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Comunicación
escrita para tu vida
profesional
Carmen Posadas
y la colaboración de Gervasio Posadas y Natalia Gómez del Pozuelo

2.
COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
En este documento daremos algunas
de las pautas que desarrollamos en el
Curso de Comunicación escrita eficaz
que impartimos en la Escuela:
Apoyándonos en la literatura y de
una forma práctica y divertida, te
enseñaremos a comunicarte en
tu vida y en tu trabajo para que
convenzas con lo que escribes.
Carmen Posadas Gervasio Posadas Natalia Gómez
del Pozuelo
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
“Cuando algo se puede leer sin
esfuerzo significa que se ha hecho un
gran esfuerzo para escribirlo”
Enrique Jardiel Poncela
Como sabes, a diferencia de lo que decimos
hablando, lo que escribimos permanece y dice
mucho de nosotros: si nos expresamos mal, si
no ponemos intención en nuestras palabras, no
sólo podemos dar lugar a malentendidos sino incluso ocasionar
graves consecuencias para nuestras empresas y también para
nuestra imagen personal y profesional.
En la mayoría de los puestos de trabajo, se dedica más del 50%
del tiempo a la escritura: desde correos electrónicos o sms,
hasta informes y presentaciones. Por tanto, si mejoramos en un
tema de tanta importancia, conseguiremos una mayor eficacia y
productividad, lo que ayudará a tener mejores resultados.
Ojo, escribir bien no es sinónimo de escribir eficazmente.
No creas que sólo con escribir bien puedes seducir al lector o
convencerle. En realidad, la eficacia en la comunicación escrita
profesional dependerá de si somos capaces de adaptarla al
destinatario y causar el efecto que deseamos.
Por eso, con una buena formación en comunicación escrita se puede
conseguir:
Que te sientas cómodo con la escritura y, por tanto, tardes
menos en hacer las cosas.
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
Que comprendas mejor los textos que lees y saques ideas y
conclusiones.
Que seas capaz de convencer y de conseguir lo que necesitas
con tus documentos o tus escritos.
Que mejores tu imagen personal y profesional.
Que incrementes tus resultados.
Sigmund Freud escribió en su “Introducción al psicoanálisis” una
síntesis magnífica del poder de la palabra escrita.
“Las palabras, primitivamente, formaban
parte de la magia y conservan todavía en la
actualidad algo de su antiguo poder. Por medio
de palabras puede un hombre hacer feliz a un
semejante o llevarle a la desesperación; por
medio de palabras (…) arrastra tras de sí el
orador a sus oyentes y determina sus juicios.
Las palabras provocan afectos emotivos y
constituyen el medio general de la influencia
recíproca de los hombres.”
El siglo XXI es el siglo de la comunicación ya que nunca, hasta
ahora, las personas habían estado sometidas a tanta cantidad
de información. Estamos en una época en la que quien no sabe
comunicarse está perdido.
Si sabes comunicar bien,
¡dispones de un arma secreta de enorme poder!
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
1. Antes de escribir.
Plantéate en cada ocasión si es mejor escribir un email o hacer una
llamada.
¿Qué ventaja tiene ¿Qué ventaja tiene
la comunicación oral? la comunicación escrita?
Queda registro. Sobre todo si
Es más rápida. usas los medios digitales como
emails, sms…
Posibilita la reflexión antes de
Es más directa e implicativa.
la escribir.
Controlas el momento y lugar
Se puede enviar al número de
de la comunicación. ¡Y el tono
personas que se necesite.
de la comunicación!
Se pueden aclarar dudas en
Se puede volver a consultar en
el mismo momento y evitar
cualquier momento
malentendidos.
Permite decir cosas que Es adecuada para mensajes
difícilmente pondríamos por largos… Siempre que sepas
escrito. Puedes lograr una medir el ritmo y “enganchar” al
redacción más cercana. lector.
Más apropiada para
Es más adecuada para comunicaciones formales,
comunicaciones informales. pero con la intención clara de
conseguir atraer al lector.
Si esa comunicación es cara a
cara, juegas con elementos Se puede enviar información
no verbales: tono, mirada, compleja, lo que permite al
sonrisa, actitud corporal, receptor leerla a su ritmo y
etc. Pero eso hay que saber repetir la lectura si lo necesita.
hacerlo.
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
Como dijo de Bernard Shaw comparando ambas
formas de comunicación:
“Encuentra cosas lo suficientemente inteligentes
para decir, y podrás llegar a primer ministro;
escríbelas y te convertirás en Shakespeare.”
Pero dejando aparte las bromas, es importante que nos paremos a
pensar, antes de hacer una comunicación, sobre cuál es el medio
más eficaz, oral o escrito, porque el medio utilizado también es un
mensaje en sí, ya que implica mayor o menor importancia, mayor
o menor urgencia…
¿Cuál es tu objetivo? ¿Qué quieres conseguir?
Lo primero que deberías hacer, antes de escribir un documento
o un correo electrónico o cualquier mensaje online u offline, es
plantearte cuál es el objetivo del mismo. Los objetivos pueden
variar sustancialmente y muchas veces eso no se tiene en cuenta
y es algo fundamental para definir el tono, el estilo, el vocabulario,
etc. de un escrito.
Aunque John Updike dijo que escribía para “desatascar la empanada
mental que tiene la gente en la cabeza”, tal vez tus objetivos sean
diferentes; es probable que tengan más que ver con:
Vender
Convencer
Crear proximidad
Informar
Recomendar
Suscitar interés
Mover a la acción
Preparar la situación para mover a la acción posterior
Ganar prestigio
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
Evaluar, interpretar, aclarar
Recoger ideas
Denunciar
Decidir
Divertir
Conmover
Enseñar
Enfadar (¿Podría ser, no?) Aunque, según Plutarco, “El sabio solo
usa de acritud contra sí mismo, y es amable con los demás”.
