1. Corso in e-learning
La gestione del tempo
Cesvor. E-learning di qualità

2. Attribuire la priorità
 Che cosa è prioritario per la tua agenda?
 La “priorità” ha due componenti:
 l’urgenza
 l’importanza
 Dell’importanza abbiamo già parlato nell’unità
precedente; ora ci occuperemo dell’urgenza

3. L’urgenza
 Essa dipende dalle scadenze e dal tempo necessario a
concludere un compito; in senso più allargato:
dipende dalle risorse disponibili
 È più urgente:
 un compito che richiede un mese di lavoro se mancano
10 gg alla scadenza e non è stato ancora iniziato
 oppure un compito che richiede due giorni di lavoro se
alla scadenza ne mancano 5 gg ?

4. Come attribuire priorità
Su un diagramma come questo è
possibile posizionare gli impegni in
relazione al loro grado di urgenza e di
importanza.
Per fare ciò, occorre darsi dei criteri
per attribuire un livello di urgenza e un
Importanza
livello di importanza.
Urgenza

5. Come attribuire priorità
Immagina di poter dividere il diagramma in alta e bassa urgenza e in alta e
bassa importanza, ottenendo 4 zone come nella figura.
Importanza
Urgenza

6. Come attribuire priorità
Urgente = scadenza
Sviluppo Finire un documento
professionale importante da inviare
Pianificare nuovi Concludere e inviare
progetti un articolo Importante =
le mie finalità;
Pensare e leggere Cuocere la cena i miei valori
Importanza
Esercizio fisico
Controllare le email Riunioni di gruppi di
(di nuovo) importanza minore
Navigare in web o TV Rispondere al
Dare la cera ai telefono
pavimenti
Urgenza

7. Come trattare le 4 zone?
 Non esistono facili ricette su come trattare gli
impegni nelle 4 zone del diagramma
 In generale, però, alcune regole di partenza possono
essere indicate (vedi slide successiva)
 Ognuno, poi, deve capire come adattare tali
regole al contesto e al proprio bisogno

8. Come trattare le 4 zone
Urgente = scadenza
Alta importanza Alta importanza
Bassa urgenza Alta urgenza Importante =
le mie finalità;
i miei valori
Importanza
Pianificare Fare
Bassa importanza Bassa importanza
Bassa urgenza Alta urgenza
Rimandare Delegare
Urgenza

9. Il quadrante
“Alta importanza / Bassa urgenza”
 È il quadrante più importante per la strategia di
utilizzo del tempo nel medio-lungo termine
 Secondo alcuni, dovremmo cercare di fare in modo
che almeno il 20% del nostro tempo ricada in questo
quadrante
 Se non dedichiamo abbastanza tempo a
pianificare le cose importanti, l’uso del nostro
tempo è di sola gestione dell’emergenza (ce ne
occuperemo solo quando diventeranno urgenti;
probabilmente in modo meno efficace), e nel medio
termine rischiamo di non realizzare i valori
importanti

10. Il quadrante
“Alta importanza / Alta urgenza”
 È il quadrante più importante per la definizione delle
priorità immediate
 Dovremmo essere abbastanza bravi nella
pianificazione in modo tale da ridurre i contenuti di
questo quadrante a quanto riusciamo a fare in modo
efficace

11. Il quadrante
“Bassa importanza / Alta urgenza”
 Si tratta di cose che vanno fatte subito
 Ma non essendo importanti possiamo valutare di:
 delegarle ad altri (se possibile)
 oppure di lasciare passare la scadenza se abbiamo cose
più imporanti da fare

12. Il quadrante
“Bassa importanza / Bassa urgenza”
 Si tratta di cose che possono essere lasciate in attesa
 Avendo cura di evitare che diventino “scocciature
urgenti” da gestire all’ultimo istante