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Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
Como identificar y denominar una serie documental:
Propuesta metodológica
Por:
Luis Fernando Sierra Escobar
Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista
(Colombia)
Correo electrónico: Lsierrae70@hotmail.com
Resumen
Uno de los grandes problemas a los que se ven enfrentadas las entidades que
inician la organización de sus archivos, es la identificación de las series y subseries
documentales las cuales se agrupan en cada una de las unidades administrativas
que forman parte fundamental de cualquier fondo sea este abierto, cerrado o
acumulado. En el mundo real en la mayoría de los archivos de gestión, central o
histórico un porcentaje importante de la documentación se encuentra integrada bajo
nombres mal asignados por los funcionarios de turno, y se observa la utilización de
terminología no normalizada.
Por lo anterior, el reto en la identificación de documentos al interior de los programas
de gestión documental PGD, se fundamenta en el establecimiento de la
importancia que se le debe dar al manejo de las series y subseries documentales en
los archivos para definir los elementos básicos en el control y recuperación de
información.
Palabras claves
Archivos, Series documentales, Clasificación de documentos
Abstract
One of the big problems to which there meet conflicting the entities that initiate the
organization of their files, is the identification of the series and documentary
subseries which gather in each of the administrative units that form a part
fundamentally of any open closed or accumulated funds. In the real world in the
majority of the files of management, central or historical, an important percentage of
the documentation is integrated under names badly assigned by the civil servants of
shift, and is observed the utilization of non-standard terminology.
By the previous thing, the challenge in the identification of documents to the interior
of the programs of documentary management PGD, is based on the establishment of
the importance that must him give to the managing of the series and documentary
subseries in the files for to define basic elements in the control and recovery of
information
Keywords
Archives, Documentary series, Classification of documents
49
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
Para dar inicio al presente articulo es importante destacar que el mundo de los archivos
Latinoamericanos se ha caracterizado por rápidos y complejos cambios, los cuales han ocasionado
nuevas perspectivas para los organismos que regulan el manejo archivístico en cada país y han
enfrentado a los Archivos de Gestión, Central e Históricos a un contexto mucho mas competido en el
cual se requiere la presencia permanente de herramientas que faciliten la gestión y contribuyan a la
realización de la misión de cada dependencia en el engranaje organizacional, contar con una propuesta
metodológica que facilite la identificación y denominación de series y subseries documentales tanto
para fondos abiertos, cerrados o acumulados, se constituye en un punto de partida para la comunidad
archivística que requieran el diseño de Cuadros de Clasificación Documental (CCD) que respondan a
las necesidades organizacionales, y su desarrollo se constituye en una pieza fundamental en la
implementación del proceso de normalización de parámetros, ya que garantiza que usuarios
diferentes apliquen los mismos criterios en los mismos casos o sobre los mismos documentos.
En este sentido es necesario observar las experiencias nacionales de España, México, Brasil y
Portugal1
, que han demostrado que el proceso de identificación documental, ha existido durante un
largo tiempo y como tal forma parte crucial en el tratamiento de la documentación administrativa e
histórica de cualquier organización, al tener como finalidad el conocimiento de la evolución del sujeto
productor y de sus competencias. La correcta asimilación y aplicación de la identificación en el
cualquier fondo de archivos es fundamental para integrar los conceptos de función y actividad
administrativa con la producción documental de cada oficina, grupo, departamento o unidad orgánica,
y así lograr la integración de los tipos en series y subseries de documentos.
1. LA IDENTIFICACION
El Diccionario de Terminología Archivística de España define la identificación como “la fase del
tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías
administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.”2
Dentro de esta perspectiva, la Profesora Mariela Álvarez3
describe que los autores consideran que la
identificación facilita la organización y la descripción y ha de adelantarse a todo el proceso
documental, situándola incluso en el momento de crear los documentos y de delimitar las series
documentales. En caso de estar creadas y depositados en archivos las respectivas series, la
identificación requiere ser el primer paso del tratamiento archivístico y deberá ejecutarse con la mayor
inmediatez.
La archivista española Ana Duplá del Moral define la identificación en el archivo como “una
operación previa a la clasificación que conduce al conocimiento del órgano y de las unidades
administrativas que producen los documentos y sus funciones a través, si es posible, de la
normatividad que los origina y también de los tipos documentales producidos como consecuencia y
expresión de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones”.4
Para el Archivo General de la Nación de Colombia en su Mini – Manual de Tablas de Retención y
Transferencias Documentales, presenta la Identificación como una actividad que “permite reconocer la
procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis (...) la identificación de las
secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la
1
España. Ministerio de Educación y Cultura. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos. (1996).
Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradición archivística. Bogotá: Archivo General de
la Nación de Colombia.
2
España. Ministerio de Cultura. (1993). Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales.
3
Álvarez Rodríguez, Mariela y Martínez Chávez, Melba. (2003). Tablas de retención de documentos Facilitativos para los
archivos de las universidades en Colombia. Bogotá: Investigación. Universidad de la Salle. División de Formación
Avanzada.
4
Duplá del Moral, Ana.(1997). Manual de Archivos de Oficina para Gestores: en las oficinas municipales. Madrid: Marcial
Pons.
50
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación
permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir”.5
Es así como José Luis La Torre explica que la aparición del término en la literatura profesional acarreó
confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicación dentro de las
tareas archivísticas.
En este orden de ideas, la base para una correcta identificación es la aplicación de los principios por
los cuales se rige la organización de los documentos, siendo estos el respeto al origen o procedencia
definido como la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente
pertenecen. Este principio se constituye en el fundamento de la función archivística, y su
entendimiento y aplicación en el proceso de identificación y denominación de series, soluciona el
tradicional obstáculo que se opone a la consulta y acceso a los documentos. En cuanto el respeto al
orden natural u original de los documentos es definido como la conservación de los documentos
dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo, para
efectos del presenté articulo debe ser entendido como el principio que hace referencia a la secuencia
lógica en la que han sido gestados o producidos los tipos documentales.
Se puede afirmar entonces que desde el punto de vista archivístico, dentro de la operación de la
identificación, existen cinco factores fundamentales para todo el tratamiento archivístico, (el
organismo productor, la competencia, la función, el tipo documental y la serie), por lo anterior se
puede concluir que el resultado de esta primera fase en la organización de archivos, será la creación de
un primer modelo de Cuadro de Clasificación (CCD) para cada unidad administrativa, su
sistematización orgánica y funcional y la ordenación de series en el Sistema General de Clasificación
estableciendo el punto de partida para la creación y aplicación de las Tablas de Retención
Documental*
o Tablas de Valoración Documental**
según sea el caso.
2. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
Cuando se va a trabajar con Series Documentales en los Archivos se debe estar muy atento a verificar
en un momento inicial la historia, vida y fuentes documentales de las cual se sirve la Archivistica
Moderna para su integración, ya que estas series se encuentran constituida por documentos que son el
resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos, mantenidos juntos por
estar relacionados con una función en particular. Este concepto es primordial para la buena
organización de los archivos, ya que esta es la unidad por excelencia sobre la cual gira la totalidad de
los procesos documentales en la toma de inventarios, establecimiento de plazos de retención, unidad
de referencia en la descripción documental y control físico de la entrada y salida de documentos en los
archivos.
De otra parte, si se pone en relación las unidades documentales pertenecientes a un mismo tipo
documental con la institución productora y la función que le dio vida se tendrá como resultado la Serie
Documental, a continuación se presentan algunas de las definiciones expuestas por los autores mas
representativos de la Archivística Mundial:
Para Antonia Heredia “cada sección documental o subsección está integrada por documentos
agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”.
