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Curso Avanzado de Ms Excel




                  Managua, Noviembre 2010



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Curso Avanzado de Ms Excel

Tabla de contenido
Introducción ...................................................................................................................................................... 3
Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8
Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12
Descripción general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13
       Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17
       Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17
       Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18
       Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización................................. 20
       Activar o desactivar Fórmula Autocompletar....................................................................................... 24
       ¿Qué es la validación de datos?............................................................................................................. 24
       ¿Cuándo es útil la validación de datos? ................................................................................................ 26
       Mensajes de validación de datos ........................................................................................................... 27
       Sugerencias para trabajar con la validación de datos .......................................................................... 28
       Agregar validación de datos a una celda o rango........................................................................................ 30
Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46
Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49
Fórmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51
       Utilizar constantes en fórmulas............................................................................................................. 53
       Utilizar operadores de cálculo en fórmulas .......................................................................................... 54
       Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas .......................................................................... 57
       Evitar errores comunes al escribir fórmulas......................................................................................... 65
Importación de datos a Excel .......................................................................................................................... 80
Importación de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86
Subtotales ........................................................................................................................................................ 90
       Totales generales ..................................................................................................................................... 90
       Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91
       Subtotales exteriores............................................................................................................................... 91
       Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91
Introducción a análisis Y SI .............................................................................................................................. 94
   Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96
   Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97
   Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis .................................. 99
   Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100


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   Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100
      Preparar la hoja de cálculo ...................................................................................................................... 100
      Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ........................................................................... 101
¿Qué es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104
   Qué es la optimización ............................................................................................................................ 104
   Definir un modelo de optimización ........................................................................................................ 105
      Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105
      Celdas cambiantes................................................................................................................................... 105
      Restricciones........................................................................................................................................... 106
   ¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114
      ¿Por qué es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117
      Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse? ........ 118
   ¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? ................................................................................... 121
   ¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121




Introducción
Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le
ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le


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ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos
importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede
cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce
informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para
lograr sus objetivos.
Realice comparaciones rápidas y efectivas

Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias
que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.

   Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a
los datos del texto con los nuevos mini gráficos.
   Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad
Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.




Obtenga análisis eficaces desde el escritorio

Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor
rapidez y facilidad.

  Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y
las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o más
elementos, al instante.
   PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulación rápida
de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada.
Además, podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2




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  Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a las
inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010.3

Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividad

Crear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea.

  Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. Eso es. La característica de
recuperación de versiones es solo una de tantas características nuevas disponibles en la nueva vista
Microsoft Office Backstage™. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las
aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de
administración de libros.




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  Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estén más
accesibles. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control está en
sus manos.

Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras

Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve
para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de
Excel pueden participar sin problemas.

  Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador
web mediante Excel Web App.




  Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta
funcionalidad dentro de su firewall.
   Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de
Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.
   Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con su
equipo conservando una sola versión del libro.




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Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar

Obtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso
fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté.

  Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador
web cuando no está en su hogar, escuela u oficina.4
   Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. Manténgase
actualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono de
Windows.5




Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en
proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón de filas, Excel 2010 le permite llevar
a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más flexibilidad y mejores resultados.




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Excel 2010 vs Excel 2007
Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no .serán tan. significativas como las que se
produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Así es los usuarios de Excel 2007 tendrán
una adaptación prácticamente inmediata, y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión a
la que adaptarse.

Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean los
propios usuarios los que aporten mejoras.

Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones
permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie
de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.




En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Según parece, habrá más posibilidades de
personalización en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera
sencilla.

Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de
una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible.




Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Con
Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en la




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entrada Gráficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma
inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos.




Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas ―Slicer‖ de forma que la selección y filtrado de datos
funciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en
el filtrado.




Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar
las hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen
opciones de pegado en el menú contextual.




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Incremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos.




Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajando
con ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños
descuidos.

Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la
opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con
formas en las macros.

Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al
parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es
cierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me he
encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba
problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas...

Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma



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hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para
mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta
propiedad, entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones
creadas, pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas.

La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más que
suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas.

Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y
lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema
operativo y la herramienta Excel Web App.




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Elementos de Excel
La ficha Archivo

        Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior
  izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver
  las       acciones      que        puedes       realizar    sobre   el    documento,
  incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

        A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado
  tal y como veremos en la Cinta de opciones.

        Contiene dos tipos básicos de elementos:

        - Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones,
  ocupando         toda         la     superficie        de     la    ventana     Excel.
  Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de
  este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color
  permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

        - Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como.
  Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un
  efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima,
  ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre
  de la acción en su barra de título.

        Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

Las barras

               La barra de título




        Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando
  creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el
  nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar                       ,
  maximizar            y cerrar               .

               La barra de acceso rápido




Ing. oscar perez                                                                                              12
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     La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
  , Deshacer       o Rehacer       .

     Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una
  opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no
  encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....




Descripción general de las tablas de Excel

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango:
dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una
tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente
contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento
principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las
características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de
los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.




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     NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que
    muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos:
    tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si.
    Para obtener más información acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cómo calcular varios resultados
    con una tabla de datos.

    Administrar datos en una tabla de Excel

    Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de
    una tabla en la misma hoja de cálculo.

    Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para
    compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas
    pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexión en un
    sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para
    incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de
    SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la
    tabla a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá
    realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

     NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro
    configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada
    usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.), no se puede crear una tabla en un
    libro compartido.


    CARACTERÍSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA


   Ordenar y filtrar   A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro
    de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista
    de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las
    tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado.


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    Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede
    filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar
    datos.
   Aplicar formato a los datos de la tabla        Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un
    estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una
    tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de
    una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más
    información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de
    Excel.
   Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla          Existen varios modos de agregar filas y columnas a una
    tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla,
    o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario.
    También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más
    información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas
    de tablas de Excel.
   Usar una columna calculada          Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una
    columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula
    se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna
    calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.
   Mostrar y calcular totales de datos de una tabla         Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla
    mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para
    cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales
    de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.
   Usar referencias estructuradas        En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar
    referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.
   Garantizar la integridad de los datos          En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede
    utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir
    únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo
    garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo.
   Exportar a una lista de SharePoint           Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras
    personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.




    Ing. oscar perez                                                                                                           15
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Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un
rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de
datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un
conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los
datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel
para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo
se almacena siempre en un libro.).




De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que
pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una
lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a
la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un
controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que
obtenga el tamaño deseado.

Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede crear
tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red
lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los
demás usuarios.).

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo
para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros
usuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar los
datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos de
la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambios
que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint.




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Crear o eliminar una tabla de Excel

Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar
independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la
tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute
Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla.


Crear una tabla

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.




3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de
    verificación La tabla tiene encabezados.

    Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la
    casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente.


NOTA       Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Las
herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.


Convertir una tabla en un rango de datos

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.


    SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.


2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.




Ing. oscar perez                                                                                                  17
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SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla
y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.


SUGERENCIA Si, inmediatamente después de crear la tabla, hace clic en Deshacer                   en la barra de
herramientas de acceso rápido, la convertirá de nuevo en un rango.


Eliminar una tabla

1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla.

2. Presione SUPR.


SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer                     en la barra de herramientas de acceso rápido
para eliminar una tabla que acaba de crear.

Convertir una tabla de Excel en un rango de datos

Puede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.


    SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.


2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.




    SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla,
    elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.


SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer                     en la barra de herramientas de acceso rápido
para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango.



Ing. oscar perez                                                                                                   18
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Total de datos de una tabla de Excel

Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila de
totales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para
cada una de las celdas de la fila de totales.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila Total.




     NOTA        La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda
    situada más a la izquierda.

3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a
    continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.

4. En la lista desplegable, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total.

     SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la
    lista. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales.

NOTAS


    Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de
    totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total.

Usar Fórmula Autocompletar

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la
característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un
desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable



Ing. oscar perez                                                                                                        19
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dinámica de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con el desencadenador.
A continuación, puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando un desencadenador de inserción.




   Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar Fórmula
Autocompletar.

   Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia más cercana
resaltada.

   Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia de tabla.

   La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción.


Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización

En la tabla siguiente se resume cómo controlar dinámicamente la presentación de elementos en la lista
desplegable Fórmula Autocompletar.

 Para mostrar                 Escriba esto

 Nombres de funciones         Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una función.
 de Excel y definidas por
 el usuario                   Ejemplo: Su


 Argumentos de función        (Ningún desencadenador de visualización).

                              Escriba el argumento, como un número o referencia de celda, o utilice un
                              desencadenador de visualización, como las letras iniciales o un [ (corchete de


Ing. oscar perez                                                                                                   20
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                           apertura).

                           Ejemplo: SUMA(5, A2, [

                           Para cada argumento posterior, escriba un punto y coma seguido del argumento u
                           otro desencadenador de visualización.

