Preguntas - Gestión Documental

1. PREGUNTAS
1. ¿Cómo debe realizarse la foliación en los documentos de archivo?
La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene
dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta,
legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la
conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para
diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y
de consulta (inventarios, guías, catálogos).
De otra parte, la foliación es requisitos ineludibles para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión
al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histórico).
Definiciones:
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
6. Página: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino
también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y
exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
Requisitos:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se
encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la
documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo
Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación
correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que esté de
acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden
cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en
consecuencia corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración consiste en el
retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de
oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series
documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera

2. independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la
primera.
Materiales:
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso
de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación
mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por
las máquinas reprográficas.
Procedimiento:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido
del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se
debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y
otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia
mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina
cruce de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un
solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título,
año y número total de páginas. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de
referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá
su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las
características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los
mismos. (Para adherir documentos o fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color,
título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran
adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que
otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se
opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un
sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,

3. dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre:
cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas
del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación
siempre y cuando en una unidad de conservación no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya más
de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos,
cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos
deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de
consulta que tienen esta condición. La foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en
tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos,
grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de referencia.
Bibliografía:
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Circular
Nº 004 de 2003.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo Nº 38 de 2002.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santafé de Bogotá, 1997.
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 de 2006 “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29
de junio de 1994”.
- GODOY, Julia LÓPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retención y Transferencias Documentales.
Directrices Básicas e Instructivos para su Elaboración (versión actualizada). Mini/Manual Nº 4. Archivo
General de la Nación, 2001.
- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de
Terminología Archivística. Bogotá, Archivo General de la Nación, 1997.
- JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación Documental. Archivo General de la Nación. Bogotá, D.C., 2003.
- ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en
papel. Características de calidad.
2 ¿Cuáles son los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral?
Los documentos mínimos que debe contener una Historia Laboral están señalados por la Circular 004 de
2003 y son los que se transcriben a continuación:

4. “Para el efecto dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la
forma de vinculación laboral en cada entidad:
¨ Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
¨ Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
¨ Documentos de identificación
¨ Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
REPÚBLICA DE COLOMBIA
¨ Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
¨ Acta de posesión
¨ Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
¨ Certificado de Antecedentes Fiscales
¨ Certificado de Antecedentes Disciplinarios
¨ Declaración de Bienes y Rentas
¨ Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
¨ Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
¨ Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera
administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
¨ Evaluación del Desempeño
¨ Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del
mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del
contrato, incorporación a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar
constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos
documentales, complementándola.
De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la
administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades
propias de la gestión del talento humano.”
3¿Cuáles son las Especificaciones técnicas para carpetas y cajas de archivo?
Para conocer los materiales que se deben usar para las unidades de almacenamiento y en general los
relacionados con la conservación de los archivos, el AGN indica remitirse a la norma NTC 5397:2005
“Materiales para documentos de archivo con soporte papel.
Características de calidad” (esta norma incluye diseños).
El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos
históricos) o de material neutro – tipo propalcote - (para archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro
de cajas, donde tanto unas como otras, estarán debidamente identificadas.

5. 4 ¿Cuál es el tiempo de retención establecido para las Historias Laborales?
Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la Historia Laboral si
existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservación de la información
laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo, que señala
en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo 42 la certificación del
contrato, en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito.
El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las empresas
obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de
manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”. (negrillas y subrayado
nuestro)
Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con un tiempo de
retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del
funcionario y/o trabajador.
En nuestra publicación Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario Sistema Nacional de
Archivos-2001, el doctor Hernán Oswaldo Parada Arias, funcionario del Archivo General de la Nación en su
ponencia dijo: (…) “la práctica nos ha mostrado que el tiempo mínimo para la conservación de historias
laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y 100 años. Tiempo en el cual, la historia laboral es
susceptible de consulta por el propio ex funcionario o sus herederos.” (…). De esta manera, la historia laboral
se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.
5¿La actualización de las Tablas de Retención Documental se debe hacer por procesos y procedimientos
conforme a los establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad?
En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensión, de tal suerte que las
dependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRD de cada
oficina.
Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresión de funciones o de
oficinas y han cambiado algunos trámites administrativos que conlleven modificaciones en la conformación
de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendo esos cambios, sin que esto conlleve
modificaciones metodológicas en cuanto a la base teórica que soporta las TRD, ya que los documentos
siempre son producidos por las oficinas en el ejercicio de sus funciones y las TRD se basan en éstas.
De otra parte, es importante recalcar que las funciones señalan que se debe hacer y los procedimientos
describen como se debe hacer, indicando actividades y determinando responsables, en tanto que los
procesos evidencian la interrelación de quienes intervienen en todo el trámite en consecuencia, las TRD no
pueden desaparecer en aras de formar parte de los registros y documentos del Sistema de Gestión de
Calidad, porque las TRD forman parte del Proceso de Gestión Documental que es transversal a los demás
procesos de la entidad.
6 Aclaración sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los
documentos de archivo
Según la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Características de
calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de cualquier formato. Éstas son las

