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INFORMÁTICA I

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MICROSOFT EXCEL 2010
Características y ventajas de Excel 2010
Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que
nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas
de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias
de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde
prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede cargar sus archivos en
Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce
informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y
flexibilidad para lograr sus objetivos.

Realice comparaciones rápidas y efectivas
Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir
patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad
de analizar grandes conjuntos de datos.
●

Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro
de una celda junto a los datos del texto con los nuevos minigráficos.

●

Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva
funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y
gráficos dinámicos.

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Obtenga análisis eficaces desde el escritorio
Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su
trabajo con mayor rapidez y facilidad.
●

Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro
disponibles en las tablas y las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre
exactamente lo que busca entre un millón o más elementos, al instante.

●

PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una
manipulación rápida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y
una integración de datos simplificada. Además, podrá compartir sus análisis sin
esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2

●

Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el
máximo partido a las inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de
64 bits de Office 2010.3

Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividad
Crear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea.
●

Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. Eso es. La
característica de recuperación de versiones es solo una de tantas características
nuevas disponibles en la nueva vista Microsoft Office Backstage™. La vista Backstage
reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las aplicaciones de Office 2010 para
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proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de
administración de libros.

●

Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que
necesita estén más accesibles. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las
integradas. Con Excel 2010, el control está en sus manos.

Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras
Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en
libros, lo cual sirve para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las
personas con versiones anteriores de Excel pueden participar sin problemas.
●

Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi
cualquier explorador web mediante Excel Web App.

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Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010
puede usar esta funcionalidad dentro de su firewall.

●

Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta
gratuita de Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.

●

Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un
explorador web con su equipo conservando una sola versión del libro.

Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar
Obtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede
obtener acceso fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse
al día dondequiera que esté.
●

Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros
en un explorador web cuando no está en su hogar, escuela u oficina.4

●

Microsoft Excel Mobile: actualice y vuelva a calcular rápidamente libros de Excel. Vea
hojas de cálculo completas, con los gráficos y el formato. Ordene y filtre listas, actualice
los datos y las fórmulas, y vea al instante los resultados en Excel Mobile en su
dispositivo Windows Phone 7.5

●

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Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando
con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón
de filas, Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más
flexibilidad y mejores resultados.
1 El acceso web y desde un smartphone requieren un dispositivo apropiado y algunas
funcionalidades requieren una conexión a Internet. Las funcionalidades web usan Office Web
Apps, que requiere un explorador Internet Explorer, Firefox o Safari compatible y SharePoint
Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades móviles requieren
Office Mobile, que no se incluye en las aplicaciones, en los conjuntos de aplicaciones ni en
Office Web Apps de Office 2010. Existen algunas diferencias entre las características de las
aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile y Office 2010.
2 PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que está disponible
en:http://www.powerpivot.com. PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2
Enterprise Edition o una versión superior y SharePoint 2010.
3 Esta opción solo se puede instalar en sistemas de 64 bits.
4 Requiere SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID.
5 Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile viene ya instalado en los dispositivos con
Windows Phone

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INTRODUCCIÓN GENERAL A EXCEL 2010
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas
que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar baja ambiente del sistema
operativo Windows, por lo cual funciona con todas las características y principios básicos de
todas las aplicaciones que trabajan bajo este mismo sistema operativo.
Todas las hojas electrónicas, en nuestro caso Excel, tienen como finalidad permitir realizar
operaciones matemáticas o cálculos en forma rápida pero precisa. Se utilizan especialmente
para llevar información de tipo contable, financiera o estadística. Todo lo anterior es debido a
que este tipo de programas facilitan el diseño y creación de fórmulas matemáticas dentro de su
hoja de trabajo para realizar los cálculos que necesitemos así poder hallar los resultados
correctos de nuestras operaciones.
Entre otras funciones, las hojas de cálculo se utilizan para:
*Calcular números a través de fórmulas matemáticas.
*Representar valores visualmente mediante la creación de gráficos Estadísticos.
*Imprimir informes a partir de los datos contenidos en las diferentes hojas de trabajo.
*Organizar datos mediante su clasificación ascendente o descendente.
*Realizar análisis de datos y crear resúmenes de datos por medio de tablas consolidadas y
autofiltros.
REQUISITOS PARA INSTALAR EXCEL 2010 En la siguiente tabla se enumeran los requisitos
del sistema para Microsoft Office Professional Plus 2010.

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MODO DE INGRESO A EXCEL
Al igual que todas las aplicaciones de Office, Excel se encuentra agrupado dentro de la opción
Programas del Menú Inicio de Windows. Los pasos para el ingreso a Excel son los siguientes:
* Activamos el Menú Inicio con un Clic. Desde el teclado lo podemos hacer utilizando la
combinación de teclas CTRL + ESC o presionando la tecla Windows . .
* Seleccionamos la opción Todos los Programas y luego aparece un submenú en la pantalla
* Dentro del submenú debe aparecer una carpeta de nombre Microsoft office, dentro Microsoft
Excel.
ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas
de Windows y su manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea,
en la estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas
(horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van numeradas (1, 2, 3, etc) y las
columnas se identifican con las letras del alfabeto (A, B, C, etc.).

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El lugar donde se unen o se interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de
Celda y a su vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la letra
de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo, la primera celda de
toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A, Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque
este número puede ser aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del usuario. En
todas las hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.
ASPECTO Y ELEMENTOS DE LA VENTANA DE EXCEL

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2, ...
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para
identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos
de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero, ...
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

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RANGOS DE CELDAS
El seleccionar varias celdas con el mouse o por medio del teclado, se le denomina rango de
celdas, este rango lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que este tenga en el
momento, ejemplo:

ENTRADA DE DATOS
En una hoja de trabajo de Excel, los datos son manejados generalmente de forma individual
dentro de cada celda, no se escriben grandes cantidades de texto o números en forma continua
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como se hace con los procesadores de textos. En las celdas se pueden introducir datos
numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple, pues solo basta
con escribir el tipo de dato y pulsar la tecla Enter o las teclas direccionales o cursoras.
Se debe tener en cuenta que cada tipo de datos tiene un formato de alineación dentro de las
celdas ya preestablecido así:
* Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.
* Los datos numéricos se alinean del lado derecho.
Veamos el siguiente ejemplo:

Fig.2: Alineación estándar de los datos en la hoja de Excel
Cabe destacar que estos formatos de alineación de los datos pueden ser modificados por el
usuario utilizando los botones de la Barra de Herramientas Formato.
(izquierda, centrado, derecha)
CAMBIO ENTRE HOJAS DEL LIBRO
Como ya se dijo antes, Excel es un libro de trabajo que contiene varias hojas, para cambiarnos
de una hoja a otra, lo podemos hacer con un clic sobre el nombre de la hoja, si tenemos un
mouse.
Si no disponemos de un mouse debemos usar las siguientes combinaciones de teclas para
poder hacerlo:
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CTRL – Page Down (Av Pág) para ir a la hoja siguiente, y
CTRL – Page Up (Re Pág) para regresar a la página anterior