                            NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas
                           que se muestran automáticamente en la lista desplegable: CELDA, VALFUT,
                           CONSULH, COINCIDIR, AMORT, VALACT, JERARQUIA, SUBTOTAL y
                           CONSULV.


Nombres definidos y        Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre.
nombres de tablas
                           Ejemplo: Anu


Especificadores      de    Siga uno o varios de estos procedimientos:
columna de tabla y
especificadores      de      [ (corchete de apertura) inmediatamente después del nombre de la tabla.
elementos     especiales
([Todos#], [Datos#],         Ejemplo: ResumenAnual[
#Títulos#], [Total#],
[Esta fila#])                ; (punto y coma) inmediatamente después de un elemento especial.

                             Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l];

                             : (dos puntos) inmediatamente después de un nombre de columna.

                             Ejemplo: ResumenAnual[Ventas:

                            NOTA Si la celda está en una tabla, el nombre de la tabla es opcional. Por
                           ejemplo, las siguientes fórmulas serían equivalentes:

                           =[Ventas]/[Costos]

                           =ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos]


Nombres de conexión        " (comillas de apertura) inmediatamente después del paréntesis de apertura de un
en funciones de Cubo       nombre de función de cubo.

                           Ejemplo: MIEMBROCUBO("

                            NOTA        Sólo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro
                           actual.


Cadenas de texto de        Siga uno o varios de estos procedimientos:
expresiones
multidimensionales           " (comillas de apertura) inmediatamente después de la coma para un
(MDX) en funciones de        argumento.
Cubo



Ing. oscar perez                                                                                              21
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                    Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","

                    . (punto) inmediatamente después de un corchete de cierre.

                    Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].

                    Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].

                    ( (paréntesis de apertura) inmediatamente después de unas comillas de
                    apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una
                    tupla.

                    Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","(

                    , (coma) inmediatamente después de un corchete de cierre en una cadena de
                    texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla.

                    Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","([Clientes].[México],

                    { (llave de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura
                    para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresión
                    establecida.

                    Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","{

                   NOTAS

                    Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de
                    texto MDX que emplee Fórmula Autocompletar.

                    Si se ha definido un título, se muestra en una información en pantalla para
                    ayudarle a confirmar la elección.

                    Si una cadena de texto MDX es ambigua, se especifica aún un nombre de
                    miembro único pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Por
                    ejemplo, si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX:

                    MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].[Hidalgo].[Dora
                    N. Boots]

                    Se debería especificar uno de los siguientes valores:

                    [Clientes].[Nombre].&[54342]

                    [Clientes].[Nombre].&[34297]

                    Si el especificado no es el que desea, lo eliminaría y, a continuación,
                    seleccionaría el otro.

                    Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services, como
                    "Hijos", "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun
                    así los puede escribir.




Ing. oscar perez                                                                                  22
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NOTAS


    En cualquier momento que esté utilizando Fórmula Autocompletar, puede escribir lo que desee para
    terminar la fórmula.

    Puede utilizar Fórmula Autocompletar en la mitad de una fórmula o función anidada existente. El texto
    inmediatamente anterior al punto de inserción se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable, y
    todo el texto posterior al punto de inserción permanece sin cambiar.

    Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas, como las utilizadas en la función
    SUBTOTAL, y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de
    autocompletar, pero aun así puede escribirlas.

Desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar mediante las teclas

En la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable Fórmula
Autocompletar.

Para                                                      Presione

Mover el punto de inserción un carácter a la              FLECHA IZQUIERDA
izquierda.

Mover el punto de inserción un carácter a la derecha.     FLECHA DERECHA

Subir la selección un elemento.                           FLECHA ARRIBA

Bajar la selección un elemento.                           FLECHA ABAJO

Seleccionar el último elemento.                           FIN

Seleccionar el primer elemento.                           INICIO

Bajar una página y seleccionar un nuevo elemento.         AV PÁG

Subir una página y seleccionar un nuevo elemento.         RE PÁG

Cerrar la lista desplegable.                              ESC (o hacer clic en otra celda)

Activar o desactivar Fórmula Autocompletar.               ALT+FLECHA ABAJO
Especificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador de
inserción




Ing. oscar perez                                                                                                   23
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IMPORTANTE Conforme escriba una fórmula, incluso después de utilizar un desencadenador de inserción,
no se olvide de escribir el paréntesis de cierre para una función, el corchete de cierre para una referencia de tabla
o las comillas de cierre para una cadena de texto MDX.


