Koperasi Agenda Mesyuarat Agung Tahunan

1. IJAZAH SARJANA MUDA PENTADBIRAN PERNIAGAAN
(BIDANG TUMPUAN KOPERASI)
UNIVERSITI UTARA MALAYSIA
MAKTAB KOPERASI MALAYSIA
SESI FEBRUARI 2014
MCCK 3013
COOPERATIVE PHILOSOPHY, PRINCIPLES AND PRACTICES
AGENDA-
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN
Nama Pensyarah
Pn. Najmah Binti Nawawi
Nama Pelajar
Khairunnadia Binti Bohari 217940
1

2. Tarikh
27 MAC 2014
1.0 PENGENALAN
“Mesyuarat” merupakan satu persidangan atau pertemuan antara sekelompok individu di mana
sesuatu keputusan atau ketetapan biasanya dibuat untuk dilaksanakan secara sah dalam
sesebuah organisasi. Pada kebiasaannya dalam sesebuah organisasi yang mengamalkan
prinsip demokrasi, sesuatu keputusan atau dasar yang penting untuk menjalankan kegiatannya
hendaklah mendapat kebenaran atau kelulusan mesyuarat terlebih dahulu. Justeru, mesyuarat
merupakan elemen penting dalam sesebuah koperasi kerana ciri-ciri koperasi sendiri yang
mendukung prinsip demokrasi.
Sesebuah koperasi diwajibkan mengadakan mesyuarat agung untuk membuat
keputusan dan membentuk dasar yang berkaitan dengan kepentingan anggotanya. Mesyuarat
agung juga akan menyentuh perkara tertentu yang dikehendaki oleh perundangan seperti
pembentangan penyata kewangan dan pemilihan pucuk kepimpinan (Anggota Lembaga).
Selain daripada itu, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan forum bagi anggota-anggota
koperasi untuk mengetahui dan menilai pengurusan dan prestasi koperasi sejak setahun yang
lalu. Anggota-anggota koperasi juga boleh menegur, mengawal dan mengambil tindakan yang
perlu jika wujud sebarang kelemahan, kesalahan, pertikaian dan penyelewangan dalam
koperasi semasa mesyuarat berlangsung.
Tertakluk kepada Akta, Peraturan dan Undang-Undang Kecil, Mesyuarat Agung
merupakan kuasa tertinggi dalam struktur pengurusan koperasi. Dengan ini, Mesyuarat Agung
Tahunan merupakan sebuah perhimpunan yang utama untuk anggota-anggota koperasi menilai
prestasi, menimbang, memutus dan meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan dengan
perancangan masa depan koperasi khususnya dalam tempoh satu tahun yang akan datang.
2

3. 2.0 Peranan Mesyuarat Agung Tahunan
Mesyarat Agung Tahunan mempunyai kuasa pemutus terhdapa semua perkara yang
dibincangkan tertakluk kepada bidang kuasanya seperti mana yang diperuntukkan di
bawah Akta, peraturan-peraturan, arahan, garis panduan, surat pekeliling, undang-
undang kecil dan aturan-aturan koperasi. Anggota-anggota koperasi boleh memberi
mandat kepada Lembaga untuk mentadbir, mengurus dan melaksanakan semua
keputusan yang dipersetujui melalui Mesyuarat Agung Tahunan.
Mesyuarat Agung Tahunan berperanan dalam menyampaikan maklumat kepada
anggota koperasi.. Anggota-anggota akan mendapat maklumat melalui laporan atas hal
ehwal perjalanan dan pencapaian koperasi termasuklah apa-apa arahan, pandangan
dan juga teguran daripada Suruhanjaya semasa mesyuarat yang lepas.
Mesyuarat Agung Tahunan merupakan forum bagi membolehkan anggota atau
perwakilan menilai prestasi, kecekapan dan keberkesanan pengurusan koperasi
berkenaan dengan mesyuarat yang lepas. Ini membolehkan koperasi memperbaiki dan
meningkatkan perkhidmatan dan pengurusannya pada masa akan datang.
3