OPERACIONES BÁSICAS CON LA HOJA DE TRABAJO
Borrar rango seleccionado Para borrar un rango seleccionado lo realizamos por el Menú Edición
comando Borrar, y luego nos presenta las siguientes opciones de un submenú:
•Todo: Elimina el contenido, los formatos y comentarios aplicados sobre las celdas.
•Formato: Elimina únicamente los formatos aplicados mas no el contenido.
•Contenido: Elimina los contenidos mas no los formatos aplicados allí. Se puede usar la tecla
SUPR
•Comentarios: Elimina comentarios aplicados sobre las celdas

Eliminar celdas, filas y columnas
Según las necesidades que se tengan para eliminar un bloque que celdas, Excel nos ofrece las
siguientes opciones que encontramos a través del Menú Edición comando Eliminar...:
•Desplazar celdas hacia la izquierda.
•Desplazar celdas hacia arriba.
•Toda la fila.
•Toda la columna.
Fig.8: Menú contextual sobre una columna

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Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las
celdas seleccionadas. En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho
sobre sus cabeceras.
Insertar celdas, filas y columnas
Otra de las necesidades que se presentan frecuentemente es la de poder insertar un bloque
que celdas, en este caso Excel nos ofrece las siguientes opciones que encontramos a través
del Menú Insertar comando Celdas...:
•Desplazar celdas hacia la derecha.
•Desplazar celdas hacia abajo.
•Insertar toda una fila.
•Insertar toda una columna.
Estas operaciones también se puede realizar utilizando el clic derecho del mouse sobre las
celdas seleccionadas.
En el caso de las filas o las columnas también se hace clic derecho sobre sus cabeceras.
Fig.9: Menú contextual sobre una columna
Otras operaciones con columnas
Para realizar todas las operaciones básicas con las columnas seleccionadas, debemos entrar
al Menú Formato escoger el comando Columna y allí encontramos las siguientes opciones:
•Ancho: para ajustar el ancho manualmente.
•Ajustar a la selección: el ancho se ajusta automáticamente al texto más extenso del bloque
seleccionado.
•Ocultar: oculta las columnas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 0 (cero)
•Mostrar: desoculta las columnas indicadas en la selección.
•Ancho estándar: coloca las columnas en su ancho o tamaño normal.

Si lo que deseamos es insertar columnas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego
entramos al Menú Insertar y escogemos el comando Columnas. La otra alternativa es utilizar el
clic derecho del mouse sobre la cabecera de la columna o las columnas, si son varias.
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Otras operaciones con filas
Para realizar todas las operaciones básicas con las filas seleccionadas, debemos utilizar el
Menú Formato y escoger el comando Fila y allí encontramos las siguientes opciones:
•Alto: para ajustar la altura manualmente.
•Ajustar a la selección: la altura se ajusta automáticamente al texto más grande del bloque
seleccionado.
•Ocultar: oculta las filas seleccionadas, se puede hacer con CTRL + 9
•Mostrar: desoculta las filas indicadas en la selección.
Si lo que queremos es insertar filas, debemos seleccionarlas inicialmente y luego entramos al
Menú Insertar y escogemos el comando Filas, o utilizando el clic derecho del mouse sobre la
cabecera de las filas.

OPERACIONES BÁSICAS
OPERACIONES BÁSICAS CON ARCHIVOS Y BLOQUES EN EXCEL
Las operaciones básicas con archivos y bloques (rango de caldas o algún objeto seleccionado)
se realizan, en la mayoría de los casos, de igual forma que en todas las aplicaciones de Office.
Estas operaciones están todas agrupadas en la Barra de Herramientas Estándar, pero es
importante tener claro que todas ellas también se pueden realizar por los diferentes menús y
que muchas de ellas tienen combinaciones de teclas que realizan los mismos procedimientos.

Fig.4: Barra de Herramientas Estándar de Excel
En el mismo orden que aparecen los botones en la Barra de Herramientas Estándar, están
referenciados en la siguiente tabla:

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos
Cada tabla está compuesta por campos. Las propiedades de un campo describen las
características y el comportamiento de los datos que se agregan a ese campo. El tipo de datos

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de un campo es la propiedad más importante porque determina el tipo de datos que el campo
puede almacenar. En este artículo se describen los tipos de datos y otras propiedades de los
campos que se encuentran en Microsoft Access 2010, e incluye información adicional en una
sección de referencia detallada de tipos de datos.

Información general
Los tipos de datos pueden parecer confusos, por ejemplo, si un tipo de datos es Texto, puede
almacenar datos que constan de caracteres de texto o numéricos. Pero un campo cuyo tipo de
datos es Número solo puede almacenar datos numéricos. Por lo tanto, deberá conocer qué
propiedades se usan con cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina muchas
otras cualidades importantes del mismo, entre otras:
●

Los formatos que se pueden usar con el campo.

●

El tamaño máximo de un valor del campo.

●

Cómo se usa el campo en las expresiones.

●

Si el campo se puede indizar.

El tipo de datos del campo se puede predefinir o se seleccionará un tipo de datos según la
manera en que se ha creado el nuevo campo. Por ejemplo, si se crea un campo desde la vista
Hoja de datos y:
●

Se usa un campo existente que proviene de otra tabla, el tipo de datos ya está definido
en la plantilla o en la otra tabla.

●

Se especifican datos en una columna (o campo) en blanco, Access 2010 asigna un tipo
de datos al campo en función de los valores que se especifiquen, o se puede asignar el
tipo de datos y formato para el campo.

●

En la ficha Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar
campos, Access 2010 muestra una lista de tipos de datos que puede seleccionar.

Cuándo usar un determinado tipo de datos
Imagínese el tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos
los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto
sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación, y un
campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.
SUGERENCIA

En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo,

aunque en realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores
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numéricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como números de habitaciones.
Normalmente podrá usar una expresión para comparar o convertir los valores de distintos tipos
de datos.
Los tipos de datos disponibles en Access 2010 son: Tipos básicos, Número, Fecha y hora,
Sí/No e Inicio rápido. Las tablas siguientes muestran los formatos disponibles para cada tipo de
datos y explican el efecto de la opción de formato.
Tipos básicos
FORMATO

SE USA PARA MOSTRAR

Texto

Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Número

Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo
de datos independiente para la moneda.

Moneda

Valores monetarios.

Sí/No

Valores Sí y No, y campos que contienen uno de dos valores posibles.

Fecha/Hora

Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.