5
Colombia. Archivo General de la Nación. (2002). Tablas de retención y transferencias documentales. Versión actualizada.
Bogotá: El Archivo.
*
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
** Tabla de Valoración Documental (TVD): Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el
listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, su
disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
51
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
Según Vicenta Cortés: “Documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las
diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un sólo y mismo tipo para cada
actividad y que se repiten en el tiempo”.
María Luisa Conde: lo define como el “Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el
desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”.
Siguiendo a José Ramón Cruz Mundet: es el “Conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros)
agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de
manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”.
En este orden de ideas las Subseries “son agrupaciones documentales que forman parte de la serie
documental, las cuales se identifican independientemente de dicha serie ya que cada una tiene un
contenido y características propias, la unidad o unidades documentales que la integran son diferentes
pero generadas por similares tramites administrativos
”.6
De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que “las series documentales se identifican con
las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos (...). Cada serie documental esta asociada a un asunto en particular, cuya denominación
resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al tramite que los genera”.7
Sin embargo, la serie documental contempla en su integración y denominación un nuevo concepto el
de tipo documental el cual se define como “la unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos.”8
El tipo documental es tan importante en el
proceso de identificación que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en
realidad es un elemento más de la misma.
• Características de las Series Documentales9
- Nacen en los archivos de oficina y su organización no consiste más que en respetar su
formación.
- Su estudio y valoración se realiza en la oficina central de documentos o en el archivo central.
- Sus trasferencias de un estado de formación del archivo a otro se realizan al desaparecer su
vigencia administrativa y si no desarrolla otros valores además del administrativo
probablemente desaparecerá en su primera edad.
- Cada serie será razón de análisis y de información individualizada de acuerdo con la unidad de
conservación o archivistita que la ha materializado pero siempre manteniendo agrupados los
documentos que los integran en el orden en que se produjeron.
- Físicamente se separan por expedientes o carpetas y lógicamente por archivos o ficheros
magnéticos.
En síntesis la unidad documental (tipo documental) es el resultado físico de una actividad llevada a
cabo en las unidades administrativas; pudiendo haber tantos tipos documentales como actividades se
realicen en el transcurso de un trámite, ya que los tipos documentales son muy variados y teniendo en
cuenta que se derivan de las actividades de los funcionarios y las instituciones, dependerá en gran
medida de cuales se utilizaran durante la gestión administrativa, ya que los hay comunes los cuales
son utilizados por casi toda la organización y específicos que sólo corresponden a tareas muy
particulares.
De lo anterior se puede afirmar que las series están conformadas por tipos documentales que pueden
ser singulares cuando se trata de un sólo documento, o compuestas cuando están integradas por varios
6
Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá: El Archivo.
7
Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Op. cit., p. 19.
8
Diccionario de Terminología Archivística. Op. cit., p. 21.
9
Marín Cortes, Miriam. (1998). Banco terminológico de las series documentales en las instituciones de educación superior.
Santa Fé de Bogotá: PUJ.
52
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
documentos, y que no deben separarse porque corresponden a un trámite administrativo que debe
respetarse (orden natural de los documentos).
3. PASOS METODOGICOS PARA LA IDENTIFICACION Y DENOMINACION DE SERIES
DOCUMENTALES
Desde las primeras civilizaciones por lo general los gobiernos han empleado mecanismos para
preservar y clasificar sus documentos importantes, ya que “un archivo arreglado bajo cualquier forma
en tiempos del Imperio Romano parecería hoy un laberinto, si a proporción de las variaciones y
vicisitudes del mismo imperio, no se les diese las mismas condiciones a la los documentos”.10
El diseño de esta propuesta permite presentar una metodología y un modelo frente a la identificación y
denominación de Series y Subseries Documentales, para la información que se conserva en cualquier
fondo archivistico, a través de la correcta interpretación y asimilación de los conceptos de
identificación documental, ya que “una buena organización de un archivo solo es posible si se
nombran correctamente las series documentales, o lo que es lo mismo los sistemas de archivo que se
implanten en la Administración estarán abocados al fracaso sin un buen conocimiento de lo que es una
serie documental”.11
La correcta asimilación y aplicación de este concepto es fundamental para integrar y reconstruir las
funciones y procedimientos con la producción documental de cada unidad administrativa y de las
series documentales a identificar y denominar. Por este motivo para establecer una forma adecuada de
agrupar los documentos es necesario desarrollar una metodología mediante la cual se interprete con
claridad las pautas necesarias en el proceso de conformación de series documentales. El presente
articulo busca que los archivos de las entidades públicas y privadas dispongan de una metodología
para la identificación y denominación de series documentales en el proceso de organización de los
documentos y en los Cuadros de Clasificación Documental, también se constituye en un instrumento
eficaz para evitar caer en denominaciones ambiguas y diferencias de acuerdos conceptuales.
3.1 METODOLOGIA
La identificación y denominación de series es un punto neurálgico, a causa de que es muy poca la
teoría existente frente a la identificación, que ha sido escrita y difundida a la Comunidad Archivística
Latinoamericana, al igual que la legislación que regula el paso a paso para la integración de los
expedientes. Por ende siempre ha sido necesario partir del origen físico de la serie y su
representatividad en el documento, y no de la fase previa a la clasificación, la identificación. En
cuanto a su denominación, corresponde al resultado de la acción, su función y criterios personales, que
en algunos casos es ambigua por el desconocimiento de la metodología para la utilización de la
terminología adecuada para el correcto nombre de las series documentales, es entonces cuando se cae
en criterios propios y que no corresponden a las reglas y directrices establecidas por los lenguajes
documentales (LARI)*, los cuales buscan la normalización de los términos.
Por otra parte es fundamental que al interior de la metodología para la correcta identificación y
denominación de series documentales, tener claridad frente a los siguientes aspectos: para los archivos
de gestión “se identifican fácilmente las series documentales que tramitan las oficinas ya que están
señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada
dependencia”12
y en el caso de los fondos acumulados, “las series se identifican por el contenido de
10
Paz, M.; Pozuelo Campillos, Martín. (1996). La construcción teórica en archivística: El Principio de Procedencia. Madrid:
Universidad Carlos III de Madrid.
11
Fernández Gil, Paloma (1997). Manual de organización de archivos de gestión. Madrid: Adhara.
* LARI: Lenguaje de análisis y recuperación de información, el cual es llamado también lenguaje documental, estructurado o
controlado destinado a expresar los temas centrales de los documentos y sus características formales. Usado para recuperar la
información
12
Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental, Op. cit., p. 21.
53
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
los documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en
que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias”13.
Bajo estas circunstancias, esta propuesta se constituye en un aporte en la identificación de documentos,
puesto que se presentan los primeros lineamientos para la construcción, asignación y denominación de
Series y Subseries Documentales, además de contribuir a la adecuada y dinámica gestión de la
información institucional de los archivos y se cimienta la base metodológica de este proceso, el cual
descansa justamente en el conocimiento integral de la institución, de su estructura e interdependencia.
• Propuesta metodológica para la identificación de series documentales
El resultado que se espera obtener a partir de la identificación correcta de las series documentales es la
correcta clasificación y ordenación ya que las series documentales son un factor fundamental, para una
clasificación que se rija por el respeto a la Unidad Administrativa en que se generaron los documentos.