    Para insertar el elemento seleccionado en la fórmula y colocar el punto de inserción directamente
    después, presione TAB o haga doble clic en el elemento.


Activar o desactivar Fórmula Autocompletar

1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la
    categoría Fórmulas.

2. En Trabajando con fórmulas, active o desactive Fórmula Autocompletar.



Validación de datos a celdas

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una
celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las
diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica
que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o
sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas.


¿Qué es la validación de datos?


La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se
pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se
esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta
de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:




Ing. oscar perez                                                                                                        24
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Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos
o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo
permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el
usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y
bonificaciones.




Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se
reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.




La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.




Ing. oscar perez                                                                                                  25
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    ¿Cuándo es útil la validación de datos?


    La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
    organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

    Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:


   Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista               Por ejemplo, puede limitar los tipos de
    departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de
    valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información,
    vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.




   Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico                   Por ejemplo, puede
    especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
   Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede
    especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.




    Ing. oscar perez                                                                                                   26
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   Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico               Por ejemplo, puede
    especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas
    después.
   Limitar la cantidad de caracteres de texto        Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10
    caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo
    (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
   Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas        Por ejemplo, puede usar la validación de datos para
    establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina
    proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje
    de validación.


    Mensajes de validación de datos


    Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la
    validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de
    mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario
    pase a otra celda o presione ESC.




    Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben
    escribirse en una determinada celda.

    También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.




    Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:


    Ing. oscar perez                                                                                                      27
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    ICONO       TIPO           SE USA PARA

                Detener        Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta
                               Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

                Advertencia    Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les
                               impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios
                               pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en
                               Cancelar para quitarla.

                Información    Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les
                               impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece
                               un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para
                               aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.


    Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un
    mensaje predeterminado.

    Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No
    aparecen en los siguientes casos:


   El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
   Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
   Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el
    lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda.


    Sugerencias para trabajar con la validación de datos


    En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.


   Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios
    puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de cálculo o el libro,
    hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda
    validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
   Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la
    protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos
    que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté
    compartido.




    Ing. oscar perez                                                                                                      28
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   Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le
    notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar
    los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya
    identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el
    círculo desaparecerá automáticamente.




   Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro
    de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración,
    haga clic en Borrar todos.
   Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo
    Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya
    encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de
    validación.
   Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres
    definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de
    cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan
    acceso a la lista.

    Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

    Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para
    mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una
    celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien
    datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y
    colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas)
    y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

    La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas
    pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha
    Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en
    Automático.

    Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores,
    como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.




    Ing. oscar perez                                                                                                      29
Curso Avanzado de Ms Excel

      Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace
      referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no
      aparecerá el mensaje de validación de la celda.


      Agregar validación de datos a una celda o rango


      En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una
      hoja de cálculo.



       Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable
       Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites
       Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites
       Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo
       Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo
       Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud
       Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
       Usar una fórmula para calcular qué se permite



      Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

      No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




               Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

             Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar
             una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
             validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

             Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
             encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
             de datos, presione ENTRAR o ESC.




      Ing. oscar perez                                                                                                      30
Curso Avanzado de Ms Excel

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador
   de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

           Por ejemplo:


        Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
        Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

           También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para
           obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

            NOTA El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la
           validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de
           las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir
           cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
           mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la
           casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos




    Ing. oscar perez                                                                                                      31
Curso Avanzado de Ms Excel

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.

     NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla
    Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

     NOTA Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el
    mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir
    en esta celda están restringidos".

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.

    Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.



    Ing. oscar perez                                                                                                     32
Curso Avanzado de Ms Excel

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e
   inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que
   devuelva un valor de número.

           Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1,
           seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

     NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
    blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor
    en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de
    validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos
    permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.



    Ing. oscar perez                                                                                                      33
Curso Avanzado de Ms Excel

        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

     NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el
    mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

    Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los
    cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo
    Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
    configuración en la ficha Configuración.

    Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.



    Ing. oscar perez                                                                                                     34
Curso Avanzado de Ms Excel

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e
   inferior, seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que
   devuelva un valor de número.

           Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un
           vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula,
           =E1*6%, en el cuadro Máximo.

            NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el
           cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo,
           máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de
           datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual            en el grupo
           Número de la ficha Inicio.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite
           escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
           referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la
           activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.



    Ing. oscar perez                                                                                                   35
Curso Avanzado de Ms Excel

     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

                 NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft
                Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
                celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.

    Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores
   a un día determinado, seleccione mayor que.



    Ing. oscar perez                                                                                                     36
Curso Avanzado de Ms Excel

6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una
   fórmula que devuelva una fecha.

           Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual,
           seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el
           cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite
           escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
           referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la
           activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

                 NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft
                Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
                celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.




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Curso Avanzado de Ms Excel

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.

    Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una
   hora determinada del día, seleccione menor que.
6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una
   fórmula que devuelva una hora.

           Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el
           restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre
           en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el
           cuadro Máximo.




    Ing. oscar perez                                                                                                     38
Curso Avanzado de Ms Excel

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite
           escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
           referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la
           activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

     NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el
    mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.




    Ing. oscar perez                                                                                                     39
Curso Avanzado de Ms Excel

    Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo
   de caracteres, seleccione menor que o igual a.
6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una
   fórmula que devuelva un valor de número.

           Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud
           actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual
           a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite
           escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
           referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la
           activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.


    Ing. oscar perez                                                                                                     40
Curso Avanzado de Ms Excel

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

                 NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft
                Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
                celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.

    Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




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Curso Avanzado de Ms Excel

             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.

           La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
           la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
           compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar
   qué se permite.

           Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de
           la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro
           Máximo, escriba =E4.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.

            NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una
           celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite
           escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
           referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la
           activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

             Mostrar un mensaje de entrada

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
     2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
     3. Rellene el título y el texto del mensaje.
9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

             Especificar una respuesta para los datos no válidos




    Ing. oscar perez                                                                                                     42
Curso Avanzado de Ms Excel

     1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de
        error si se escriben datos no válidos.
     2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
        Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Información.
        Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
         Advertencia.
        Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
     3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

                 NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft
                Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta
                celda".

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

           Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona
           como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

           Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar
           los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de
           diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas
           con la misma configuración en la ficha Configuración.

    Usar una fórmula para calcular qué se permite

1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.




             Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

           Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una
           validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una
           validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

           Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se
           encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura
           de datos, presione ENTRAR o ESC.



    Ing. oscar perez                                                                                                     43
Curso Avanzado de Ms Excel

          La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de
          la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de
          compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
5. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas
   o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:
    PARA ASEGURARSE DE QUE                                          ESCRIBA ESTA FÓRMULA

    La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede           =Y(D1=0;D2<40000)
    actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta
    discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que
    los 40.000 dólares asignados.

    La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo     =ESTEXTO(B2)
    contiene texto.

    Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad         =Y(E1<=800;E2<=97000)
    proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios
    (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe
    del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a
    97.000 dólares.

    La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es        =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
    siempre mayor que el número de años completos de empleo
    (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

    Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen            =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
    valores únicos.
                                                                    Debe escribir la fórmula en la validación de
                                                                    datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar
                                                                    las celdas A2 a A20 de manera que la validación
                                                                    de datos para cada celda del rango tenga una
                                                                    fórmula similar, pero el segundo argumento para
                                                                    la función CONTAR.SI coincidirá con la celda
                                                                    actual.

    La celda que contiene un nombre de código de producto           =Y(IZQUIERDA(B5;                3)        ="ID-
    (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene    ";LARGO(B5) > 9)
    al menos 10 caracteres de longitud.



6. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir
   blancos.




