タスクカフェにて発表された受講者の方のプレゼン資料です。

1. メール処理手順の例
2012/6/9 ＠タスクカフェ

2. メール処理のルール
【今日来たメールはどうするか】
・受信は手動で１日４回＆リマインダー（Dueを使用）
└8:30/11:00/14:00/16:30
・原則として翌日に処理
（翌日処理用の一時保管フォルダに逃がす）
・要至急対応メールは例外対応
【今日やるメールはどれか】
・朝イチに昨日一時保管フォルダに逃がした全メール
を「今日やる」フォルダに移動
・「今日やる」フォルダのメールのみ対応
・原則として毎日「今日やる」フォルダは空にする

3. （下準備）フォルダの用意
①受信トレイに来たメールを逃がすフォルダ
②処理済みメールを保管するフォルダ

4. ①受信メールを逃がすフォルダ

5. ②処理済みメールを保管するフォルダ

6. フォルダの全体

7. 今日来たメールの処理
フラグ
立てる
＆実行
実行
移す
翌朝移す
水曜日 木曜日の朝 木曜日 例外処理
受けたメール ０に移す 処理する 受信トレイか
は３に入れる ら直接０に移
（１日４回） してアクショ
ン実行
1｡タイトルだけ見て振り分け
2｡中身読んでただ振り分け
↓メールが減ったところで
3｡優先順位判断
4｡アクション実行

8. （処理した）メールの保管先
←特定のプロジェクトに属さないメール
←ルーチン的なメール
←仕事の依頼をした/受けたメール（←うまく機能しないのでヤメる予定）
←定型的なメール文面
←特定のプロジェクトに属するメール
・基本的にEvernoteのノート・タグ、Nozbeのプロジェクトと統一
・1+プロジェクトを立ち上げた年月日（終わりないものは999999）
←終了したプロジェクトフォルダを保管するフォルダ（＋達成感の演出）

9. 良かったこと
・処理するメールの数と進捗が目に見えて明らか
→疲れが少ない/処理する気になる＝先送り軽減
（処理するそばからメールが増えていくのが気になって
イヤになる、ということがなくなった）
・メールの整理を行うフェイズと重いメールに対応する
フェイズを分けたことにより集中して対応できるように
なった。

10. うまくいっている要因と思ってること
・逃がし先/保管先のフォルダを細かく用意した
→移動先に迷わなくて済む
・「今日やる」フォルダを作った
→今日やるフォルダはどれだっけ？と迷わなくて済む
（作っていなかった頃はいちいち今日が何曜日か考え、
その後どのフォルダを見に行くか考えていた。
⇒精神力消耗）
・処理の順序を決めた
①タイトルだけ見て保管フォルダに振り分け
②読むだけで済むものを読んで保管フォルダに振り分け
③実行の優先順位を判断
④具体的アクション実行

11. 注意していること
・処理の順序どおりに処理する
└振り分けタイムには振り分けしかやらない
└優先順位判断タイムには優先順位の判断しかしない
→どんなに簡単なことでもうっかり実行しない
（そこから崩壊が始まることが多かったので）
・まずは雑魚から振り分ける
→目に見えて今日やることが減っていって楽になる
・重いものは黙々とやる
→最後はやること同じ。そこが楽になるわけではない。
・即レスはしないが翌日には必ずレス
└そうでないとただの感じ悪いヤツに
└即レスしない人なのだと思われればよい
└ただし必要とあらば即レス

12. 参考にした本