Por cuanto la identificación es una tarea de tipo intelectual y no física deberá dar como resultado una
herramienta archivística, que para el caso de estudio es el primer borrador del Cuadro de Clasificación
Documental CCD.
13
Ibíd., p. 21.
54
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
FASE FINALIDAD OPERACIONES RESULTADOS
Elaboración Plan
Básico de
Identificación
Determinar con
claridad tanto el
personal, los
recursos y el
tiempo que deberá
destinarse para
concluir la
identificación
- Elaboración del
cronograma
- Conformación del grupo
de trabajo
PLAN DE ACCIÓN
Investigación
Archivística
Conocimiento del
sujeto productor y
de sus
competencias
- Identificación del fondo
- Identificación de la
competencia
- Identificación de las
funciones
- Identificación del
organismo productor
- Identificación de la
actividad administrativa
- Identificación de la serie
con sus correspondientes
tipos documentales
IDENTIFICACIÓN
DE LA
TOTALIDAD DE
LAS SERIES
DOCUMENTALES
Modelo Cuadro
de Clasificación
Documental
CCD
Hacer el trabajo
más raciona,
simple e
independiente de
la intuición,
memoria y de
cualquier otra
cualidad de la
persona encarga
del Archivo sea
este de Gestión,
Central o
Histórico
- Creación de un primer
borrador de CCD basado
en los estudios
preliminares
- Confrontación del primer
borrador del CCD con la
documentación a
organizar
- Elaboración del CCD
definitivo para ser
aprobado, implementado
y actualizado según sea el
caso
NORMALIZACION
DE LA
DENOMINACION
DE SERIES
DOCUMENTALES
• Ficha de identificación de las series documentales
A fin de establecer la identificación del organismo productor, del elemento funcional, del tipo
documental y de la serie documental se deberá partir del diseňo de instrumentos de recolección de
información para identificar a todas y cada una de las series documentales que integren el fondo. Se
entiende por serie documental “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
55
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros”14
.
Esta paso debe ejecutarse conjuntamente con los funcionarios de cada una de las unidades
administrativas, ya que ellos son los encargados de ejercer el tramite administrativo y realmente
conocen la información que contiene cada una de las serie documentales, por este motivo la
identificación debe comenzar con la aplicación de una ficha de identificación de series documentales,
la cual deberá contener como mínimo los siguientes datos:
- Denominación de la Serie
- Oficina Productora
- Normatividad que afecta la Serie
- Documentos que integran la Serie
- Serie que contenga información complementaria
- Series que duplican la información
- Serie Facilitativa o Sustantiva
- Aňos Extremos de la Serie
• Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental CCD
Una vez desarrollados los pasos anteriores para todas las series generadas o recibidas por los órganos
productores en razón de sus funciones, se deberá elaborar el primer borrador del Cuadro de
Clasificación Documental, el cual contendrá el nombre de las series y subseries documentales
identificadas hasta el momento.
Hablar de Cuadro de Clasificación es en buena medida sinónimo de enunciar qué es en realidad,
siguiendo la definición propuesta por el Archivo General del Distrito de Bogota es el sistema de
clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una Entidad y
en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un fondo. No debe ser elaborado
apriorísticamente sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las
funciones y procedimientos de una entidad, en una definición más clara el listado de las series y
subseries con sus correspondientes códigos se constituye en el cuadro de clasificación.
En la correcta aplicación e interpretación de los lineamientos anteriores para la elaboración posterior
del Cuadro de Clasificación CCD, el concepto de expediente será el que evite errores tales como
considerar que el término carpeta es sinónimo de expediente dando como resultado a cambio de la
construcción de series la relación de los nombres de carpetas asignados por el funcionario de turno.
Por tal motivo, es pertinente mencionar que al elaborar el respectivo Cuadro de Clasificación (CCD),
para cada una de las unidades administrativas identificadas en el fondo acumulado, éste será la
herramienta que como lo define la archivera Paloma Fernández, “el instrumento de consulta que
refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura”, por tal
motivo la terminología utilizada para la denominación de las series debe permitir a cualquier
funcionario o persona interesada en el tema, identificar con facilidad a qué tipo de documentación
hace referencia.
El Cuadro de Clasificación Documental se elabora teniendo en cuenta la estructura orgánico –
funcional de la entidad, es decir, se deben asignar las series y subseries documentales establecidas
para cada organismo productor que se encuentre en el organigrama de la entidad, comenzando por la
de mayor nivel jerárquico.
El modelo de cuadro de clasificación deberá contener como mínimo los siguientes datos:
14
Colombia. Archivo General de la Nación.(2003). Reglamento General de archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo. (Textos
legales, 1).
56
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
- Código de la oficina productora
- Código de la serie documental
- Código de la subserie documental
- Nombre de la serie documental
- Nombre de la subserie documental
- Nombre de la tipologia documental
- Aňos extremos que cubre la serie
- Nota aclaratoria
3.2 PAUTAS PARA LA INTEGRACION DE SERIES
• La construcción de las series documentales conlleva la aplicación de los principios básicos de la
archivista, en primera instancia el orden original ya que dicho principio se materializa al relacionar
la producción documental de las unidades administrativas, con la forma y el orden en que se
adelanta la ejecución de los trámites, estableciendo así la relación causa-efecto con la que se
deben constituir las series documentales y en segunda instancia el principio de procedencia, que
establece que los documentos de archivo son el registro natural de las funciones que adelanta cada
unidad administrativa y en esa medida es posible la aplicación de dicho principio, al relacionar
correctamente las series de acuerdo con sus productores o creadores.
Ejemplo
ENTIDAD: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL
FUNCION: Cumplir las normas legales vienes establecidas sobre la selección del
talento humano en el Distrito Capital.
ORGANOS ADMIN: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ACTIVIDAD: Dirigir, programas y coordinar las actividades de Administración de
personal, de acuerdo con las políticas de la entidad.
TIPO DOCUMENTAL: (Actas de posesión, Afiliaciones, Antecedentes disciplinarios)
SERIE DOCUMENTAL: HISTORIAS LABORALES
• El estudio de las funciones, competencias, actividades administrativas y documentos recopilados
en la Ficha de Identificación de Series Documentales, podrá mostrar que la creación de
documentos se deriva de la ejecución de una misma función o el logro de un objetivo en común el
cual puede ser representado en expedientes completamente diferentes, caso en el cual lo más
correcto es identificar la serie principal y subdividirla en series especificas.
Ejemplo
Para el caso de la Administración de Aduanas en la revisión física e intelectual de los documentos
(tipos documentales) y el Reglamento Aduanero se demuestra que para adelantar un proceso de
importación, independientemente del producto, se diligenciaba el Manifiesto de Mercancía, el
cual cumple el mismo propósito en todos los casos (dejar constancia de la forma en que se
adelantan los procesos en los puertos). Entonces existe la necesidad de formular las subseries que
permitan diferenciar con mayor claridad los expedientes relacionados con cada tipo de Manifiesto
SERIE: MANIFIESTO DE MERCARCANCIAS
SUBSERIE: Manifiestos de depósito e importación
Manifiesto de consumo
Manifiesto de reexportación
Manifiesto de Sales
Manifiesto de artículos libres
57
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
Manifiestos de exportación.
• Al estudiar las Directrices del Mini-manual, sobre Tablas de Retención y Transferencias
Documentales (versión actualizada), establece que a SERIE está constituida por unidades
documentales que bien pueden ser simples (un sólo tipo documental) o complejas (tipos
documentales diferentes); las series inventariadas son la base para verificar y controlar las
transferencias documentales. Asimismo, las series constituyen la unidad básica de valoración
porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones
asignadas.