    Ing. oscar perez                                                                                                     44
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  • 1. Curso Avanzado de Ms Excel Managua, Noviembre 2010 1
  • 2. Curso Avanzado de Ms Excel Tabla de contenido Introducción ...................................................................................................................................................... 3 Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8 Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12 Descripción general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13 Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17 Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17 Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18 Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización................................. 20 Activar o desactivar Fórmula Autocompletar....................................................................................... 24 ¿Qué es la validación de datos?............................................................................................................. 24 ¿Cuándo es útil la validación de datos? ................................................................................................ 26 Mensajes de validación de datos ........................................................................................................... 27 Sugerencias para trabajar con la validación de datos .......................................................................... 28 Agregar validación de datos a una celda o rango........................................................................................ 30 Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46 Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49 Fórmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51 Utilizar constantes en fórmulas............................................................................................................. 53 Utilizar operadores de cálculo en fórmulas .......................................................................................... 54 Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas .......................................................................... 57 Evitar errores comunes al escribir fórmulas......................................................................................... 65 Importación de datos a Excel .......................................................................................................................... 80 Importación de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86 Subtotales ........................................................................................................................................................ 90 Totales generales ..................................................................................................................................... 90 Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91 Subtotales exteriores............................................................................................................................... 91 Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91 Introducción a análisis Y SI .............................................................................................................................. 94 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96 Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97 Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis .................................. 99 Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100 Ing. oscar perez 2
  • 3. Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100 Preparar la hoja de cálculo ...................................................................................................................... 100 Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ........................................................................... 101 ¿Qué es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104 Qué es la optimización ............................................................................................................................ 104 Definir un modelo de optimización ........................................................................................................ 105 Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105 Celdas cambiantes................................................................................................................................... 105 Restricciones........................................................................................................................................... 106 ¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114 ¿Por qué es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117 Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse? ........ 118 ¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? ................................................................................... 121 ¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121 Introducción Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le Ing. oscar perez 3
  • 4. Curso Avanzado de Ms Excel ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos. Realice comparaciones rápidas y efectivas Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.  Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con los nuevos mini gráficos.  Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos. Obtenga análisis eficaces desde el escritorio Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor rapidez y facilidad.  Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o más elementos, al instante.  PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulación rápida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada. Además, podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2 Ing. oscar perez 4
  • 5. Curso Avanzado de Ms Excel  Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a las inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010.3 Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividad Crear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea.  Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. Eso es. La característica de recuperación de versiones es solo una de tantas características nuevas disponibles en la nueva vista Microsoft Office Backstage™. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de administración de libros. Ing. oscar perez 5
  • 6. Curso Avanzado de Ms Excel  Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estén más accesibles. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control está en sus manos. Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de Excel pueden participar sin problemas.  Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador web mediante Excel Web App.  Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta funcionalidad dentro de su firewall.  Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.  Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con su equipo conservando una sola versión del libro. Ing. oscar perez 6
  • 7. Curso Avanzado de Ms Excel Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar Obtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté.  Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador web cuando no está en su hogar, escuela u oficina.4  Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. Manténgase actualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono de Windows.5 Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón de filas, Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más flexibilidad y mejores resultados. Ing. oscar perez 7
  • 8. Curso Avanzado de Ms Excel Excel 2010 vs Excel 2007 Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no .serán tan. significativas como las que se produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Así es los usuarios de Excel 2007 tendrán una adaptación prácticamente inmediata, y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión a la que adaptarse. Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean los propios usuarios los que aporten mejoras. Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen. En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Según parece, habrá más posibilidades de personalización en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera sencilla. Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible. Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en la Ing. oscar perez 8
  • 9. Curso Avanzado de Ms Excel entrada Gráficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos. Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas ―Slicer‖ de forma que la selección y filtrado de datos funciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado. Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar las hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen opciones de pegado en el menú contextual. Ing. oscar perez 9
