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El ABC de una Ceremonia     o Acto Oficial    Secretaría Auxiliar de Asuntos Protocolares
Temas de la Conferencia         Uso de Títulos, tales como Honorable        Correspondencia de Formato Protocolar      Ord...
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CORRESPONDENCIA DEFORMATO PROTOCOLAR
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Departamento de Estado                                             San Juan, Puerto Rico              Fulano de Tal       ...
ORDEN DEPRECEDENCIA     Y ACOMODOPROTOCOLAR
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Saludo Protocolar                                         SugeridoSeñor Gobernador de Puerto RicoSeñor Presidente del Sena...
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Precedencia – Acomodo intercalado                         PRESIDENCIA INTERCALADA                         (sentados en una...
Secretario de Estado    Sra. Fulano de Tal Jefes de Agencias     Invitados Especiales
AlcaldesReservado
Acomodo Protocolar Simple                                      (Con pasillo central)1.   Secretario de Estado de Puerto Ri...
Acomodo Protocolar Intercalado1.   Secretario de Estado                     1.   Secretaria Departamento de la Familia2.  ...
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Acomodo Protocolar                              (en Mesa Redonda – Modelo Ideal)                                          ...
PREPARACIÓN    DEINVITACIONES
Invitaciones   Idealmente, se deben enviar de 3 a 4 semanas antes del evento.   Confirme lo antes posible si asistirá o ...
Invitaciones   Tipos de invitaciones:      1- Totalmente Grabadas o impresas (Fully engraved).      2- Semi grabadas o im...
Invitaciones   Se redactan e imprimen utilizando un solo tipo de letra y tamaño para todo el    texto. Sólo se puede redu...
Invitación en letra: English 111 Vivace BT   Invitación en letra: Edwardian Script ITC             Punto Texto: 17        ...
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MÉTODO DE CONTROL DE ACCESO                      Una vez finalizada la ceremonia se                           ofrecerá una...
PROGRAMAS
FORMATO SUGERIDO PARA CEREMONIAS                OFICIALES                          Tipos de Ceremonias• Conferencias   y S...
Departamento de Estado                            Oficina de Ceremonial y Protocolo                                  San J...
MENSAJES                     (En orden ascendente de rango, de menor a mayor)                                SELECCIÓN MUS...
MONTAJE DE TARIMAS
Montaje de Tarima                Logo de           Agencia, Compañía                o Evento                              ...
Montaje de TarimaCon 2 podios (Gobernador y Departamento de Estado)                                                 PLANTA...
PRESENTACIONES(Quién presenta a quién)
Presentaciones   La presentación es un acto breve que sirve para que una persona    ponga en contacto, por primera vez, a...
Presentaciones y Saludos   Siempre presente la persona de menor rango a la de    mayor, excepto con una dama, que nunca s...
Presentaciones y Saludos El hombre sólo extiende la mano a la mujer si ella inicia el saludo.   Nunca estreche la mano d...
LISTA DE REVISIÓN       PARA   ACTIVIDADES     (Check List)
Lista de revisión para actividades de la Oficina de Protocolo (check list)     Nota: Algunas secciones son opcionales y se...
Check ListPresentaciones audiovisuales en discos compactos CD-RW, DVD o VHS (videocasetes).Teleprompter (opcional), a ser ...
LÍNEAS  DERECIBO
Líneas de recibo• Se usan mayormente en recepciones en honor a invitados  especiales o delegaciones.• El propósito es cono...
Líneas de recibo•Alunirse a la línea para saludo entregue la tarjeta al personal deapoyo que verificará su nombre y puesto...
Líneas de reciboSi el presentador se olvida de su nombre no se moleste, repítalopara beneficio de la persona que va a salu...
Línea de Recibo(Con cónyuges del anfitrión e invitado de honor )1        2    3       4          5      6        7      8 ...
Línea de Recibo              (Sin cónyuges del anfitrión e invitado de honor)                 1          2       3     4  ...
MODALES Y ETIQUETA EN     LA MESA
Modales en la Mesa   Siéntese por el lado derecho de la silla.   Levántese por el lado izquierdo de la silla.   Manteng...
Modales en la Mesa   No coma de prisa, disfrute la comida y la compañía.   Los caballeros siempre deben levantarse al ll...
Modales en la Mesa   Espere a que su jefe o superior estén sentados. La comida    comienza cuando los anfitriones y/o inv...
Mesa Formal                                                                                                               ...
DESPLIEGUE    DE BANDERAS
Despliegue de banderas en Puerto Rico   Banderas siempre serán todas del mismo tamaño.   Banderas siempre serán del mism...
Orden para desplegar banderas en Puerto Rico                (al mirarlas de frente, de izquierda a derecha)   Estados Uni...
Banderas – Uso exteriores   Al enarbolarse las Banderas al aire libre se usarán astas cuya altura    sea no menos de dos ...
Banderas– Uso a media asta en exteriores   En ocasión en que deban enarbolarse las Banderas de Puerto Rico y    de Estado...
Despliegue de Banderas   (Verticales en la Pared)
Despliegue de Banderas   (A la entrada de edificio)
Despliegue de Banderas      (En una tarima)
Despliegue de Banderas    (En astas horizontales)
Despliegue de Banderas             DENTRO DE UNA IGLESIA(Modelo A – Cada Bandera oficial, a cada lado del altar)
Despliegue de Banderas                    DENTRO DE UNA IGLESIA(Modelo B – Ambas Banderas oficiales juntas, al lado derech...
Despliegue de Banderas (Estados Unidos y Puerto Rico junto aotras banderas en una base media luna)
Despliegue de Banderas(Estados Unidos y Puerto Rico junto a otras banderas, todasdel mismo tamaño y material, a la misma d...
Banderas desplegadas sobre un féretro  (Solo la bandera de Estados Unidos - la unión queda alnivel de la cabeza y sobre el...