Ejemplo
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE: DECRETOS
TIPO DOCUMENTAL: - Decreto 001 de marzo de 2004
- Decreto 002 de abril de 2004
- Decreto 003 de mayo de 2004
SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
TIPO DOCUMENTAL: - Oficio de quejas
- Autos de apertura de indagación preliminar
- Notificación autos de archivo
- Solicitud de pruebas
• Se puede presentar el evento que existan funciones comunes para muchas unidades, como puede
ser el diseño, implantación y seguimiento de acuerdo con la misión específica de cada entidad, lo
que dará como resultado que existan dos tipos de series documentales, ya que es la agrupación
documental por excelencia y sobre ella giran todos los procesos archivísticos.
SERIES GENERALES: Se refieren a documentos administrativos que son comunes en todas las
dependencias, también conocidos como documentos Facilitativos, ya sea por información,
consulta o trámite. Su codificación es igual en todas las dependencias del fondo acumulado y se
utilizan los primeros dígitos del sistema de clasificación general.
Ejemplo: ESTADISTICAS
INFORMES
INFORMACION INTERNA
SERIES ESPECÍFICAS: Corresponde a los documentos característicos de cada oficina
con base en sus funciones específicas. La codificación de cada una de estas series es
propia de la oficina, se asigna un espacio No... números propios en cada Unidad
Administrativa.
Ejemplo: ACTIVOS FIJOS
FONDOS PATRIMONIALES
IMPUESTOS
• De lo anterior, se puede concluir que las series específicas pueden ser asignadas por
competencias a determinada unidad y por ende es de vital importancia para la misma, pero
también existe la posibilidad de encontrar la misma serie presente en otra oficina y no de
manera especifica sino general de acuerdo con la función que la está produciendo al
interior de la dependencia convirtiéndose en una serie complementaria.
58
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
Ejemplo:
SUMINISTROS DE ELEMENTOS: Es una serie especifica del almacén pero se
encuentra presente en todas las unidades administrativas ya que mediante esta serie se
ejerce el control sobre la entrada y salida de elementos al interior de la oficina
INVENTARIO DE ARCHIVO: Es una serie especifica del archivo pero es necesario la
existencia de la serie en cada unidad administrativa ya que mediante este se ejerce el
control documental sobre la existencia física de expedientes en la oficina y las
transferencias al archivo central.
3.3 PAUTAS PARA LA DENOMINACION DE SERIES
La denominación de series es de gran importancia para la búsqueda recuperación de información ya
que es punte que comunica al personal de las organizaciones con los documentos que fueron
producidos y conservados en algún lugar llámese archivo o copia de seguridad.
Cuando ya se tiene un conocimiento sobre los tipos documentales es necesario que el archivista siga
un esquema que le permita:
- Seleccionar la denominación que describa en la mejor forma el contendido de la serie
documental.
- Ubicar la denominación seleccionada dentro de un Sistema General de Clasificación a partir
de las categorías previamente establecidas.
En razón de lo anterior solamente se presentan algunas orientaciones que han sido sugeridas en
diversos textos o ponencias por el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), Archivo
Distrital de Bogotá (AGD) y Archivistas interesados en el tema, con el animo de facilitar una correcta
identificación de las series y subseries documentales en los archivos de gestión, central e histórico:
DENOMINACION INCORRECTA NOTA ACLARATORIA
- NOMBRES DE ENTIDADES
Normalizar las series con la identificación legal de
una entidad (Instituto de Seguros Sociales,
Compensar EPS, Ministerio del Interior) no es lo
más adecuado, ya que según las competencias
asignadas a cada dependencia o entidad se producen
diversas actuaciones administrativas con una misma
organización (Creación de informes para diversos
entes de control, ofrecer diversos servicios de
asesoria o consultaría y solicitud de conceptos entre
otros).
- NOMBRES DE ELEMENTOS
La identificación de series a partir de un elemento
físico (televisores, computadores, fax), facilita en
gran medida que se creen confusiones al conformar
la serie documental con sus tipos, ya que sobre
algunos elementos pueden generarse gran diversidad
de trámites, su compra, su registro contable, su forma
de ingreso, a quien se destinará, como se desarrolla
el mantenimiento, etc.
59
Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental
- NOMBRES DE FORMATOS
La utilización de nombres comunes de formatos no
cumplen con los requisitos para denominar, a causa de
que pueden elaborarse y gestionarse para adelantar
diversas funciones y actividades administrativas
relacionadas con varias series documentales
(relaciones, planillas, formularios, oficios).
- REGIONES DEL PAIS
Cuando se denomina una serie, bajo el parámetro de
una ubicación en el territorio nacional (Cartagena,
Putumayo), conducirá a tener confusiones frente a las
actividades y funciones, que fueron aquellas bajo las
cuales se crearon las series documentales. Por esto es
importante destacar que diversas dependencias
pueden tener una relación directa con la región del
país y así crearse diversos expedientes.
CONCLUSIONES
• En el presente articulo se han presentado las variables que se asocian a este proceso, la
metodología necesaria para la extracción de los conceptos básicos de los documentos, su selección
y traducción al sistema de clasificación.
• Debemos tener en cuenta en el momento de confeccionar una u otra herramienta para la gestión de
un fondo documental, cuáles son las características de los documentos que se han de tratar, y cuál
el grado de adecuación del lenguaje documental al sistema de clasificación dado.
• La concepción, delimitación y establecimiento de cada serie documental es una tarea fundamental
del archivo y los productores de documentos ya que las agrupaciones documentales tenderán a
estar reunidas físicamente para mejorar la integridad del patrimonio archivistico.
• Es importante que se aborde la creación de un banco terminológico, antes de la indización de los
documentos, construido de tal manera que los términos o los conceptos utilizados para representar
su contenido podrán, en el momento de hacer la búsqueda documental, ser libremente combinados
entre sí para formular las consultas que permitirán recuperar esos documentos; y por otro, un
lenguaje de clasificación funcional, utilizado de modo más genérico para representar ese contenido
de forma sintética, junto a las actuaciones de cada unidad administrativa..
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ÁLVAREZ RODRÍGUEZ, Mariela y MARTÍNEZ CHÁVEZ, Melba. (2003). Tablas de retención
de documentos Facilitativos para los archivos de las universidades en Colombia. Bogotá:
Investigación. Universidad de la Salle. División de Formación Avanzada.
COLOMBIA. Archivo General de Distrito (AGD). (2001). Guía practica para la elaboración de tablas
de retención documental. Bogotá: El Archivo.
COLOMBIA. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá: El
Archivo.
60
Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004
________. Archivo General de la Nación. (2003). Reglamento General de archivos. 3 ed. Bogotá: El
Archivo. (Textos legales, 1).
________. Archivo General de la Nación. (2002). Tablas de retención y transferencias documentales.
Versión actualizada. Bogotá: El Archivo.
DUPLÁ DEL MORAL, Ana.(1997). Manual de Archivos de Oficina para Gestores: en las oficinas
municipales. Madrid: Marcial Pons.
ESPAÑA. Ministerio de Cultura. (1993). Diccionario de Terminología Archivística. Madrid:
Dirección de Archivos Estatales.
________. Ministerio de Educación y Cultura. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos
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tradición archivística. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia.
FERNÁNDEZ GIL, Paloma (1997). Manual de organización de archivos de gestión. Madrid: Adhara.
MARÍN CORTES, Miriam. (1998). Banco terminológico de las series documentales en las
instituciones de educación superior. Santa Fé de Bogotá: PUJ.
