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QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de
información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya
no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o
fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.
Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro,
pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el
tamaño de los fondos documentales.

Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,
archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las
carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten
hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante
sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,
que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando
los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos
benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son
los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o
electrónico.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes
bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la
British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como
MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se
comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores
de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el
simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas
informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel
o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de
los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros,
enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar
búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar

Bases de Datos

La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que
tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos
aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información
valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el
que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los
documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que
se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una
BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la
opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede
considerar documentos de gestión.

Hardware

Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un
servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

Software

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se
maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de
archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores.
Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet.

Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del
Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de
acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en
la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a
cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su
correspondiente fichero.

Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta

Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento,
recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.

                  ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para
Almacenamiento
                  almacenarlos?
                  ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede
Recuperación      pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la
                  recuperación?
                  ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos
Clasificación
                  estén archivados siguiendo el sistema más apropiado?
                  ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la
Seguridad         destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica
                  oculta a quién no debiera tener acceso a ella?
Custodia          ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser
guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)?
                   ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar
Distribución
                   para distribuir los documentos?
                   ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las
Workflow
                   reglas para el flujo de estos documentos?
                   ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento,
Creación
                   cómo se podrá colaborar en esas tareas?
                   ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno
Autenticación      y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus
                   estándares para la autentificación?

Ventajas
Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene
acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas
añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo,
ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos...
Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen
drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias,
dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor
para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado
de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica.

Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una
productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la
organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

 Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el
factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un
ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental.

El proyecto es el siguiente:
PROYECTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS
SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y MEDIO
AMBIENTE DEL GOBIERNO VASCO

Tabla de costos:

Cuantificacion Económica del Nuevo Sistema
# Concepto                                                            Costo en Euros
1 Estructuración y Organización del Sistema                           5.068
2 Implantación del Sistema Informático                                4.030
3 Formación (Nivel Básico y Avanzado)                                 8.568
4a Creación de la Base de DatosIncluyendo Catalogación Retrospectiva 112.148
4b Creación de la Base de DatosSin incluir Catalogación Retrospectiva 1.908
5 Incorporación de las bibliotecas al Sistema                         1.086
6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual)                      9.300

Las dos opciones de costos que habría del sistema serian:
A1 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130.900 €
A2 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20.660 €

A pesar que este análisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de
los costos de un Sistema de Gestión Documental y como la inversión puede ser una desventaja de esta
TI.

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Gestión documental: definición, desarrollo e implantación

  • 1. QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. Desarrollo de la gestión documental Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y y archiveros. En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar Bases de Datos La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
  • 2. Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestión. Hardware Escaneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados. Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión. Software Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole. Redes Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información por Internet. Usuarios A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema. Administradores Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero. Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación. ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para Almacenamiento almacenarlos? ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede Recuperación pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos Clasificación estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la Seguridad destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? Custodia ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser
  • 3. guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar Distribución para distribuir los documentos? ¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las Workflow reglas para el flujo de estos documentos? ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, Creación cómo se podrá colaborar en esas tareas? ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno Autenticación y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación? Ventajas Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos... Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos. Desventajas Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en EUROS de un Sistema de Gestión Documental. El proyecto es el siguiente: PROYECTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS SERVICIOS DEPENDIENTES DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Y MEDIO AMBIENTE DEL GOBIERNO VASCO Tabla de costos: Cuantificacion Económica del Nuevo Sistema # Concepto Costo en Euros 1 Estructuración y Organización del Sistema 5.068 2 Implantación del Sistema Informático 4.030 3 Formación (Nivel Básico y Avanzado) 8.568 4a Creación de la Base de DatosIncluyendo Catalogación Retrospectiva 112.148 4b Creación de la Base de DatosSin incluir Catalogación Retrospectiva 1.908 5 Incorporación de las bibliotecas al Sistema 1.086 6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual) 9.300 Las dos opciones de costos que habría del sistema serian:
  • 4. A1 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130.900 € A2 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20.660 € A pesar que este análisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de los costos de un Sistema de Gestión Documental y como la inversión puede ser una desventaja de esta TI.