Banderas desplegadas sobre un féretro(Sólo la bandera de Puerto Rico – El triángulo equilátero         queda al nivel de l...
Banderas desplegadas sobre un féretro(Bandera EE. UU. queda a la cabeza y sobre el hombro izquierdodel difunto y la de P. ...
HIMNOS, ESCUDOS  Y SELLOS DEPUERTO RICO YESTADOS UNIDOS
Himnos Oficiales   El Himno de Puerto Rico se ejecutará con aire marcial, (nunca en compás de    danza), seguido por el H...
ESCUDO DE PUERTO RICO   El Escudo de Armas de Puerto Rico, otorgado por el Rey Fernando en virtud de la Real Cédula del 8...
GRAN SELLO DE PUERTO RICOLas figuras que aparecen en el Gran Sello de Puerto Rico, están inspiradas en las imágenes del es...
SELLO DE LOS ESTADOS UNIDOSEl Gobierno federal utiliza el escudo de armas de Estados Unidos, diseño en la cara del Gran Se...
El ABC de una Ceremonia     o Acto Oficial       Secretaría Auxiliar de Asuntos Protocolares                 Apartado Post...
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  1. 1. El ABC de una Ceremonia o Acto Oficial Secretaría Auxiliar de Asuntos Protocolares
  2. 2. Temas de la Conferencia Uso de Títulos, tales como Honorable Correspondencia de Formato Protocolar Orden de Precedencia y Acomodo Protocolar Invitaciones Programas Montaje de Tarimas Presentaciones (Quién presenta a quién) Lista de Cotejo (Check List) Líneas de Recibo Modales y Etiqueta en la Mesa Despliegue de BanderasHimnos, Escudos y Sellos de Puerto Rico y Estados Unidos
  3. 3.  Honorable es la distinción usada con ciertos funcionarios y ex-funcionarios de gobierno como muestra de cortesía o respeto por el puesto que ocupan. Se utiliza al cursarles correspondencia oficial y al reconocer su presencia en actos oficiales o sociales, pero su uso no es obligatorio. En Puerto Rico solamente utilizamos Honorable con estos funcionarios públicos:  Toda persona electa democráticamente por el pueblo o quien la sustituye, incluso interinamente: Presidente y Vicepresidente de los Estados Unidos Gobernador, Senadores, Representantes a la Cámara, Comisionado Residente en Washington, D. C., Alcaldes, Legisladores Municipales y sus contrapartes a nivel federal, estatal y local. - Secretarios del Gabinete Constitucional. - Jueces de la Rama Judicial de Puerto Rico y todos los jueces del Tribunal Federal del Distrito de Puerto Rico y otros Tribunales Federales en los Estados Unidos. - Ex-presidentes, Ex-vicepresidentes y Ex-gobernadores. - Embajadores de Estados Unidos, Cónsules de carrera y honorarios (como representantes oficiales del gobierno de sus respectivos países en la Isla).
  4. 4. CORRESPONDENCIA DEFORMATO PROTOCOLAR
  5. 5. Al cursar correspondencia de formato protocolar La correspondencia se imprime con tinta negra, sobre papel color blanco o marfil (ivory), con timbrado oficial de la agencia o entidad. Se firma al lado derecho del documento, que es el lugar de honor (izquierda del lector), con tinta azul o negra, nunca roja, ni de otro color. Sólo firman documentos oficiales el jefe o director de la agencia, compañía u oficina, o el funcionario autorizado que sustituye interinamente, así como otros autorizados a firmar documentos. Si más de un funcionario firma el documento, el de mayor rango lo hace a la derecha del mismo (izquierda del lector).
  6. 6. Departamento de Estado San Juan, Puerto Rico Fulano de Tal Secretario (a) de Estado (Fecha) Carta Honorable (Nombre de la Incumbente) Secretaria Departamento de la FamiliaInformativa San Juan, Puerto Rico Estimada señora Secretaria:de Formato El jueves, 12 de mayo del presente año, el Departamento de Estado llevará a cabo una ceremonia donde se le rendirá homenaje a la mujer puertorriqueña. La misma se Protocolar celebrará en el Centro de Bellas Artes Luis A. Ferré, en Santurce, comenzando a las ocho de la noche. Me place informarle que usted ha sido seleccionada para recibir el galardón representativo de la mujer en el gobierno. Será un honor para este servidor poder hacerle entrega de tan merecido reconocimiento en la actividad arriba mencionada. Una vez se le presente el galardón, tendrá la oportunidad de pronunciar un breve mensaje de aceptación, el cual deberá tener una duración de entre tres a cinco minutos. De necesitar alguna información adicional, uno de sus Ayudantes puede comunicarse con el señor Fulano de Tal, Jefe de Protocolo, por los teléfonos (787)724-6998 ó (787)721-8371, para coordinar al respecto. Agradeciéndole la atención personal que tenga a bien impartir a este asunto, reciba usted, señora Secretaria, las muestras de mi más alta y distinguida consideración. (Nombre del Secretario de Estado Incumbente)
  7. 7. ORDEN DEPRECEDENCIA Y ACOMODOPROTOCOLAR
  8. 8. Orden de Precedencia del Gabinete del Gobernador de Puerto Rico Secretario/aSecretario/a Departamento de AgriculturaDepartamento de EstadoSecretario/a Secretario/aDepartamento de Justicia Departamento de la FamiliaSecretario/a Secretario/aDepartamento de Hacienda Departamento de la ViviendaSecretario/a Secretario/aDepartamento de Educación Departamento de Recursos Naturales y AmbientalesSecretario/aDepartamento del Trabajo y Recursos Humanos Secretario/aSecretario/a Departamento de Asuntos al ConsumidorDepartamento de Transportación y Obras Públicas Secretario/aSecretario/a Departamento de Recreación y DeportesDepartamento de Desarrollo Económico yComercio Secretario/a de la GobernaciónSecretario/aDepartamento de Salud Secretario/a Departamento de Corrección y Rehabilitación Secretario/a de Asuntos Públicos
