MS Excel XP: Introdução às Planilhas Eletrônicas

MS Excel XP
Planilhas Eletrônicas

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O Primeiro contato

Neste primeiro momento vamos saber o que o Excel faz, conhecer os
elementos da sua janela e aprender os conceitos básicos no trabalho com
planilhas eletrônicas.
O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e atualmente é o software de
planilha eletrônica mais popular do mercado. A planilha eletrônica agiliza muito
todas as tarefas que envolvem cálculos e segundo as pesquisas, é o aplicativo
mais utilizado nos escritórios do mundo inteiro.

O que o Excel faz

Com o Excel você faz os mais variados cálculos com rapidez. Você pode
também gerar gráficos para interpretar visualmente os dados da planilha. Pode
fazer simulações jogando com os números para criar cenários diferentes. O
Excel tem uma coleção grande de funções matemáticas, lógicas, estatísticas,
etc. Com isso você faz desde um controle de despesas domésticas até
sofisticados cálculos de engenharia. Faz desde um gráfico para trabalho
escolar até complexas análises econômicas.
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Iniciando o programa

O Excel pode ser iniciado como qualquer outro programa do ambiente
Windows. A maneira mais comum é usar o ícone do menu Todos os
programas. Faça assim:
Clique no botão Iniciar da Barra de Tarefas.
Aponte o menu Todos os programas.
Clique no ícone Microsoft Excel.
O Windows permite iniciar um programa de vários outros modos. Por exemplo:
através comando Executar..., através da pasta Meu Computador, clicando em
atalhos, etc..

A janela do Excel
Se você observar outros softwares do pacote Office da Microsoft vai perceber
que a janela do Excel tem semelhanças com as janelas do Word, do
PowerPoint ou do Outlook. Na configuração padrão você vai encontrar os
seguintes itens: barra de título, barra de menus, barra de ferramentas padrão,
barra de formatação, barra de fórmulas, barra de status, área da planilha,
painel de tarefas, barras de rolagem e guias de planilhas. 3

Figura 1 Janela do Excel

Barra de título: Contém o menu Controle, o nome do documento ativo, o nome
do programa e os três botões: minimizar, maximizar e fechar.

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Barra de menus: Exibe os menus: Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar,
Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda.

Barra de ferramentas padrão: Contém botões para os comandos mais usados do
Excel.

Barra de formatação: Contém botões para os comandos mais usados na
formatação de planilhas.

Barra de fórmulas: Na barra de fórmulas é mostrado o conteúdo da célula
selecionada tal como ele foi digitado, que em muitos casos é diferente do que é
exibido na planilha.

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Área da planilha: Exibe a planilha ativa.
Guias de planilhas: Ficam na parte de baixo da área de planilha. Há uma guia para
cada planilha da pasta de trabalho aberta.

Barras de rolagem: Permitem movimentar a área da planilha para visualizar células
que estejam fora do campo de visão.

Barra de status: Exibe informações sobre a operação do
programa.

Note: os botões minimizar, maximizar e fechar aparecem duas vezes na Área de
Trabalho do Excel. Os botões que ficam na barra de título agem sobre o Excel. Os
botões que ficam na barra de menus ou na área de planilhas agem sobre a pasta
de trabalho ativa.

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Pastas de trabalho, planilhas e células
Não confunda pasta de trabalho do Excel
com pasta do Windows.

No trabalho com planilhas precisamos compreender alguns conceitos básicos.
Vamos detalhar cada um na seqüência:

Pastas de trabalho. O Excel cria arquivos com extensão .xls, chamados pastas
de trabalho. Estes arquivos são os documentos básicos do Excel e contém um
conjunto de planilhas.
Planilhas. As planilhas ficam contidas nas pastas de trabalho. A planilha se
apresenta ao usuário como uma tabela formada por várias linhas e colunas. As
colunas são identificadas por letras e as linhas são identificadas por números. O
cruzamento das linhas com as colunas produz as células.
Células. A célula é o elemento básico da planilha. A célula armazena dados de
vários tipos, tais como: texto, valores fórmulas e funções.
Identificação de células: No Excel cada célula é identificada por uma letra e um
número. A letra define a coluna que contém a célula e o número define a linha
que a contém. Por exemplo: a célula B20 está no encontro da coluna B com a
linha 20. Como o alfabeto tem poucas letras, as colunas depois do Z são
identificadas por duas letras. Por exemplo: AA, AX ou BA. 7

Fórmulas e funções

O Excel tem uma grande capacidade de automatizar cálculos graças às
fórmulas e funções.
Fórmulas. As fórmulas dão o poder de cálculo às planilhas eletrônicas. Você
insere fórmulas numa célula começando a linha com um sinal de igual (=). As
fórmulas podem buscar dados em outras células para calcular um resultado. Por
exemplo: se você quer exibir na célula A3 a soma dos valores colocados nas
células A1 e A2, digite na célula A3 a fórmula =A1+A2.
Funções: Em muitos casos, você monta uma fórmula usando as quatro
operações básicas da Matemática. Para os cálculos mais elaborados o Excel
tem uma coleção de funções prontas para livrar o usuário de ter que quebrar a
cabeça com procedimentos complexos. Funções são procedimentos que o
Excel utiliza nas fórmulas. São exemplos de funções: cálculo de média,
operações matemáticas avançadas, cálculo de juros, testes lógicos, cálculos
estatísticos, etc.

Obtendo ajuda
Há vários caminhos para conseguir ajuda sobre o funcionamento do Excel. Você
pode usar a documentação disponível no computador, recorrer a materiais
impressos e digitais ou buscar socorro na Internet.
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Manuais impressos e digitais

Ao adquirir o Excel você recebe um manual impresso com informações básicas
sobre o funcionamento do programa. Além disso, a Microsoft publica várias
obras sobre o Excel, em vários níveis de aprofundamento. Você pode ver o que
existe visitando o endereço das publicações da Microsoft na Internet. O
endereço é: www.microsoft.com/brasil/mspress/. Nas livrarias você também
encontrará publicações sobre o Excel, tanto em papel, como em CD-ROM.

A Ajuda do programa

Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do Microsoft Excel.
Na janela de Ajuda há três guias, cada uma com um modo diferente de
consulta. Clique numa das guias: Conteúdo, Assistente de resposta ou Índice.
Dê duplo clique sobre um conteúdo para visualizar suas sub-divisões.

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Figura 2 Ajuda do Excel 2000

O Assistente do Office
O Assistente do Office é um serviço de ajuda, representado por um
instrutor divertido. Você vai encontrá-lo em todos os programas do
pacote. O Assistente fica observando o que você faz. Quando ele
tem alguma dica sobre o que você está fazendo acende uma
lâmpada na cabeça do Assistente.
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O padrão do Office é trabalhar com o Assistente ativo. Ele aparece quando o
Excel é iniciado. Se você não quer iniciar com o Assistente ativo, clique sobre
ele e escolha o botão opções. Então desmarque Mostrar dica do dia ao
inicializar.

Quando você clica sobre o Assistente ele abre um balão de diálogo com várias
opções de consulta relacionadas ao que você está fazendo. Clique numa opção,
ou então, digite uma pergunta no campo Consultar mais. O Assistente
verificará o texto digitado procurando palavras-chave. A partir das palavras-
chave encontradas ele oferecerá opções de ajuda

Use também o botão Ajuda do Excel da barra padrão.

