VideoActaTM i la seva aplicació en els òrgans col·legiats

©Ambiser Innovaciones S.L.-2018
VIDEOACTA™ I LA
SEVA APLICACIÓ EN
ELS ÒRGANS
COL·LEGIATS
Isidre Martí i Sardà – SG Aj. Badalona
Gabriel Arjona – TC Aj. Mollet del Vallès
José M. Hinojosa – CEO Ambiser
Montserrat López – GC Catalunya - Ambiser

Índex
• Concepte de VídeoActa
• Què es VídeoActaTM?
• Funcions de VideoActa™: Fonamentals i addicionals.
• Referències
• Preguntes als ponents:
• VideoActa™ és legal?
• Afecta el nou RD 128/2018 a Vídeoacta?
• Què pot fallar en la implantació de VideoActa™?
• A quines reunions es pot aplicar VídeoActa en un Ajuntament?
• L’experiència de VideoActa™ a l’Ajuntament de Mollet del Vallès
• Respecte a l’arxiu històric, què opcions esteu estudiant?
• És VideoActa™ un servei objectiu per externalitzar en un Datacenter?
• Què solucions complementen a VideoActa™?
• Conclusions
• Preguntes
• Dades de contacte

• VídeoActa és un document multimèdia i multi-element signat
electrònicament amb certificat digital.
• Es compon almenys, dels següents elements:
– Document acta succinta en format electrònic.
– Diari de sessions audiovisual
– Signatura digital, com a mínim, del Secretari de la reunió i
del President de la mateixa
Concepte de VídeoActa

• VideoActa és un diari de sessions audiovisual més un
document acta en format electrònic, relacionats bi-
direccionalment i signats digitalment.
Concepte de VídeoActa...
Dit d’una altra manera.

Què es VídeoActaTM?
• VídeoActaTM és el sistema de gestió d’actes més
implantat a tot territori espanyol que permet la
simplificació del procés d’elaboració d’actes,
especialment les actes de Ple.
• Es compon de tres subsistemes:
– Sistema de gravació
– Sistema de signatura i custòdia
– Portal de reproducció
• S’integra amb altres solucions de e-Administració
• Permet la retransmissió en directe de les reunions
• Facilita l’accés a les persones amb discapacitat auditiva.
• Permet sistema votació en remot amb garanties.

Funcions VídeoActaTM
Fonamentals:
• Sistema de gravació
• Sistema de signatura i custòdia
• Portal de reproducció
Addicionals:
• Disposa de portal del regidor
• S’integra amb altres solucions de e-Administració
• Permet la retransmissió en directe de les reunions
• Sistema votació en remot a través de vídeo-conferència.
• Facilita l’accés a les persones amb discapacitat auditiva
• Cerca de continguts
• Subtítols
• Estadístiques
• Curació editorial

Algunes referències (I)

Algunes referències (II)

Referències (III)

• Hi ha fonaments jurídics suficients per
afirmar: SÍ.
• Per afirmar rotundament SÍ hauríem de tenir
una norma més clara, però hi ha mitjans
suficients per defensar la seva posada en
marxa.
VideoActa™ és legal?

La función de fe pública comprende:
...
3.2 D)El acta se transcribirá por el secretario en el libro de actas,
cualquiera que sea su soporte o formato, en papel o electrónico,
autorizada con la firma del secretario y el visto bueno del Alcalde o
Presidente de la Corporación. No obstante, en el supuesto de que
el soporte electrónico, será preciso que se redacte en todo caso
por el secretario de la corporación extracto en papel comprensivo
de los siguientes datos, lugar fecha y hora de la celebración de la
sesión, su indicación del carácter ordinario o extraordinario, los
asistentes y los miembros que se hubieran excusado, así como el
contenido de los acuerdos alcanzados en su caso y las opiniones
sintetizadas de los miembros de la corporación que hubiesen
intervenido en las deliberaciones e incidencias de éstas, con
expresión del sentido del voto de los miembros presentes. “ .
.
Afecta el nou RD 128/2018 a les actes generades
amb sistema de Vídeoacta?