  9. 9. Saludo Protocolar SugeridoSeñor Gobernador de Puerto RicoSeñor Presidente del SenadoSeñor Presidente de la Cámara de RepresentantesSeñor Juez Presidente y Jueces Asociados del Tribunal SupremoSeñor Comisionado ResidenteSeñores ExgobernadoresSeñores Secretarios del Gabinete Constitucional del Gobierno de Puerto RicoSeñor Decano y Distinguidos Miembros del Cuerpo ConsularSeñores AlcaldesMiembros de los Poderes Ejecutivo, Legilativo y Judicial del GobiernoEstado Libre Asociado de Puerto RicoAutoridades EclesiásticasJueces del Tribunal Federal de DistritoMiembros de las Fuerzas ArmadasRepresentantes de las Agencias FederalesSeñores Presidentes de las Universidades de Puerto RicoMiembros del Liderato ObreroRepresentantes de las Entidades Cívicas, Culturales, Empresariales y Profesionales que nos honrancon su presencia en este actoMiembros de los Medios de ComunicaciónDamas y Caballeros, Amigos Todos
  10. 10. Order of Precedence The following list is an edited, unofficial version but conforms to established, customary rules of precedence.Federal GovernmentPresident of the United StatesVice-president of the United StatesGovernor (in own state)Mayor (in own city)Speaker of the House of RepresentativesChief Justice of the United StatesFormer Presidents of the United StatesAmerican Ambassadors (at Post)Secretary of StateSecretary General of the United NationsAmbassadors Extraordinary and Plenipotentiary of Foreign Powers accredited to the United States (in order ofthe presentation of their credentials)Widows of former Presidents of the United StatesMinisters of Foreign Powers accredited to the United StatesAssociate Justices of the Supreme CourtRetired Chief JusticesRetired Associate Justices of the Supreme CourtMembers of the CabinetPresident Pro Tempore of the SenateSenators (according to length of continuous service)Governors (when outside own state)Former Vice PresidentsMembers of House of Representatives (according to length of continuous service)
  11. 11. State GovernmentsGovernorCounty Commissioner (in own county)Mayor (in own city)Lieutenant GovernorComptrollerAttorney GeneralUnited States Senators (in home state by seniority)United States Representatives (in home district)Chief Justice of the Court of AppealsState Senators (based on seniority)State Representatives (based on seniority)Municipal GovernmentsMayorPresident of the City CouncilPublic AdvocateCity ComptrollerState Senators (in order of seniority)State Assemblymen (in order of seniority)District AttorneyMembers of the City Council (in order of seniority)Deputy MayorChief of ProtocolChief of StaffCounsel to the Mayor
  12. 12. Diplomatic Order of PrecedenceAmerican Ambassadors (when at Post)President, United Nations General Assembly (when in session)Secretary General of the United NationsPresident, United Nations General Assembly (when not in session)Foreign Ambassadors, Extraordinary and Plenipotentiary, accredited to the United States; Papal Nuncio (ranked according to hisdate) Ministers and Envoys Extraordinary of foreign powers accredited to the United States (in order of presentation of theircredentials)Charge dAffaires of Foreign PowersCharge dAffaires ad interim of Foreign PowersPermanent Representative of the United States to the United NationsAmbassadors at LargePersons with Ambassadorial rank (foreign non-accredited, e.g. Permanent Representatives to the United Nations)Heads of International Organizations (International Monetary Fund, World Bank, International Bank for Reconstruction andDevelopment, NATO)Deputy Permanent Representative of the United States to the United NationsAmerican Ambassadors (on State and Official Visits US cities)Mayors of Major cities and the District of Columbia when in own city (major cities defined as those with a population of onemillion or more residents; Chicago, Dallas, Detroit, Houston, Los Angeles, New York, Philadelphia, and San Diego)American Charge dAffairesUnder Secretaries General of the United NationsAmerican Ambassadors (designate, in the United States under normal orders, or on leave)Representatives of United States Missions to the European Union (USEU) and the Organization for Economic Cooperation andDevelopment (USOECD)Mayors of Major Cities (when not in own city)Former American Ambassadors-Chiefs of Diplomatic Missions (in order of presentation of credentials at first post)Non-accredited Ministers of foreign governments assigned to foreign diplomatic missions in Washington D.C. (includes DeputyChiefs of Mission)Counselors of EmbassiesConsuls General of foreign powers (Legations)Senior Secretaries of Embassies when there is no CounselorSource: City of New York, Office of Protocol & US Department of State
  13. 13. Precedencia – Acomodo simple PRESIDENCIA SIMPLE EN MESA PRESIDENCIAL O TARIMA (Sentados en dos filas de asientos dividas por pasillo).Derecha * * * * * * * * * * * * Izquierda 6 5 4 3 2 P 1 2 3 4 5 6 PÚBLICO PÚBLICO PÚBLICO PÚBLICOEl anfitrión preside el evento y ocupa el primer asiento del lado derecho de latarima o área del público, partiendo del centro hacia afuera. Demás invitados sesientan en orden descendente de rango, del centro hacia la derecha (1, 2, 3, 4, 5, 6) ycontinúa con la primera fila del lado izquierdo, del centro hacia la izquierda(1, 2, 3, 4, etc.). Se sigue el mismo principio con las demás filas.
  14. 14. Precedencia – Acomodo intercalado PRESIDENCIA INTERCALADA (sentados en una sola fila, continua) Derecha * * * * * * * * * * * Izquierda 9 7 5 3 1 P 2 4 6 8 10 PÚBLICO PÚBLICO PÚBLICO PÚBLICOEl anfitrión preside el evento y ocupará el centro en la mesa presidencial (P) o cederásu lugar al invitado de honor o de más rango. Funcionarios se intercalan en ordendescendente de rango desde la derecha del anfitrión, o sea, sentados a la derecha (1) e izquierda (2), derecha (3) e izquierda (4), etc.