Em certos momentos o Assistente pode se tornar incômodo. Para removê-lo da
tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu Ajuda. Você poderá
trazê-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar ao menu Ajuda e clicar na
opção Mostrar assistente do Office.
Lembre-se que a utilização do Assistente consome memória e isso deixa o
computador mais lento.

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O que é isto?

Use também o botão O que é isto?

O botão O Que é isto? aparece em muitas caixas de diálogo do Windows. Sua
função é explicar o funcionamento dos elementos da caixa. Se você quer saber,
por exemplo, o que faz um botão da caixa de diálogo faça assim:

1. Clique no botão O que é isto? O botão muda de forma para uma seta com uma
interrogação ao lado.
2. Clique no item da tela que você deseja informações.
3. Surgirá uma etiqueta de texto explicando a função do item clicado.
4. Depois de ler a etiqueta clique em qualquer lugar da tela para continuar
trabalhando.

Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado à
Internet será aberto um endereço da Microsoft sobre o Office.

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Figura 3. Menu Ajuda.

Neste capítulo vamos criar uma planilha simples para mostrar o funcionamento
básico do Excel. Não vamos nos preocupar neste momento com detalhes de
formatação ou com recursos mais sofisticados.

EXEMPLO: CONTROLE DE ORÇAMENTO DOMÉSTICO
Vamos criar uma planilha para controle de orçamento doméstico. Faremos
assim: criaremos uma tabela com os seguintes campos: Data, Descrição,
Débito, Crédito e Saldo. Na parte de cima

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da tabela colocaremos um título e na parte de baixo colocaremos dois valores
totais: o total de débitos do mês e o total de créditos.
Com esta planilha você poderá controlar o seu caixa doméstico ou sua conta
bancária, por exemplo. Mas já que o objetivo das planilhas eletrônicas é
simplificar a nossa vida deixaremos aos cuidados do Excel todos os cálculos.
Esta é a diferença entre uma simples tabela e uma planilha. A planilha
calcula. Vamos começar.
1. Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova.
2. Clique na guia da planilha 1 para deixá-la ativa.
3. Clique na célula A1 para deixá-la ativa.
4. Digite o título da planilha na célula A1: Controle de orçamento doméstico -
janeiro/2002.

Note: você pode digitar texto longo numa célula. O texto vai avançar sobre as
células vizinhas se elas estiverem vazias.
4.Clique na célula A3 para deixá-la ativa. Digite nela o texto: Data.
5.Clique na célula B3 para deixá-la ativa. Digite nela o texto Descrição.
6.Repita o procedimento nas células C3, D3 e E3, digitando em cada uma os
textos: Crédito, Débito e Saldo, respectivamente.
7.Clique na célula A4. Digite a data 01/01/2002.
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Note: Às vezes a data é exibida na célula de um modo diferente do que você
digitou. É possível configurar o modo como datas são exibidas. Você
aprenderá isso mais adiante.

8. Clique na célula B4. Digite: Saldo anterior.
9. Clique na célula E4. Digite o saldo da conta corrente no início do mês. Por
exemplo: R$ 1.000,00.
10. Agora você pode fazer o lançamento dos débitos e créditos do mês. Use
a coluna A para as datas e a coluna B para descrever o lançamento. Se o
lançamento for um crédito (ganho ou entrada), digite o valor na coluna C e se
for um débito (despesa ou saída) digite na coluna D.
11. Na coluna E, dos saldos, não digitaremos valores. Usaremos fórmulas,
para que o Excel calcule o saldo automaticamente. Na célula E5 digite:
=E4+C5-D5.
12. Nas células E6, E7, E8, etc. você também digitará fórmulas. Na célula E6
digite =E5+C6-D6. Na célula E7 digite =E6+C7-D7. Nas demais células de
saldo, siga a mesma lógica.
13. Vamos agora calcular o total de créditos do mês. Usaremos a função
SOMA do Excel. Digamos que você fez dez lançamentos no seu controle de
conta corrente. Clique na célula C15 e digite: =SOMA(C5:C14). Na célula
C15 você terá o total de créditos do mês. 15

14. Para calcular o total de débitos do mês usaremos novamente a função
SOMA. Clique na célula D15 e digite =SOMA(D5:D14).

Pronto. Sua primeira planilha está criada. Se você não entendeu alguma
etapa do processo não se preocupe, mais adiante veremos com detalhes as
operações que executamos e os meios de melhorar a planilha.

Figura 4 Planilha de controle de orçamento doméstico

Agora leia o próximo item da apostila e veja como salvar a pasta.
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Salvando uma pasta de trabalho

Para salvar uma pasta pela primeira vez usamos o comando Salvar como...
Faça assim:
1. Escolha o menu Arquivo e a opção Salvar como... Surgirá a caixa de
diálogo Salvar como
2. No campo Salvar em selecione a pasta em que você quer arquivar seu
documento. Geralmente o Excel está configurado para usar a pasta Meus
Documentos como padrão. Abaixo do campo Salvar em você vê o
conteúdo da pasta selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o nome da sua pasta de trabalho. O
Excel dá uma sugestão de nome.
4. No campo Salvar como tipo você deve escolher o formato em que será
gravado o arquivo. A opção Pasta de trabalho do Excel é a escolha mais
comum.
5. Por último, clique em Salvar.

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Figura 5 Caixa de diálogo Salvar como

Use também o botão Salvar da barra padrão

Salvando alterações: Se você modificar uma pasta de trabalho depois de tê-la
salvo pela primeira vez fica bem simples gravar as alterações. Basta clicar no
comando Salvar do menu Arquivo. Lembre-se que a versão modificada substitui
a versão anterior.

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Abrindo uma pasta de trabalho

Para abrir pastas de trabalho gravadas faça assim:
1. No menu Arquivo escolha Abrir... Surgirá a caixa Abrir.
2. No campo Examinar selecione a pasta que contém o documento desejado.
Abaixo deste campo é exibido o conteúdo da pasta selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o nome da pasta de trabalho ou clique
no nome exibido na lista.
4. No campo Arquivos do tipo você pode escolher que tipo de arquivos
aparecerão na caixa de arquivos disponíveis.
5. Finalize clicando em Abrir.

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Use também o botão Novo da barra padrão.

Figura 6 Caixa de diálogo Abrir

Use também o botão Abrir da barra padrão

Nova pasta de trabalho
Use também o botão Novo da barra padrão
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Ao iniciar o Excel, uma nova pasta de trabalho em branco é criada
automaticamente. Esta pasta segue o modelo padrão do Excel. A qualquer
momento, porém, é possível criar novas pastas de trabalho. Como o Excel é
um aplicativo de janelas múltiplas você pode ter mais de uma pasta de trabalho
aberta simultaneamente.
Para criar uma nova pasta de trabalho faça assim:

1. Clique em Arquivo e em seguida Novo... Surgirá o painel de tarefas.
2. Clique no link modelos gerais. Se você não tem um modelo definido em
mente escolha o modelo padrão chamado Pasta de trabalho que aparece na
guia Geral.
3. Clique em OK.

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O Excel vai criar uma pasta de
trabalho baseada no modelo que
você escolheu. Modelos são
pastas parcialmente montadas
que servem de base para o Excel
criar novas pastas. Falaremos
sobre modelos mais adiante.
Modos de visualização
O Excel tem vários modos de
exibir os dados de uma planilha.
Vejamos quais são e quando usá-
los. Os modos de visualização são
escolhidos no menu Exibir.