NORMATIVA A TENIR EN COMPTE EN RELACIÓ A LES ACTES
DELS ORGANS COL·LEGIATS:
“Real Decreto Legislativo 781/1986 de 18 de abril, por el que se
aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes
en materia de régimen local (TRRL)
“Articulo 50.
De cada sesión se extenderá acta por el secretario de la coproración o
en su caso del órgano correspondiente, haciendo constar , como
mínimo, la fecha y hora de comienzo y fin, los nombres del presidente
y demás asistentes, los asuntos tratados; el resultado de los votos
emitidos y los acuerdos adoptados. En las sesiones plenarias
deberán recogerse sucintamente las opiniones emitidas.”
Afecta el nou RD 128/2018 a les actes
generades amb sistema de Vídeoacta? (II)

Decret Legislatiu 2/2003 de 28 d’abril, pel qual s’aprova el text refós de
les disposicions legals vigents en matèria de règim local. (TRLMRLC)
Article 110. Obligació aixecar acta
110.1 De totes les sessions s’ha d’aixecar acta, la qual ha de contenir, com a
mínim.
La data i hora en que comença i en que s’aixeca la sessió.
La relació de matèries debatudes.
La relació dels assistents.
La indicació de les persones que han intervingut
Les incidències esdevingudes.
Els vots emesos i els acords adoptats.
La relació succinta de les opinions emeses.
110.2. Correspon al secretari o secretaria de la corporació o si s’escau , al de
l’òrgan corresponent, d’elaborar l’acta.
generades amb sistema de Vídeoacta? (III)

“Real Decreto 2568/1986 de 28 de noviembre , por el que se aprueba el
reglamento de organizacion, funcionamiento y regimen jurídico de las
entidades locales (ROF)
“Articulo 109
De cada sesión el secretario extenderá acta en la que habrá de constar:
...
Asuntos que examinen , opiniones sintetizadas de los grupos o
miembros de la corporación que hubiesen intervenido en las
deliberaciones e incidencias de estas.
Votaciones que se verifiquen y en el caso de las nominales el sentido en que
cada miembro emita su voto. En las votaciones ordinarias se hará constar el
número de votos afirmativos, de los negativos y las abstenciones. Se hará
constar nominalmente el sentido del voto cuando así lo pidan los interesados.
Parte dispositiva de los acuerdos que se adopten.
Hora en que el Presidente levante la sesión.”
generades amb sistema de Vídeoacta? (IV)

“Ley 40/2015 de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público (LRJSP)
Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero
resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el
secretario de la autenticidad e integridad del mismo y cuantos
documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la
sesión , podran acompanyar al acta de las sesiones , sin necesidad de
hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones.
El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la
immediata siguiente. El secretario elaborará el acta con el visto bueno del
presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos , a los miembros del
órgano colegiado, quienes podran manifestar por los mismos medios su
conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose
en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.
Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o
por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán
conservarse de forma que se garantice la integridad y autenticidad de
los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por
parte de los miembros del órgano colegiado.”
s.
generades amb sistema de Vídeoacta? (V)

NORMATIVA A TENIR EN COMPTE EN RELACIÓ A LES ACTES DELS
ORGANS COL·LEGIATS:
“Ley 40/2015 de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público (LRJSP)
Disposición Adicional vigésimoprimera. Órganos colegiados de gobierno
Las Disposiciones previstas en esta ley relativas a los órganos colegiados no serán
de aplicación a los órganos colegiados del gobierno de la Nación, los órganos
colegiados de Gobierno de las Comunidades Autónomas y los órganos
colegiados de gobierno de las Entidades Locales.”
generades amb sistema de Vídeoacta? (VI)

I després d’aquest anàlisi
normatiu: què pot fallar
jurídicament al fer la implantació
de VideoActa™?
Sr. Isidre Martí i Sardà.

L’experiència de VideoActa™ a
l’ Ajuntament de Mollet del Vallès.
Sr. Gabriel Arjona.

