Initiation HAL Archives ouvertes - atelier du 4 juin 2013 ANF pour chercheurs et documentalistes

1. 22/09/2011 - EHESS
HAL déposer et accompagner
La mise en place dans un laboratoire
arguments, étapes, et freins…
Odile Contat
CNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

2. Libre accès et archives ouvertes
1 I Les journaux Open Access (OA): réaction aux monopoles des éditeurs et
au coût des abonnements
1.1 I coût moindre; frais publication auteurs/institutions; impact
1.2 I DOAJ : recense les journaux "OA" à comité de lecture
1.3 I le Gold Open Access version auteur-payeur = attention!! - Plus d’infos
2 I Les archives ouvertes : créé par des communautés de scientifiques pour
un accès gratuit et immédiat à leurs travaux et publications
2.1 I serveurs préprints et/ou postprints institutionnels ou thématiques
2.2 I visibilité, accessibilité, rapidité de diffusion, impact
2.3 I Arxiv 1991; RePEc 1993; DOAR; Oaister
Les archives ouvertes = Outil de communication directe entre chercheurs
P. 01
L’accès libre et pérenne aux publications scientifiques est un changement
important dans le processus de valorisation et de diffusion !!!!
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

3. Libre accès aujourd’hui…une accélération!!
Défendue au départ par des chercheurs, aujourd'hui soutenu et
demandé par des universités, des institutions et des gouvernements…
http://openaccess.inist.fr/
1 I Au niveau international… et en France aussi
1.1 I recommandation de la Commission européenne juillet 2012
1.2 I Etats-Unis, Angleterre, Allemagne, Italie, Belgique, Science Europe
1.3 I la déclaration de Geneviève Fioraso lors des
5ème journées Open Access de janvier 2013 :
" L'information scientifique est un bien commun qui doit être disponible pour tous "
1.4 I le communiqué des 3 conférences universitaires (CPU, CGE, CDEFI)
"Bien universel, par essence, l’article scientifique, n’est pas un bien comme les autres
«
1.5 I la tribune et le site Iloveopenaccess.org - la journée organisée par Cairn
- L'avis comité d'éthique du CNRS juin 2012 sur le libre accès
La recherche financée sur fonds publics doit être en libre accès : les 2
voies archives ouvertes / revues en libre accès, la question de l’embargo
(12 mois pour les SHS), du droit d’auteur, etc.
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 02

4. HAL est une archive ouverte…
Hyper Article en Ligne… archive ouverte internationale et multidisciplinaire,
recueille et diffuse les documents scientifiques, donnant un accès
libre et gratuit aux résultats de la recherche
1 I HAL est né en 2001 au CNRS, au sein du CCSD
1.1 I premier accord en oct. 2006 autour de HAL
1.2 I la convention de partenariat archives ouvertes autour de HAL signée
le 02 avril 2013 par 25 partenaires : l'AMUE, l’A.N.R., la
B.N.F., la C.D.E.F.I., le C.E.A., le C.E.E., la C.G.E., le CIRAD, le
C.N.R.S., la C.P.U., l’IFREMER, l’INERIS, l’INRA, l’INRIA,
l’INSERM, l’I.R.D., l’I.R.S.N., l’IRSTEA, l’Institut Pasteur
1.3 I une plateforme commune de dépôt à vocation nationale et
transdisciplinaire, une archive ouverte - un réservoir de données
(repository) sous la forme d’un site web - pour l’ensemble des
communautés scientifiques françaises
2 I Aujourd’hui HAL c’est…http://hal.archives-ouvertes.fr
2.1 I près de 220 000 documents dont 34 000 thèses et près de
450 000 notices, plus de 2 800 documents déposés chaque mois
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5. HAL-SHS, un portail disciplinaire…
HAL plateforme unique pour toutes les disciplines, mais avec des points
d’entrée spécifiques pour les différentes communautés scientifiques
1 I HAL-SHS (Hyper Article en Ligne - Sciences de l'Homme et de la
Société) une spécificité disciplinaire - http://halshs.archives-ouvertes.fr
1.1 I une interface personnalisée et des métadonnées propres
1.2 I plus de 45 000 documents en texte intégral
1.3 I 22% de l’ensemble des dépôts de HAL
1.4 I 2010 : 7669 dépôts 2011 : 7804 dépôts 2012 : 8673 dépôts
2 I Des collections ou des portails personnalisés à la demande
2.1 I vues thématiques ou sur un programme : les études urbaines
programme ANR - Sciences de l’environnement - Histoire et
Philosophie des Sciences et des Techniques
2.2 I vues institutionnelles pour préserver l’identité : l’Université Lyon2
l’Enssib – MMSH - l’ENS de Lyon
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P. 04
Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées

6. 04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 05
Merci à Agnès Magron et au CCSD pour les données chiffrées
économie 6870 – linguistique 4433 – gestion 3382
géographie 3358 – histoire 2961 – sociologie 2772
éducation 2704 – anthropologie 1803 – science po 1705
sciences info doc 1655 – archéologie 1591 – littérature 1060
HAL-SHS, un portail disciplinaire…

7. P. 06
Les arguments…pour le chercheur
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive
locale ou à un site Web personnel !!!
1.1 I sensibiliser les chercheurs au coût des abonnements : +302% de
hausse de 1986 à 2005 = Elsevier, Wiley, Springer taux augmentation
annuel entre 5 et 7% et taux de rentabilité supérieurs à 30%
The Economist, 26/05/2011
1 I Pour garantir un accès libre et gratuit aux résultats de la
recherche
2.3 I pour un lien avec les systèmes d’archivage de référence : Arxiv
mathématiques, RePEC économie, PubMed Central sciences du vivant…
2.2 I pour une visibilité élargie : indexés par les moteurs de recherche
Google, Google Scholar..., répertoriés dans les bases de données.
2 I Pour élargir la visibilité nationale et internationale de ses travaux :
être plus lu !!!!
2.1 I pour une meilleur diffusion : accès au texte intégral et à des
documents non publiés (communication, séminaire..)

8. 04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
La visibilité de HAL-SHS…
Nombre de téléchargement
Etudes de genre 15031 (48)
Archéologie 170 383 (1590)
Géographie 236 088 (3358)
Sociologie 281 176 (2772)
Economie 381 675 (6870)
P. 07
HAL-SHS :
Ranking web of world repositories
(avril 2013)
6ème dans classement des dépôts
institutionnels
4ème dans classement Europe
11ème dans classement mondial

9. P. 08
La visibilité de HAL-SHS…
Exemple de visibilité du Centre d’économie de la Sorbonne dans HAL -
80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir
de Google et Google Scholar
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS

10. P. 09
Les arguments…pour le chercheur
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive locale
ou à un site Web personnel…les arguments !!!
3 I Pour augmenter l’impact de ses travaux scientifiques : être
plus lu pour être plus cité
Des études scientifiques établissent une corrélation claire entre le
taux de citations et le dépôt en archive ouverte ou libre accès
3.1 I une étude comparative (Scientometrics 84 (2) - 2010) : 4839 articles
publiés dans 5 revues de référence en physique 14 citations pour les
articles déposés dans ArXiv contre moins de 4 pour les non déposés
3.2 I une étude de l’Université de Liège : nombre de citations des articles
référencés dans le Web of Science et Scopus, déposés ou non dans
l'archive ouverte Orbi de l'institution : un article visible dans une
archive ouverte est 2 fois plus cité qu'un article non déposé (diapo 22)

11. P. 10
Les arguments…pour le chercheur
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
5 I Pour bénéficier de services à haute valeur ajoutée
5.2 I flux rss pour suivre les dépôts et les statistiques
5.1 I gérer des listes de publications…pour un cv, un rapport, une
page web - HAL-SHS - SAMM - Modyco
4 I Pour gagner du temps : un dépôt unique et simplifié
4.2 I une alimentation des bases de données institutionnelles = rapports
d'activité (CRAC, RIBAC)…mais aussi page web, CV, etc
4.1 I une mise en ligne rapide et simple des résultats de sa recherche et
des données disponibles, consultables et extractibles de n’importe où
HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive
locale ou à un site Web personnel !!!