Normal

O modo normal é ideal para você
trabalhar na sua planilha. Ele exibe
a planilha como uma grande tabela

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Zoom

O comando zoom controla o afastamento ou proximidade com que as células
são exibidas na tela. O comando zoom imita as lentes fotográficas zoom que
aproximam ou afastam os objetos dos nossos olhos. Use uma porcentagem
de zoom confortável para você, mas lembre-se: o tamanho dos objetos na
tela não é necessariamente o tamanho com o que o objeto será impresso.

Use também a cortina de Zoom da barra padrão.

Pré-visualização das quebras de Página
Planilhas grandes ocupam várias páginas ao serem impressas. No modo
Visualizar quebras de página você vê e controla como a planilha vai ser
paginada para impressão.

Tela inteira
A opção Tela inteira oculta boa parte dos elementos da janela do Excel
permitindo que a área de planilha fique o mais ampla possível.

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Note que no modo Tela cheia inclusive a barra de tarefas do Windows fica
escondida. Para acessá-la tecle CTRL + ESC.
Para sair do modo Tela inteira vá ao menu Exibir e desmarque o comando
Tela inteira para desativá-lo.

Visualização de impressão
Este modo permite ver como ficará a planilha impressa. Para acessá-lo vá
ao menu Arquivo e clique em Visualizar impressão.

Alternando entre planilhas
Uma pasta de trabalho tem três planilhas ao ser criada e você pode adicionar
mais planilhas se quiser. Para alternar entre uma planilha e outra use a guia
de planilhas localizada abaixo da área de planilha.

Seleção
Antes de executar um comando no Excel precisamos definir quais células
serão atingidas pelos efeitos do comando. Uma célula selecionada fica
realçada para diferenciar-se das outras células. Há várias maneiras de
selecionar no Excel. Para selecionar:
Uma célula: Clique na célula ou digite o nome da célula na barra de fórmulas.
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Uma linha: Clique no número da linha localizado no lado esquerdo da área
de trabalho do Excel.

Uma coluna: Clique na letra da coluna, localizada no lado superior da área
de trabalho do Excel.

Um grupo contínuo de células: se as células estão lado a lado, clique na
primeira da seqüência e depois segure apertada a tecla SHIFT enquanto
clica na última célula do grupo.

Um grupo contínuo de linhas: Clique no número da primeira linha e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica no número da última linha do
grupo. Os números das linhas ficam no lado esquerdo da área de trabalho
do Excel.

Um grupo contínuo de colunas: Clique na letra da primeira coluna e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na letra da última coluna do
grupo As letras das colunas ficam no lado superior da área de trabalho do
Excel.

Um grupo qualquer de células, linhas ou colunas: Se as células não estão
lado a lado clique na primeira célula e em seguida mantenha a tecla CTRL
apertada enquanto clica nas outras células, linhas ou colunas do grupo.
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Recorte, cópia e colagem

Use também os botões Recortar e Colar da barra padrão.
Você usa as operações de recorte, cópia e colagem no Excel de modo
semelhante ao usado em outros aplicativos. Para mover o conteúdo de
uma célula para outra posição use os comandos Recortar e Colar. Se você
quer copiar um conteúdo para outra posição use Copiar e Colar.

Para mover dados faça assim:
1. Selecione as células que contém os dados.
2. No menu Editar escolha Recortar. As células selecionadas ficam
realçadas com um efeito animado de formigas marchando.
3. Selecione as células que receberão os dados recortados.
4. No menu Editar escolha Colar.
Note: o Excel move também a formatação .da célula.

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.

Use também os botões Copiar e Colar da barra padrão
Para copiar dados faça assim:
1. Selecione as células que contém os dados.
2. No menu Editar escolha Copiar. As células selecionadas ficam realçadas
com um efeito animado de formigas marchando.
3. Selecione as células que receberão os dados copiados.
No menu Editar escolha Colar.
Se você quiser fazer mais cópias selecione outras células para receber os
dados copiados e use o comando Colar.
Para encerrar o processo tecle ESC.
Movendo dados por arraste
Outra forma de mover dados de uma célula para outra é usar o arraste de
mouse. Faça assim:
Selecione as células cujos dados serão movidos.
Aponte sobre as células selecionadas de modo que o ponteiro do mouse
fique na forma de seta padrão.
Arraste o conteúdo das células até o local de destino e solte o botão do
mouse.
Note que a formatação também é movida. 27

Inserindo linhas e colunas
Você pode inserir uma linha nova na planilha a qualquer momento fazendo
assim:
1. Selecione a linha localizada abaixo de onde você quer inserir uma linha
nova.
2. No menu Inserir escolha Linhas.

Para inserir colunas adicionais o procedimento é semelhante. A coluna nova
entra a direita da coluna selecionada.

Note que o Excel renomeia todas as linhas e colunas e faz as modificações
necessárias nas fórmulas da planilha para não criar problemas para o usuário.
Impressão
Antes de imprimir uma planilha é preciso definir alguns detalhes. Comece pela
configuração de página. Em seguida visualize a impressão para ter uma prévia
de como a planilha será impressa. Por último defina a impressão propriamente.
Vejamos cada etapa:
Configurar página
No menu Arquivo clique em Configurar página... Surgirá a caixa de diálogo
correspondente.
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Figura 8 Caixa de diálogo Configurar página
Na configuração de página você define:

Tamanho do papel: escolha o formato de papel que está na sua impressora.
Orientação das páginas: retrato ou paisagem.
Margens: na guia margens você define a largura das margens.
Cabeçalho e rodapé: Você pode inserir dados no cabeçalho ou rodapé como:
nome da planilha, numeração das páginas, data e hora.
Número de páginas: Defina em quantas folhas de papel a planilha será
distribuída. Escolha corretamente para que os dados não saiam muito
pequenos ou muito grandes. 29

Visualizar
página
Use também o botão Visualizar impressão da barra padrão.

Depois de configurar a página use o comando Visualizar impressão do menu
Arquivo para ter uma prévia da impressão. Se tudo estiver correto passe para
a impressão propriamente.

Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo.
Para uma impressão rápida clique no botão Imprimir da barra padrão.

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Figura 9 Caixa de diálogo Imprimir

Escolha uma das impressoras configuradas no seu micro, o que será
impresso, quantas cópias e se as cópias serão agrupadas.
Vejamos como melhorar a aparência de sua planilha. Para isso estudaremos
as opções do menu Formatar
EXEMPLO: CONTROLE DE RENDIMENTO ESCOLAR
Vamos fazer uma planilha que controla o rendimento escolar de um aluno.
1. Inicie o Excel com uma pasta de trabalho nova.
2. Clique na guia Plan1 para deixá-la ativa.
3. Na célula A1 digite o título para a planilha: Notas bimestrais.
4. Na célula A3 digite o texto Disciplinas.
5. Na célula B3 digite 1º bimestre, na célula C3 digite 2º bimestre, na célula D3
digite 3º bimestre e na célula E3 digite 4º bimestre.
6. Na célula F3 digite Média anual.
7. Embaixo da célula A3 digite o nome das disciplinas. Por exemplo:
Português, Matemática, História, etc...
8. Digite as notas que o aluno teve durante o ano em cada bimestre. Use
valores de 0 a 10, com uma casa decimal. Por exemplo: 7,5.
9. Na coluna de Média anual utilizaremos fórmulas. A média anual é
conseguida somando as notas dos quatro bimestres e dividindo por 4. Para
que o Excel calcule a média anual do aluno em Português digite na célula F4
a fórmula: =(B4+C4+D4+E4)/4. 31

10. Nas demais disciplinas siga o mesmo raciocínio que foi usado para
calcular a média de Português.
Pronto. Os textos, valores e fórmulas foram digitados. Agora vamos salvar
a pasta de trabalho e mais tarde, faremos a formatação. Para salvar a
pasta de trabalho faça assim:
1. Clique em Arquivo e no comando Salvar como...
2. Digite um nome para a planilha. Sugerimos Notas bimestrais.
3. Selecione uma pasta para armazenar o arquivo. Sugerimos a pasta
Meus Documentos.
4. Clique em Salvar.