Texto enriquecido Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar
formato mediante controles de color y de fuente.
Campo calculado

Resultado de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros
campos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de
expresiones.

Datos adjuntos

Imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros
tipos de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos,
de forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo
electrónico.

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenados como texto y
usados como dirección de hipervínculo.

Memo

Bloques de texto largos. Una utilidad típica de un campo Memo sería una
descripción de producto detallada.

Búsqueda

Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o
un conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el
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campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un
campo Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o
Número, según las opciones seleccionadas en el asistente.
NOTA

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de

propiedades de campo, que se encuentra en la ficha Búsqueda del panel
Propiedades del campo.
Número
FORMATO

SE USA PARA MOSTRAR

General

Números sin formato adicional, exactamente como han sido almacenados.

Moneda

Valores monetarios en general.

Euro

Valores monetarios en general almacenados en formato UE.

Fijo

Datos numéricos.

Estándar

Datos numéricos que contienen decimales.

Porcentaje

Porcentajes.

Científico

Cálculos.

Fecha y hora
FORMATO

SE USA PARA MOSTRAR

Fecha corta

Muestra la fecha con un formato abreviado. Depende de la configuración
regional de fecha y hora. Por ejemplo, 14/3/2009 para España.

Fecha

Muestra la fecha con un formato mediano. Por ejemplo, 3Abr09 para

mediana

España.

Fecha larga

Muestra la fecha con un formato largo. Depende de la configuración regional
de fecha y hora. Por ejemplo, Miércoles, 14 de marzo, 2009 para España

Hora

Muestra la hora con un formato de 12 horas que responderá a los cambios

a.m./p.m.

en la configuración regional de fecha y hora.

Hora mediana

Muestra la fecha seguida por a.m./p.m.

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Hora 24 horas

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Muestra la hora con un formato de 24 horas que responderá a los cambios
en la configuración regional de fecha y hora.

Sí/No
TIPO DE DATOS

SE USA PARA MOSTRAR

Casilla de verificación

Una casilla de verificación.

Sí/No

Opciones Sí o No.

Verdadero/Falso

Opciones Verdadero o Falso.

Activado/Desactivado

Opciones de activado o desactivado.

Inicio rápido
TIPO

DE

SE USA PARA MOSTRAR

DATOS
Dirección

Campos para la dirección postal completa.

Teléfono

Campos para el teléfono particular, teléfono móvil y teléfono del trabajo.

Prioridad

Un cuadro desplegable con las siguientes opciones de prioridad: Baja, Media,
Alta.

Estado

Un cuadro desplegable con las siguientes opciones: Sin iniciar, En curso,
Completada, Cancelada.

Etiquetas

Muestra hasta tres etiquetas.

Objeto OLE Objetos OLE, como documentos de Word.

Propiedades de campo adicionales
Después de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podrá establecer otras
propiedades. El tipo de datos del campo determina las otras propiedades que se pueden
establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamaño de un campo Texto si se establece su
propiedad Tamaño del campo.
En los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo cobra una especial
importancia, ya que determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo Número
de un bit sólo puede almacenar enteros comprendidos entre 0 y 255.
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La propiedad Tamaño del campo también determina la cantidad de espacio en disco que
necesita cada valor del campo Número. Según el tamaño del campo, el número puede usar
exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.
NOTA Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. Para estos
tipos de datos,Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para cualquier valor.
Para obtener detalles adicionales sobre las propiedades de campo y la manera en que
funcionan con los distintos tipos de datos, vaya a la sección Referencia para tipos de datos.
También puede leer el artículo Configurar el tamaño de campo.

Tipos de datos de relaciones y combinaciones
Una relación de tabla es una asociación que se establece entre campos comunes (columnas)
de dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.
Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un registro de
un conjunto de registros de consulta en función de los valores de un campo especificado que
los orígenes tienen en común. Una combinación puede ser una combinación interna, una
combinación externa izquierda o una combinación externa derecha.
Cuando se crea una relación de tabla o se agrega una combinación a una consulta, los campos
que se conecten deben ser del mismo tipo de datos o de tipos compatibles. Por ejemplo, no es
posible crear una combinación entre un campo Número y un campo Texto, aun cuando los
valores de dichos campos coincidan.
En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos Autonumérico
son compatibles con los campos establecidos en Número, siempre que la propiedad Tamaño
del campo del segundo sea Entero largo.
No se puede cambiar el tipo de datos ni la propiedad Tamaño del campo de un campo implicado
en una relación de tabla. Se puede eliminar dicha relación de forma temporal a fin de modificar
la propiedad Tamaño del campo. Sin embargo, si se cambia el tipo de datos, no será posible
volver a crear la relación sin que se modifique además en primer lugar el tipo de datos del
campo relacionado. Para obtener más información sobre tablas, vea el artículo de introducción
a las tablas.

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Referencia para tipos de datos
Al aplicar un tipo de datos a un campo, éste contiene un conjunto de propiedades que se
pueden seleccionar. La siguiente sección incluye información sobre las propiedades de campo
que admite cada tipo de datos.
Datos adjuntos
Autonumérico
Moneda
Fecha y hora
Hipervínculo
Memo
Número
Objeto OLE
Texto
Sí/No

Datos adjuntos
Propósito

Use un campo de datos adjuntos para adjuntar varios archivos, como imágenes, a

un registro.
Imagine que tiene una base de datos de contactos laborales. Puede usar un campo de datos
adjuntos para adjuntar una fotografía de cada contacto y uno o varios currículos al mismo
campo de ese registro.
En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a medida que se agregan.
Tipos de datos adjuntos que Access comprime
Es posible adjuntar muchos tipos distintos de archivos a un registro. Sin embargo, algunos tipos
de archivo que pueden plantear riesgos de seguridad se bloquean. Como norma general, es
posible adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de 2007 Microsoft Office
System. También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y

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archivos .zip comprimidos. Para ver una lista de formatos de archivo de imagen compatibles,
vea la siguiente tabla de esta sección.

Propiedades de campo compatibles
PROPIEDAD

USO

Título

Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en los
formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza
el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.
SUGERENCIA Los títulos eficaces suelen ser breves.

Obligatorio

Exige que cada registro cuente con al menos un archivo de datos adjuntos
para el campo.