6. unidades que están en contacto directo y permanente con la documentación. Debido a esto el diseño de las
carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus
bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar
unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metálico
como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse información si éstos no cuentan con el
suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de
material metálico causa abrasiones y manchas de oxidación.
Como se anotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no se deben perforar salvo casos
excepcionales. Estos casos deberán ser determinados por el Comité de Archivo de cada entidad o institución.
Los documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos a los archivos de gestión, o
sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una
conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un Acta celebrada en el Comité de
Archivo donde se justifique la decisión.
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los documentos según la Tabla de
Retención Documental de su Institución, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas
de solapas laterales para la documentación de conservación total o de altos tiempos de retención. El uso de
las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que serán objeto de
eliminación a corto plazo.
7¿Se deben elaborar las Tablas de Retención por procesos?
No, la metodología para la elaboración y evaluación de las TRD no ha cambiado y por lo tanto el Acuerdo 39
de 2002 sigue vigente.
Cabe anotar, que “funciones”, “estructura organizacional” y “procesos” son términos que no se oponen
antes bien son elementos o requisitos que están interrelacionados tanto en MECI como en la Norma de
Gestión de Calidad y en el Programa de Gestión Documental.
Las Tablas de Retención como parte integrante de la gestión documental tiene su propia metodología,
técnicas e instrumentos de esta manera, las TRD están de tal manera estructuradas en concordancia con la
norma de normas para archivos, la Ley 594 de 2000 que la misma NTCGP 1000: 2004 remite en más de una
ocasión a la Ley General de Archivos.
8 ¿Cuál es la disposición final para las historias clínicas una vez cumplidos los 20 años de la retención?
Aunque la Resolución 1995 de 1999 en su artículo 15 sostiene que: “Una vez transcurrido el término de
conservación, la historia clínica podrá destruirse”, la eliminación total no es la única disposición final para la
serie historias clínicas una vez concluidos los 20 años de su retención. Si la eliminación fuera la única decisión
sobre las historias clínicas equivaldría a dejar sin testimonio de sus actividades a todas las entidades
prestadoras de servicios de salud y, en consecuencia, a dejar sin materia prima la propia investigación
histórica desarrollada por las Ciencias Médicas y las Ciencias Sociales (Antropología, Demografía, Economía,
Sociología, etc.).
La conservación total de la serie tampoco parece la más aconsejable disposición final porque ello equivaldría
a no eliminar ninguna historia clínica, lo cual ocasionaría muchos problemas de almacenamiento y

7. conservación relacionados con la cantidad y diversidad de soportes (papel, negativos, fotografías,
electrónicos).
Así, pues, la opción más recomendable como disposición final de las historias clínicas es la selección. Esta
opción consiste en decidir cuantas y cuales se deben eliminar y cuántas y cuales se deben considerar de
conservación permanente en el archivo histórico de las entidades prestadoras de servicios de salud. En esta
selección los Comités de Historias Clínicas deben actuar con mucho cuidado por cuanto no se pueden valorar
las historias clínicas de manera ligera sino, al contrario, deben decidir para satisfacer criterios cuantitativos
(un porcentaje representativo) y cualitativos (contenidos significativos).
De acuerdo con la cantidad y la relevancia e interés científico de la información contenida en las Historias
Clínicas de una institución se pueden microfilmar o digitalizar la totalidad o la muestra seleccionada para
conservar permanentemente en sus soportes originales. Algunos criterios para la selección pueden ser los
siguientes: frecuencia de consulta administrativa, interés para la historia de la propia institución prestadora
del servicio de salud, interés profesional, interés científico, interés jurídico y, producción con anterioridad al
año 1970 dado que antes de este año la producción documental es más escasa.
9 ¿Hay algún inconveniente en colocarle código a los tipos documentales?
Se debe respetar la codificación asignada a las series y a las subseries, en caso de no estar codificadas se
adelantará tal procedimiento según la metodología establecida para la elaboración de las Tablas de
Retención Documental –TRD-. Los tipos documentales no se codifican porque la unidad de trabajo en las
Tablas de retención son las series documentales.
10¿Qué significado tiene el logotipo del Archivo General de la Nación?
La rosa de los vientos o rosa náutica es el logotipo del Archivo General de la Nación, es un círculo que tiene
marcado alrededor los rumbos en que se divide la circunferencia del horizonte. En las cartas de navegación
se representa por 32 rombos (deformados) unidos por unos extremos, mientras el otro señala el rumbo
sobre el círculo del horizonte. Sobre el mismo se sitúa la flor de lis con la que suelen representar el Norte.
Teniendo en cuenta esto, la rosa de los vientos es un elemento de direccionamiento y posición, utilizado en
los navíos. A través de este elemento gráfico, el AGN representa la entidad que dirige, orienta y salvaguarda
todo lo relacionado con el acervo documental del País.
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=6313&c