Figura 10 Planilha Notas bimestrais sem formatação 32

A pasta de trabalho está salva. Pode fechá-la clicando no botão Fechar. Mais
tarde vamos formatar esta planilha.
O digitado e o exibido
Na barra de fórmulas o conteúdo da célula aparece do jeito que foi digitado.
Trabalhando no Excel você verá que muitas vezes digitamos um valor e o
Excel o exibe de modo diferente do que foi digitado. Esta é uma das grandes
vantagens do Excel. O usuário pode digitar valores de forma simplificada que
o Excel se encarrega de fazer a formatação. Veja um exemplo. Se você digitar
números em células formatadas para moeda o resultado é o seguinte:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12

Acostume-se com a idéia que o Excel formata o que você digita antes de
exibir na célula. Vamos ver em seguida como fazer a formatação de valores.

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Formatação de valores
Formatar valores no Excel é definir como os números digitados serão
exibidos na célula. Para formatar os valores de uma célula faça assim:

1. Selecione a célula ou as células.
2. Clique no menu Formatar e em Células... Surgirá a caixa de diálogo
Formatar células.
3. Clique na guia Número.
4. Selecione uma categoria: Geral, número, moeda, data, hora, etc..
5. Defina os detalhes para aquela categoria.
6. Clique em OK.

Esta é a explicação geral, mas você só vai começar a entender quando
conhecer os detalhes de cada categoria. Por isso vamos falar das categorias
principais separadamente.

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Figura 11 Caixa de diálogo Formatar células guia Número

Categoria Geral
Esta é a formatação que apresenta menos diferenças entre o digitado e o
exibido. Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as células
estão formatadas na categoria geral. Veja alguns exemplos de valores
formatados na categoria geral.

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Você e o Excel
digita ... exibe ...
1 1 Não acrescenta casas decimais
1000 1000 Não acrescenta separador de milhar
1.000 1.000 Não altera o separador de milhar
digitado
1,0001 1,0001 Não faz arredondamento
1,100 1,1 Elimina os zeros à direita
00001 1 Elimina os zeros à esquerda
10/01 10/jan Pode alterar a exibição de datas.

Categoria número
A categoria número é ideal para definir quantas casas decimais serão
exibidas. Também podemos definir se o separador de milhar será exibido e de
que forma serão exibidos os números negativos. Veja os exemplos. Definimos
4 casas decimais, com separador de milhar e números negativos identificados
pelo sinal de menos.

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1 1,0000
1000 1.000,0000
-1,1 -1,1000
-2,1234 -2,1234

Categoria Moeda
Esta categoria é indicada para trabalho com dinheiro. Todo valor digitado na
célula será interpretado como moeda. Geralmente o número de casas
decimais é 2. O símbolo da moeda é definido para cada país. Vamos aos
exemplos:

1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12

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Categoria Data
Quando uma célula está formatada para data, todos os valores digitados
nela serão interpretados como data. Isso, às vezes, leva a resultados
surpreendentes. Vamos escolher datas no formato: 10 março, 1998. Veja
os exemplos:
1/03 01 março, 2000 Quando não especificamos o ano o Excel supõe
que é o ano corrente
01/03/00 01 março, 2000 Quando escrevemos 00 no ano o Excel supõe
que seja 2000 e não 1900
01/13/00 01/13/00 Como não existe mês 13 o Excel não pode
exibir a data. O valor é tratado como se fosse
texto.
32 01 fevereiro, 1900 Quando escrevemos apenas um número numa
célula formatada para data o Excel conta os dias
a partir de 01/jan/1900. Neste caso, 32 nos leva
ao 32º dia contado a partir de 1900, ou seja
01/fev/1900.

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Texto
Você digita ... e o Excel trata como ... porque ...
1 Valor Sem comentário
Um Texto Sem comentário
Brasil 500 Texto Quando valores e texto se misturam,
o Excel trata tudo como texto.
01/mar/00 Valor Datas são valores que podem ser
expressos como combinação de
números e palavras.
‘123 texto Quando começamos uma digitação
com o apóstrofo (‘) o Excel trata a
informação como texto, mesmo que
digitemos números.
10/13/00 Texto Datas impossíveis são tratadas como
texto.
R$1,0000.0 Texto Valores inseridos com erro são
tratados como texto
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É importante saber que texto não pode ser usado em fórmulas ou funções.
Por isso, quando uma fórmula não está dando certo confira se o valor
inserido não tem algum erro de apresentação. O Excel pode estar
tratando-o como texto.

Alinhamento

O Excel tem várias opções de alinhamento de textos e valores da célula.
Você pode optar por alinhamento esquerdo, centralizado ou direito. Se
quiser pode girar o texto para que ele seja exibido na vertical ou
inclinado. Para definir o alinhamento do texto da célula faça assim:
1. Selecione as células que serão formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
3. Na caixa de diálogo Formatar células e escolha a guia Alinhamento.
4. Defina as opções de formatação e clique em OK.

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Figura 12 Caixa de diálogo Formatar células guia Alinhamento

Fonte
Você pode formatar a fonte da célula. Não importa que a célula esteja
preenchida com valores ou com texto. Para formatar a fonte faça assim:

41

3. Na caixa de diálogo Formatar células escolha a guia Fonte.

Figura 13 Caixa de diálogo Formatar células guia fonte

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Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel vemos as linhas
horizontais e verticais que separam as células. Estas linhas não são
impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar impressão para ver como
ficará o aspecto da planilha impressa.
Geralmente criamos linhas horizontais e verticais para melhorar a
apresentação dos dados impressos. Fazemos isso definindo bordas para
as células.

3. Na caixa de diálogo Formatar células escolha a guia Bordas.

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Figura 14 Caixa de diálogo Formatar células guia Bordas

Padrão de preenchimento
É possível preencher uma célula com cores sólidas ou com padrões de
preenchimento. Faça isso na guia Padrões da caixa de diálogo Formatar
células. O procedimento é semelhante ao dos outros itens de formatação.
Não esqueça de selecionar as células primeiro.
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Figura 15 Caixa de diálogo Formatar células guia Padrões

Formatação de colunas
A formatação de coluna basicamente trabalha com a largura da coluna. Para
formatar uma coluna selecione a coluna ou clique numa célula da coluna.
No menu Formatar, comando Colunas temos as seguintes opções:

45

O que falamos sobre largura de
colunas é válido também para
largura de linhas.