PAZ, M.; POZUELO CAMPILLOS, Martín. (1996). La construcción teórica en archivística: El
Principio de Procedencia. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid.
SOBRE EL AUTOR
Luis Fernando Sierra E.
Bogotá, Colombia, América del Sur (1980).
Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista. Universidad de
la Salle. Técnico en Archivística. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
Ha publicado: Guía metodología para la elaboración de las tablas de valoración
documental: el reto frente a la organización de los fondos acumulados. Pagina Web
Sociedad Colombiana de Archivistas. 2003.
Actualmente es Director de Proyecto en la Organización de los Archivos de la
Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros, Colombia.
c.e: Lsierrae70@hotmail.com
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Cómo identificar y denominar una serie documental

  • 1. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 Como identificar y denominar una serie documental: Propuesta metodológica Por: Luis Fernando Sierra Escobar Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista (Colombia) Correo electrónico: Lsierrae70@hotmail.com Resumen Uno de los grandes problemas a los que se ven enfrentadas las entidades que inician la organización de sus archivos, es la identificación de las series y subseries documentales las cuales se agrupan en cada una de las unidades administrativas que forman parte fundamental de cualquier fondo sea este abierto, cerrado o acumulado. En el mundo real en la mayoría de los archivos de gestión, central o histórico un porcentaje importante de la documentación se encuentra integrada bajo nombres mal asignados por los funcionarios de turno, y se observa la utilización de terminología no normalizada. Por lo anterior, el reto en la identificación de documentos al interior de los programas de gestión documental PGD, se fundamenta en el establecimiento de la importancia que se le debe dar al manejo de las series y subseries documentales en los archivos para definir los elementos básicos en el control y recuperación de información. Palabras claves Archivos, Series documentales, Clasificación de documentos Abstract One of the big problems to which there meet conflicting the entities that initiate the organization of their files, is the identification of the series and documentary subseries which gather in each of the administrative units that form a part fundamentally of any open closed or accumulated funds. In the real world in the majority of the files of management, central or historical, an important percentage of the documentation is integrated under names badly assigned by the civil servants of shift, and is observed the utilization of non-standard terminology. By the previous thing, the challenge in the identification of documents to the interior of the programs of documentary management PGD, is based on the establishment of the importance that must him give to the managing of the series and documentary subseries in the files for to define basic elements in the control and recovery of information Keywords Archives, Documentary series, Classification of documents 49
  • 2. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental Para dar inicio al presente articulo es importante destacar que el mundo de los archivos Latinoamericanos se ha caracterizado por rápidos y complejos cambios, los cuales han ocasionado nuevas perspectivas para los organismos que regulan el manejo archivístico en cada país y han enfrentado a los Archivos de Gestión, Central e Históricos a un contexto mucho mas competido en el cual se requiere la presencia permanente de herramientas que faciliten la gestión y contribuyan a la realización de la misión de cada dependencia en el engranaje organizacional, contar con una propuesta metodológica que facilite la identificación y denominación de series y subseries documentales tanto para fondos abiertos, cerrados o acumulados, se constituye en un punto de partida para la comunidad archivística que requieran el diseño de Cuadros de Clasificación Documental (CCD) que respondan a las necesidades organizacionales, y su desarrollo se constituye en una pieza fundamental en la implementación del proceso de normalización de parámetros, ya que garantiza que usuarios diferentes apliquen los mismos criterios en los mismos casos o sobre los mismos documentos. En este sentido es necesario observar las experiencias nacionales de España, México, Brasil y Portugal1 , que han demostrado que el proceso de identificación documental, ha existido durante un largo tiempo y como tal forma parte crucial en el tratamiento de la documentación administrativa e histórica de cualquier organización, al tener como finalidad el conocimiento de la evolución del sujeto productor y de sus competencias. La correcta asimilación y aplicación de la identificación en el cualquier fondo de archivos es fundamental para integrar los conceptos de función y actividad administrativa con la producción documental de cada oficina, grupo, departamento o unidad orgánica, y así lograr la integración de los tipos en series y subseries de documentos. 1. LA IDENTIFICACION El Diccionario de Terminología Archivística de España define la identificación como “la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.”2 Dentro de esta perspectiva, la Profesora Mariela Álvarez3 describe que los autores consideran que la identificación facilita la organización y la descripción y ha de adelantarse a todo el proceso documental, situándola incluso en el momento de crear los documentos y de delimitar las series documentales. En caso de estar creadas y depositados en archivos las respectivas series, la identificación requiere ser el primer paso del tratamiento archivístico y deberá ejecutarse con la mayor inmediatez. La archivista española Ana Duplá del Moral define la identificación en el archivo como “una operación previa a la clasificación que conduce al conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos y sus funciones a través, si es posible, de la normatividad que los origina y también de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones”.4 Para el Archivo General de la Nación de Colombia en su Mini – Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales, presenta la Identificación como una actividad que “permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis (...) la identificación de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la 1 España. Ministerio de Educación y Cultura. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos. (1996). Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradición archivística. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. 2 España. Ministerio de Cultura. (1993). Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales. 3 Álvarez Rodríguez, Mariela y Martínez Chávez, Melba. (2003). Tablas de retención de documentos Facilitativos para los archivos de las universidades en Colombia. Bogotá: Investigación. Universidad de la Salle. División de Formación Avanzada. 4 Duplá del Moral, Ana.(1997). Manual de Archivos de Oficina para Gestores: en las oficinas municipales. Madrid: Marcial Pons. 50
  • 3. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 estructura orgánico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificación permitirá ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir”.5 Es así como José Luis La Torre explica que la aparición del término en la literatura profesional acarreó confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicación dentro de las tareas archivísticas. En este orden de ideas, la base para una correcta identificación es la aplicación de los principios por los cuales se rige la organización de los documentos, siendo estos el respeto al origen o procedencia definido como la conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Este principio se constituye en el fundamento de la función archivística, y su entendimiento y aplicación en el proceso de identificación y denominación de series, soluciona el tradicional obstáculo que se opone a la consulta y acceso a los documentos. En cuanto el respeto al orden natural u original de los documentos es definido como la conservación de los documentos dentro del fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo, para efectos del presenté articulo debe ser entendido como el principio que hace referencia a la secuencia lógica en la que han sido gestados o producidos los tipos documentales. Se puede afirmar entonces que desde el punto de vista archivístico, dentro de la operación de la identificación, existen cinco factores fundamentales para todo el tratamiento archivístico, (el organismo productor, la competencia, la función, el tipo documental y la serie), por lo anterior se puede concluir que el resultado de esta primera fase en la organización de archivos, será la creación de un primer modelo de Cuadro de Clasificación (CCD) para cada unidad administrativa, su sistematización orgánica y funcional y la ordenación de series en el Sistema General de Clasificación estableciendo el punto de partida para la creación y aplicación de las Tablas de Retención Documental* o Tablas de Valoración Documental** según sea el caso. 2. SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES Cuando se va a trabajar con Series Documentales en los Archivos se debe estar muy atento a verificar en un momento inicial la historia, vida y fuentes documentales de las cual se sirve la Archivistica Moderna para su integración, ya que estas series se encuentran constituida por documentos que son el resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos, mantenidos juntos por estar relacionados con una función en particular. Este concepto es primordial para la buena organización de los archivos, ya que esta es la unidad por excelencia sobre la cual gira la totalidad de los procesos documentales en la toma de inventarios, establecimiento de plazos de retención, unidad de referencia en la descripción documental y control físico de la entrada y salida de documentos en los archivos. De otra parte, si se pone en relación las unidades documentales pertenecientes a un mismo tipo documental con la institución productora y la función que le dio vida se tendrá como resultado la Serie Documental, a continuación se presentan algunas de las definiciones expuestas por los autores mas representativos de la Archivística Mundial: Para Antonia Heredia “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función”. 