  15. 15. Secretario de Estado Sra. Fulano de Tal Jefes de Agencias Invitados Especiales
  16. 16. AlcaldesReservado
  17. 17. Acomodo Protocolar Simple (Con pasillo central)1. Secretario de Estado de Puerto Rico 1. Reverenda Fulana de Tal2. Presidente del País Invitado 2. Dra. Fulana de Tal3. Primera Dama del País Invitado 3. Soprano Fulana de Tal4. Esposa Secretario de Estado 4. Religioso Invitado5. Secretaria Departamento de la Familia 5. Presidente Junta de Directores del ICP Tarima con pasillo central 5 4 3 2 1 6 7 8 9 10 Tarima
  18. 18. Acomodo Protocolar Intercalado1. Secretario de Estado 1. Secretaria Departamento de la Familia2. Presidente de País invitado 2. Soprano Fulana de Tal3. Primera Dama de País invitado 3. Dra. Fulana de Tal4. Esposa Secretario Estado 4. Religioso Invitado5. Reverenda Fulana de Tal 5. Presidente Junta de Directores del ICP Perspectiva desde Tarima 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 Tarima
  19. 19. Acomodo Protocolar (en Mesa Redonda – con cónyuge al lado del funcionario / a) 6 7 5 8 4 9 3 10 2 11. Secretario de Estado 1. Reverenda Fulana de Tal2. Presidente del País Invitado 2. Dra. Fulana de Tal3. Primera Dama del País Invitado 3. Soprano Fulana de Tal4. Religioso Invitado 4. Presidente Junta de Directores del ICP5. Secretaria del Departamento de la Familia 5. Esposa del Secretario de Estado
  20. 20. Acomodo Protocolar (en Mesa Redonda – Modelo Ideal) 10 9 8 7 6 5 4 3 2 11. Secretario de Estado 1. Reverenda Fulana de Tal2. Presidente del País invitado 2. Presidente de la Junta de Directores del ICP3. Secretaria del Departamento de la Familia 3. Soprano Fulano de Tal4. Religioso invitado 4. Primera Dama del País Invitado5. Dra. Fulana de Tal 5. Esposa del Secretario de Estado
  21. 21. PREPARACIÓN DEINVITACIONES
  22. 22. Invitaciones Idealmente, se deben enviar de 3 a 4 semanas antes del evento. Confirme lo antes posible si asistirá o no, preferiblemente dentro de las primeras 48 horas de recibir la invitación. Invitaciones oficiales se envían al funcionario invitado solamente. Invitaciones sociales generalmente incluyen al cónyuge o a un acompañante del invitado (si no es casado), que se especifica en el sobre. Si el hombre es el cónyuge, hay que incluir su nombre completo en el sobre de la invitación Incluya teléfonos y/o dirección electrónica para confirmar asistencia, que además permita aclarar dudas a invitados (detalles del evento, vestimenta apropiada, cómo llegar al lugar, programa del evento, etc.). Tarjetas y sobres de invitaciones deben ser del mismo color y peso o grosor.
  23. 23. Invitaciones Tipos de invitaciones: 1- Totalmente Grabadas o impresas (Fully engraved). 2- Semi grabadas o impresas (Semi engraved). 3- Escritas a mano o manuscritas (Handwritten). Siempre se redactan en tercera persona. (Fulano de Tal tiene el placer de invitarle a …) (John Doe requests the pleasure of your company at a …) El texto debe imprimirse con tinta de colores oscuros, preferiblemente negro. Deben imprimirse en tarjetas de buena calidad, color blanco o marfil (Ivory). El peso o grosor varía. Tarjetas con información adicional anejas a la invitación llevan la misma letra, el mismo color de tinta y son del mismo peso y color de la tarjeta de invitación.
  24. 24. Invitaciones Se redactan e imprimen utilizando un solo tipo de letra y tamaño para todo el texto. Sólo se puede reducir tamaño del texto en los extremos inferiores derecho (R.S.V.P., izquierda del lector) e izquierdo (Código de vestimenta) de la invitación. El texto puede ser impreso en forma vertical (a lo ancho) u horizontal (a lo largo) en la tarjeta de invitación, dependiendo de su amplitud y del tamaño de la letra en molde o cursivo. El texto se puede redactar en letra de molde o cursivo. Las letras o fonts usados frecuentemente:  English 111 Vivace BT  Edwardian Script ITC  Monotype Corsiva  Arial  Book Antiqua Debe recordarse que tipos cursivos e itálicos dificultan la lectura.