Formatos de archivo de imagen admitidos
Access admite los siguientes formatos de archivo gráfico sin necesidad de instalar software
adicional en el equipo.
●

Mapa de bits de Windows (archivos .bmp)

●

Mapa de bits de codificación RLE (archivos .rle)

●

Mapa de bits independiente del dispositivo (archivos .dib)

●

Formato de intercambio de gráficos (archivos .gif)

●

Formato JPEG (archivos .jpg, .jpeg y .jpg)

●

Formato de archivo intercambiable (archivos .exif)

●

Gráficos de red portátiles (archivos .png)

●

Formato TIFF (archivos .tif y .tiff)

●

Icono (archivos .ico e .icon)

●

Metarchivo de Windows (archivos .wmf)

●

Metarchivo mejorado (archivos .emf)

Convenciones de nomenclatura de archivos
Los nombres de los archivos adjuntos pueden incluir cualquier carácter Unicode compatible con
el sistema de archivos NTFS usado en Microsoft Windows NT. Además, deben seguir las
siguientes directrices:
●

Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluidas las extensiones de nombre
de archivo.
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●

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Los nombres no pueden incluir los siguientes caracteres: signos de interrogación (?),
comillas ("), barras o barras inversas (/ ), llaves de apertura o cierre (< >), asteriscos
(*), barras verticales (|), dos puntos (:) o marcas de párrafo (¶).

Autonumérico
Propósito

Use un campo Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo cuya única

finalidad es hacer que cada registro sea exclusivo. La utilidad más común de un campo
Autonumérico es una clave principal, especialmente cuando no hay ninguna clave natural
adecuada (una clave basada en un campo de datos) disponible.
Un valor de campo Autonumérico necesita 4 o 16 bytes, según el valor de su propiedad Tamaño
del campo.
Imagine que tiene una tabla que almacena información de sus contactos. Puede usar los
nombres de éstos como clave principal de esa tabla, en cuyo caso ¿cómo tratará a dos
contactos con el mismo nombre? Los nombres son claves naturales no adecuadas, ya que no
suelen ser exclusivos. Si emplea un campo Autonumérico, estará garantizado que cada registro
tenga un identificador único.
NOTA No se recomienda usar un campo Autonumérico para conservar un recuento de los
registros de una tabla. Los valores autonuméricos no se vuelven a usar, así que los registros
eliminados pueden dar lugar a lagunas en el recuento. Además, es posible obtener un recuento
preciso de registros mediante una fila de totales en una hoja de datos.
PROPIEDAD
Tamaño
campo

USO
del Determina la cantidad de espacio que se asigna a cada valor. En el caso
de los campos Autonumérico, solo se admiten dos valores:
●

En los campos Autonumérico que no se usan como Id. de réplica,
se emplea el tamaño de campo Entero largo. Es el valor
predeterminado. No se debe cambiar a menos que se esté
creando un campo de Id. de réplica.

NOTA La réplica no es compatible con las bases de datos que emplean
un nuevo formato de archivo, como .accdb.
Este valor hace que los campos Autonumérico sean compatibles con
otros campos Número de Entero largo cuando se usan en relaciones o

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combinaciones. Cada valor de campo necesita 4 bytes de
almacenamiento.
●

El tamaño de campo Id. de réplica se usa en el caso de los
campos Autonumérico que se emplean como Id. de réplica de una
réplica de base de datos. No use este valor a menos que esté
trabajando en el diseño de una base de datos replicada o en su
implementación.

Cada valor de campo necesita 16 bytes de almacenamiento.
Nuevos valores

Determina si un campo Autonumérico se incrementa con cada valor
nuevo o si usa números aleatorios. Seleccione uno de los siguientes
valores:
●

Incrementalmente

Se inicia con el valor 1 y aumenta en 1 con

cada nuevo registro.
●

Aleatoriamente Se inicia con un valor aleatorio y asigna un valor al
azar a cada nuevo registro. Los valores son del tamaño Entero
largo y el rango oscila entre 2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Formato

Si está usando un campo Autonumérico como clave principal o como Id.
de réplica, no debería establecer esta propiedad. De lo contrario,
seleccione un formato de número que se ajuste a sus necesidades
concretas.

Título


Indizado

Especifica si el campo cuenta con un índice. Hay tres valores disponibles:
●

Sí (sin duplicados)   Crea un índice exclusivo en el campo.

●

Sí (con duplicados)   Crea un índice no exclusivo en el campo.

●

No   Quita cualquier índice del campo.

NOTA

No cambie esta propiedad en los campos que se usen como

clave principal. Sin un índice exclusivo, se puede especificar valores

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duplicados, lo que puede romper las relaciones de las que forma parte la
clave.
Aunque es posible crear un índice en un campo único mediante la
propiedad Indizado de ese campo, algunos tipos de índices no se pueden
crear de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de varios
campos mediante esta propiedad.
Etiquetas

Adjunta al campo una etiqueta inteligente.

inteligentes
Alineación

del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.

texto

Moneda
Propósito Use este tipo para almacenar datos monetarios.
Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo Moneda es
preciso en 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Cada valor de
campo Moneda necesita 8 bytes de almacenamiento.
PROPIEDAD

USO

Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o
imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al
campo. Se puede usar cualquier formato de número válido. En la
mayoría de los casos, el valor Formato debe establecerse en
Moneda.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales que se va a usar a la
hora mostrar números.

Máscara de entrada

Muestra caracteres de edición para guiar la especificación de datos.
Por ejemplo, en una máscara de entrada se muestra un signo de
dólar ($) al principio del campo.

23

INFORMÁTICA I

Título

ESPOCH

Texto de la etiqueta que se muestra de forma predeterminada en
los formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía,
se utiliza el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de
texto.

Valor predeterminado

Asigna de forma automática el valor especificado a este campo
cuando se agrega un nuevo registro.

Regla de validación

Proporciona una expresión que debe ser verdadera cada vez que
se agrega o modifica el valor de este campo. Se utiliza junto con la
propiedad Texto de validación.

Texto de validación

Escriba un mensaje que se muestre cuando un valor especificado
infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Obligatorio

Requiere que se escriban datos en el campo.

Indizado

Especifica si el campo cuenta con un índice. Hay tres valores
disponibles:
●


●

Sí (con duplicados)

Crea un índice no exclusivo en el

campo.
●


NOTA

No cambie esta propiedad en los campos que se usen

como clave principal.
propiedad Indizado de ese campo, algunos tipos de índices no se
pueden crear de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un
índice de varios campos mediante esta propiedad.
Etiquetas inteligentes

Adjunta una etiqueta inteligente al campo.

Alineación del texto

Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.

Fecha y hora
Propósito    Use este tipo para almacenar datos basados en tiempo.
24

INFORMÁTICA I

ESPOCH

PROPIEDAD

USO

Título

texto.



Formato

Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o
se imprime en hojas de datos o en formularios o informes
enlazados al campo. Se puede usar un formato predefinido o crear
uno personalizado.
Lista de formatos predefinidos
Listas de componentes que se pueden usar en los formatos
personalizados

Modo IME

Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de
Windows.

Modo de oraciones IME Controla la conversión de oraciones en las versiones asiáticas de
Windows.
Indizado

disponibles:
●


●



campo.
●


NOTA No cambie esta propiedad en un campo que se use como
clave principal.