• Àrees implicades: Administració
general, Administració
electrònica i Secretaria.
• Funcionaris receptius i proactius
(“el repte són les persones”)
• Jornades de Formació
• Suport tècnic.
La gestió del canvi

ü Implantació a tots els nivells (grups polítics, empleats públics i
societat)
ü Integració altres eines de Gestió d’Òrgans Col·legiats
• Plens municipals: Integració amb la nostra solució Audifilm
• Opció per Juntes Generals d’altres organismes municipals
ü Integració a la web municipal: retransmissions en directe.
l Retransmissió en directe dels plens amb un enllaç en un banner.
l Vídeo disponible a un canal Youtube al dia següent
l Publicació de l’Acta a la Seu Electrònica un cop aprovada.
l Possibilitat de retransmetre altres esdeveniments que s’organitzen a
la sala de Plens com col•loquis, taules rodones, etc.
ü Gestió del suport tècnic:
• CAU / Help Desk amb accés remot a la màquina
• Monitoratge on line durant els plens
La situació actual

üEstalvi
üTransparència
üDisponibilitat
üSeguretat jurídica i objectivitat.
üAdministració Electrònica: convergència
Avantatges

Respecte l’arxiu històric, què
opcions esteu estudiant?
Sr. Gabriel Arjona.

• iArxiu de AOC
• Archive de Ministerio de Hacienda y
Función Pública
• Proveïdors d’Arxiu Històric
Respecte a la política de classificació
arxivística el que anem buscant és un
consens amb l’Arxiu Municipal, els
serveis creen expedients i el quadern
de classificació arxivístiques que es
vulgui emprar.
Arxiu Històric

És VideoActa™ un servei objectiu
per externalitzar un Datacenter?
Sr. Gabriel Arjona.

Raonament previ a la resposta:
• El Datacenter externalitzat pot ser una seu més
de l’Ajuntament, pet tant, no hi ha problemes
de custòdia.
• VideoActa™ és un servei vertical totalment
independent de la resta d’aplicacions de
l’organització.
• La demanda dels ciutadans continuarà en
increment; i per tant, el consum d’ample de
banda també. Per aquest motiu és important
considerar la externalització.
• A més a més de les avantatges intrínseques
que té externalitzar serveis.
Datacenter

Què solucions complementen
VideoActa™?
Srs. Gabriel Arjona i José M.
Hinojosa.

• Les xarxes socials
• Estadístiques d’accés
• Gestió d’Òrgans col·legiats
• Votació electrònica
• Assistència remota a plens
• Arxiu històric
• Transcripció automàtica/manual
dels continguts del vídeo
• Subtitulació del contingut versus
llenguatge de signes

• Ajuntament més transparent.
• Solució sustentada jurídicament.
• Empleat públic dedicat a tasques de valor afegit.
• Objectivitat en l’elaboració de les actes.
• La interpretació es trasllada al ciutadà sense
filtres previs.
• Ràpida implantació.
• Poca resistència al canvi.
• Ampli ventall de reunions on utilitzar-se.
Conclusions

Preguntes?
Preguntes del Públic

GRÀCIES PER LA SEVA ATENCIÓ
Isidre Martí i Sardà.
Secretari General de l’Ajuntament de Badalona.
imarti@badalona.cat
Gabriel Arjona
Tècnic de Comunicacions de l’Ajuntament de Mollet del Vallès
garjona@molletvalles.cat
José M. Hinojosa.
CEO Ambiser Innovaciones S.L.
jhinojosa@ambiser.es
Montserrat López
Gerent de Comptes a Catalunya. Ambiser Innovaciones S.L.
montserrat.lopez@ambiser.es

VideoActaTM i la seva aplicació en els òrgans col·legiats

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a VideoActaTM i la seva aplicació en els òrgans col·legiats

Similar a VideoActaTM i la seva aplicació en els òrgans col·legiats (20)

Más de Consorci Administració Oberta de Catalunya

Más de Consorci Administració Oberta de Catalunya (20)

VideoActaTM i la seva aplicació en els òrgans col·legiats