5 Colombia. Archivo General de la Nación. (2002). Tablas de retención y transferencias documentales. Versión actualizada. Bogotá: El Archivo. * Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. ** Tabla de Valoración Documental (TVD): Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, su disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final. 51
  • 4. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental Según Vicenta Cortés: “Documentos de distinto tipo generados por cada productor atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo, que se caracterizan por ser un sólo y mismo tipo para cada actividad y que se repiten en el tiempo”. María Luisa Conde: lo define como el “Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento”. Siguiendo a José Ramón Cruz Mundet: es el “Conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”. En este orden de ideas las Subseries “son agrupaciones documentales que forman parte de la serie documental, las cuales se identifican independientemente de dicha serie ya que cada una tiene un contenido y características propias, la unidad o unidades documentales que la integran son diferentes pero generadas por similares tramites administrativos ”.6 De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que “las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos (...). Cada serie documental esta asociada a un asunto en particular, cuya denominación resulta del análisis del contenido de los documentos reunidos en torno al tramite que los genera”.7 Sin embargo, la serie documental contempla en su integración y denominación un nuevo concepto el de tipo documental el cual se define como “la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.”8 El tipo documental es tan importante en el proceso de identificación que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad es un elemento más de la misma. • Características de las Series Documentales9 - Nacen en los archivos de oficina y su organización no consiste más que en respetar su formación. - Su estudio y valoración se realiza en la oficina central de documentos o en el archivo central. - Sus trasferencias de un estado de formación del archivo a otro se realizan al desaparecer su vigencia administrativa y si no desarrolla otros valores además del administrativo probablemente desaparecerá en su primera edad. - Cada serie será razón de análisis y de información individualizada de acuerdo con la unidad de conservación o archivistita que la ha materializado pero siempre manteniendo agrupados los documentos que los integran en el orden en que se produjeron. - Físicamente se separan por expedientes o carpetas y lógicamente por archivos o ficheros magnéticos. En síntesis la unidad documental (tipo documental) es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas; pudiendo haber tantos tipos documentales como actividades se realicen en el transcurso de un trámite, ya que los tipos documentales son muy variados y teniendo en cuenta que se derivan de las actividades de los funcionarios y las instituciones, dependerá en gran medida de cuales se utilizaran durante la gestión administrativa, ya que los hay comunes los cuales son utilizados por casi toda la organización y específicos que sólo corresponden a tareas muy particulares. De lo anterior se puede afirmar que las series están conformadas por tipos documentales que pueden ser singulares cuando se trata de un sólo documento, o compuestas cuando están integradas por varios 6 Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá: El Archivo. 7 Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Op. cit., p. 19. 8 Diccionario de Terminología Archivística. Op. cit., p. 21. 9 Marín Cortes, Miriam. (1998). Banco terminológico de las series documentales en las instituciones de educación superior. Santa Fé de Bogotá: PUJ. 52
  • 5. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 documentos, y que no deben separarse porque corresponden a un trámite administrativo que debe respetarse (orden natural de los documentos). 3. PASOS METODOGICOS PARA LA IDENTIFICACION Y DENOMINACION DE SERIES DOCUMENTALES Desde las primeras civilizaciones por lo general los gobiernos han empleado mecanismos para preservar y clasificar sus documentos importantes, ya que “un archivo arreglado bajo cualquier forma en tiempos del Imperio Romano parecería hoy un laberinto, si a proporción de las variaciones y vicisitudes del mismo imperio, no se les diese las mismas condiciones a la los documentos”.10 El diseño de esta propuesta permite presentar una metodología y un modelo frente a la identificación y denominación de Series y Subseries Documentales, para la información que se conserva en cualquier fondo archivistico, a través de la correcta interpretación y asimilación de los conceptos de identificación documental, ya que “una buena organización de un archivo solo es posible si se nombran correctamente las series documentales, o lo que es lo mismo los sistemas de archivo que se implanten en la Administración estarán abocados al fracaso sin un buen conocimiento de lo que es una serie documental”.11 La correcta asimilación y aplicación de este concepto es fundamental para integrar y reconstruir las funciones y procedimientos con la producción documental de cada unidad administrativa y de las series documentales a identificar y denominar. Por este motivo para establecer una forma adecuada de agrupar los documentos es necesario desarrollar una metodología mediante la cual se interprete con claridad las pautas necesarias en el proceso de conformación de series documentales. El presente articulo busca que los archivos de las entidades públicas y privadas dispongan de una metodología para la identificación y denominación de series documentales en el proceso de organización de los documentos y en los Cuadros de Clasificación Documental, también se constituye en un instrumento eficaz para evitar caer en denominaciones ambiguas y diferencias de acuerdos conceptuales. 3.1 METODOLOGIA La identificación y denominación de series es un punto neurálgico, a causa de que es muy poca la teoría existente frente a la identificación, que ha sido escrita y difundida a la Comunidad Archivística Latinoamericana, al igual que la legislación que regula el paso a paso para la integración de los expedientes. Por ende siempre ha sido necesario partir del origen físico de la serie y su representatividad en el documento, y no de la fase previa a la clasificación, la identificación. En cuanto a su denominación, corresponde al resultado de la acción, su función y criterios personales, que en algunos casos es ambigua por el desconocimiento de la metodología para la utilización de la terminología adecuada para el correcto nombre de las series documentales, es entonces cuando se cae en criterios propios y que no corresponden a las reglas y directrices establecidas por los lenguajes documentales (LARI)*, los cuales buscan la normalización de los términos. Por otra parte es fundamental que al interior de la metodología para la correcta identificación y denominación de series documentales, tener claridad frente a los siguientes aspectos: para los archivos de gestión “se identifican fácilmente las series documentales que tramitan las oficinas ya que están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada dependencia”12 y en el caso de los fondos acumulados, “las series se identifican por el contenido de 10 Paz, M.; Pozuelo Campillos, Martín. (1996). La construcción teórica en archivística: El Principio de Procedencia. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid. 11 Fernández Gil, Paloma (1997). Manual de organización de archivos de gestión. Madrid: Adhara. * LARI: Lenguaje de análisis y recuperación de información, el cual es llamado también lenguaje documental, estructurado o controlado destinado a expresar los temas centrales de los documentos y sus características formales. Usado para recuperar la información 12 Colombia. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental, Op. cit., p. 21. 53
