SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL COMO INSTRUMENTO
ARCHIVISTICO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
CLARA MILENA MARIÑO COLMENARES
GRUPO G4
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVISTICA
2014

INTRODUCCION
La Gestión documental se ha convertido en un concepto de uso cada
vez más frecuente en las organizaciones, sin embargo se encuentra
aun desconocimiento de normas aplicadas a la organización de
documentos, sin darse cuenta de la importancia de estos dentro de
su organización.

DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS SE DEBEN DE
TENER EN CUENTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN.

Sistema de Gestión documental
El objetivo de un Sistema de Gestión Documental es
administrar el flujo de todo tipo de documentos en una
organización. Determinar el tiempo de vida de un
documento, su conservación desde el momento de su
creación hasta su disposición final asegurando su adecuada
conservación, además de controlar y centralizar los
documentos, ya sean originales o copias digitales y permitir
hacer búsquedas de forma rápida y sencilla, a la vez que
habilita la consulta de documentos históricos.

Sistema de Gestión documental
UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTIENE ENTRE OTRAS CARACTERÍSTICAS:
• Indexación y búsqueda: Permite una búsqueda y recuperación rápida y efectiva de documentos.
• Control de las versiones de documentos: Algunos documentos, en especial los de uso compartido,
evolucionan con el tiempo. Los usuarios realizan modificaciones y revisiones de los documentos de forma
continua. Al Aplicar un sistema de gestión documental permitiría guardar distintas copias o versiones de los
documentos, en medio electrónico permitiendo recuperar versiones anteriores en caso de necesidad o
identificar al autor de las modificaciones.
• Seguridad: En empresas que implementan un sistema de gestión documental se pueden usar algunas
protecciones a Documentos sólo accesibles para determinados grupos de usuarios, versiones de sólo
lectura o documentos PDF sin posibilidad de ser editados.

Requisitos se deben de tener en cuenta para la
implementación
Mantener un sistema que permita el ingreso de documentación futura sin que
altere la existente, que sea exequible por distintos sistemas operativos y
cuente con la seguridad necesaria para que tenga acceso únicamente el
personal autorizado.
Que el sistema reconozca dispositivos de entrada como disco duro, Cd-rom,
DVD, escáner -con OCR por zonas-, fax-módem y que soporte nuevos
formatos. Tener un procedimiento para control de errores.
Verificar si la indexación es manual o automática y si realiza resúmenes
automáticos.

Requisitos se deben de tener en cuenta para la
implementación
Tener capacidad de almacenar documentos digitales por lo menos en su formato
original, y que mantenga un orden de acuerdo a la estructura de la entidad.
Tener backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.
El sistema debe permitir búsqueda jerarquizada, por atributos, en texto
íntegro, lógicas y posicionales, por palabras truncadas, variaciones
singular/plural, sensible minúscula/mayúscula, con tesauros, con hipertextos,
además debe permitir búsquedas simultaneas.
Contar con la visualización de documentos en el formato original,
simultáneamente con mas usuarios; permite visualizar el resumen del
documento y convertirlo si es necesario en otros formatos.

Requisitos se deben de tener en cuenta para la
implementación
Mantener un control en cambios de versión.
Debe controlar la impresión de los documentos, y el envío de los mismos por
cualquier vía internet
Compatibilidad con diferentes plataformas que maneje la organización.

DESTAQUE LAS FASES QUE SE DEBEN DE TENER
EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE
IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
ARCHIVOS

Fases para la implantación del Sistema de Gestión
de Archivos.
DETERMINACION DE
LAS NECESIDADES
DE
DOCUMENTACION
DIAGNOSTICO DE LA
SITUACION DE LA
SITUACION DE LA
DOCUMENTACION
EN LA
ORGANIZACION
DISEÑO DEL
SISTEMA
DOCUMENTAL
IMPLANTACION DEL
ELABORACION DE
LOS DOCUMENTOS
SISTEMA
DOCUMENTAL
MANTENIMIENTO Y
MEJORA DEL
SISTEMA

EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO
CON EL DECRETO 2609 DE 2012.

Generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
A. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS, INCLUYENDO
SUS METADATOS A TRAVÉS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
Son todas aquellas actividades Foliación Almacenamiento y marcación provisional,
Levantamiento de inventario Confrontación del CCD con el FUID y archivo físico
B. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA
INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
(TVD).
Valorar cada uno de los documentos que se producen o entran a la entidad con el
fin de darle un tratamiento y preservación adecuada

Generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
C. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO
CON LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD.
El sistema de Gestión Documental debe contener alertas de control y registro de
disposición final y transferencias
D. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA
INFORMACIÓN CONEXA (METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL
DOCUMENTO.
Realizar la restauración de documentos originales y facilitar para consulta una
copia o un PDF según el caso.

Generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.
E. MANTENER LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS, MEDIANTE AGRUPACIONES
DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES.
Protegido contra alteraciones
F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO SEAN
REQUERIDOS.
Los documentos se encuentran localizables, con registro de creación y uso
G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN
SERIES Y SUBSERIES, A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS
PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN.

ELABORE UNA TABLA CON LAS
CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y EXPLIQUE EN
QUE CONSISTE CADA UNA DE ELLAS,

Tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental y explique en que
consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17
Conformidad Brindar la información que requieren los usuarios de las diferentes
entidades
Interoperabilidad Intercambiar información entre entidades, en busca de un beneficio
mutuo
Seguridad Confidencialidad y conservación adecuada de los documentos
Meta descripción Acceso rápido a la información
Adición de contenidos Ingreso de nuevos contenidos
Diseño y funcionamiento La creación de documentos es para uso de los usuarios
Gestión Distribuida La importación y exportación de documentos debe ser de fácil manejo
Disponibilidad y acceso Los documentos electrónicos deben asegurar la integridad
Neutralidad tecnológica Tener en cuanta recomendaciones conceptos y normas, que permitan
fomentar la prestación del servicio.

VISITA A UNA ENTIDAD QUE TENGA
IMPLEMENTADO UN SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

Se realizó la visita al CENTRO DE DOCUMENTACIÓN de la Planta de cementos
Holcim S.A ubicada en Nobsa – Boyacá.
La visita fue atendida por la Ingeniera Juliana Kazas,

El centro de Documentación inicio en 1997, como trabajo de grado de estudiantes
de Ingeniería Industrial de la UPTC Sogamoso, como todo proyecto tuvo sus
dificultades, ha sufrido cambios en cuanto a su estructura física por problemas de
espacio.
La organización es similar al proceso de la planta en el área de MT: Manuales
Técnicos
Grupo 200: Trituradora y apilador
Grupo 300: Molinos de crudo
Grupo 400: Horno
Grupo 500: Molino de Cemento
Grupo 600: Empacadora

El programa de Gestión Documental que se implemento es Win Isis, en el momento de la
implementación se implemento con licencia de funcionamiento bajo el sistema D.O.S, hoy es un
programa ya gratuito, y se hizo la exportación de datos al sistema Windows.
Sus módulos incluyen: actualización, impresión, Importación/Exportación, búsqueda, creación de
nuevas bases, utilitarios para funciones diversas.
Es muy configurable y fácil de manejar, se pueden crear las bases de datos necesarias, y tiene una
capacidad inagotable.
No requiere clave de acceso el control que se tiene es con la clave de Windows, se ingresan datos
de autor, titulo, descripción física, área e edición, área de publicación, palabras clave, notas, y
tiene un cuadro aparte para prestamos

WEBGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos92/gestion-documentos/gestion-documentos.shtml
http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
http://preservandoparaelfuturo.org/memorias/decreto2609.pdf