Des mises en situation pour illustrer comment un besoin de travail collaboratif avec des documents numériques peut trouver une réponse via quelques fonctionnalités et outils du marché.

1. Gérer vos documents numériques
Webinaire pour BPW 22/04/20
Charlène AJAVON
C.A.N Conseil
1

2. Au programme
 Charlène Ajavon - C.A.N Conseil
 Panorama de cas d’usages
 Questions et échanges
C.A.N Conseil Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20
2

3. Bonjour !
- La formation initiale
- La formation continue
- La veille
- Consultante spécialisée en outils de
gestion des contenus
- Rôles d’interface
- Expériences fonctionnelles et sectorielles
larges
- Dresser un panorama des usages et
fonctionnalités
- Partager mes connaissances pour vos
outiller
- Répondre à vos questions
C.A.N Conseil
C.A.N Conseil
3
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20

4. C.A.N Conseil
4
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20
Energie
Banque /
Assurance
Cosmétique /
Pharmaceutique
Institutions
E-commerce /
Autre
Mes missions
Consultante pour des
spécialistes

5. LE PANORAMA
- Des cas d’usages
Raconte-moi une histoire
 des situations en équipe ou
perso
- Des solutions
Les questions à se poser
Les fonctionnalités et outils utiles
vos alliés
- Des plues – values
Les avantages procurés
Les inconvénients évités
 l’utilité
5
C.A.N Conseil Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20

6. Cas 1 - Je recherche les documents du projet X pour
réaliser le projet Xbis
Les questions à se poser
- Où sont mes documents ?
• centralisés ou un peu partout ?
- Comment je gère les documents
du projet ?
Vos alliés
- Les espaces numériques de travail
(digital workplace)
• par ex : Teams (Microsoft) ; Google
Docs
- Des fonctionnalités collaboratives
intégrées
• gestion de calendriers et de tâches
• communication synchrone (chat) et
asynchrone (mail)
• gestion documentaire
Les plus-values
Productivité et efficacité
• encourager le travail collaboratif
• faciliter la recherche d'information = gain
de temps
• organiser les informations stratégiques
• favoriser la mobilité (sauvegarde & accès
distants)
6
Comment je fais ?
- Une base documentaire pour
toute l'équipe au sein d’un
espace de travail collaboratif
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

7. Cas 2 - Nous aurons plusieurs documents à
produire / nous allons en recevoir aussi
Les questions à se poser
- Comment j'organise / structure
ma base documentaire ?
- Qu'est ce que je dois pouvoir
fournir comme preuve ?
Vos alliés
- L’arborescence de dossiers
• par thèmes d’activités du général au
particulier
• Ex : Les activités, leurs phases, leurs jalons
• alternative : organisation en mots-clés
aussi appelés tags ou libellés
- Le nommage des dossiers
• éviter de dépasser 4 à 5 niveaux de sous-
dossiers à partir de la racine
• court, explicite et partagé
Les plus-values
 Gain de temps :
• savoir où chercher / déposer des
informations, documents
• capitaliser : ne pas réinventer la roue
• être plus vite opérationnel
7
Comment je fais ?
Je crée un plan de classement en
dossiers
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

8. Cas 3 - Le Compte - Rendu de réunion de
lancement (création)
Les questions à se poser
- Comment gérer les apports de
plusieurs co-auteurs ?
- Comment rendre les les
contributions de
chacunes/chacuns visibles
Je rédige le compte-rendu via une
suite bureautique collaborative
Vos alliés
- Un document de type word
• fonctionnalités : co-édition, annotations,
chat
• solutions : Google Docs; Office 365 (Word)
, Teams (Word)
- Une note dans un carnet de note
partagé
• solutions : OneNote (Microsoft), Evernote
(pour tous systèmes d’exploitations)
Les plus-values
Productivité et collaboration
facilitée:
• rédiger à plusieurs simultanément
• sauvegarde automatique
• Plus de gestion des copies car accès aux
versions du document.
• OneNote : intégré à l’agenda et la
messagerie.
• Prise de note en cours de réunion (gain de
temps)
8
Comment je fais ?
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