  • 10. Curso Avanzado de Ms Excel Incremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos. Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños descuidos. Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con formas en las macros. Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas... Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma Ing. oscar perez 10
  • 11. Curso Avanzado de Ms Excel hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta propiedad, entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones creadas, pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas. La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más que suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas. Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema operativo y la herramienta Excel Web App. Ing. oscar perez 11
  • 12. Curso Avanzado de Ms Excel Elementos de Excel La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene dos tipos básicos de elementos: - Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo. - Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña. Las barras  La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .  La barra de acceso rápido Ing. oscar perez 12
  • 13. Curso Avanzado de Ms Excel La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos.... Descripción general de las tablas de Excel Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo. Ing. oscar perez 13
  • 14. Curso Avanzado de Ms Excel NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si. Para obtener más información acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cómo calcular varios resultados con una tabla de datos. Administrar datos en una tabla de Excel Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de una tabla en la misma hoja de cálculo. Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexión en un sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint. NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.), no se puede crear una tabla en un libro compartido. CARACTERÍSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA  Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado. Ing. oscar perez 14
  • 15. Curso Avanzado de Ms Excel Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar datos.  Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de Excel.  Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel.  Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.  Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.  Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.  Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo.  Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla. Ing. oscar perez 15
  • 16. Curso Avanzado de Ms Excel Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.). De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamaño deseado. Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede crear tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.). Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros usuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar los datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambios que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint. Ing. oscar perez 16
  • 17. Curso Avanzado de Ms Excel Crear o eliminar una tabla de Excel Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla. Crear una tabla 1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. 3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Las herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. Convertir una tabla en un rango de datos 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. Ing. oscar perez 17
  • 18. Curso Avanzado de Ms Excel SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA Si, inmediatamente después de crear la tabla, hace clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido, la convertirá de nuevo en un rango. Eliminar una tabla 1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla. 2. Presione SUPR. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido para eliminar una tabla que acaba de crear. Convertir una tabla de Excel en un rango de datos Puede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango. Ing. oscar perez 18
  • 19. Curso Avanzado de Ms Excel Total de datos de una tabla de Excel Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila de totales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. 2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila Total. NOTA La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda situada más a la izquierda. 3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece. 4. En la lista desplegable, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total. SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la lista. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales. NOTAS Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total. Usar Fórmula Autocompletar Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable Ing. oscar perez 19
  • 20. Curso Avanzado de Ms Excel dinámica de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con el desencadenador. A continuación, puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando un desencadenador de inserción. Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar Fórmula Autocompletar. Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia más cercana resaltada. Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia de tabla. La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción. Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización En la tabla siguiente se resume cómo controlar dinámicamente la presentación de elementos en la lista desplegable Fórmula Autocompletar. Para mostrar Escriba esto Nombres de funciones Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una función. de Excel y definidas por el usuario Ejemplo: Su Argumentos de función (Ningún desencadenador de visualización). Escriba el argumento, como un número o referencia de celda, o utilice un desencadenador de visualización, como las letras iniciales o un [ (corchete de Ing. oscar perez 20
  • 21. Curso Avanzado de Ms Excel apertura). Ejemplo: SUMA(5, A2, [ Para cada argumento posterior, escriba un punto y coma seguido del argumento u otro desencadenador de visualización. NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas que se muestran automáticamente en la lista desplegable: CELDA, VALFUT, CONSULH, COINCIDIR, AMORT, VALACT, JERARQUIA, SUBTOTAL y CONSULV. Nombres definidos y Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre. nombres de tablas Ejemplo: Anu Especificadores de Siga uno o varios de estos procedimientos: columna de tabla y especificadores de [ (corchete de apertura) inmediatamente después del nombre de la tabla. elementos especiales ([Todos#], [Datos#], Ejemplo: ResumenAnual[ #Títulos#], [Total#], [Esta fila#]) ; (punto y coma) inmediatamente después de un elemento especial. Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l]; : (dos puntos) inmediatamente después de un nombre de columna. Ejemplo: ResumenAnual[Ventas: NOTA Si la celda está en una tabla, el nombre de la tabla es opcional. Por ejemplo, las siguientes fórmulas serían equivalentes: =[Ventas]/[Costos] =ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos] Nombres de conexión " (comillas de apertura) inmediatamente después del paréntesis de apertura de un en funciones de Cubo nombre de función de cubo. Ejemplo: MIEMBROCUBO(" NOTA Sólo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro actual. Cadenas de texto de Siga uno o varios de estos procedimientos: expresiones multidimensionales " (comillas de apertura) inmediatamente después de la coma para un (MDX) en funciones de argumento. Cubo Ing. oscar perez 21
  • 22. Curso Avanzado de Ms Excel Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas"," . (punto) inmediatamente después de un corchete de cierre. Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes]. Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México]. ( (paréntesis de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una tupla. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","( , (coma) inmediatamente después de un corchete de cierre en una cadena de texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","([Clientes].[México], { (llave de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresión establecida. Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","{ NOTAS Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de texto MDX que emplee Fórmula Autocompletar. Si se ha definido un título, se muestra en una información en pantalla para ayudarle a confirmar la elección. Si una cadena de texto MDX es ambigua, se especifica aún un nombre de miembro único pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Por ejemplo, si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].[Hidalgo].[Dora N. Boots] Se debería especificar uno de los siguientes valores: [Clientes].[Nombre].&[54342] [Clientes].[Nombre].&[34297] Si el especificado no es el que desea, lo eliminaría y, a continuación, seleccionaría el otro. Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services, como "Hijos", "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun así los puede escribir. Ing. oscar perez 22
