peningkatan produktiviti

1. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19911
PENINGKATANPENINGKATAN
PRODUKTIVITI DALAMPRODUKTIVITI DALAM
PERKHIDMATAN AWAMPERKHIDMATAN AWAM

2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19912
KONSEP PRODUKTIVITIKONSEP PRODUKTIVITI
 Nilai atau kuantiti output yang dapatNilai atau kuantiti output yang dapat
dihasilkan oleh satu unit inputdihasilkan oleh satu unit input
 Output - keluaran atau perkhidmatanOutput - keluaran atau perkhidmatan
yang dihasilkan oleh sesebuah organisasiyang dihasilkan oleh sesebuah organisasi
 Input - sumber-sumber yang digunakanInput - sumber-sumber yang digunakan
untuk menghasilkan outputuntuk menghasilkan output

3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19913
Produktiviti ialah konsep yangProduktiviti ialah konsep yang
menjelaskan perhubungan di antaramenjelaskan perhubungan di antara
output yang dihasilkan oleh sesebuahoutput yang dihasilkan oleh sesebuah
organisasi dengan input yangorganisasi dengan input yang
digunakannya.digunakannya.
OutputOutput atau ringkasnyaatau ringkasnya QQ
Input IInput I

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19914
CARA-CARA PENINGKATANCARA-CARA PENINGKATAN
PRODUKTIVITIPRODUKTIVITI
OUTPUTOUTPUT
Keluaran danKeluaran dan
PerkhidmatanPerkhidmatan
INPUTINPUT
TenagaTenaga
Manusia,Manusia,
Teknologi,Teknologi,
Kelengkapan,Kelengkapan,
Modal danModal dan
SistemSistem
PengurusanPengurusan
PROSES PENGURUSAN
PROSES TRANSFORMASI

5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19915
FAKTOR-FAKTOR YANGFAKTOR-FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI PRODUKTIVITIMEMPENGARUHI PRODUKTIVITI
Kelengkapan
Modal
Bahan-
bahan
Teknologi
Persekitaran
Pekerjaan
Gaya
Pengurusan
Struktur
Organisasi
Sistem
Dan
Prosedur
Tenaga
Manusia
FAKTOR
PRODUKTIVITI

6. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19916
Tindakan Yang Perlu DiambilTindakan Yang Perlu Diambil
Oleh Pihak Pengurusan Jabatan Ke Atas Faktor-FaktorOleh Pihak Pengurusan Jabatan Ke Atas Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi ProduktivitiYang Mempengaruhi Produktiviti
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
1. Tenaga Manusia1. Tenaga Manusia a)a) Melatih kakitangan dalam bidang-Melatih kakitangan dalam bidang-
bidang berkaitan.bidang berkaitan.
b)b) Mewujud dan menyebarkan nilai-nilaiMewujud dan menyebarkan nilai-nilai
positif.positif.
c)c) Memotivasikan kakitangan supayaMemotivasikan kakitangan supaya
menghasilkan kerja denganmenghasilkan kerja dengan
cemerlang.cemerlang.
d)d) Menggalakan penglibatanMenggalakan penglibatan
kakitangan dalam penentuankakitangan dalam penentuan
matlamat organisasi dan dalammatlamat organisasi dan dalam
penyelesaian masalah produktiviti.penyelesaian masalah produktiviti.
e) Mewujudkan komunikasi yange) Mewujudkan komunikasi yang
berkesan dalam jabatan/pejabat.berkesan dalam jabatan/pejabat.

7. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19917
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
2. Sistem dan Prosedur2. Sistem dan Prosedur
f)f) Menetapkan standard prestasi untukMenetapkan standard prestasi untuk
kakitangankakitangan
g)g) Menempatkan kakitangan mengikutMenempatkan kakitangan mengikut
kebolehan dan kemahirankebolehan dan kemahiran
a)a) Mengkaji semula sistem danMengkaji semula sistem dan
prosedur kerja untuk mengatasiprosedur kerja untuk mengatasi
kelemahan-kelemahan yangkelemahan-kelemahan yang
menyekat produktivitimenyekat produktiviti
b)b) Mempermudahkan sistem danMempermudahkan sistem dan
prosedur kerja yang sedia ada.prosedur kerja yang sedia ada.
c)c) Memansuhkan peruntukan undang-Memansuhkan peruntukan undang-
undang atau peraturan yang tidakundang atau peraturan yang tidak
sesuai dengan matlamatsesuai dengan matlamat
jabatan/pejabatjabatan/pejabat

8. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19918
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
3. Struktur Organisasi3. Struktur Organisasi a) Membuat penyelarasan fungsia) Membuat penyelarasan fungsi
bahagian-bahagian dan unit-unitbahagian-bahagian dan unit-unit
dalam organisasi jabatan/pejabatdalam organisasi jabatan/pejabat
b) Mewujudkan struktur organisasi yangb) Mewujudkan struktur organisasi yang
fleksibel dan dinamikfleksibel dan dinamik
c) Menentukan corak perjawatan dic) Menentukan corak perjawatan di
bahagian-bahagian atau unit dalambahagian-bahagian atau unit dalam
organisasi adalah berpadananorganisasi adalah berpadanan
dengan tanggungjawab yangdengan tanggungjawab yang
diberikan.diberikan.
d) Mendefinasikan dengan jelas bidangd) Mendefinasikan dengan jelas bidang
kuasa bahagian-bahagian unit-unitkuasa bahagian-bahagian unit-unit
dalam jabatan/pejabatdalam jabatan/pejabat

9. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 19919
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
4. Gaya Pengurusan4. Gaya Pengurusan a) Mewujudkan wawasan dan objektifa) Mewujudkan wawasan dan objektif
jabatan/pejabat serta menyebarkanjabatan/pejabat serta menyebarkan
kepada kakitangan.kepada kakitangan.
b) Merancang dan menetapkanb) Merancang dan menetapkan
matlamat prestasi jabatan/pejabatmatlamat prestasi jabatan/pejabat
dan kemudiannya mengukurdan kemudiannya mengukur
pencapaian sebenarpencapaian sebenar
c) Mewujudkan budaya kerja yangc) Mewujudkan budaya kerja yang
menekankan produktivitimenekankan produktiviti

10. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 199110
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
5. Persekitaran Kerja5. Persekitaran Kerja a) Mewujudkan susunatura) Mewujudkan susunatur
jabatan/pejabat yang sesuai denganjabatan/pejabat yang sesuai dengan
operasi kerja.operasi kerja.
b) Melengkapi pejabat denganb) Melengkapi pejabat dengan
kemudahan asas.kemudahan asas.
c) Menjaga kebersihan dan perhiasan dic) Menjaga kebersihan dan perhiasan di
tempat kerja.tempat kerja.
d) Menyediakan kemudahan-kemudahand) Menyediakan kemudahan-kemudahan
untuk kakitangan.untuk kakitangan.

11. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 199111
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
6. Teknologi6. Teknologi
7. Bahan-bahan7. Bahan-bahan
a) Mengkaji proses-proses kerja yanga) Mengkaji proses-proses kerja yang
dijalankan sekarang untukdijalankan sekarang untuk
mengenalpasti aspek-aspek yangmengenalpasti aspek-aspek yang
sesuai untuk diautomasi atausesuai untuk diautomasi atau
dimekanisasikan.dimekanisasikan.
a) Menjalankan pemeriksaan kualiti padaa) Menjalankan pemeriksaan kualiti pada
bahan-bahan input yang diperolehibahan-bahan input yang diperolehi
daripada pembekaldaripada pembekal
b) Memberi pendidikan kualiti kepadab) Memberi pendidikan kualiti kepada
pembekalpembekal
c) Mengamalkan sistem inventori yangc) Mengamalkan sistem inventori yang
baik untuk mengelakkanbaik untuk mengelakkan
pemegangan stok yang berlebihanpemegangan stok yang berlebihan
bagi bahan-bahan.bagi bahan-bahan.

12. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 199112
Faktor-faktorFaktor-faktor Tindakan Pihak PengurusanTindakan Pihak Pengurusan
8. Kelengkapan Modal8. Kelengkapan Modal a) Menyelenggara kelengkapan modala) Menyelenggara kelengkapan modal
mengikut jadual.mengikut jadual.
b) Menentukan kelengkapan modalb) Menentukan kelengkapan modal
berada dalam persekitaran operasiberada dalam persekitaran operasi
yang baik.yang baik.
c) Merancang penggunaanc) Merancang penggunaan
kelengkapan supaya semuanyakelengkapan supaya semuanya
dapat digunakan dengan optimum.dapat digunakan dengan optimum.

13. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 199113
PENGUKURAN PRODUKTIVITIPENGUKURAN PRODUKTIVITI
Pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap produktivitiPengukuran dibuat untuk mengetahui tahap produktiviti
sesebuah jabatan/pejabat. Pengukuran produktivitisesebuah jabatan/pejabat. Pengukuran produktiviti
membolehkan jabatan/pejabat:membolehkan jabatan/pejabat:
 Mengetahui sejauh mana sumber-sumber yang telahMengetahui sejauh mana sumber-sumber yang telah
diperuntukan digunakan.diperuntukan digunakan.
 Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaanMeningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan
tenaga manusia dan alat-alat.tenaga manusia dan alat-alat.
 Mengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkanMengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan
produktivitiproduktiviti
 Menentukan kos operasi organisasiMenentukan kos operasi organisasi
(Rujuk m/s: 92-100 of the Pekeliling)(Rujuk m/s: 92-100 of the Pekeliling)

14. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 199114
PENUTUPPENUTUP
Jabatan/pejabat Kerajaan hendaklahJabatan/pejabat Kerajaan hendaklah
menjadikan usaha peningkatan produktivitimenjadikan usaha peningkatan produktiviti
sebagai satu proses yang berterusan. Inisebagai satu proses yang berterusan. Ini
kerana tahap produktiviti bersifat relatif.kerana tahap produktiviti bersifat relatif.
Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satuSesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu
masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikianmasa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian
pada masa ini. Tumpuan ke atas produktivitipada masa ini. Tumpuan ke atas produktiviti
seharusnya juga diseimbangkan denganseharusnya juga diseimbangkan dengan
tumpuan ke atas kualiti.tumpuan ke atas kualiti.