4. Dari segi perancangan, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan platform bermulanya
idea dan cadangan daripada anggota kepada Lembaga koperasi. Idea dan cadangan ini
menggambarkan kehendak atau keperluan bersama anggota koperasi bagi
membolehkan dan memudahkan koperasi merancang sebarang perkhidmatan atau
aktiviti yang akan dilaksanakan pada masa hadapan.
Tambahan pula dari sudut pengawalan, Mesyuarat Agung Tahunan merupakan kuasa
kawalan ke atas sebrang kelemahan, salahlaku, penyelewangan dan perlanggaran
terhadap undang-undang kecil koperasi atau aturan-aturan. Anggota-anggota koperasi
boleh mengambil tindakan kearah memperbaiki pengurusan koperasi khususnya dari
segi pematuhan kepada perundangan dan nilai-nilai koperasi.
3.0 Agenda Mesyuarat Agung Tahunan
Sesebuah Mesyuarat Agung Tahunan koperasi mempunyai beberapa agenda tersendiri
yang telah ditetapkan di dalam UUK. Agenda mesyuarat sangat penting kerana dapat
menentukan kelancaran sebuah mesyuarat itu dijalankan. Agenda di dalam Mesyuarat
Agung Tahunan koperasi ada dinyatakan di dalam Undang-Undang Kecil koperasi 32.
setiap agenda yang dibincangkan, haruslah ada pencadang dan penyokong terhadap
Sesutu usul yang dinyatakan. Berikut adalah Agenda Mesyuarat Agung Tahunan
berdasarkan Undang-undang Kecil Koperasi 32;
1. Melantik Pengerusi Mesyuarat Agung Tahunan
Mesyuarat dimulakan dengan melantik pengerusi mesyuarat agung di kalangan anggota
koperasi yang hadir ke mesyuarat sepertimana yang ditetapkan di dalam Undang-
4

5. Undang Kecil (UUK) koperasi fasal 33(1) untuk mempengerusikan mesyuarat agung.
Pengerusi mesyuarat dengan persetujuan mesyuarat boleh menangguhkan mesyuarat
agung dalam tempoh tujuh hari daripada tarikh mesyuarat yang asal. Pengerusi
mesyuarat mempunyai bidang kuasa terhadap perjalanan mesyuarat seperti jika
berlakunya kekacauan besar dan luar jangkaan dalam mesyuarat, Pengerusi mesyuarat
dengan berpandangan wajar menangguhkan mesyuarat tanpa meminta keputusan
mesyuarat selama yang ditetapkan oleh Pengerusi mesyuarat. Selain daripada itu,
Pencatat minit dan juru kira undi juga turut dilantik.
2. Melantik suatu jawatankuasa yang terdiri daripada enam (6) orang Anggota
dan empat (4) orang Anggota Lembaga untuk menentusahkan draf minit
Mesyuarat Agung Tahunan yang lalu.
Mesyuarat melantik Jawatankuasa menentusah draf minit Mesyuarat Agung yang terdiri
daripada enam orang anggota koperasi dan empat orang anggota Lembaga. Tugas
jawatankuasa menentusahkan draf minit mesyuarat adalah menyemak dan
mengesahkan draf minit mesyuarat agung yang lepas.
3. Mengesahkan minit Mesyuarat Agung yang lalu
Membentangkan minit mesyuarat agung yang lepas kepada anggota yang hadir
mesyuarat mengenai perkara yang telah dibincangkan semasa mesyuarat agung yang
lalu. Minit mesyuarat ini haruslah dibentangkan untuk pengesahan. Selain daripada
pembetulan minit, perbincangan atasnya tidak dibenarkan. Hanya selepas pengesahan
dibuat dan ditandatangani oleh Pengerusi, anggota boleh bertanya sekadar mendapat
penjelasan sahaja. Perbahasan terhadapnya adalah tidak dibenarkan.
4. Menimbang laporan-laporan Lembaga dan Jawatankuasa Audit Dalaman
Laporan-laporan lembaga dan Jawatankuada Audit Dalam (JAD) hendaklah
dibentangkan semasa mesyuarat agung supaya anggota koperasi dapat mengetahui
mengenai perkembangan atau kedudukan koperasi mereka. Anggota yang boleh
5