12. P. 11
Les arguments…pour le chercheur
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
HAL présente de nombreux avantages par rapport à une archive
locale ou à un site Web personnel !!!
6 I Pour apporter une protection juridique à ses travaux
6.1 I conservation des droits d'auteur et une datation certifiée : HAL
permet d’établir l’antériorité scientifique (date du dépôt) et la
paternité du document (identifiant unique) = moins de plagiat
7.2 I pérennité des fichiers et des formats : dupliqués sur les serveurs du
CINES (accès à long terme aux fichiers et pérennité des formats)
7.1 I liens et URL uniques et pérennes permettant des citations stables
7 I Pour garantir la pérennité des fichiers et des accès

13. P. 12
1 I L’utilisation institutionnelle
Les arguments…pour le laboratoire
1.1 I recenser les travaux et les publications du laboratoire et améliorer
la diffusion de cette production scientifique
2 I Les services pour l’institution
2.1 I valoriser les publications : exports pour le site, la lettre d’infos, les
pages chercheurs de listes de publications avec mise à jour
automatique – LET – Ireman – Pacte
1.2 I augmenter la visibilité du laboratoire : les collections ex1 - ex2 - ex3
2.2 I générer des listes bibliographiques pour le rapport quadriennal :
gain de temps, exportation automatique par type de document, par
date, avec plusieurs formats…
3 I Incitation institutionnelle pour le Libre accès : Europe ANR !!
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
1.3 I assurer un contrôle qualité, corriger, compléter…tendre vers
l’exhaustivité…préservation patrimoniale…vers des archives
institutionnelles d’établissements

14. P. 13 1 I Un contexte différent selon…
HAL dans un laboratoire : Tenir compte du
contexte et élaborer une stratégie
1.1 I les spécificités de la discipline : l’économie avec ses
documents de travail et RePEc
2 I Une stratégie pour les chercheurs et le laboratoire avec un
référent
2.2 I avec des objectifs : améliorer la visibilité des chercheurs et
du labo ; recenser les travaux et publications…
1.2 I la taille du laboratoire… et le personnel accompagnant
2.3 I avec une politique : auto-archivage des chercheurs ; dépôt
par un référent…
2.1 I pour les chercheurs avec le soutien des autorités du
laboratoire et l’accompagnement d’un référent
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
le chercheur est l’acteur principal au cœur du système

15. P. 14
1 I Informer, sensibiliser, impliquer les chercheurs…
Les étapes : informer, former, accompagner
1.1 I le site du laboratoire : informer et afficher la politique
Triangle – ENS Cachan
2 I Former encore et toujours
2.1 I des ateliers de formation pour sensibiliser
1.2 I les supports de dépôts : guides, tutoriels…
CCSD – Toulouse3 – Rennes1 – HAL Facile
2.2 I des rendez-vous individuels pour la pratique
3 I Suivre et accompagner…un référent
3.1 I vérifier et corriger les dépôts : qualité des données
3.2 I répondre aux questions et rassurer : mails, hotline
le droit : un blog – Rennes1 – Sherpa – CCSD – CNRS
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS

16. P. 15 1 I Encourager au dépôt…
Les étapes : encourager et inciter
1.1 I déposer les documents de travail, les thèses
…les anciens documents
2 I Incitation institutionnelle
2.1 I politique du laboratoire : soutien des autorités, conseil du
laboratoire, charte d’utilisation, rapport quadriennal
et règlement intérieur
1.2 I utiliser les services de HAL pour valoriser les publications :
exports pour le site, la lettre d’infos, les pages chercheurs
I3S – Ciham – Triangle – Paris1
2.2 I politique des institutions : InSHS, Ministère, ANR et l’Europe
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS

17. P. 16
1 I Une tache administrative, une obligation de plus…
Les questions…là où il faut convaincre
1.1 I manque de temps pour le chercheur…mais HAL fait gagner du temps…
2 I Les « peurs » autour de HAL
3 I L’utilisation institutionnelle…l’évaluation
2.1 I on va me voler mon travail = le plagiat
2.2 I les questions de publication : les éditeurs sont contre !!
2.3 I les questions de droit : quelle version déposée et quand,
comment respecter la politique des éditeurs
2.4 I le dépôt définitif dans HAL
2.5 I la non–validation scientifique
4 I La part trop faible du texte intégral
5 I En faire une habitude…entrer dans la routine
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS

18. Les questions de droit : quand déposer??
Les lois du copyright des éditeurs doivent être respectées : droit
d’archivage
– AVANT publication l’auteur reste détenteur des droits sur son texte
– APRES publication SOUS contrat
1 I Si le contrat ne prévoit pas de cession à titre exclusif des droits,
pour tout support ou pour le support électronique : l’auteur est libre
de déposer
2 I Si le contrat prévoit une diffusion en libre accès après un délai :
l’auteur est libre de déposer après ce délai (respect de l’embargo)
3 I Si le contrat prévoit la cession à titre exclusif des droits pour tout
support ou pour le support électronique : l’auteur doit demander
l’autorisation de dépôt à l’éditeur
– APRES publication SANS contrat l’auteur peut diffuser son document,
le copyright n’est pas un frein – informer votre éditeur
"Les archives ouvertes et les publications scientifiques "
La page de la DAJ du CNRS - Je publie, quels sont mes droits ?04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 17

19. Les éditeurs acceptent, sous conditions, le dépôt d’une version auteur…
1 I Le pre-print : version envoyée à l’éditeur, avant le comité de lecture
2 I Le post-print : version après les corrections du comité de lecture
révisions intégrées – version finale avant publication
3 I La version éditeur : la mise en page de l’éditeur est sa propriété,
impossible de mettre en ligne cette version sans son autorisation…
http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php- http://heloise.ccsd.cnrs.fr/
Le délai de diffusion : HAL autorise la diffusion en mode caché du document
lorsque l’éditeur stipule un délai de diffusion (6 mois/2 ans après
publication)
Le dépôt doit être fait par l’auteur, par l'un des coauteurs ayant l'accord des
autres, par une personne autorisée (documentaliste)
La propriété intellectuelle reste celle du ou des auteurs. Les règles de bon
usage : respect des travaux originaux, citation dans des travaux antérieurs,
interdiction du pillage intellectuel, etc.
Pour les ouvrages et les chapitres d’ouvrages il est préférable de vérifier
auprès de l’éditeur
http://www.ccsd.cnrs.fr/support.html#guide_bon_usage_hal04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 18
Les questions de droit : quelle version??

20. La question : validation scientifique ?
Les documents déposés sur HAL ne sont pas soumis à évaluation
scientifique par les pairs mais…
Les textes doivent être d’une qualité comparable aux manuscrits que les
chercheurs soumettent pour publication aux comités de lecture de
revues scientifiques
De plus la grande majorité des dépôts HAL sont des post-publications
(articles évalués par un comité de lecture)
Les types de documents suivants ne sont pas acceptés
1 I Mémoire master 1 ou 2
2 I Présentation Power-Point et Poster sauf si avec un article
3 I Bibliographie seule
4 I Table des matières
5 I Présentation de produits ou de réalisations
6 I Rapport d'activité
7 I Retour d'expérience
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 19

21. La question : dépôt définitif ??
Le dépôt du texte intégral est définitif…La décision de dépôt relève
toujours de la responsabilité du chercheur déposant.
1 I L’absence de retrait assure la responsabilisation des dépôts, et
donc le niveau scientifique de l’archive ouverte
2 I Cela évite des utilisations scientifiques frauduleuses : dépôt
de
résultats contradictoires pour prendre date avec retrait postérieur
des dépôts faux, etc.
3 I On ne peut pas citer dans une publication scientifique un texte qui
risque à tout moment d’être retiré par son auteur ! La stabilité des
dépôts et des adresses est donc cruciale
4 I La possibilité de déposer de nouvelles versions : La dernière
version est proposée par défaut au lecteur, qui peut toujours
accéder aux versions antérieurs
5 I Il est toujours possible de supprimer une notice qui décrit un
document sans le texte intégral
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 20

22. Quels documents déposer ?
Tous les écrits produits par les chercheurs
sur lesquels ils disposent du copyright
1 I Les documents non publiés : communications, séminaires,
working papers…
2 I Les publications : articles de revues, chapitres d’ouvrages, actes
de colloques, thèses soutenues…
1 I Un document en texte intégral dont le (les) fichier(s) seront
téléchargés sur HAL
2 I Une simple référence bibliographique, avec les références de
publication
Le dépôt du texte intégral est fortement recommandé…
04/06/2013 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 21

23. Quels documents déposer ?
04/06/20123 – Formation HAL - ANF de l’INSHS
P. 22