  25. 25. Invitación en letra: English 111 Vivace BT Invitación en letra: Edwardian Script ITC Punto Texto: 17 Punto Texto: 18 Punto RSVP y Vestimenta: 14 Punto RSVP y Vestimenta: 14
  26. 26. Invitación en letra: Arial Invitación en letra: Book AntiquaPunto: 16 Punto RSVP y Vestimenta: 12 Sin incluir nombre del funcionario Punto: 16Punto RSVP y Vestimenta: 12
  27. 27. MÉTODO DE CONTROL DE ACCESO Una vez finalizada la ceremonia se ofrecerá una cena en la Plaza Juan Morel Campos del Centro de Bellas Artes Ceremonia de Premiación Ceremonia de Premiación Cena Centro de Bellas Artes Centro de Bellas ArtesPlaza Juan Morel Campos Luis A. Ferré Luis A. Ferré Sala de Festivales Sala de Festivales Admite 1 persona Fila A Fila A Butaca - 25 Butaca - 25 0042 0042 0042 Ceremonia de Premiación Ceremonia de Premiación Cena Centro de Bellas Artes Centro de Bellas ArtesPlaza Juan Morel Campos Luis A. Ferré Luis A. Ferré Sala de Festivales Sala de Festivales Admite 1 persona Fila A Fila A Butaca - 26 Butaca - 26 0043 0043 0043
  28. 28. PROGRAMAS
  29. 29. FORMATO SUGERIDO PARA CEREMONIAS OFICIALES Tipos de Ceremonias• Conferencias y Seminarios• Charlas• Clases Magistrales• Entrega de Reconocimientos, Premios, Proclamas y/o Certificados• Inauguración de Edificios o Estructuras (incluye corte de cinta)• Apertura de Exhibiciones Artísticas (Artes Plásticas y Fotografía)• Develación de Tarjas, Monumentos u Obras de Arte (pinturas, esculturas)• Colocación de Primera Piedra• Presentaciones audiovisuales o documentales• Actos de Graduación
  30. 30. Departamento de Estado Oficina de Ceremonial y Protocolo San Juan, Puerto Rico APERTURA Y BIENVENIDA Maestro de Ceremonias PRESENTACIÓN DE COLORES (Opcional) Guardia de Honor de: la Guardia Nacional de Puerto Rico; o de la Policía de Puerto Rico: o de una organización cuasi militarINTERPRETACIÓN DE LOS HIMNOS OFICIALES (Opcional; se tocan ambos o ninguno) Puerto Rico Estados Unidos de América (Interpretado por cantante(s) y/o músico(s), preferiblemente en vivo, no grabados). INVOCACIÓN o REFLEXIÓN (Opcional) PRESENTACIÓN DE INVITADOS ESPECIALES Maestro de Ceremonias (En orden descendente de rango, de mayor a menor)
  31. 31. MENSAJES (En orden ascendente de rango, de menor a mayor) SELECCIÓN MUSICAL (Opcional) Se sugiere interpretación en vivo por cantante(s) y/o músico(s).(Se recomienda que esta pieza sea una danza puertorriqueña, o una de nuestro folklor clásico) MENSAJE DE LA OCASIÓN (A cargo del invitado de honor u orador de la ocasión) ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS, PREMIOS Y/O CERTIFICADOS; O DEVELACIÓN DE TARJA, OLEO, MONUMENTO; O INAUGURACIÓN DE EDIFICIO, etc. (Sección opcional, sí aplica depende del tipo de ceremonia) MENSAJE DE ACEPTACIÓN (Opcional) BENDICIÓN (Opcional, depende del tipo de ceremonia) RETIRO DE COLORES Guardia de Honor (Opcional, sólo se retiran si se presentaron al comienzo de ceremonia) CLAUSURA Maestro de Ceremonias
  32. 32. MONTAJE DE TARIMAS
  33. 33. Montaje de Tarima Logo de Agencia, Compañía o Evento Plantas ornamentales alrededor del escenario o tarimaPODIO MESA DE PREMIACIONPODIO ESCALERA CON ALFOMBRA ROJA
  34. 34. Montaje de TarimaCon 2 podios (Gobernador y Departamento de Estado) PLANTAS LOGO ORNAMENTALES PODIO PODIO PODIO ESCALERA CON ALFOMBRA ROJA
  35. 35. PRESENTACIONES(Quién presenta a quién)
  36. 36. Presentaciones La presentación es un acto breve que sirve para que una persona ponga en contacto, por primera vez, a dos o más personas que conoce, pero que no se conocen entre sí. Se acostumbra mencionar el título oficial primero (si aplica), título honorífico, seguido del nombre y los apellidos. Las tres reglas básicas en presentaciones:  Un hombre es presentado a una mujer.  Un adulto más joven es presentado a un adulto de mayor edad, del mismo género y/o rango (incluye personas sin rango oficial).  Un funcionario u oficial de menor rango es presentado a uno de mayor rango.
  37. 37. Presentaciones y Saludos Siempre presente la persona de menor rango a la de mayor, excepto con una dama, que nunca será presentada al caballero, aunque tenga más rango o edad. Excepciones al presentar a: el Presidente de los Estados Unidos, un Jefe de Estado o Gobierno, un Embajador, el Gobernador de Puerto Rico, un miembro de la realeza, un cardenal , arzobispo un alto dignatario eclesiástico. Presente la persona más joven a la de más edad, si ambos son del mismo rango y sexo. Presente el caballero a la dama.
  38. 38. Presentaciones y Saludos El hombre sólo extiende la mano a la mujer si ella inicia el saludo. Nunca estreche la mano demasiado fuerte, ni salude con la mano izquierda en bolsillo o fumando / comiendo / bebiendo. En algunos países los hombres besan la mano a la mujer visitante, quién lo puede aceptar dignamente y con agradecimiento. El hombre visitante, sin embargo, no intenta besar manos fuera de su país. Asegúrese de nunca extender su mano sudada, mojada ni sucia. La tarjeta de presentación es considerada una herramienta de comunicación muy importante en muchos países. Presentar su tarjeta y recibir la de sus colegas es una de sus primeras oportunidades de causar una buena impresión. Es difícil cambiar una primera impresión negativa , pero no imposible. En algunas culturas se siguen unas tradiciones de mayor formalidad en la entrega o recibo de una tarjeta de presentación.
  39. 39. LISTA DE REVISIÓN PARA ACTIVIDADES (Check List)
  40. 40. Lista de revisión para actividades de la Oficina de Protocolo (check list) Nota: Algunas secciones son opcionales y se aplican según la ocasiónCeremonia (definir motivo para celebrar ceremonia o evento, tipo de evento (informal, casual, semiformal, formal),lugar y hora de celebración, presupuesto disponible.Lista y cantidad de invitados; proyección aproximada de asistentes.Redactar, imprimir y enviar invitaciones.Convocar a los medios de comunicación pública, de ser necesario.Programa interno (Run down) para organizadores del evento con horarios y detalles específicos y/o programa impresopara asistentes.Sillas para mesa presidencial y para área del público general.Mesas con sus respectivos manteles para área presidencial y/o público general.Asientos y mesas identificados o reservados, con nombres (place cards) y/o números en área presidencial y de públicogeneral.(Place cards) para mesa presidencial, mesas reservadas y mesas público general.Arreglos florales y/o de mesa para mesa presidencial y/o mesas para público general.Plantas ornamentales y/o flores, decoración para tarima y otras áreas del evento.Computadora portátil con programa PowerPoint y un proyector InFocus compatible para presentación audiovisual.