6. menghadiri mesyuarat boleh memberi cadangan atau pendapat atau persoalan
mengenai laporan yang dibentangkan.
5. Menimbang dan meluluskan apa-apa laporan yang hendak dikemukakan
menurut Akta dan Peraturan, jika ada.
Membincangkan, dan menjelaskan mana-mana laporan yang berkaitan dengan
perjalanan koperasi, dibentangkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan koperasi untuk
mendapatkan keputusan mesyuarat atau persetujuan daripada anggota atau untuk
memberi maklumat kepada anggota berkenaan dengan perkembangan atau perjalanan
koperasi.
6. Menimbang dan meluluskan akaun-akaun teraudit Koperasi dan
subsidiarinya, jika ada, bersama dengan laporan juruaudit.
Laporan daripada juruaudit dan juga akaun-akaun yang telah teraudit haruslah
dibentangkan semasa mesyuarat agung atas sebab untuk mendapatkan kelulusan
penerimaan daripada anggota koperasi. Segala keputusan berkenaan dengan agenda
ini harus diputuskan semasa di dalam mesyuarat agung.
7. Menimbang dan meluluskan pembahagian keuntungan.
Mencadangkan supaya meluluskan pembahagian keuntungan koperasi kepada
Kumpulan Wang Amanah Pendidikan Koperasi (2%) dan Kumpulan Wang Amanah
Pembangunan Koperasi sebanyak (1%). 2% ini akan disalurkan kepada Maktab
Koperasi Malaysia (MKM) sebagai pusat latihan koperasi dan 1% untuk Angkatan
Koperasi Kebangsaan (ANGKASA). UUK 64 ada menerangkan mengenai pengagihan
untung bersih teraudit.
8. Mengisytihar atau menerbitkan syer bonus, jika ada.
Mesyuarat mengisytiharkan atau mengumumkan syer bonus atau dividen kepada
anggota sekiranya koperasi mempunyai jumlah keuntungan. Syer bonus dibayar atas
syer seseorang anggota itu. Kadar dividen tidak boleh lebih daripada 10% kecuali
dengan kelulusan suruhanjaya. Dividen boleh dikreditkan ke akaun modal syer anggota
6

7. sekiranya anggota itu tidak meminta untuk dibayar bonusnya. UUK 65 merangkan
mengenai hal dividen dan potongan langganan.
9. Menimbang dan meluluskan belanjawan tahunan bagi tahunan kewangan
yang berikutnya.
Mesyuarat membentangkan mengenai belanjawan yang perlu dibuat oleh koperasi
untuk tahun yang akan datang. Setelah belanjawan diputuskan semasa mesyuarat
agung, perbelanjaan tidak boleh lebih daripada belanjawan yang telah diputuskan
semasa mesyuarat agung.
10. Memilih Lembaga berkelayakan dan menurut Akta
Mesyuarat memilih anggota yang layak seramai empat orang atau lebih untuk
menggantikan lembaga yang telah genap tempoh perkhidmatannya dan hendaklah
mengosongkan jawatan Lembaga secara bergilir-gilir menurut UUK 36 mengenai
tempoh memegang jawatan anggota lembaga.
11. Meluluskan elaun kepada anggota Lembaga dan saraan kepada anggota
Lembaga yang dilantik sebagai pengarah bagi subsidiari Koperasi, jika ada.
Mesyuarat mencadangkan atau meluluskan elaun yang akan diberikan kepada anggota
Lembaga. Elaun adalah dari segi elaun bulanan, elaun mesyuarat dan elaun yang
difikirkan perlu semasa dalam tempoh menjadi anggota lembaga.
12. Meluluskan apa-apa perbelanjaan kepada Jawatankuasa Audit Dalaman.
Mesyuarat meluluskan atau mencadangkan perbelanjaan Jawatankuasa Audit Dalaman
(JAD) semasa membuat pengauditan koperasi adalah ditanggung oleh koperasi dalam
bentuk elaun atau perbelanjaan yang berkaitan semasa menjalankan pengauditan.
13. Meluluskan perlantikan satu panel yang terdiri daripada tidak kurang
daripada dua (2) firma audit untuk mengaudit akaun-akaun Koperasi.
7

8. Mencadangkan mana-mana firma audit untuk mengaudit akaun koperasi dan
memutuskan atau meluluskan firma audit yang berkelayakan untuk mengaudit akaun
koperasi.
14. Menimbang dan meluluskan skop dan had pelaburan daripada wang
berlebihan Koperasi.
Menetapkan dan meluluskan jumlah had pelaburan daripada wang lebihan koperasi
sekiranya koperasi mempunyai wang lebihan (keuntungan)
15. Menentukan had maksimum keterhutangan Koperasi.
Mencadangkan had tertentu terhadap keterhutangan koperasi atau jumlah pinjaman
yang boleh dibuat oleh koperasi.
16. Menimbang dan meluluskan apa-apa cadangan pindaan kepada Undang-
Undang Kecil Koperasi, jika ada.
Membincang dan memutuskan atau meluluskan sesuatu perkara mengenai Undang-
Undang Kecil (UUK) koperasi yang hendak dipinda semasa mesyuarat agung. Contoh
pindaan yang hendak dibuat kebiasaannya adalah seperti nama koperasi, keanggotaan
koperasi dan sebagainya yang difikirkan relevan untuk meminda.
17. Mendengar, menimbang atau memutuskan apa-apa usul atau urusan lain
Koperasi yang suatu notis yang tidak kurang tujuh (7) hari telah diberikan.
Membentangkan usul yang telah diterima tidak kurang daripada tujuh hari sebelum
Mesyuarat Agung Tahunan hendaklah dibentangkan di dalam Mesyuarat Agung
Tahunan. Sebelum Mesyuarat Agung Tahunan berlangsung, Lembaga hendaklah
mengadakan Mesyuarat Khas untuk meneliti semua perkara yang hendak dilakukan dan
dibincangkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan termasuk usul yang bertulis yang
diterima daripada anggota yang tidak kurang daripada tujuh hari sebelum Mesyuarat
8