  • 6. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental los documentos y a través de ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias”13. Bajo estas circunstancias, esta propuesta se constituye en un aporte en la identificación de documentos, puesto que se presentan los primeros lineamientos para la construcción, asignación y denominación de Series y Subseries Documentales, además de contribuir a la adecuada y dinámica gestión de la información institucional de los archivos y se cimienta la base metodológica de este proceso, el cual descansa justamente en el conocimiento integral de la institución, de su estructura e interdependencia. • Propuesta metodológica para la identificación de series documentales El resultado que se espera obtener a partir de la identificación correcta de las series documentales es la correcta clasificación y ordenación ya que las series documentales son un factor fundamental, para una clasificación que se rija por el respeto a la Unidad Administrativa en que se generaron los documentos. Por cuanto la identificación es una tarea de tipo intelectual y no física deberá dar como resultado una herramienta archivística, que para el caso de estudio es el primer borrador del Cuadro de Clasificación Documental CCD. 13 Ibíd., p. 21. 54
  • 7. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 FASE FINALIDAD OPERACIONES RESULTADOS Elaboración Plan Básico de Identificación Determinar con claridad tanto el personal, los recursos y el tiempo que deberá destinarse para concluir la identificación - Elaboración del cronograma - Conformación del grupo de trabajo PLAN DE ACCIÓN Investigación Archivística Conocimiento del sujeto productor y de sus competencias - Identificación del fondo - Identificación de la competencia - Identificación de las funciones - Identificación del organismo productor - Identificación de la actividad administrativa - Identificación de la serie con sus correspondientes tipos documentales IDENTIFICACIÓN DE LA TOTALIDAD DE LAS SERIES DOCUMENTALES Modelo Cuadro de Clasificación Documental CCD Hacer el trabajo más raciona, simple e independiente de la intuición, memoria y de cualquier otra cualidad de la persona encarga del Archivo sea este de Gestión, Central o Histórico - Creación de un primer borrador de CCD basado en los estudios preliminares - Confrontación del primer borrador del CCD con la documentación a organizar - Elaboración del CCD definitivo para ser aprobado, implementado y actualizado según sea el caso NORMALIZACION DE LA DENOMINACION DE SERIES DOCUMENTALES • Ficha de identificación de las series documentales A fin de establecer la identificación del organismo productor, del elemento funcional, del tipo documental y de la serie documental se deberá partir del diseňo de instrumentos de recolección de información para identificar a todas y cada una de las series documentales que integren el fondo. Se entiende por serie documental “conjunto de unidades documentales de estructura y contenido 55
  • 8. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros”14 . Esta paso debe ejecutarse conjuntamente con los funcionarios de cada una de las unidades administrativas, ya que ellos son los encargados de ejercer el tramite administrativo y realmente conocen la información que contiene cada una de las serie documentales, por este motivo la identificación debe comenzar con la aplicación de una ficha de identificación de series documentales, la cual deberá contener como mínimo los siguientes datos: - Denominación de la Serie - Oficina Productora - Normatividad que afecta la Serie - Documentos que integran la Serie - Serie que contenga información complementaria - Series que duplican la información - Serie Facilitativa o Sustantiva - Aňos Extremos de la Serie • Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental CCD Una vez desarrollados los pasos anteriores para todas las series generadas o recibidas por los órganos productores en razón de sus funciones, se deberá elaborar el primer borrador del Cuadro de Clasificación Documental, el cual contendrá el nombre de las series y subseries documentales identificadas hasta el momento. Hablar de Cuadro de Clasificación es en buena medida sinónimo de enunciar qué es en realidad, siguiendo la definición propuesta por el Archivo General del Distrito de Bogota es el sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una Entidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos de una entidad, en una definición más clara el listado de las series y subseries con sus correspondientes códigos se constituye en el cuadro de clasificación. En la correcta aplicación e interpretación de los lineamientos anteriores para la elaboración posterior del Cuadro de Clasificación CCD, el concepto de expediente será el que evite errores tales como considerar que el término carpeta es sinónimo de expediente dando como resultado a cambio de la construcción de series la relación de los nombres de carpetas asignados por el funcionario de turno. Por tal motivo, es pertinente mencionar que al elaborar el respectivo Cuadro de Clasificación (CCD), para cada una de las unidades administrativas identificadas en el fondo acumulado, éste será la herramienta que como lo define la archivera Paloma Fernández, “el instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura”, por tal motivo la terminología utilizada para la denominación de las series debe permitir a cualquier funcionario o persona interesada en el tema, identificar con facilidad a qué tipo de documentación hace referencia. El Cuadro de Clasificación Documental se elabora teniendo en cuenta la estructura orgánico – funcional de la entidad, es decir, se deben asignar las series y subseries documentales establecidas para cada organismo productor que se encuentre en el organigrama de la entidad, comenzando por la de mayor nivel jerárquico. El modelo de cuadro de clasificación deberá contener como mínimo los siguientes datos: 14 Colombia. Archivo General de la Nación.(2003). Reglamento General de archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo. (Textos legales, 1). 56
  • 9. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 - Código de la oficina productora - Código de la serie documental - Código de la subserie documental - Nombre de la serie documental - Nombre de la subserie documental - Nombre de la tipologia documental - Aňos extremos que cubre la serie - Nota aclaratoria 3.2 PAUTAS PARA LA INTEGRACION DE SERIES • La construcción de las series documentales conlleva la aplicación de los principios básicos de la archivista, en primera instancia el orden original ya que dicho principio se materializa al relacionar la producción documental de las unidades administrativas, con la forma y el orden en que se adelanta la ejecución de los trámites, estableciendo así la relación causa-efecto con la que se deben constituir las series documentales y en segunda instancia el principio de procedencia, que establece que los documentos de archivo son el registro natural de las funciones que adelanta cada unidad administrativa y en esa medida es posible la aplicación de dicho principio, al relacionar correctamente las series de acuerdo con sus productores o creadores. Ejemplo ENTIDAD: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL FUNCION: Cumplir las normas legales vienes establecidas sobre la selección del talento humano en el Distrito Capital. ORGANOS ADMIN: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ACTIVIDAD: Dirigir, programas y coordinar las actividades de Administración de personal, de acuerdo con las políticas de la entidad. TIPO DOCUMENTAL: (Actas de posesión, Afiliaciones, Antecedentes disciplinarios) SERIE DOCUMENTAL: HISTORIAS LABORALES • El estudio de las funciones, competencias, actividades administrativas y documentos recopilados en la Ficha de Identificación de Series Documentales, podrá mostrar que la creación de documentos se deriva de la ejecución de una misma función o el logro de un objetivo en común el cual puede ser representado en expedientes completamente diferentes, caso en el cual lo más correcto es identificar la serie principal y subdividirla en series especificas. Ejemplo Para el caso de la Administración de Aduanas en la revisión física e intelectual de los documentos (tipos documentales) y el Reglamento Aduanero se demuestra que para adelantar un proceso de importación, independientemente del producto, se diligenciaba el Manifiesto de Mercancía, el cual cumple el mismo propósito en todos los casos (dejar constancia de la forma en que se adelantan los procesos en los puertos). Entonces existe la necesidad de formular las subseries que permitan diferenciar con mayor claridad los expedientes relacionados con cada tipo de Manifiesto SERIE: MANIFIESTO DE MERCARCANCIAS SUBSERIE: Manifiestos de depósito e importación Manifiesto de consumo Manifiesto de reexportación Manifiesto de Sales Manifiesto de artículos libres 57