Largura: permite digitar uma largura para as colunas selecionadas.
AutoAjuste da seleção: o Excel ajusta a largura da seleção para o encaixar
o texto mais longo da coluna.
Ocultar: clicando neste comando as colunas selecionadas não são mais
vistas, nem impressas, embora continuem ativas na planilha. Este comando
tem várias utilidades como: ocultar colunas com informações auxiliares que
não precisam ser impressas ou, então, reduzir a quantidade de informação
visível na tela para deixar a área de trabalho mais limpa.
Reexibir: Desfaz a ação do comando ocultar. Primeiro selecione as
duas colunas vizinhas da coluna oculta. Por exemplo: se a coluna B
está oculta, selecione A e C. Em seguida clique no comando Reexibir.
Largura padrão: digitando uma nova largura padrão todas as colunas
da planilha serão alteradas
46

Formatação de planilhas

Uma pasta de trabalho tem várias planilhas. O padrão
é iniciar uma pasta nova com três planilhas nomeadas
Plan1, Plan2 e Plan3. Outras planilhas podem ser
criadas, se necessário. O comando Planilhas do
menu Formatar permite os seguintes ajustes:
Renomear: permite mudar o nome da planilha
selecionada.
Ocultar: a planilha selecionada deixa de ser vista na
área de trabalho, embora permaneça ativa.
Geralmente ocultamos planilhas com informações
auxiliares, de menor importância ou sigilosas.
Reexibir...: torna visível novamente uma planilha oculta. Clique no comando
para escolher a planilha na lista de planilhas ocultas.
Plano de fundo...: permite escolher uma imagem decorativa para servir de
fundo da planilha. A imagem será repetida para encher a tela, formando um
ladrilho.

47

Estilos
Um estilo é um conjunto completo de definições de formatação.
Aplicando um etilo, num só clique você define a fonte, o alinhamento, as
bordas, etc.. Os estilos economizam tempo na hora de formatar células.
O Excel traz alguns estilos prontos. Para aplicar um estilo selecione as
células, clique em Estilo no menu Formatar. Então use a caixa de diálogo
Estilo para definir um estilo.

Figura 16 Caixa de diálogo Estilo

48

Auto Formatação
A auto formatação simplifica bastante o trabalho de formatar planilhas. Você
seleciona um conjunto de células e escolhe uma opção de auto formatação. O
Excel faz todos os ajustes de fonte, bordas, padrões, alinhamento, etc. por
você.
Para usar a auto formatação faça o seguinte:
1. Selecione um conjunto de células. A auto formatação não se aplica a uma
única célula.
2. No menu Formatar clique em AutoFormatação.
3. Na caixa de diálogo AutoFormatação selecione um modelo de formatação.
4. Clique em OK.

49
Figura 17 Caixa de diálogo Auto Formatação

A auto formatação é muito prática, mas não se aplica a todos os casos. Às
vezes, a única solução é a formatação passo a passo.
Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar linhas, setas, quadrados,
círculos, caixas de texto, wordart e clipart na planilha. Com isso você pode
melhorar a aparência do seu trabalho.
Um objeto de desenho entra na planilha numa camada acima das células.
Os desenhos e imagens não ficam ligados a uma célula em particular. Se o
desenho cobrir uma célula preenchida ela continua funcionando
normalmente.
EXEMPLO: FORMATANDO UMA PLANILHA
Vamos abrir a planilha Notas bimestrais para formatá-la. Faça assim:
1. No menu Formatar, clique em Abrir.
2. No campo Examinar selecione a pasta Meus Documentos.
3. Selecione o arquivo Notas bimestrais na lista.
4. Clique em OK.
Vamos agora formatar a planilha em etapas.
Formatação das fontes

50

1. Selecione a célula A1.
2. No menu Arquivo, selecione Fonte. Aumente a fonte do título para
Arial Negrito 12 pontos para obter um destaque maior.
3. Selecione a linha 3.
4. Na caixa de diálogo Fonte mude a fonte para Arial negrito.
5. Selecione as células com os nomes das disciplinas.
6. Na caixa de diálogo Fonte mude a fonte para Times New Roman
Negrito Itálico 12 pontos.

51

Formatação das colunas
1. Selecione as colunas A,B,C,D,E e F. Faça isso clicando com o
mouse na letra A e arrastando o mouse até a letra F.
2. No menu Formatar, clique em Colunas. Então escolha a opção
AutoAjuste da seleção.

Note que durante a seleção as células ficam com uma cor destacada.
Pronto. As colunas foram ajustadas na largura para exibir todos os textos e
valores digitados.

52

Formatação de números
1. Selecione todas as células que contém notas, inclusive as
médias.
2. No menu Formatar, clique em Células e em seguida na guia Número.
3. Defina que os números serão formatados na categoria geral com uma
casa decimal apenas.
4. Clique em OK.
Observe que as médias são arredondadas para a primeira casa decimal.
Formatação de bordas
1. Selecione as células de A3 até F10
2. No menu Formatar clique em Células e em seguida na guia Bordas.
3. Defina que as células terão borda superior e inferior fina, inclusive
internamente.
4. Clique em OK.
Formatação de padrões
1. Selecione as células A3 até F3 (Títulos das colunas)
2. No menu Formatar clique em Células e em seguida na guia Padrões.
3. Defina uma cor clara para as células e clique em OK.
4. Selecione as células A4 até A10 (nomes das disciplinas)
5. Volte à caixa de diálogo de Padrões e defina outra cor clara para as
células.
53

Pronto. A planilha está formatada e com boa aparência. Se quiser clique no
menu Arquivo e em Visualizar impressão para ver como a planilha será
impressa.

Por último clique em Arquivo/Salvar para gravar as modificações feitas na
planilha. Em seguida pode fechá-la.
54

Fórmulas e Funções
Neste capítulo veremos como se trabalha com fórmulas e funções que são as
ferramentas que mais nos ajudam nos cálculos repetitivos.
Operadores matemáticos
O Excel usa algumas convenções da Informática e da Matemática para
escrever fórmulas. Os símbolos usados nas operações básicas são:
Aritméticos
São usados para as operações aritméticas básicas
Operador Nome Operação Digite na E o Excel
célula exibe
+ Sinal de mais Adição =2+2 4
- Sinal de menos Subtração =3-2 1
* Asterisco Multiplicação =2*3 6
/ Barra normal Divisão =4/2 2
^ Acento Potenciação =2^3 8
Circunflexo

55

De comparação
São utilizados para fazer comparação de valores.
Operador Nome Operação Exemplo
= Sinal de igual Igualdade A1=A2
> Sinal de maior que Maior que A1>A2
< Sinal de menor que Menor que A1<A2
>= Sinal de maior ou igual que Maior ou igual que A1>=A2
<= Sinal de menor ou igual que Menor ou igual que A1<=A2
<> Sinal de diferente Diferença A1<>A2
Escrita correta de
fórmulas
- Devemos seguir algumas regras para inserir fórmulas numa célula:
*Toda fórmula no Excel começa com o sinal de igual (=)
Ordem das operações
O Excel executa operações na mesma ordem usada pela Matemática:

Primeiro potenciação e radiciação, depois multiplicação e divisão e por último
adição e subtração. Esta ordem pode ser alterada pelo uso de parênteses. O
que está dentro de parênteses é executado primeiro, como na Matemática.
56

Uso de parênteses
Na Matemática as fórmulas podem ser representadas em duas dimensões.
No Excel escrevemos as fórmulas colocando os caracteres em linha,
usando parênteses sempre que for necessário para definir a ordem em que
as operações serão executadas. Veja os exemplos:
Para calcular a fórmula ... Digite no Excel ...