25

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Máscara de entrada


Obligatorio


Mostrar el Selector de Especifica si se muestra el control Selector de fecha.
fecha

NOTA Si usa una máscara de entrada para un campo de fecha y
hora, el control Selector de fecha no estará disponible
independientemente del modo en que establezca esta propiedad.









Hipervínculo
Propósito

Use este tipo para almacenar un hipervínculo, como una dirección de correo

electrónico o la dirección URL de un sitio web.
Un hipervínculo puede ser una ruta de acceso UNC o una dirección URL. Puede almacenar
hasta 2048 caracteres.
PROPIEDAD

USO

Permitir longitud cero

Permite especificar (mediante el valor Sí) una cadena de longitud
cero ("") en un campo Hipervínculo, Texto o Memo.

Sólo anexar

Determina si se realiza un seguimiento de los cambios en los
valores de los campos. Hay dos valores:
26

INFORMÁTICA I

ESPOCH

●

Sí

Realiza un seguimiento de los cambios. Para ver el

historial de valores de un campo, haga clic con el botón
secundario del mouse en el campo y, a continuación, haga
clic en Mostrar historial de columna.
●

No   No realiza un seguimiento de los cambios.

ADVERTENCIA Si se establece esta propiedad en No, se borra el
historial de valores del campo.
Título

texto.



Formato

enlazados al campo. Se puede definir un formato personalizado
para un campo Hipervínculo.

Modo IME

Windows.

Windows.
Indizado

disponibles:
●


●



campo.
●


clave principal.

27

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Obligatorio






Compresión Unicode

Comprime el texto almacenado en este campo cuando contiene
menos de 4.096 caracteres.





Memo
Propósito

Use este tipo para almacenar un bloque de texto que tenga más de 255 caracteres

de longitud y tenga formato.
PROPIEDAD

USO



Sólo anexar

Determina si se realiza un seguimiento de los cambios en los
valores de los campos. Hay dos valores:
●

Sí

Realiza un seguimiento de los cambios. Para ver el

historial de valores de un campo, haga clic con el botón
secundario del mouse en el campo y, a continuación, haga
clic en Mostrar historial de columna.
●

No No realiza un seguimiento de los cambios.
28

INFORMÁTICA I

ESPOCH

ADVERTENCIA Si se establece esta propiedad en No, se borra el
historial de valores del campo.
Título

texto.



Formato

para un campo Memo.

Modo IME

Windows.

Windows.
Indizado

disponibles:
●


●



campo.
●


clave principal.
Obligatorio


29

INFORMÁTICA I

ESPOCH





Compresión Unicode






Número
Propósito

Use este tipo para almacenar cualquier valor numérico que no sea un valor

monetario. Si es posible que use los valores del campo para realizar un cálculo, use el tipo de
datos Número.
PROPIEDAD

USO

Título

texto.

Posiciones decimales

Especifica el número de posiciones decimales que se va a usar a la
hora mostrar números.



Tamaño del campo

Seleccione una de las siguientes opciones:
●

Byte : para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito
de almacenamiento es 1 byte.

30

INFORMÁTICA I

ESPOCH

●

Entero : para enteros comprendidos entre 32.768 y 32.767.
El requisito de almacenamiento es 2 bytes.

●

Entero

largo : para enteros comprendidos entre

2.147.483.648

y

2.147.483.647.

El

requisito

de

almacenamiento es 4 bytes.
SUGERENCIA Use Entero largo cuando cree una clave externa
para relacionar con el campo de clave principal Autonumérico de
otra tabla.
●

Simple

: para valores numéricos de punto flotante

comprendidos entre 3,4 x 1038 y 3,4 x 1038 de hasta siete
dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 4
bytes.
●

Doble

: para valores numéricos de punto flotante

comprendidos entre 1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 de hasta
quince dígitos significativos. El requisito de almacenamiento
es 8 bytes.
●

Id. de réplica : para almacenar un identificador único global
necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es
16 bytes. Observe que la réplica no se admite con el
formato de archivo .accdb.

●

Decimal

: para valores numéricos comprendidos entre

9,999... x 1027 u 9,999... x 1027. El requisito de
almacenamiento es 12 bytes.
SUGERENCIA Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique
siempre el Tamaño del campo más pequeño que sea suficiente.
Formato

enlazados al campo. Se puede usar cualquier formato de número
válido.

Indizado

disponibles:
●

31

INFORMÁTICA I

ESPOCH

●



campo.
●


clave principal.
Máscara de entrada


Obligatorio










Objeto OLE
Propósito

Use este tipo para adjuntar un objeto OLE, como una hoja de cálculo de Microsoft

Office Excel, a un registro. Si desea usar características OLE tiene que emplear el tipo de datos
Objeto OLE.
En la mayoría de los casos, se recomienda usar un campo Datos adjuntos en lugar de un
campo Objeto OLE. Los campos Objeto OLE son compatibles con menos tipos de archivos
que los campos Datos adjuntos. Además, los campos Objeto OLE non adjuntar varios archivos
a un único registro.

32

INFORMÁTICA I

ESPOCH

PROPIEDAD

USO

Título


Obligatorio
Alineación

del Especifica la alineación predeterminada del texto en un control.

texto
Principio de sección

Texto
Propósito    Use este tipo para almacenar hasta 255 caracteres de texto.
PROPIEDAD

USO



Título

texto.



Tamaño del campo

Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos
de texto pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de
texto más grandes, use el tipo de datos Memo.
SUGERENCIA Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique
siempre el Tamaño del campo más pequeño que sea suficiente.

33

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Por ejemplo, si está almacenando códigos postales de una longitud
conocida, especifique la longitud como Tamaño del campo.
Formato

para un campo Texto.

Modo IME

Windows.

Windows.
Indizado

disponibles:
●


●



campo.
●


clave principal.
Obligatorio






Compresión Unicode



34

INFORMÁTICA I


ESPOCH


Sí/No
Propósito    Use este tipo para almacenar un valor booleano.
PROPIEDAD

USO

Título

texto.



Formato

enlazados al campo. Seleccione uno de los siguientes valores:
●

Verdadero/Falso   Muestra el valor como Verdadero o Falso.

●

Sí/No   Muestra el valor como Sí o No.

●

Activado/Desactivado

Muestra el valor como Activado o

Desactivado.
Indizado

disponibles:
●


●



campo.
●


clave principal.