  41. 41. Check ListPresentaciones audiovisuales en discos compactos CD-RW, DVD o VHS (videocasetes).Teleprompter (opcional), a ser probado por una persona de igual estatura del usuario y bajo condiciones de luz idénticas o similares.Pizarra con su respectiva tiza o marcadores magic markers, borradores, libreta grande o sketch pad, caballete.Lugar del evento accesible a personas con impedimentos (tarima o escenario, público general, baños).Banderas en tarima.Protección de equipos contra inclemencias del tiempo si es en el exterior. Iluminación adecuada (de mayor intensidad si se vislumbra uso decámaras de TV) en el lugar, la tarima, en el podio y en el área en que se coloca el material a ser leído por el orador.Mesa presidencial debidamente identificada con nombres de los participantes y con sillas.Área o salón de espera privado, para invitados de honor y/o especiales.Entretenimiento - Área para músicos y/o cantantes, equipo de sonido, etc.Servicios fotográficos / Prensa / Área periodistas y para conferencia de prensa.Preparar tarjeta índice 3” x 5” para cada invitado que debe ser presentado por el Maestro de Ceremonias en letra impresa legible (18 puntos) omanuscrito que el lector pueda leer fácilmente.Repasar orden completo de la ceremonia con personas que participarán activamente, incluso el maestro de ceremonias.Personal de apoyo de la agencia, compañía u organización anfitriona del evento, para atender a los invitados y detalles imprevistos. Mesa conlibros para registro de invitados, con bolígrafos y sillas para personas a cargo.Premios, reconocimientos, certificados, recordatorios, diplomas, etc.Mesa con mantel para premios, certificados, reconocimientos, diplomas, etc.Atril o podio con logo corporativo o escudo de la agencia, compañía, gobierno o municipio.Equipo de sonido y/o audiovisual (micrófonos tradicionales o lavaliers, protector de micrófono contra el viento, bocinas, amplificadores,proyector, pantalla de proyección, extensiones eléctricas, computadora portátil, monitor o televisor con máquina formato VHS y/o DVD paraproyección de vídeos / presentaciones).
  42. 42. LÍNEAS DERECIBO
  43. 43. Líneas de recibo• Se usan mayormente en recepciones en honor a invitados especiales o delegaciones.• El propósito es conocer a los invitados de honor y saludar a los anfitriones del evento.• Duración aproximada es de 30 minutos, aunque depende de la cantidad de invitados.• Estarán compuestas de un máximo de 5 personas terminando, preferiblemente, con un caballero no con una dama.• En ocasiones muy formales, a la entrada a la recepción se le entregará una tarjeta con su nombre y el de su acompañante.
  44. 44. Líneas de recibo•Alunirse a la línea para saludo entregue la tarjeta al personal deapoyo que verificará su nombre y puesto, para presentarlo alanfitrión. No es necesario estrechar la mano de este personal.•El funcionario precede a su cónyuge / acompañante al saludar.•No son para conversaciones extensas, se saluda brevemente:“¿Cómo está usted? “Hola, ¿qué tal, cómo le va?, “Buenas noches,es un placer el conocerle”.•Al final de la línea de recibo normalmente encontrará personalde apoyo que dirige los invitados al área de la recepción.
  45. 45. Líneas de reciboSi el presentador se olvida de su nombre no se moleste, repítalopara beneficio de la persona que va a saludar / conocer.Las dos formaciones sugeridas para líneas de recibo son:1- Anfitrión 1- Anfitrión2- Invitado de honor 2- Invitado de honor3- Anfitriona 3- Esposa del invitado de honor4- Esposa del invitado de honor 4- Anfitriona
  46. 46. Línea de Recibo(Con cónyuges del anfitrión e invitado de honor )1 2 3 4 5 6 7 8 1. Secretario de Estado. 2. Presidente del país invitado 3. Primera Dama del país Invitado. 4. Señora Fulana de Tal, esposa del Secretario. 5. Secretaria del Departamento de la Familia - Gobierno. 6. Reverenda Fulana de Tal- Filantropía. 7. Doctora Fulana de Tal - Ciencias 8. Soprano Fulana de Tal – Artes Musicales
  47. 47. Línea de Recibo (Sin cónyuges del anfitrión e invitado de honor) 1 2 3 4 5 6Personalidades:1. Secretario de Estado2. Presidente del país invitado3. Secretaria Departamento de la Familia, Galardonada – Gobierno4. Reverenda Fulana de Tal, Galardonada – Filantropía5. Dra. Fulana de Tal, Galardonada – Ciencias6. Soprano Fulana de Tal, Galardonada – Artes Musicales
  48. 48. MODALES Y ETIQUETA EN LA MESA
  49. 49. Modales en la Mesa Siéntese por el lado derecho de la silla. Levántese por el lado izquierdo de la silla. Mantenga buena postura en la mesa, siéntese derecho. Durante la comida coloque la servilleta en su regazo. Nunca use la servilleta de babero. Use la servilleta antes y después de ingerir líquidos. Las manos lucen mejor debajo de la mesa. Evite hablar con las manos y gestos durante la comida. No hable con comida o líquidos en la boca. Mientras come, no debe colocar los codos sobre la mesa. Sírvase la comida y bebidas con moderación.
