Javier Segovia | Jefe de División de Sistemas de Información | Autoritat Portuària de Balears Mònica Sanyer | Consultora Documentalista | Ricoh Carlota Bustelo | Consultora Documentalista

1. Autoritat Portuària de Balears
Camí a la transformació digital basada en
la gestió documental i el recolzament de
la norma ISO 30301
RICOH
#GovernDigital

2. Índex
Introducció.
L’Autoritat Portuària de Balears: el punt de partida.
Gestió documental i ISO 30301: el projecte.
El model de Ricoh.

3. Introducció

4. Ponents
Javier Segovia
Cap de la Divisió de Sistemes d’Informació de l’Autoritat Portuària de Balears.
Carlota Bustelo
Consultora independent especialitzada en gestió de la informació i els documents.
Mònica Sanyer
Consultora documentalista de Ricoh Spain IT Services.

5. L’Autoritat Portuària
El punt de partida

6. L’Autoritat Portuària de Balears
L’APB gestiona 5 dels 44 ports d’interès general que hi ha
a Espanya.
4 ILLES, 5 PORTS
MALLORCA: Palma i Alcúdia.
MENORCA: Maó.
EIVISSA: Eivissa.
FORMENTERA: La Savina.

7. Competències de l’Autoritat Portuària de Balears
Gestionar el domini públic portuari, garantint l'interès
general.
Promoure la participació privada en el finançament,
construcció i explotació de les instal·lacions portuàries i
serveis.
Prestar serveis comercials.
Ordenar la zona de servei del port i els seus usos.
Planificar i dur a terme les obres i serveis dels ports.

8. Algunes dades...
Nombre d’escales 44.214
Passatgers 8.635.148
Vehicles en règim de passatge 633.133
Mercaderies (tones) 15.408.801
Molls (ml) 51.194
Domini Públic (m2) 2.043.702
Amarratge d’embarcacions esportives 7.079

9. Situació de partida
Iniciativa de transformació digital.
Necessitat d’adaptació a la Llei 39/2015.
Processos basats en operacions manuals.
Necessitat de simplificació administrativa.
Organització multisite:
trasllat continu de documents.
Llei 39/2015

10. Decisió
• Plantejar un projecte únic de definició i implantació.
• Considerar la gestió documental com a un pilar bàsic de
la transformació digital.
• Aprofitar sinèrgies entre les diferents iniciatives
d’Adminsitració Electrònica.
• Implicar transversalment l’organització.
• Certificació i visió integrada del sistema de gestió
documental electrònic.

11. El projecte
Autoritat Portuària de Balears

12. Licitació: A.T. per la implantació d’un SGDiA
a l’APB segons la norma ISO-30301

13. L’enfocament
Procesos Personas
Transformación digital completa de la
organización eliminando el uso del papel
como soporte de sus documentos.
ü Todos los procesos.
ü Todos los documentos.
Todo el personal de la Autoridad Portuaria,
incluyendo al personal de servicios
subcontratados que produzcan, gestionen o
reciban documentos.

14. Metodologia

15. Beneficis obtinguts i lliçons apreses
El seguimiento de la metodología de la norma ISO
30301 y su integración con las normas ya
implantadas está siendo una buena guía
metodológica y de cohesión interna.
La metodología colaborativa para la definición del
marco de referencia ha permitido ir interiorizando el
proyecto por parte del equipo implicado.
El apoyo de la alta dirección está siendo muy
importante para poder avanzar y todavía se
plantean más acciones para hacerlo más explícito.

16. Beneficis obtinguts i lliçons apreses
La coordinación de diferentes equipos,
planificaciones y tiempos es la base para una
implantación efectiva.
La implantación está suponiendo la revisión de
todos los procedimientos documentados.
El archivo físico, otros fondos documentales y las
actuaciones a realizar sobre los mismos se están tratando de
forma separada con software especializado y especialistas
en gestión de depósitos y traslados.

17. L’equip de projecte
Autoritat Portuària de Balears

18. L’equip de projecte
Equip multidisciplinar i multiorgànic
Equip APB
Presència de la Direcció.
Implicació transversal: tecnologia i negoci.
Equip Ricoh
Experts en matèria de gestió documental i arxivística.
Experts en procediment administratiu i entorn d’administració pública.
Assessorament jurídic i legal.
Experts en gestors documentals.

19. Model de relació
Capacitat de lideratge i impuls del
projecte.
Implicació i capacitat de motivació
de l’equip de projecte de l’APB.
Coordinació de fites, compliment
d’objectius i garantia de qualitat del
projecte.
Equip de treball format per
responsables tècnics i key users
funcionals.
Coneixement del negoci de
gestió documental i
l’administració electrònica.
Implicació i motivació en el
desenvolupament de projecte.
Implicació en la garantia de compliment de
fites.
Suport al seguiment de projecte.
Capacitat de lideratge i impuls del projecte.
Gestió del projecte, assegurament de
qualitat, optimitzant la gestió de recursos,
terminis, pressupostos i objectius.
Experiència i referències en gestió
documental i administració electrònica.
Formació multidisciplinar amb expertise a:
Consultoria documental.
Solucions ECM.
Serveis de gestió documental.
Equip multidisciplinar: documentalistes,
arxivers, tecnòlegs i juristes.
Direcció de
projecte
Equip de
projecte
Direcció de
projecte
Cap de
projecte
Equip de
projecte
Documentació
Tecnologia
Legislació

20. Agafa l’onada del canvi
ORGANITZA
COL·LABORA
#GovernDigital
Gràcies, ;-)
governdigital.cat
@GovernDigital
@ricohspain