  • 23. Curso Avanzado de Ms Excel NOTAS En cualquier momento que esté utilizando Fórmula Autocompletar, puede escribir lo que desee para terminar la fórmula. Puede utilizar Fórmula Autocompletar en la mitad de una fórmula o función anidada existente. El texto inmediatamente anterior al punto de inserción se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable, y todo el texto posterior al punto de inserción permanece sin cambiar. Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas, como las utilizadas en la función SUBTOTAL, y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de autocompletar, pero aun así puede escribirlas. Desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar mediante las teclas En la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar. Para Presione Mover el punto de inserción un carácter a la FLECHA IZQUIERDA izquierda. Mover el punto de inserción un carácter a la derecha. FLECHA DERECHA Subir la selección un elemento. FLECHA ARRIBA Bajar la selección un elemento. FLECHA ABAJO Seleccionar el último elemento. FIN Seleccionar el primer elemento. INICIO Bajar una página y seleccionar un nuevo elemento. AV PÁG Subir una página y seleccionar un nuevo elemento. RE PÁG Cerrar la lista desplegable. ESC (o hacer clic en otra celda) Activar o desactivar Fórmula Autocompletar. ALT+FLECHA ABAJO Especificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador de inserción Ing. oscar perez 23
  • 24. Curso Avanzado de Ms Excel IMPORTANTE Conforme escriba una fórmula, incluso después de utilizar un desencadenador de inserción, no se olvide de escribir el paréntesis de cierre para una función, el corchete de cierre para una referencia de tabla o las comillas de cierre para una cadena de texto MDX. Para insertar el elemento seleccionado en la fórmula y colocar el punto de inserción directamente después, presione TAB o haga doble clic en el elemento. Activar o desactivar Fórmula Autocompletar 1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Fórmulas. 2. En Trabajando con fórmulas, active o desactive Fórmula Autocompletar. Validación de datos a celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas. ¿Qué es la validación de datos? La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente: Ing. oscar perez 24
  • 25. Curso Avanzado de Ms Excel Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico. En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones. Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente. Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos. La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos. Ing. oscar perez 25
  • 26. Curso Avanzado de Ms Excel ¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:  Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.  Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.  Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Ing. oscar perez 26
  • 27. Curso Avanzado de Ms Excel  Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.  Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.  Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación. Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos. Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Ing. oscar perez 27
  • 28. Curso Avanzado de Ms Excel ICONO TIPO SE USA PARA Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo. Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:  El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.  Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.  Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda. Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.  Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.  Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido. Ing. oscar perez 28
  • 29. Curso Avanzado de Ms Excel  Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.  Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.  Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.  Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que: Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo. La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Automático. Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error. Ing. oscar perez 29
  • 30. Curso Avanzado de Ms Excel Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda. Agregar validación de datos a una celda o rango En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una hoja de cálculo.  Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable  Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites  Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites  Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo  Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo  Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud  Calcular qué se permite según el contenido de otra celda  Usar una fórmula para calcular qué se permite Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista. 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. Ing. oscar perez 30
  • 31. Curso Avanzado de Ms Excel La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista. 5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Por ejemplo:  Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.  Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. NOTA El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable. 6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. oscar perez 31
  • 32. Curso Avanzado de Ms Excel 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda están restringidos". 2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Ing. oscar perez 32
  • 33. Curso Avanzado de Ms Excel Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. 6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Ing. oscar perez 33
  • 34. Curso Avanzado de Ms Excel  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal. Ing. oscar perez 34
  • 35. Curso Avanzado de Ms Excel 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. 6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo. NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Número de la ficha Inicio. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. Ing. oscar perez 35
  • 36. Curso Avanzado de Ms Excel 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que. Ing. oscar perez 36
  • 37. Curso Avanzado de Ms Excel 6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Ing. oscar perez 37
  • 38. Curso Avanzado de Ms Excel Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que. 6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora. Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Máximo. Ing. oscar perez 38
  • 39. Curso Avanzado de Ms Excel 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Ing. oscar perez 39
  • 40. Curso Avanzado de Ms Excel Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a. 6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Ing. oscar perez 40
  • 41. Curso Avanzado de Ms Excel Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Calcular qué se permite según el contenido de otra celda 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Ing. oscar perez 41
  • 42. Curso Avanzado de Ms Excel Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. 6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4. 7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada. 3. Rellene el título y el texto del mensaje. 9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos. Especificar una respuesta para los datos no válidos Ing. oscar perez 42
  • 43. Curso Avanzado de Ms Excel 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:  Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.  Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.  Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. 3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda". 2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración. Usar una fórmula para calcular qué se permite 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos. Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. Ing. oscar perez 43
  • 44. Curso Avanzado de Ms Excel La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado. 5. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo: PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FÓRMULA La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede =Y(D1=0;D2<40000) actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados. La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo =ESTEXTO(B2) contiene texto. Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad =Y(E1<=800;E2<=97000) proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares. La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO) siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo). Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1 valores únicos. Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual. La celda que contiene un nombre de código de producto =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID- (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene ";LARGO(B5) > 9) al menos 10 caracteres de longitud. 6. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. Ing. oscar perez 44