35

INFORMÁTICA I

ESPOCH







Tipos de errores
Al estar depurando alguna fórmula, es posible que obtengamos un resultado de error, es decir,
un valor que comienza con un signo #. Esto no siempre es malo (de hecho, puede ser un
resultado correcto). Si sabemos interpretar el error, podremos corregirlo fácilmente. Téngase en
cuenta que para deshacerse del error puede ser necesario modificar ya sea la fórmula misma,
o bien alguna de las celdas a las que hace referencia la fórmula.
En Excel existen siete resultados de error:
#¡N/A!
#¡REF!
#¡NUM!
#¿NOMBRE?
#¡DIV/0!
#¡VALOR!
#¡NULO!
Veamos que significa cada uno de ellos. De esta manera, podremos depurarlo y corregirlo
fácilmente.
#¡N/A!
36

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Este error se produce cuando una fórmula de búsqueda o referencia no encuentra ninguna
coincidencia exacta en la correspondiente matriz de búsqueda. Significa que el valor buscado
no existe en la matriz de búsqueda.
#¡REF!
Este tipo de error surge cuando tenemos una referencia de celda inválida en la fórmula. Por
ejemplo, en la fórmula: =BUSCARV(mi string",A2:B8,3,FALSO), obtenemos #¡REF! ya que no
podemos buscar en la tercera columna de una matriz que solo tiene dos columnas. En esta
otra: =DESREF(Hoja1!A1, 1,0,1,1)
también obtenemos #¡REF! ya que no hay ninguna fila encima de la celda A1. Siguiendo con
esta fórmula, si eliminamos la primera fila de la hoja "Hoja1", o si eliminamos la Hoja1, la
fórmula mostrará #¡REF!, ya que se ha "perdido" la referencia a la celda Hoja1!A1.
#¡NUMERO!
Este se produce cuando ingresamos algún valor no numérico como un argumento de función
que Excel espera que sea argumento numérico (o una referencia a un valor numérico). Otra
posibilidad es ingresar un número inválido, como uno negativo cuando se espera uno positivo, o
un 2 cuando el argumento sólo admite 0 ó 1. La fórmula =COINCIDIR(123, B1:B10,3) devuelve
#NUM!, ya que el último argumento de COINCIDIR sólo puede ser 1, 0 ó 1.
#¡NOMBRE!
Este error lo obtenemos cuando escribimos mal el nombre de alguna función. También puede
surgir cuando utilizamos alguna función personalizada y tenemos deshabilitadas las macros o
el complemento correspondiente. Otra situación que dispara este error es el escribir mal el
nombre de algún rango nombrado. La fórmula =SUMARSI(A2:A10,"criterio",C2:C10) devuelve
#¡NOMBRE! porque la función SUMAR SI no existe (más bien está mal escrita. Lo correcto es
SUMAR.SI). Finalmente puede suceder también que no utilizamos comillas al ingresar un
argumento de texto.
37

INFORMÁTICA I

ESPOCH

#¡DIV/0!
Este es fácil. Se produce al hacer una división por cero, o bien, por una referencia a un cero.
(¿Cómo corregirlo?)
#¡VALOR!
Similar a #¡NUMERO!, lo obtenemos cuando el tipo de argumento solicitado por la función, es
distinto al ingresado por el usuario. Por ejemplo, al ingresar un argumento lógico cuando la
función requiere un rango, o un número cuando la función espera texto.
#¡NULO!
Este es muy poco frecuente. Una fórmula devolverá #¡NULO! cuando la celda de intersección
de dos rangos, no existe. En Excel, el operador de intersección es un espacio en blanco. Por
tanto, la fórmula =A2:D2 J1:J10, devuelve #¡NULO! ya que los rangos A2:D2 y J1:J10 no se
intersectan en ningún punto. En cambio, =A2:D2 C1:C10 devuelve C2, celda común a ambos
rangos.
A menudo sucede que una celda de error está correctamente escrita pero, al hacer referencia a
un resultado de error, refleja este resultado. Para saber cuál es la celda exacta que está
generando el error, podemos ejecutar (previa selección de la celda con error) Herramientas
Auditoría de fórmulas Rastrear error. Excel señalará con una línea roja la celda que está
produciendo el error.
Otro error común es cuando la celda aparece llena de símbolos #. Esto se debe a que la celda
no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado o bien, cuando contiene una fecha
inválida.

Aplicar, crear o quitar un estilo de celda

38

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un
formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como
conjuntos definidos de características de formato, como fuentes y tamaños de fuente, formatos
de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan
realizar cambios en celdas específicas, también se puede usar un estilo de celda que bloquee
las celdas.

Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o
modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio
personalizado.
IMPORTANTE Los estilos de celda se basan en el tema de documento que se haya aplicado
a todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que
coincidan con el tema del nuevo documento.
¿Qué desea hacer?
●

Aplicar un estilo de celda

●

Crear un estilo de celda personalizado

●

Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente

●

Quitar un estilo de celda de los datos

●

Eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido.

Aplicar un estilo de celda
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
39

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.

SUGERENCIA Si no puede ver el botón Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el
botón Más que se encuentra junto al cuadro de estilos de celda.
1. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar.

Crear un estilo de celda personalizado

1. Haga clic en Nuevo estilo de celda.
2. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de
celda.
3. Haga clic en Formato.
4. En las distintas fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione el formato
que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro de diálogo Estilo, bajo El estilo incluye (según el ejemplo), desactive las
casillas correspondientes al formato que no desea incluir en el estilo de celda.

Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente

40

INFORMÁTICA I

ESPOCH

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
○

Para modificar un estilo de celda existente, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en ese estilo de celda y, a continuación, haga clic en Modificar.

○

Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botón
secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuación, haga clic en
Duplicar.

2. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de
celda.
NOTA agregan a la lista de estilos de celda personalizados un estilo de celda y un estilo de
celda con el nombre cambiado. Si no cambia el nombre de un estilo de celda integrado, éste se
actualizará con los cambios realizados.
1. Para modificar el estilo de celda, haga clic en Formato.
2. En las distintas fichas del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione el formato
que desea y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Estilo, bajo El estilo incluye, active o desactive las casillas
correspondientes al formato que desea o que no desea incluir en el estilo de celda.

Quitar un estilo de celda de los datos
Puede quitar un estilo de celda de los datos en celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de la
celda.
1. Seleccione las celdas cuyo formato es el estilo de celda que desea quitar.
Cómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

41

INFORMÁTICA I

ESPOCH

1. En Bueno, malo y neutral, haga clic en Normal.

Elimine el estilo de celda personalizado o predefinido
Puede eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido para quitarlo de la lista de estilos
de celdas disponibles. Cuando elimina un estilo de celda, también lo quita de todas las celdas
que tienen ese formato.

1. Para eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido y quitarlo de todas las
celdas que tienen ese formato, haga clic con el botón secundario en el estilo de celda y,
a continuación, haga clic en Eliminar.
NOTA El estilo de celda Normal no se puede eliminar.

Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo
En vez de escribir datos manualmente en una hoja de cálculo, puede usar la característica
Autorrelleno para rellenar celdas con datos que siguen un patrón o que se basan en datos de
otras celdas.
En este artículo no se explica cómo escribir datos manualmente o escribir datos
simultáneamente en varias hojas de cálculo. Para obtener información sobre cómo escribir

42

INFORMÁTICA I

ESPOCH

datos manualmente, consulte el artículo Escribir datos manualmente en celdas de hojas de
cálculo.
¿Qué desea hacer?
●

Repetir automáticamente valores que ya existen en la columna
○

●

Desactivar el autocompletado de valores de celda

Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos
○

Ocultar o mostrar el controlador de relleno

○

Usar las Opciones de autorrelleno para cambiar la forma en que se rellena la
selección

○
●

Activar o desactivar las Opciones de autorrelleno

Rellenar datos en celdas adyacentes mediante el comando Rellenar
○
○

●

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente
Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes

Rellenar fórmulas en celdas adyacentes
○

●

Sugerencias

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados
○
○

●

Sugerencias
Rellenar celdas con una serie de números

Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada
○

Dar formato de texto a los números

○

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de
elementos

○

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de
elementos

○

Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada

Repetir automáticamente valores que ya existen en la columna
Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en
esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo
completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y
números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan
automáticamente.

43

INFORMÁTICA I

ESPOCH

Después de que Excel completa lo que empezó a escribir, realice uno de los siguientes
procedimientos:
●

Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR.

La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la
entrada existente.
●

Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo.

●

Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO.

NOTAS
●

Excel completará las entradas solo cuando el cursor esté al final del contenido de la
celda activa.

●

Excel basa la lista de entradas posibles de Autocompletar en la columna que contiene la
celda activa. Las entradas que se repiten en una fila no se completan automáticamente.

Desactivar el autocompletado de valores de celda
Si no desea que Excel complete automáticamente los valores de celda, puede desactivar esta
opción.
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. En Excel, haga clic en Opciones.
3. Para activar o desactivar la finalización automática de valores de celda, haga clic en
Avanzadas y, a continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de
verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos
Para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, puede seleccionar las celdas y
arrastrar el controlador de relleno

. Para usar el controlador de relleno, seleccione las

celdas que desee usar como base para rellenar celdas adicionales y arrastre el controlador de
relleno hacia el costado o abajo para que se rellenen las celdas que desee.

Ocultar o mostrar el controlador de relleno
El controlador de relleno se muestra de forma predeterminada, pero se puede ocultar, o mostrar
si está oculto.
44

INFORMÁTICA I

ESPOCH

3. Para mostrar u ocultar el controlador de relleno, haga clic en Avanzadas y, a
continuación, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación
Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas.
4. Para evitar reemplazar datos existentes al arrastrar el controlador de relleno, asegúrese
de que la casilla de verificación Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas está
activada. Si no desea ver un mensaje sobre la sobrescritura de celdas no vacías,
desactive esta casilla de verificación.

Usar las Opciones de autorrelleno para cambiar la forma en que se rellena la
selección
Tras arrastrar el controlador de relleno, aparecerá el botón Opciones de autorrelleno

para

poder cambiar el modo en que se rellenará la selección. Por ejemplo, para rellenar solo los
formatos de celda, haga clic en Rellenar formatos sólo y para rellenar sólo el contenido de la
celda, haga clic en Rellenar sin formato.

Activar o desactivar las Opciones de autorrelleno
Si no desea que aparezca el botón Opciones de autorrelleno cada vez que arrastra el
controlador de relleno, puede desactivarlo. Del mismo modo, si el botón Opciones de
autorrelleno no aparece al arrastrar el controlador de relleno, es posible que deba activarlo.
3. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, bajo Cortar, copiar y pegar, desactive la
casilla de verificación Mostrar botón Opciones de pegado al pegar contenido.

Rellenar datos en celdas adyacentes mediante el comando Rellenar
Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango seleccionado con el
contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes
arrastrando el controlador de relleno

.

Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente
1. Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda
que contiene los datos que desee utilizar para rellenar la celda vacía.

45

INFORMÁTICA I

ESPOCH

2. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Hacia abajo,
Hacia la derecha,Hacia arriba o Hacia la izquierda.

SUGERENCIA Para rellenar rápidamente una celda con el contenido de una celda adyacente,
puede presionar CTRL+J para rellenar con el contenido de la celda superior o CTRL+D para
rellenar con el de la celda de la izquierda. Para rellenar una celda con el contenido de una celda
que está debajo (es decir, para rellenar hacia arriba), en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,
haga clic en Rellenar y luego en Hacia arriba. Para rellenar una celda con el contenido de una
celda que está a la derecha (rellenar hacia la izquierda), en la ficha Inicio, en el grupo Modificar,
haga clic en Rellenar y luego en Hacia la izquierda.

Arrastrar el controlador de relleno para rellenar datos en celdas adyacentes
1. Seleccione las celdas que contienen los datos con los que va a rellenar las celdas
adyacentes.
2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.
3. Para cambiar la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno
y, a continuación, haga clic en la opción que desea usar.
NOTA Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección y
se detiene en las celdas seleccionadas sin pasar por la primera columna o por la fila superior de
la selección, Excel eliminará los datos que haya dentro de la selección. Deberá arrastrar el
controlador de relleno fuera del área seleccionada antes de soltar el botón del mouse (ratón).

Rellenar fórmulas en celdas adyacentes
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula con la que desea rellenar las celdas
adyacentes.
2. Arrastre el controlador de relleno

por las celdas que desea rellenar.

3. Para elegir la forma de rellenar la selección, haga clic en Opciones de autorrelleno

y,

a continuación, haga clic en la opción que desea usar.

46

INFORMÁTICA I

NOTA

ESPOCH

Si el cálculo de libro automático no está habilitado, las fórmulas no se volverán a

calcular al rellenar las celdas. Para comprobar las opciones de cálculo de libro, haga lo
siguiente:
2. En Excel, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas.
3. En Opciones de cálculo, busque en Cálculo de libro.
●

Automático Las fórmulas se vuelven a calcular automáticamente.

●

Automático excepto para tablas de datos

Las fórmulas se vuelven a calcular, excepto

si la fórmula se encuentra en una tabla de datos.
●

Manual Las fórmulas no se vuelven a calcular automáticamente.

●

Volver a calcular libro antes de guardarlo Esta opción solo está disponible si Cálculo de
libro se establece en Manual. Si esta casilla está activada, las fórmulas no se vuelven a
calcular automáticamente hasta que guarde el libro. Tenga en cuenta que hay muchas
otras acciones que pueden hacer que el libro se guarde, por ejemplo si usa el comando
Enviar a.

Sugerencias
●

También puede rellenar la celda activa con la fórmula de una celda adyacente. Para ello,
utilice el comandoRellenar (en la ficha Inicio, en el grupo Modificar), o presione CTRL+J
o CTRL+D para rellenar una celda situada debajo o a la derecha de la celda que
contiene la fórmula.