  50. 50. Modales en la Mesa No coma de prisa, disfrute la comida y la compañía. Los caballeros siempre deben levantarse al llegar o retirarse una dama. Comience a comer después que todos en la mesa sean servidos . Por favor y gracias son las palabras y los modales correctos al pedir o pasar algo durante la comida. Nunca fume en la mesa, retírese al área exterior designada para ello. Al levantarse de la mesa, deje su servilleta doblada y recogida sobre la silla o en el lado derecho de su plato. Evite hablar de temas groseros e inapropiados al comer.
  51. 51. Modales en la Mesa Espere a que su jefe o superior estén sentados. La comida comienza cuando los anfitriones y/o invitados de honor están sentados. No se debe comenzar a ingerir alimentos hasta que a todos en su mesa se les haya servido, a menos que, las personas a las cuales no se le haya servido aún, nos indiquen que no esperemos por ellos.
  52. 52. Mesa Formal Leyenda Menú Menú 1. Copa para el aguaúMen 2. Copa de la Champaña 9 3. Copa para el vino rojo, tinto o rosado Ferdinand Mercado Ferdinand Mercado Honorable Honorable S.E. S.E. Ferdinand Mercado S.E. Honorable 4. Copa para el vino blanco 5. Cuchara para la sopa 6. Cubiertos para el pescado 7. Cubiertos para la carne, aves, etc. 1 3 4 8. Plato de Presentación 2 Ferdinand Mercado Honorable 9 11 9. Platito y cuchillo para el pan S.E. S.E. S.E. Honorable Honorable Ferdinand Mercado Ferdinand Mercado Menú 76 5 10. Servilleta 12 67 Menú Menú 11. Tarjeta de mesa 8 10 12. Menú
  53. 53. DESPLIEGUE DE BANDERAS
  54. 54. Despliegue de banderas en Puerto Rico Banderas siempre serán todas del mismo tamaño. Banderas siempre serán del mismo material y calidad. Siempre serán desplegadas a la misma altura en equipo similar del mismo tamaño y color (astas, bases y puntas). Banderas nunca deben tocar el piso, ni siquiera al izarlas, ni al arriarlas. Orden para desplegar banderas en PR, de izquierda a derecha al observarlas de frente: Estados Unidos, Puerto Rico, países participantes en orden alfabético en español, 50 estados y demás territorios de la Unión en orden alfabético u orden de admisión, banderas de los territorios, ciudades o municipios, organizaciones internacionales y regionales o locales, entidades cívicas, culturales o profesionales. Siempre verifique que las banderas no estén desplegadas al revés. Al montar astas, verifique que estén bien ajustadas y encajen bien en las bases, al igual que las puntas. Si una bandera está en mal estado es mejor no desplegarla. En áreas de viento, la base ser de un peso que lo resista.
  55. 55. Orden para desplegar banderas en Puerto Rico (al mirarlas de frente, de izquierda a derecha) Estados Unidos. Puerto Rico. Países participantes en estricto orden alfabético en español (Ejemplo: Alemania y España varían su orden). Los 50 Estados de la Unión (en orden alfabético o de admisión) y sus Territorios (en orden alfabético o de posesión). Ciudades o Municipios, comenzando con la ciudad capital y seguido por los demás, en orden alfabético. Organizaciones Internacionales. Organizaciones Regionales y Locales, Entidades Cívicas, Culturales y Profesionales.
  56. 56. Banderas – Uso exteriores Al enarbolarse las Banderas al aire libre se usarán astas cuya altura sea no menos de dos veces y medio el largo de éstas. La Bandera no debe enarbolarse al aire libre antes de la salida ni después de la puesta del sol, excepto en aquellas ocasiones en que por razones especiales el Gobernador de Puerto Rico disponga otra cosa. La Bandera podrá enarbolarse de noche en ocasiones especiales en que se desee producir un efecto patriótico.
  57. 57. Banderas– Uso a media asta en exteriores En ocasión en que deban enarbolarse las Banderas de Puerto Rico y de Estados Unidos a media asta, estas deberán primeramente izarse hasta el tope del asta y luego bajarse a la posición de media asta. Al arriarse las Banderas de la posición de media asta, deberán primeramente elevarse al tope, para ser entonces arriadas. Se prohíbe el uso de crespones negros en el asta a menos que sea por disposición del Gobernador de Puerto Rico. La Bandera de Puerto Rico se izará a media asta siempre que la Bandera de los Estados Unidos sea izada a media asta por orden presidencial. La Bandera de Puerto Rico será igualmente izada a media asta cuando así sea autorizado o dispuesto por el Gobernador de Puerto Rico, mediante proclama u orden ejecutiva. En este caso, la Bandera de los Estados Unidos también se izará a media asta en Puerto Rico.
  58. 58. Despliegue de Banderas (Verticales en la Pared)
  59. 59. Despliegue de Banderas (A la entrada de edificio)
  60. 60. Despliegue de Banderas (En una tarima)
  61. 61. Despliegue de Banderas (En astas horizontales)
  62. 62. Despliegue de Banderas DENTRO DE UNA IGLESIA(Modelo A – Cada Bandera oficial, a cada lado del altar)
  63. 63. Despliegue de Banderas DENTRO DE UNA IGLESIA(Modelo B – Ambas Banderas oficiales juntas, al lado derecho del altar)
  64. 64. Despliegue de Banderas (Estados Unidos y Puerto Rico junto aotras banderas en una base media luna)
  65. 65. Despliegue de Banderas(Estados Unidos y Puerto Rico junto a otras banderas, todasdel mismo tamaño y material, a la misma distancia y altura, en astas separadas).
  66. 66. Banderas desplegadas sobre un féretro (Solo la bandera de Estados Unidos - la unión queda alnivel de la cabeza y sobre el hombro izquierdo del difunto)
  67. 67. Banderas desplegadas sobre un féretro(Sólo la bandera de Puerto Rico – El triángulo equilátero queda al nivel de la cabeza del difunto)
  68. 68. Banderas desplegadas sobre un féretro(Bandera EE. UU. queda a la cabeza y sobre el hombro izquierdodel difunto y la de P. R. a los pies. Los dobleces de la de EE.UU. van sobre los de la de P.R. al estas unirse en el centro.)
