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Métodos de clasificación de archivo (los documentalistas 17 ag)

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Métodos de clasificación de archivo nos muestra la forma apropiada para almacenar documentos

Publicado en: Educación
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Métodos de clasificación de archivo (los documentalistas 17 ag)

  1. 1. LOS DOCUMENTALISTAS INTEGRANTES: - Alexandra Benavides. - Sonia Haro. - Geoconda Salcan. - Allison Segura. - David Álvarez N. (COORDINADOR) MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO
  2. 2. MÉTODO DE ARCHIVO  SECUENCIA LÓGICA CON LA QUE SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN.  ALFABÉTICO  NUMÉRICO  GEOGRÁFICO  POR ASUNTOS  ALFANUMÉRICO
  3. 3. MÉTODO ALFABÉTICO  APOYO DE LAS DEMAS METODOLOGIAS DEL TRABAJO DE ARCHIVO.  ALFA POR ASUNTOS O DE MATERIA:  ALFA-NUMÉRICO.  ALFA-GEOGRÁFICO.  ALFA-CRONOLÓGICO.  SENCILLO DE MANEJAR.  REFERENCIA DIRECTAMENTE EN GAVETAS PRINCIPALES.  NO NECESITA ARCHIVO AUXILIAR.
  4. 4.  VENTAJA  SENCILLO DE COLOCAR.  PUEDE MANEJARSE SIN NINGUN TIPO DE FORMACIÓN ESPECIAL.  DESVENTAJA  PODRÍAN SURGIR PROBLEMAS SI EL ARCHIVO LO MANEJAN VARIAS PERSONAS
  5. 5. SE NECESITA CONOCER  REQUISITOS DE LAS EMPRESAS SOBRE ALMACENAJE DE DOCUMENTOS Y SISTEMA DE CONTROL.  SISTEMAS DE ARCHIVO Y EQUIPOS DISPONIBLES EN EL MERCADO.  ELEMENTOS ESENCIALES PARA UN ADECUADO ALMACENAJE Y CONTROL DE DOCUMENTOS.
  6. 6. MÉTODO NUMÉRICO  ASIGNA UN CÓDIGO A CADA UNA DE LAS CARPETAS DEL ARCHIVO.  MÉTODO INDIRECTO YA QUE NECESITA UN ARCHIVO AUXILIAR.
  7. 7. CONSTA DE TRES PARTES  ARCHIVO PRINCIPAL TARJETERO ARCHIVO ALFABÉTICO
  8. 8. SE UTILIZA EN:  MOVIMIENTOS BANCARIOS.  POLIZAS DE SEGUROS.  HISTORIAS CLÍNICAS.  FACTURAS.  RECIBOS.  REGISTROS DE ALUMNOS.  DEPARTAMENTOS CONTABLES.  CASOS CONFIDENCIALES.
  9. 9.  VENTAJAS  SENCILLO PARA ENCONTRAR CARPETAS.  EL ARCHIVO SE PUEDE AUMENTAR INDEFINIDAMENTE.  FICHAS UTILIZABLES PARA OTROS FINES.  DESVENTAJAS  SIEMPRE NECESITA ARCHIVO AUXILIAR
  10. 10. MÉTODO GEOGRÁFICO  AGRUPA CARPETAS EN ORDEN GEOGRÁFICO, POR PAISES, REGIONES, TERRITORIOS, ETC.  UTILIZA ORDEN ALFABÉTICO PARA LOCALIDADES DE MANERA DESCENDENTE.  PAIS, DEPARTAMENTO, MUNICIPIO,CANTONES, ETC.
  11. 11. SE UTILIZA EN:  OFICINAS DE EXPORTACIÓN.  DEPARTAMENTO DE VENTAS.  MINISTERIOS.  SECRETARIAS DEPARTAMENTALES.  ALMACENES EN CADENA.  OFICINAS DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS.
  12. 12. DESVENTAJA  LAS ACTIVIDADES NO SIEMPRE SE DESARROLLAN EN TERRITORIOS ESPECÍFICOS.  NECESITA AMPLIO CONOCIMIENTO DEL DESPLAZAMIENTO DE TODOS LOS PUEBLOS Y CIUDADES.
  13. 13. MÉTODO POR ASUNTOS  CONCISTE EN ARCHIVAR LA DOCUMENTACIÓN POR TEMA O CONTENIDO.  SON ÚTILES PARA LLEVAR CORRESPONDENCIA Y PAPELES DE UNA ACTIVIDAD REPETITIVA.
  14. 14. SE UTILIZA EN:  DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS.  OFICINAS DONDE EL INTERES SE ENFOCA EN EL CUADRO GENERAL DE LA SITUACIÓN.  OFICINAS QUE CONSERVAN MATERIAL DIDÁCTICO.  INSTITUCIONES QUE REQUIEREN QUE SUS PRODUCTOS SE IDENTIFIQUEN POR GRUPOS.
  15. 15.  VENTAJAS  SIRVE PARA AGRUPAR DOCUMENTOS RELACIONADOS CON UN ASUNTO EN PARTICULAR.  GUARDA EL EXPEDIENTE COMPLETO PERTENECIENTE AUN RPODUCTO ESPECÍFICO O UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.  DESVENTAJAS  PUEDE PRODUCIRSE OLVIDO DE PAPELES DE UN TEMA EN OTRA CARPETA.
  16. 16. MÉTODO ALFANUMÉRICO  COMBINA LAS CLASIFICACIONES ALFABÉTICA Y NUMÉRICA.  ASIGNA UN NÚMERO A CADA LETRA DEL ALFABETO.  CADA CARPETA DENTRO DE UN NUMERO SE NÚMERA CONSECUTIVAMENTE.  LAS CARPETAS SE ORDENAN ALFABETICAMENTE EN EL ARCHIVO Y LOS NÚMEROS SE USAN COMO REFERENCIA SOBRE LA CORRESPONDENCIA.

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