9. Agung Tahunan diadakan. Usul boleh diselaraaaskan sekiranya terdapatnya usul yang
bertindih.
18. Mendengar dan memutuskan apa-apa aduan, yang suatu notis yang tidak
kurang daripada tujuh (7) hari telah dikemukakan kepada Koperasi yang
dikemukakan oleh Anggota yang terkilan dengan sesuatu keputusan
Lembaga.
Usul yang dikemukan yang diluar bidang kuasa pengurusan koperasi hendaklah
didengar, ditimbang dan diputuskan semasa Mesyaurat Agung Tahunan koperasi
diadakan. Sebarang usul yang tidak dimasukkan ke dalam agenda adalah tidak boleh
dikemukakan semasa mesyuarat diadakan. Namun demikian, anggota atau perwakilan
tang berhajat untuk membawa usul tergempar, hendaklah mempunyai hak untuk
mengemukakannya sebagai ”Perkara-Perkara Mustahak”. Usul demikian hendaklah
dibuat secara bertulis dan ditandatangani oleh pembawa usul untuk diserahkan kepada
Pengerusi dan dibaca kepada majlis mesyuarat untuk dibentangkan ke dalam
Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi.
4.0 Kesimpulan
Mesyuarat koperasi mempunyai kepentingan dan fungsinya yang tersendiri, selaras dengan
konsep koperasi yang bercirikan demokrasi. Mesyuarat koperasi perlu mematuhi syarat-syarat
tertentu yang bakal menentukan kesahannya. Agenda mesyuarat memainkan peranan yang
penting semasa Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Ini kerana, dapat melicinkan perjalanan
sebuah Mesyuarat Agung Tahunan koperasi itu. Sesuatu mesyuarat koperasi boleh dianggap
berkesan jika telah dapat memenuhi ciri-ciri atau kriteria seperti objektif mesyarat telah tercapai,
mesyuarat telah menggunakan masa yang telah ditetapkan dengan mengikut agenda yang
termaktub di dalam UUK 32.
9

10. Agung Tahunan diadakan. Usul boleh diselaraaaskan sekiranya terdapatnya usul yang
bertindih.
18. Mendengar dan memutuskan apa-apa aduan, yang suatu notis yang tidak
kurang daripada tujuh (7) hari telah dikemukakan kepada Koperasi yang
dikemukakan oleh Anggota yang terkilan dengan sesuatu keputusan
Lembaga.
Usul yang dikemukan yang diluar bidang kuasa pengurusan koperasi hendaklah
didengar, ditimbang dan diputuskan semasa Mesyaurat Agung Tahunan koperasi
diadakan. Sebarang usul yang tidak dimasukkan ke dalam agenda adalah tidak boleh
dikemukakan semasa mesyuarat diadakan. Namun demikian, anggota atau perwakilan
tang berhajat untuk membawa usul tergempar, hendaklah mempunyai hak untuk
mengemukakannya sebagai ”Perkara-Perkara Mustahak”. Usul demikian hendaklah
dibuat secara bertulis dan ditandatangani oleh pembawa usul untuk diserahkan kepada
Pengerusi dan dibaca kepada majlis mesyuarat untuk dibentangkan ke dalam
Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi.
4.0 Kesimpulan
Mesyuarat koperasi mempunyai kepentingan dan fungsinya yang tersendiri, selaras dengan
konsep koperasi yang bercirikan demokrasi. Mesyuarat koperasi perlu mematuhi syarat-syarat
tertentu yang bakal menentukan kesahannya. Agenda mesyuarat memainkan peranan yang
penting semasa Mesyuarat Agung Tahunan diadakan. Ini kerana, dapat melicinkan perjalanan
sebuah Mesyuarat Agung Tahunan koperasi itu. Sesuatu mesyuarat koperasi boleh dianggap
berkesan jika telah dapat memenuhi ciri-ciri atau kriteria seperti objektif mesyarat telah tercapai,
mesyuarat telah menggunakan masa yang telah ditetapkan dengan mengikut agenda yang
termaktub di dalam UUK 32.
9