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
2. Y llega el momento de la acción: ponernos a
redactar.
Escribe correctamente, respetando las reglas básicas de
gramática y ortografía.
Utiliza frases cortas siguiendo preferentemente la estructura:
Sujeto – Verbo – Predicado. ¡También en los medios online!
“Se breve en tus razonamientos, que nadie es gustoso si
es largo.” Miguel de Cervantes
En lo posible, evita el uso de subordinadas.
Escribe párrafos cortos.
Cuando sea posible utiliza el indicativo.
Evita al máximo el uso del subjuntivo y el condicional.
Jerarquiza la información, o sea, pon orden y haz hincapié en lo
más importante.
Muchas veces, el origen de un problema profesional es la
mala comprensión de instrucciones escritas.
Es aconsejable que tengas claros los temas a tratar en el mensaje
y que optes por frases de acción.
Utiliza un lenguaje positivo.
“No arrepentirse ni hacer reproches a los demás, son los
pasos de la sabiduría.” Diderot
Todo esto, ilustrado con ejemplos y ejercicios prácticos, es lo que te
proponemos aprender en el Curso de Comunicación Escrita Eficaz
que impartimos en: www.yoquierocomunicar.com
Evita obstáculos para lograr la eficacia en tu comunicación. Por
ejemplo:
Expresiones complejas.
Tono negativo o censurador.
Lenguaje subjetivo.
Construcciones en pasiva.
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
3. Algunos breves consejos para mejorar tu
comunicación
Ordenar los pensamientos e ideas.
Conocer el buen manejo del lenguaje. Para ello, leer es
imprescindible.
Aplicar algunas normas sencillas que evitan caer en los errores
más comunes:
- No abuses de jergas o tecnicismos. Procura no escribir como
un burócrata oficial, ni utilizar palabras que tu interlocutor
pueda no entender.
- No uses frases demasiado largas.
- Humaniza tus textos, no escribas como si el otro fuera una
máquina. Ponte mentalmente su retrato delante y piensa en
la otra persona.
- Evita los sustantivos. Funcionan mejor los verbos de acción.
- No divagues. Sé concreto.
Como dice Scott Fitzgerald: “no escribas porque quieres decir
algo, escribe porque tienes algo que decir”.
Hay cosas que no se deben tratar por escrito:
- Procura no criticar a alguien por escrito; puede que acabe
llegándole a la persona y no es lo mismo que te cuenten que
fulanito ha dicho esto y lo otro, a verlo escrito…
- No escribas sobre rumores (ni siquiera en un chat), es
probable que ese escrito caiga ante los ojos equivocados.
- Si te enfadas, no respondas hasta varias horas después.
- Evita los temas confidenciales.
- Si puedes, evita escribir de precios. Si no, cuida cómo los
presentas.
- Ojo con los anglicismos y las siglas. Su uso suena
pretencioso.
- Haz textos claros y amenos.
En www.yoquierocomunicar.com se profundiza en estos recursos
y como cada vez cobra mayor importancia la escritura en la web
(redes sociales, web profesional, blog, etc.), hemos añadido un
apartado especial sobre este tema:
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
4. Algunas pistas para la escritura on-line
Si el tema es de interés general, tiene una mayor divulgación.
(Ejemplo: hablar en público es algo que inquieta a muchas
personas, por eso hemos creado también el “Curso de hablar en
público: exponer y convencer”)
Si tocas alguna “fibra sensible”, mejor. (Ejemplo: los nervios, el
miedo, etc.).
Si el título incluye un número, suele tener mejor acogida: “7
claves”, “5 pasos”, “10 razones…”
Los temas prácticos y menos comprometidos reciben más
“impactos” ya que la gente no se compromete con nada y ni se
lo piensa a la hora de difundirlo.
Hay que buscar títulos llamativos.
Ten en cuenta para quién escribes: tu público objetivo.
No pongas nada que no te gustaría que leyera tu jefe.
Incluye poco texto y muchas viñetas o apartados.
Incluye imágenes y vídeos. Cuanto más gráfico, más fácil le
resulta a los lectores.
Intenta ser original.
Utiliza palabras clave: las que utilizarían las personas para
buscar un contenido como el que propones.
Y muy importante: revisa siempre el texto antes de enviarlo o
colgarlo. Como dice el premio Nobel de literatura Isaac Singer,
“la papelera debe ser el mejor amigo de cualquiera que escriba.
Si revisas tu texto y ves que no es perfecto, tíralo y empieza de
nuevo.” Bueno, tal vez puedas aprovechar algo, pero no
tengas piedad con lo que no sirve.
Esperamos que estas pistas te hayan resultado de utilidad.
En el Curso online de Comunicación Escrita Eficaz en
www.yoquierocomunicar.com practicaremos a fondo los
recursos que funcionan y, con la ayuda de tus profesores,
notarás cómo tus escritos se transforman.
Y, por último, otros temas que tratamos en el Taller:
Los errores más comunes de ortografía y gramática.
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COMUNICACIÓN ESCRITA PARA TU VIDA PROFESIONAL
La puntuación
La redacción
Vocabulario
Desorden expositivo
Claridad
Concisión
Tono
Estilo
Tipos de documentos y sus características específicas:
textos comerciales, de comunicación interna, protocolarios,
publicitarios, de marketing, tesis doctorales…
Aspecto de los documento.
Como sacar beneficio profesional a la lectura
Errores de todos los días
Uso avanzado del corrector de Word.
Comunicación de crisis.
Ahorro de tiempo y esfuerzo en el uso del correo electrónico
profesional.
Lectura y escritura en redes sociales.
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