A1 A3 − 4
A =A1/A2+(A3-A4)/A5
+
A2 A5
( B 2 −B3) * B 4 =(B2-B3)*B4/(B5-B6)
B5 −B 6
C1 =1-C1/C2
1−
C2
Inserindo funções numa fórmula
Funções são comandos do Excel que executam operações repetitivas ou
complexas. Vamos exemplificar. Na planilha Notas bimestrais fizemos
alguns cálculos de média. A média anual de cada disciplina foi calculada
somando as quatro notas bimestrais e dividindo o resultado por quatro. Na
célula da média de Português digitamos: 57

=(B4+C4+D4+E4)/4
Não deu muito trabalho porque havia poucos números envolvidos. Mas
imagine usar este método para tirar a média de uma lista com centenas de
valores. Neste caso devemos apelar para a função média. Vamos obter o
mesmo resultado para a média de Português se digitarmos:
=MÉDIA(B4:E4)

A fórmula acima pode ser lida assim: Média dos valores contidos no
intervalo de células que vai de B4 até E4.
Bem, agora que sabemos que existem funções no Excel para facilitar
nossa vida. Resta saber quais são estas funções e como escrevê-las
corretamente numa fórmula. O Excel tem muitas funções, cada uma com
suas particularidades. É melhor começar pelas mais usadas para depois,
aos poucos, ir conhecendo as demais funções.
Cada função tem um modo correto para ser escrita. É o que chamamos
em Informática de sintaxe do comando. Só os comandos escritos na
sintaxe correta serão executados. Vamos agora passar ao estudo das
funções mais usadas: SOMA, MÉDIA e SE.

58

Soma
A função SOMA é ótima para fazer a soma do conteúdo de várias células. Veja no
exemplo seguinte a sintaxe da função:
=SOMA(A3:A10)
Podemos ler a fórmula assim: Soma dos valores do intervalo que vai da célula A3 até
a célula A10.
Você também pode inserir a função SOMA numa célula usando apenas
cliques de mouse. Faça assim:

1. Selecione a célula onde será inserida a função.
2. Clique no botão AutoSoma da barra padrão.
3. O Excel seleciona automaticamente um intervalo de células próximo. Se
você aceitar a sugestão conclua pressionando ENTER.
4. Para escolher um intervalo diferente clique na primeira célula e arraste
o ponteiro até a última célula do intervalo desejado. As células
selecionadas ficarão realçadas com uma moldura animada do tipo
formigas marchando.
5. Pressione ENTER.
O Excel escreve a fórmula na célula selecionada baseado nas informações
dadas com os cliques de mouse.

59

Média aritmética
O cálculo de média aritmética é feito pela função MËDIA. Esta função soma
todos os valores de um intervalo e divide o resultado pelo número de células
do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da função média. Para calcular a média dos
valores do intervalo entre a célula A3 até a célula A10 escreva.
=MÉDIA(A3:A10)
Uma forma prática de inserir funções é usar o comando Função do menu
Inserir. Com ele não precisamos conhecer detalhes da sintaxe da função.
Vamos exemplificar.
1. Selecione a célula onde será inserida a função.
2. Clique no menu Inserir e no comando Função... Surgirá a caixa de
diálogo Inserir função.
3. Escolha a função desejada e clique em OK. Por exemplo: a função
estatística MÉDIA. Surgirá a caixa de diálogo da função.
4. Digite as informações necessárias para definir a função. Por exemplo: a
função MÉDIA pede o intervalo de células. Digite o intervalo no campo
Núm1. Será algo como A3:A10.
5. Conclua com OK.
60

Figura 18 Caixa de diálogo Inserir função

Figura 19 Assistente de função 61

Função SE
A função SE é do tipo lógica. Vamos estudá-la através de um exemplo.
EXEMPLO: USANDO A FUNÇÃO SE
Abra a planilha Notas Bimestrais e crie mais uma coluna na tabela, ao
lado da média anual, com o título Resultado.
Digamos que a média para aprovação seja 7,0. O Excel escreverá a
palavra APROVADO na coluna Resultado se média for maior ou igual
a 7,0 e a palavra EXAME se a nota for inferior a 7,0. Faremos isso
com a função SE.
A função SE envolve três informações, também chamadas
argumentos. Vejamos quais são:

Teste lógico Verificar se a média anual é igual ou
superior a 7,0
Valor se Escrever a palavra APROVADO.
verdadeiro
Valor se Escrever a palavra EXAME.
falso

62

Para inserir a função SE faça assim:

Selecione a célula ao lado da média anual de Português.
Clique no menu Inserir e no comando Função...
Na caixa de diálogo Colar função escolha a função lógica SE e clique em OK.
Na caixa de diálogo da função SE digite os valores dos três argumentos que
são teste lógico, valor se verdadeiro e valor se falso. Veja na figura como
foram digitados.
Clique em OK.

Note: Texto deve ser digitado entre aspas.

Figura 20 Caixa de diálogo da função SE 63

Figura 21 Planilha Notas bimestrais

Repita a operação para as outras células. Se você não quiser ter muito
trabalho dê uma olhada no assunto que vem a seguir: cópia de fórmulas.
Não esqueça de formatar as células novas e de salvar as alterações na
planilha.
Uso de dois pontos e de ponto e vírgula
Dois pontos (:)
O dois pontos é usado nas fórmulas para definir um intervalo de células.
Nós já o usamos na função SOMA e na função MÉDIA. Veja os exemplos:
=SOMA(A3:A10) =MÉDIA(A3:A10)
A3:A10 pode ser lido como intervalo de células entre A3 e A10, ou seja,
estão incluídas no intervalo as células A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 e A10.
64

Ponto e vírgula (;)
O ponto é vírgula é usado nas fórmulas para separar dados e
intervalos. Vamos exemplificar:
=SOMA(A3:A6;A8:A10)
Lemos a fórmula assim: Soma dos valores dos intervalos de A3 até A6 e
de A8 até A10. Ou seja, será feita a soma dos valores de A3, A4, A5, A6
e também de A8, A9 e A10.

Copiando fórmulas
Vamos partir de um exemplo: o da planilha Notas bimestrais. Nós
digitamos a fórmula para o cálculo da média de Português:
=MÉDIA(B4:E4). Temos que digitar as fórmulas das médias de
Matemática, História, Geografia, etc. As fórmulas são quase iguais.
Neste caso podemos usar a cópia de fórmulas.
Para copiar uma fórmula faça assim:

Use também os botões Copiar e Colar da barra padrão

65

1. Selecione a célula que será copiada.
2. Clique no menu Editar e em Copiar.
3. Selecione a célula para onde a fórmula será copiada.
4. Clique no menu Editar e em Colar.
5. Repita a operação 4 para colar a fórmula em outras células.
6. Pressione ENTER para encerrar.

Note: as cópias de fórmulas geralmente não são idênticas à original. O
Excel adapta a fórmula mudando o endereço das células. Veja o exemplo:
Na célula F4 temos a fórmula =MÉDIA(B4:E4)
Se copiarmos a fórmula em F4 para outras células o resultado será o
seguinte:
Cópia em F5: =MÉDIA(B5:E5)

Cópia por arraste
Outra forma de copiar fórmulas e valores para células próximas e por
arraste. Faça assim:

66

1. Selecione a célula que será copiada.
2. Aponte na alça que existe no canto inferior direito da célula. Repare
que o ponteiro muda de forma quando apontamos para a alça da
célula.
3. Arraste a alça para as células vizinhas, selecionando em quais você
quer colar o conteúdo.
4. Solte o botão do mouse. Pronto o conteúdo da célula foi copiado nas
células vizinhas.
Referência absoluta e relativa

Nós vimos que o Excel adapta as fórmulas quando nós as copiamos para
outras células. Por exemplo: Na célula C2 escrevemos a fórmula =B2*B8
Se copiarmos esta fórmula para a célula C3 o resultado será: =B3*B9.
Esta adaptação das fórmulas copiadas nem sempre é interessante.
Vamos dar um exemplo onde ocorrem problemas.