●

Puede rellenar automáticamente una fórmula hacia abajo, para todas las celdas
adyacentes a las que se aplica, haciendo doble clic en el controlador de relleno de la
primera celda que contiene la fórmula. Por ejemplo, las celdas A1:A15 y B1:B15
contienen números, y escribe la fórmula =A1+B1 en la celda C1. Para copiar esta
fórmula en las celdas C2:C15, seleccione la celda C1 y haga doble clic en el controlador
de relleno.

Rellenar una serie de números, fechas u otros elementos de serie integrados
Con el controlador de relleno puede llenar rápidamente las celdas de un rango con una serie de
números o fechas, o con una serie integrada para días, días de la semana, meses o años.
1. Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar.
2. Escriba el valor inicial de la serie.
47

INFORMÁTICA I

ESPOCH

3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.
Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si
desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar
en blanco la segunda celda.
Otros ejemplos de series que se pueden rellenar
1. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

por el rango que desea rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en
orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Sugerencias
●

También puede especificar el tipo de serie al usar el botón secundario del mouse para
arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y después hacer clic en el comando
adecuado del menú contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE2007,
haga clic en Rellenar meses para la obtener la serie FEB2007, MAR2007, etc. También
puede hacer clic en Rellenar años para obtener la serie ENE2007, ENE2008, etc.

●

Si la selección contiene números, puede controlar el tipo de serie que desea crear.

Rellenar celdas con una serie de números
1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y luego en Series.

1. En Tipo, haga clic en una de las opciones siguientes:
●

Lineal

Crea una serie que se calcula agregando el valor del cuadro Incrementó a cada

valor de celda.
●

Crecimiento

Crea una serie que se calcula multiplicando el valor del cuadro

Incremento por cada valor de celda.
●

Fecha

Crea una serie que rellena valores de fecha incrementalmente por el valor del

cuadro Incremento y que depende de la unidad definida en Unidad de tiempo.
●

Autorrellenar

Crea una serie que produce los mismos resultados que arrastrar el

controlador de relleno.

48

INFORMÁTICA I

ESPOCH

1. La función Autorrelleno de series se puede suprimir manteniendo presionada la tecla
CTRL mientras se arrastra el controlador de relleno de una selección de dos o más
celdas. Los valores seleccionados se copian en las celdas adyacentes y Excel no
extiende una serie.

Rellenar datos mediante una serie de relleno personalizada
Para facilitar la especificación de una secuencia determinada de datos (como una lista de
nombres o zonas de venta), puede crear una serie de relleno personalizada. Las series de
relleno personalizadas pueden basarse en una lista de elementos existentes en una hoja de
cálculo o puede crearse la lista desde cero. No es posible modificar ni eliminar una serie de
relleno integrada (como una serie de relleno para meses y días), pero se puede modificar o
eliminar una serie de relleno personalizada.
NOTA Una lista personalizada sólo puede contener texto o texto combinado con números.
Para crear una lista personalizada que contenga sólo números, por ejemplo de 0 a 100, deberá
crear en primer lugar una lista de números con formato de texto.

Dar formato de texto a los números
1. Seleccione suficientes celdas para la lista de los números a los que va a dar formato de
texto.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro
Formato de número y, a continuación, en Texto.

SUGERENCIA

Tal vez sea necesario hacer clic en Más formatos de número para ver el

formato de Texto en la lista.
1. En las celdas con formato, escriba la lista de números.

Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista existente de
elementos
1. En la hoja de cálculo, seleccione la lista de elementos que desea utilizar en la serie de
relleno.
49

INFORMÁTICA I

ESPOCH

4. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar listas
personalizadas.
5. Compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos seleccionada aparece en
el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en Importar.
Los elementos de la lista seleccionados se agrega al cuadro Listas personalizadas.
1. Haga clic dos veces en Aceptar.
2. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno
personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.


Utilizar una serie de relleno personalizada basada en una lista nueva de
elementos
3. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar listas
personalizadas.
4. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación,
escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando por la primera entrada.
5. Presione ENTRAR después de cada entrada.
6. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic dos
veces en Aceptar.
7. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el elemento de la serie de relleno
personalizada que desea utilizar para comenzar la lista.


Modificar o eliminar una serie de relleno personalizada
3. Haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en General, haga clic en Modificar
listas personalizadas.

50

INFORMÁTICA I

ESPOCH

4. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que va a modificar o eliminar y
siga uno de los procedimientos siguientes:
○

Para modificar la serie de relleno, realice los cambios que considere oportunos
en el cuadro Entradas de lista y, a continuación, haga clic en Agregar.

○

Para eliminar la serie de relleno, haga clic en Eliminar

Dar formato a una tabla de Excel
Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos)
predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la
tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla
personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar
cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos.
Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos
rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y
la última columna, y las filas y columnas con bandas.
¿Qué desea hacer?
●

Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla

●

Aplicar un estilo de tabla a una tabla existente

●

Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado

●

Quitar un estilo de tabla

●

Seleccionar opciones de estilos de tabla para dar formato a los elementos de una tabla

Seleccionar un estilo de tabla al crear una tabla
1. En la hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas al que desea aplicar rápidamente el
formato de tabla.
2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.

1. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

51

INFORMÁTICA I

ESPOCH

SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una
vez creados. Para obtener información sobre cómo crear un estilo de tabla personalizado, vea
Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado.
NOTA Cuando usa la función Dar formato como tabla, Office Excel automáticamente inserta
una tabla. Si no desea trabajar con los datos en una tabla, puede convertirla en un rango normal
a la vez que conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado. Para obtener más
información, vea el tema sobre convertir una tabla de Excel en un rango de datos.

Aplicar un estilo de tabla a una tabla existente
1. En la hoja de cálculo, seleccione la tabla a la que desea aplicar un estilo de tabla.
SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño.
1. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla, siga uno de los procedimientos
siguientes:
○

Haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.

SUGERENCIA

Utilice los botones de flecha para desplazarse por los estilos de tabla

disponibles.
●

Haga clic en el botón Más

y, a continuación, en Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el

estilo de tabla que desea utilizar.

NOTA

Cuando se reduzca el tamaño de la ventana de Excel, los estilos de tabla estarán

disponibles en la galería Estilos rápidos de tabla del grupo Estilos de tabla.
SUGERENCIA Los estilos de tabla personalizados están disponibles en Personalizados una
vez creados. Para obtener información sobre cómo crear un estilo de tabla personalizado, vea
Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado.
VOLVER AL PRINCIPIO

Crear o eliminar un estilo de tabla personalizado
IMPORTANTE Los estilos de tabla personalizados que cree se almacenarán únicamente en el
libro actual y, por tanto, no estarán disponibles en otros libros.
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