  • 10. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental Manifiestos de exportación. • Al estudiar las Directrices del Mini-manual, sobre Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada), establece que a SERIE está constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un sólo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes); las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. Asimismo, las series constituyen la unidad básica de valoración porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas. Ejemplo SERIE DOCUMENTAL SIMPLE: DECRETOS TIPO DOCUMENTAL: - Decreto 001 de marzo de 2004 - Decreto 002 de abril de 2004 - Decreto 003 de mayo de 2004 SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS TIPO DOCUMENTAL: - Oficio de quejas - Autos de apertura de indagación preliminar - Notificación autos de archivo - Solicitud de pruebas • Se puede presentar el evento que existan funciones comunes para muchas unidades, como puede ser el diseño, implantación y seguimiento de acuerdo con la misión específica de cada entidad, lo que dará como resultado que existan dos tipos de series documentales, ya que es la agrupación documental por excelencia y sobre ella giran todos los procesos archivísticos. SERIES GENERALES: Se refieren a documentos administrativos que son comunes en todas las dependencias, también conocidos como documentos Facilitativos, ya sea por información, consulta o trámite. Su codificación es igual en todas las dependencias del fondo acumulado y se utilizan los primeros dígitos del sistema de clasificación general. Ejemplo: ESTADISTICAS INFORMES INFORMACION INTERNA SERIES ESPECÍFICAS: Corresponde a los documentos característicos de cada oficina con base en sus funciones específicas. La codificación de cada una de estas series es propia de la oficina, se asigna un espacio No... números propios en cada Unidad Administrativa. Ejemplo: ACTIVOS FIJOS FONDOS PATRIMONIALES IMPUESTOS • De lo anterior, se puede concluir que las series específicas pueden ser asignadas por competencias a determinada unidad y por ende es de vital importancia para la misma, pero también existe la posibilidad de encontrar la misma serie presente en otra oficina y no de manera especifica sino general de acuerdo con la función que la está produciendo al interior de la dependencia convirtiéndose en una serie complementaria. 58
  • 11. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 Ejemplo: SUMINISTROS DE ELEMENTOS: Es una serie especifica del almacén pero se encuentra presente en todas las unidades administrativas ya que mediante esta serie se ejerce el control sobre la entrada y salida de elementos al interior de la oficina INVENTARIO DE ARCHIVO: Es una serie especifica del archivo pero es necesario la existencia de la serie en cada unidad administrativa ya que mediante este se ejerce el control documental sobre la existencia física de expedientes en la oficina y las transferencias al archivo central. 3.3 PAUTAS PARA LA DENOMINACION DE SERIES La denominación de series es de gran importancia para la búsqueda recuperación de información ya que es punte que comunica al personal de las organizaciones con los documentos que fueron producidos y conservados en algún lugar llámese archivo o copia de seguridad. Cuando ya se tiene un conocimiento sobre los tipos documentales es necesario que el archivista siga un esquema que le permita: - Seleccionar la denominación que describa en la mejor forma el contendido de la serie documental. - Ubicar la denominación seleccionada dentro de un Sistema General de Clasificación a partir de las categorías previamente establecidas. En razón de lo anterior solamente se presentan algunas orientaciones que han sido sugeridas en diversos textos o ponencias por el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), Archivo Distrital de Bogotá (AGD) y Archivistas interesados en el tema, con el animo de facilitar una correcta identificación de las series y subseries documentales en los archivos de gestión, central e histórico: DENOMINACION INCORRECTA NOTA ACLARATORIA - NOMBRES DE ENTIDADES Normalizar las series con la identificación legal de una entidad (Instituto de Seguros Sociales, Compensar EPS, Ministerio del Interior) no es lo más adecuado, ya que según las competencias asignadas a cada dependencia o entidad se producen diversas actuaciones administrativas con una misma organización (Creación de informes para diversos entes de control, ofrecer diversos servicios de asesoria o consultaría y solicitud de conceptos entre otros). - NOMBRES DE ELEMENTOS La identificación de series a partir de un elemento físico (televisores, computadores, fax), facilita en gran medida que se creen confusiones al conformar la serie documental con sus tipos, ya que sobre algunos elementos pueden generarse gran diversidad de trámites, su compra, su registro contable, su forma de ingreso, a quien se destinará, como se desarrolla el mantenimiento, etc. 59
  • 12. Luis Sierra - Como identificar y denominar una serie documental - NOMBRES DE FORMATOS La utilización de nombres comunes de formatos no cumplen con los requisitos para denominar, a causa de que pueden elaborarse y gestionarse para adelantar diversas funciones y actividades administrativas relacionadas con varias series documentales (relaciones, planillas, formularios, oficios). - REGIONES DEL PAIS Cuando se denomina una serie, bajo el parámetro de una ubicación en el territorio nacional (Cartagena, Putumayo), conducirá a tener confusiones frente a las actividades y funciones, que fueron aquellas bajo las cuales se crearon las series documentales. Por esto es importante destacar que diversas dependencias pueden tener una relación directa con la región del país y así crearse diversos expedientes. CONCLUSIONES • En el presente articulo se han presentado las variables que se asocian a este proceso, la metodología necesaria para la extracción de los conceptos básicos de los documentos, su selección y traducción al sistema de clasificación. • Debemos tener en cuenta en el momento de confeccionar una u otra herramienta para la gestión de un fondo documental, cuáles son las características de los documentos que se han de tratar, y cuál el grado de adecuación del lenguaje documental al sistema de clasificación dado. • La concepción, delimitación y establecimiento de cada serie documental es una tarea fundamental del archivo y los productores de documentos ya que las agrupaciones documentales tenderán a estar reunidas físicamente para mejorar la integridad del patrimonio archivistico. • Es importante que se aborde la creación de un banco terminológico, antes de la indización de los documentos, construido de tal manera que los términos o los conceptos utilizados para representar su contenido podrán, en el momento de hacer la búsqueda documental, ser libremente combinados entre sí para formular las consultas que permitirán recuperar esos documentos; y por otro, un lenguaje de clasificación funcional, utilizado de modo más genérico para representar ese contenido de forma sintética, junto a las actuaciones de cada unidad administrativa.. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ÁLVAREZ RODRÍGUEZ, Mariela y MARTÍNEZ CHÁVEZ, Melba. (2003). Tablas de retención de documentos Facilitativos para los archivos de las universidades en Colombia. Bogotá: Investigación. Universidad de la Salle. División de Formación Avanzada. COLOMBIA. Archivo General de Distrito (AGD). (2001). Guía practica para la elaboración de tablas de retención documental. Bogotá: El Archivo. COLOMBIA. Archivo General de la Nación. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá: El Archivo. 60
  • 13. Año 5, No.20, Oct. – Dic. 2004 ________. Archivo General de la Nación. (2003). Reglamento General de archivos. 3 ed. Bogotá: El Archivo. (Textos legales, 1). ________. Archivo General de la Nación. (2002). Tablas de retención y transferencias documentales. Versión actualizada. Bogotá: El Archivo. DUPLÁ DEL MORAL, Ana.(1997). Manual de Archivos de Oficina para Gestores: en las oficinas municipales. Madrid: Marcial Pons. ESPAÑA. Ministerio de Cultura. (1993). Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales. ________. Ministerio de Educación y Cultura. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos. (1996). Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradición archivística. Bogotá: Archivo General de la Nación de Colombia. FERNÁNDEZ GIL, Paloma (1997). Manual de organización de archivos de gestión. Madrid: Adhara. MARÍN CORTES, Miriam. (1998). Banco terminológico de las series documentales en las instituciones de educación superior. Santa Fé de Bogotá: PUJ. PAZ, M.; POZUELO CAMPILLOS, Martín. (1996). La construcción teórica en archivística: El Principio de Procedencia. Madrid: Universidad Carlos III de Madrid. SOBRE EL AUTOR Luis Fernando Sierra E. Bogotá, Colombia, América del Sur (1980). Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecólogo y Archivista. Universidad de la Salle. Técnico en Archivística. Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Ha publicado: Guía metodología para la elaboración de las tablas de valoración documental: el reto frente a la organización de los fondos acumulados. Pagina Web Sociedad Colombiana de Archivistas. 2003. Actualmente es Director de Proyecto en la Organización de los Archivos de la Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros, Colombia. c.e: Lsierrae70@hotmail.com 61