67
Figura 22 Planilha de preços

Para calcular o preço em reais poderíamos digitar na célula C2 a fórmula
=B2*B8. O problema acontece se tentarmos copiar esta fórmula para as
outras células. Copiando para a célula C3 o resultado será =B3*B9. Como
não há cotação de dólar em B9 a tabela sairá com erro.
Num caso desses é melhor escrever $B$8 em vez de B8. O símbolo
cifrão faz com que a identificação da célula não se altere se movermos ou
copiarmos a fórmula.
B8 é uma referência relativa. $B$8 é uma referência absoluta.
Gráficos
Com os dados do Excel podemos criar gráficos para apresentar melhor a
informação. Neste capítulo veremos como criar, formatar e editar gráficos.
Com o Excel criamos gráficos dos mais variados tipos. Os gráficos
melhoram a visualização dos dados. Muitas vezes, passando os olhos
num gráfico o leitor consegue tirar uma conclusão instantaneamente.
Etapas de criação de um gráfico
Estudaremos as etapas através de um exemplo.
EXEMPLO: GRÁFICO DE EVOLUÇÃO DA POPULAÇÃO
Para criar gráficos no Excel o primeiro passo é digitar numa planilha os
dados que servirão de base para a montagem do gráfico.
68

Figura 23 Planilha Evolução da população
brasileira

Depois de digitar os dados podemos iniciar a criação do gráfico que é
orientada pelo Assistente de gráfico.
Etapa 1 Tipo do gráfico

1. Clique em Inserir e no comando Gráfico... Surgirá o Assistente de
gráfico.
2. Selecione o tipo de gráfico desejado. Escolheremos o tipo Colunas
3D.
3. Clique em Avançar.

Use também o botão Assistente de gráfico da barra padrão.
69

Figura 24 Assistente de
gráfico Etapa 1

Etapa 2 Intervalo e seqüência
1. Na guia Intervalo, em intervalo de dados, digite A5:B10. O intervalo
também pode ser selecionado com o mouse. Clique em A5 e arraste
até B10.
2. Na guia Seqüência exclua a primeira seqüência de dados, pois, ela se
refere aos anos e não queremos que eles apareçam como barras.
70

3. No campo nome da seqüência digite População.
4. No campo valores digite B5:B10, que é o intervalo de valores de
população.
5.No campo Rótulos do eixo digite A5:B5, que é o intervalo de valores de
anos.
6. Clique em Avançar.

Figura 25 Assistente de gráfico Etapa 271

Etapa 3 Opções de gráfico

1.Digite um título para o gráfico. Em nosso caso: Evolução da população
brasileira.
2.Digite um título para o eixo horizontal. Em nosso exemplo: Anos.
3.Digite um título para o eixo vertical: Em nosso caso: População em
milhões.
3.Na guia Legenda desmarque a opção Mostrar legenda, pois no nosso
caso é desnecessária.
4.Clique em Avançar.

Figura 26 Assistente de gráfico Etapa 3 72

Etapa 4 Local do gráfico
Esta última etapa é apenas para decidir se o gráfico vai ser um objeto
dentro da planilha que contém os dados ou se vai ficar numa planilha em
separado.
Escolha a opção como objeto em Plan1 e clique em Concluir.
Pronto. Finalmente o gráfico aparece.

Figura 27 Assistente de gráfico Etapa 4

73

Figura 28 Gráfico Evolução da população brasileira

Formatando o gráfico
Depois de criar o gráfico sempre aparecem detalhes para ajustar. É hora
de formatar o gráfico. O gráfico é composto por vários elementos. Os
principais são:

74

Área do gráfico É o quadro que contém todos os elementos do gráfico
Área de plotagem É um quadro menor que contém todos os elementos
menos o título
Paredes São planos que ficam atrás das barras
Eixos Nos eixos aparecem os valores do gráfico
Linhas de grade São linhas auxiliares que formam uma grade nas
paredes e facilitam a leitura dos dados
Seqüências de dados São as barras no gráfico de barras
Legenda A legenda identifica as seqüências de dados
Note: Cada tipo de gráfico tem suas particularidades de formatação. O
gráfico de barras é formatado diferente do gráfico tipo pizzas ou do tipo
linhas.
Área do gráfico
A área do gráfico pode ser movida e redimensionada. Para mover a área,
clique nela e arraste-a para uma nova posição. Para redimensionar
selecione-a com o mouse e arraste uma das alças que aparecem em
volta do quadro.
75

Para formatar a área do gráfico, clique nela e depois, no menu Formatar
escolha Área do gráfico selecionada... Será possível definir a fonte, cor e
padrão de fundo.

Figura 29 Caixa de diálogo Formatar área do gráfico

Área de plotagem
A área de plotagem é um quadro menor que contém todos os elementos do
gráfico menos o título. Podemos movê-la e redimensioná-la. Basicamente o
que podemos formatar nela é o 76

padrão de cores. Para fazer isso a selecione e no menu Formatar
escolha Área de plotagem selecionada...

Figura 30 Caixa de diálogo Formatar área de plotagem
Paredes do gráfico
As paredes ficam atrás das barras e o que podemos formatar nelas é o
padrão de cores. Clique na parede e depois, no menu Formatar escolha
Paredes selecionadas...
77

Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no menu Formatar escolha Eixo
selecionado...
Será possível formatar a fonte, o alinhamento do texto, a escala do eixo, etc.

Figura 31 Caixa de diálogo formatar eixo

78

Seqüência de dados
Clique numa das barras do gráfico para formatar a seqüência de dados.
No menu Formatar escolha Seqüências de dados... Será possível alterar
a forma das barras, o padrão de cores, profundidade, etc.

Figura 32 Caixa de diálogo Formatar seqüências de dados

79

Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do gráfico em faixas. Servem para
auxiliar a leitura do gráfico. Para formatá-las clique numa linha de grade e
no menu Formatar escolha Linhas de grade...
Observe a figura seguinte e compare com o gráfico antes da formatação.
Veja como a formatação pode melhorar a aparência de um gráfico.

Figura 33 Gráfico Evolução da população brasileira formatado
80

Editando o gráfico
As vezes criamos e formatamos um gráfico e só mais tarde notamos que
alguma informação precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer
momento, podemos alterar valores, acrescentar dados, mudar o tipo do
gráfico, trocar os títulos, etc.
Se um valor do gráfico precisa ser mudado, basta digitar o novo valor na
planilha base do gráfico. Alterações feitas nos valores da planilha alteram
imediatamente o gráfico.