  69. 69. HIMNOS, ESCUDOS Y SELLOS DEPUERTO RICO YESTADOS UNIDOS
  70. 70. Himnos Oficiales El Himno de Puerto Rico se ejecutará con aire marcial, (nunca en compás de danza), seguido por el Himno de los Estados Unidos de Norte América. De haber alguna representación oficial de algún país extranjero, que así lo amerite, se tocará primero el Himno del país visitante, luego el de Puerto Rico y por último el de los Estados Unidos de América. Todas las personas al escuchar los himnos deberán ponerse de pie y mirar hacia el lugar hacia donde parte la música, siempre y cuando las banderas no estén desplegadas. De estar desplegadas, deberán saludar de pie, mirando hacia ellas. Bajo ningun concepto los himnos se aplauden.
  71. 71. ESCUDO DE PUERTO RICO El Escudo de Armas de Puerto Rico, otorgado por el Rey Fernando en virtud de la Real Cédula del 8 de noviembre de 1511, es el único que en Hispanoamérica está actualmente, y desde la conquista, en uso oficial. Fue reconfirmado y adoptado como tal mediante la Ley 7 del 8 de agosto de 1952, según enmendada por la Ley 142 del 3 de junio de 1976. Dicha Real Cédula describe el blasón como "un escudo verde y dentro de él un cordero plateado encima de un libro colorado e atravesado por una bandera con una cruz e su veleta como la trae la devysa de Sanct Joan e por orla castillos e leones e banderas e cruzes de Iherusalen e por devysa una F. e una Y. con sus coronas e yugos e flechas e un letrero a la redonda de la manera siguiente: Joannes est nomen ejus". El color predominante es el verde. Dicho color era el usado en los comienzos de la era Cristiana con alusión a San Juan Bautista, como símbolo de la yerba o vegetación cuando éste predicaba en la selva desierta de Judea. El cordero plateado indica el color blanco y puro que corresponde a la figura del Cordero de Dios, el Agnus Dei, identificado con Jesucristo. El libro colorado representa el Libro de los Siete Sellos o Apocalipsis del Apóstol San Juan. Los castillos y leones son símbolos del reino colonizador. Las banderas y cruces de Jerusalén son símbolos de San Juan Bautista, nombre dado a la Isla, e invariablemente unido al nombre de Jerusalén. La F. y la Y. se refieren a los nombres de los monarcas Fernando e Ysabel; y el haz de flechas y el yugo representan ideogramas para las iniciales de los nombres de los Reyes Católicos, F. e Y. Los haces de flechas constan del misterioso número siete, que tanto se repite simbólicamente en el Apocalipsis. Nuestro Escudo de Armas en un símbolo en el cual todo buen hijo e hija de esta tierra, debe ver reflejada su historia gloriosa, constituyendo un poderoso y vital estímulo que, junto a nuestras banderas y nuestros himnos, incite a imitar y tratar de superar las virtudes, el valor heroico y los méritos personales de nuestros antepasados.
  72. 72. GRAN SELLO DE PUERTO RICOLas figuras que aparecen en el Gran Sello de Puerto Rico, están inspiradas en las imágenes del escudo que la CoronaEspañola otorgó a Puerto Rico a principios del Siglo XVI.En el centro verde aparece un cordero que representa la paz y la serenidad. Sobre el cordero hay una haz de flechassimbólico de la fuerza creadora. Más arriba aparece un yugo que representa la unión y armonía de esfuerzos paragrandes logros. Las letras F e I, son las iniciales de Fernando e Isabel, Reyes de España al momento en que elAlmirante Cristóbal Colón llegó a Puerto Rico, que evocan un gran esfuerzo pionero. La inscripción reza “JoannesEst Nomen Ejus” o “Juan es su Nombre”, debido a que Puerto Rico se llamó originalmente San Juan Bautista. En labordura blanca aparecen torres de Castilla, leones de León, cruces Potenzadas de Jerusalén y banderas españolas quenos evocan las antiguas raíces culturales hispánicas de Puerto Rico y enmarcan los símbolos centrales del Gran Sello.
  73. 73. SELLO DE LOS ESTADOS UNIDOSEl Gobierno federal utiliza el escudo de armas de Estados Unidos, diseño en la cara del Gran Sello, de diferentesmaneras. Por ejemplo aparece en distintas versiones en monedas, estampillas postales, papelería, publicaciones,banderas, uniformes militares, monumentos y edificios públicos, pasaportes y otros artículos que el Gobierno de losEE. UU. haya emitido, posea o utilice. Sólo un oficial designado por el Departamento de Estado de los EE.UU., bajo laautoridad del Secretario de Estado, custodio del Sello, puede fijar el mismo. El Sello simboliza las creencias y los valores que los Padres Fundadores de los EE. UU. dieron a la nueva nación yquisieron transmitir a sus descendientes. La característica más prominente es el águila de cabeza blanca, ave nacional,que sostiene el escudo compuesto por 13 rayas rojas y blancas que representan los Estados originales, y una partesuperior azul que une el escudo y representa el Congreso. El lema, E Pluribus Unum (Todos somos uno) alude a estaunión. La rama de olivo y las 13 flechas simbolizan el poder de la paz y la guerra, el cual se confiere exclusivamente alCongreso. La constelación representa una Nación que toma su lugar entre otros poderes soberanos.
  74. 74. El ABC de una Ceremonia o Acto Oficial Secretaría Auxiliar de Asuntos Protocolares Apartado Postal 9023271 San Juan, Puerto Rico 00902-3271 Teléfonos: (787) 721-8326, (787) 724-6998 ó (787) 721-8371

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