9. Cas 4 - Le Compte - Rendu de réunion de
lancement (validation et diffusion)
Les questions à se poser
- Comment je diffuse mon
compte-Rendu en gérant les
retours ?
- Dois-je prendre en compte des
retours de collaborateurs
externes à mon organisation ?
Je diffuse le lien du document et
invite à commenter le document
Vos alliés
- Gestion des droits
• droits d’accès nominatif ou large (URL)
• modalité du droit d’accès (ex: lecture,
lecture/modification, propriétaire, etc)
- Fonctions d’annotations
• guggérer des modifications, chatter avec
les co-auteurs (Google Docs); commenter
Les plus-values
Productivité et collaboration
facilitée :
• des retours en contexte et intégrés au
document.
• questions / Réponses hors des messageries
par les acteurs impliqués. Pas de spam.
• diffusion depuis OneNote via la
messagerie.
9
Comment je fais ?
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

10. Cas 5 – Je gère mes documents pro (1/2)
Les questions à se poser
- Comment je les organise ?
- Comment éviter de perdre du
travail ?
Je structure mes documents dans
un dossier de synchronisation et
partage
Vos alliés
- Les drives
• solutions : Google Drive, OneDrive
• souvent intégrés aux suites bureautiques
collaboratives
- Dossiers de synchronisation et
partage (FSS File Sync & Share)
• solutions : Box, Dropbox
• parfois présents dans les entreprises
• peut intégrés des fonctions collaboratives
Les plus-values
Sécurité et disponibilité :
• synchronisation avec votre poste local
(sauvegarde des données)
• fonctionnalités collaboratives
• accès sur votre mobile via une application
10
Comment je fais ?
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

11. Cas 6 – Je gère mes documents pro (2/2)
Les questions à se poser
- Comment je le nomme ?
- Comment je gère les différentes
versions d’un même documents ?
Je me crée des habitudes de travail
reproductible facilement
Vos alliés
- Nommage
• court_sans_espace
• SansCaractereSpeciaux
• Chronologique 20200422_titre
• cycle de vie : brouillon, revu, validé
- Gestion des versions
• version majeure et mineure vXX.aa
• XX = majeure et version validée
• aa = mineure et version brouillon
Les plus-values
Opérationnel et productivité
• un système pour répérer ses versions
intermédiaires
• conserver dans la base entreprise la version
validée (document modifiable et pdf)
• méthodologie et habitudes de travail
11
Comment je fais ?
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20C.A.N Conseil

12. Le cycle de vie des documents
• Production
• Réception
• Numérisation
Création du
document
• Relecture /
Validation
• Flux de traitement
• Diffusion
Usages
• Stockage &
sauvegarde
• Préservation pour
preuve sur une
durée donnée
Archivage
C.A.N Conseil
12
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20

13. Quelques notions clés
 Espace de stockage : local vs distant
 Cycle de vie du document
 Plan de classement et nommage
 Gestion des versions vs copies
 Sauvegarde vs archivage
C.A.N Conseil Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20
13

14. Gérer ses documents c’est HOT !
Humain
• Habitudes et changements des manières
faire : adaptation des usages
• Montée en compétences et appropriation
Organisationnel
•Une dimension collaboration d’équipe
•Une culture de l’accès et du partage de
l’information
•Une meilleure capitalisation est un avantage
stratégique
Technique
• Des outils et fonctionnalités à adapter à vos
vos usages et besoins
• Des boosters au service de votre efficacité,
collaboration, productivité Objectif : RTT
C.A.N Conseil
14
Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20

15. Charlène Ajavon
C.A.N Conseil
Me contacter
charlene.ajavon@gmail.com
06 70 33 00 38
15
C.A.N Conseil Gérer vos documents numériques – BPW – 22/04/20