buat pilihan yang tepat dengan mengadakan
perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa
untuki memilih menu dan tempat yang sesuai.
 Jangan beri terlalu banyak pilihan yang boelh
mengelirukan pihak pengurusan. Memadai hanya
diberikan 3 pilihan yang paling sesuai.

10.  Jumlah aktiviti adalah bergantung kepada
bajet yang diluluskan oleh pihak
pengurusan.
 Pilihan aktiviti (kos byk): jemput artis
terkenal, kumpulan teater, pelawak atau
persembahan muzikal istimewa.
 Pilihan aktiviti (kos skt): pertandingan
karaoke, cabutan bertuah, permainan dsb.

11.  Cenderamata, buah tangan atau door gift
merupakan satu kemestian.
 Goodie bag : kalendar meja, diari, pen,
memo pad dsb

12.  Hiasan dewan
 Bayaran untuk pengacara majlis
 Hadiah-hadiah

13.  Untuk menganjurkan majlis yang banyak
melibatkan kakitangan, sudah tentu
memakan belanja yang besar.
 Kadangkala terdapat kakitangan yang
tidak bertanggungjawab memberikan
nama untuk hadir tetapi pada saat majlis
tersebut diadakan, batang hidung pun
tidak nampak.

14.  Sebagai pengendali majlis, anda mungkin
akan dipersalahkan kerana tidak banyak
kakitangan yang hadir tetapi jamuan
makan diadakan mengikut jumlah
kakitangan yang telah memberikan nama
untuk hadir.
 Pembaziran telah berlaku di sini dan
apakah langkah pencegahan yang patut
anda ambil untuk memastikan perkara ini
tidak berlaku?

15.  Apabila semua bajet telah siap, secara kasar
anda dapat mengira kos untuk setiap
kakitangan yang hadir. Katakan kos seorang
adalah RM75.
 Maklumkan kepada semua kakitangan
bahawa kedatangan akan diambil semasa
door gift diberikan dan setiap mereka dan
pasangan akan dikenakan bayaran penuh
sebanyak RM75 seorang sekiranya mereka
gagal untuk hadir.

16.  Dengan ini, walaupun kakitangan tidak
hadir, pihak pengurusan tidak akan
menanggung kerugian. Anda juga dapat
menggalakkan semua kakitangan hadir
untuk ememriahkan suasana dan mereka
pula sudah tentu tidak mahu membayar
balik kos majlis tersebut kepada pihak
syarikat.

17.  Fikirkan
tema yang menyeronokkan untuk
semua kakitangan dan minta kerjasama
mereka untuk mengikutinya.

18.  Pastikan semua VIP syarikat dijemput
untuk menghadiri majlis tersebut.
 Berikan notis lebih awal kerana
kebiasaannya mereka akan sibuk dengan
urusan lain.
 Apabila berurusan dengan setiausaha
mereka, pastikan semua maklumat
diberikan dengan tepat untuk
mengelakkan sebarang salah faham.

19.  Setelahmereka memberikan jawapan
sama ada hadir ataupun tidak, kumpulkan
semua nama VIP yang akan hadir dan
tentukan meja dan tempat duduk masing-
masing.

20.  Setelah semua perkara telah diputuskan
dan anda pasti tiada perubahan lagi,
susunkan program majlis tersebut dengan
terperinci.
 Pastikan cukup masa diberikan pada
setiap acara yang dirancangkan.
 Tentukan juga interval untuk cabutan
bertuah dan orang yang akan membuat
cabutan.

21.  Semua perkara ini nampak mudah tetapi
jika tidak dirancnag lebih awal, akan
menyebabkan kekeliruan dan kakalutan
pada majlis tersebut.

22.  Tempah kad jemputan untuk diedarkan
kepad semua jemputan.
 Pastikan nombor cabutan bertuah juga
turut dicetak pad kad untuk memudahkan
kerja.
 Namun, ada juga yang gemar memberikan
nombor cabutan pada masa pendaftaran
untuk memastikan nombor yang dipanggil
mempunyai pemiliknya.

23.  Walauapapun, pastikan pendaftaran
tetamu berjalan dengan lancar dan cukup