Para modificar um gráfico, selecione a área do gráfico. Note que surge na
barra de menus do Excel o item Gráfico. Neste menu ficam os comandos
de edição. Vejamos os comandos do menu Gráfico:
Tipo do gráfico Com um clique de mouse alteramos o tipo do gráfico
selecionado.
Dados de origem Com este comando podemos mudar os intervalos da
planilha base que alimentam o gráfico com informações
Opções de gráfico Com este comando alteramos os títulos, legenda, rótulos,
etc.
Local Para alterar o local onde o gráfico é inserido
Efeito 3D Altera a aparência de gráficos tridimensionais.
81

Figura 34 Caixa de diálogo Exibição 3D

Escolha do tipo do gráfico
Um gráfico pode facilitar a interpretação de dados, mas é preciso
escolher o tipo correto de gráfico para cada tipo de informação. Veja
algumas dicas sobre escolha de gráficos:
Para mostrar a evolução de valores ao longo do tempo prefira
gráficos de barras ou de linhas. Por exemplo: o crescimento do
número de usuários de computador ao longo dos anos.
82

Para gráficos matemáticos contínuos prefira o tipo linhas suavizadas. Por
exemplo: gráficos de equações.
Para mostrar a participação das partes num conjunto use gráfico tipo
pizza. Por exemplo: gráficos com a porcentagem de cada grupo racial no
total da população brasileira.
Gerenciando dados
Neste capítulo veremos como gerenciar volumes grandes de informação
classificando, filtrando, resumindo e analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados com os dados da planilha
seguinte:

Figura 35 Planilha Preços de automóveis 83

Classificação
No Excel não é preciso se preocupar com a ordem que digitamos listas
de dados. O Excel tem a ferramenta de classificação para nos ajudar.
Vamos classificar a planilha Preços de automóveis da seguinte maneira:
vamos organizar os carros por marca e por preço, começando pelo carro
mais caro de cada marca. Faça assim:

1. Selecione o intervalo de dados dos preços (A3:D20).
2. No menu Dados clique em Classificar... Surgirá a caixa de diálogo
Classificar.
3. No campo Classificar por selecione a coluna Marca e ordem
crescente. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os
carros da mesma marca fiquem juntos.
4. No campo Em seguida por selecione a coluna Preço e ordem
decrescente. Deste modo, depois de organizar por marca o Excel vai
organizar pelo preço, começando pelo maior.
5. Clique em OK.

84

Figura 36 Caixa de
diálogo Classificar

Figura 37
Planilha
Preços de
automóveis
classificada

85

Filtragem
A ferramenta de filtragem é boa para selecionar dados numa lista
grande. Filtrar é exibir dados que atendem uma certa condição e ocultar
os demais.
Vamos filtrar a planilha Preços de automóveis da seguinte maneira:
Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faça
assim:
1. Selecione o intervalo de dados (A3:D20)
2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgirão botões ao
lado de cada título de coluna.
3. Clique no botão do título Categoria e selecione a opção Sedan.
Pronto o Excel exibirá apenas as linhas dos carros Sedan.

Figura 38 Planilha Preços de automóveis filtrada 86

Para exibir as linhas ocultas pela filtragem clique no menu Dados, em
Filtrar e na opção Mostrar tudo.
Vamos fazer mais uma filtragem de modo diferente. Vamos exibir
apenas os carros que custam menos de R$ 20.000,00. Faça assim:
1. Clique no botão da coluna Preço.
2. Escolha a opção Personalizar... Surgirá a caixa de diálogo
Personalizar AutoFiltro.
3. No primeiro campo selecione é menor do que e no segundo campo
digite 20.000,00
4. Clique em OK.

87
Figura 39 Caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro

Figura 40 Planilha Preços de automóveis filtrada por preço
Para remover um filtro clique em Dados, em Filtrar... e desmarque a
opção AutoFiltro.
Formulários
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos recorrer à
ajuda dos formulários do Excel. Digitar dados num formulário muitas
vezes é mais prático que digitá-los diretamente na lista.
Antes de trabalhar com formulários vamos entender os termos usados.
Um formulário é uma caixa de diálogo com vários campos. Cada campo
representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os dados de uma
linha da tabela compõe um registro. Agora vamos exemplificar.
88

Os textos da primeira linha da tabela são usados como rótulo dos
campos do formulário.
1. Clique em alguma célula da lista de preços da planilha Preços de
automóveis.
2. No menu Dados clique em Formulário. Surgirá um formulário na tela.
3. Para incluir um registro no formulário clique em Novo.
4. Digite os dados nos campos do formulário. Para passar de um
campo a outro use a tecla TAB. No final da digitação tecle ENTER.
Os registros novos serão incluídos no final da lista.
5. Depois de digitar os novos registros clique em Fechar.

89
Figura 41 Formulário

Subtotais
O comando subtotais permite obter várias informações de uma lista de
dados. Vamos partir da planilha Preços de automóveis. Com o comando
subtotais podemos obter informações como as seguintes:
•Saber quantos carros de cada marca estão na tabela.
•Saber o preço médio dos carros de cada categoria.
•Saber o preço máximo dos carros de cada marca.
•Saber o preço mínimo dos carros em cada categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual é o preço médio dos carros em
cada categoria. Faça assim:
1. Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por categoria e
depois por preço decrescente. Caso não se lembre como fazer isso
volte atrás no item Classificação desta apostila.
2. No menu Dados escolha Subtotais... Surgirá a caixa de diálogo
Subtotais
3. No campo A cada alteração em escolha Categoria.
4. No campo Usar função escolha média.
5. Clique em OK.

90

Pronto. O Excel cria os subtotais para nós.

Figura 42 Planilha Preços de automóveis com subtotais
Para cancelar a exibição de subtotais clique no menu Dados e no
comando Subtotais. Na caixa de diálogo, clique no botão Remover
91
todos.

Validação de dados
A validação é um mecanismo que permite controlar a digitação de
dados. Podemos definir que alguns valores não serão aceitos numa
célula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de Informática tira seus
pedidos de compra no Excel. No pedido de compra há uma tabela com
as seguintes colunas: Quantidade, produto, preço unitário e preço total.
Vamos criar uma validação de dados nas células da quantidade.
Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros maiores que 3.
Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa e inteiros porque
não dá para cortar os equipamentos e vender em pedacinhos.

Figura 43 Planilha Pedido de compra 92

Para criar uma validação de dados faça assim:
1. Selecione as células do item quantidade (A4:A7).
2. No menu Dados escolha Validação... Surgirá a caixa de diálogo
Validação de dados.
3. No campo Permitir escolha Número inteiro.
4. No campo Dados escolha maior do que.
5. No campo mínimo digite 3.
6. Na guia Mensagem de entrada digite o título Quantidade e a
mensagem Mínimo 3.
7. Na guia Alerta de erro digite o título Quantidade e a mensagem A
quantidade mínima é 03.
8. Clique em OK.

93
Figura 44 Caixa de diálogo validação de dados

Pronto. O Excel não aceitará qualquer valor na coluna das quantidades.
Quando o usuário selecionar uma célula receberá uma mensagem de
entrada. Se o usuário tentar digitar um valor inválido será avisado por
uma caixa de alerta.

Figura 45 Mensagem de entrada

Figura 46 Alerta de validação
Para remover uma validação, primeiro selecione as células. Em seguida
clique no menu Dados e escolha Validação... Na caixa de diálogo clique
94
no botão Limpar tudo.

Estrutura de tópicos
A estrutura de tópicos organiza os dados em níveis. Deste modo,
podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar
apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar através da planilha
Relatório de vendas.

Figura 47 Planilha Relatório de vendas estruturada em tópicos
95

Nesta planilha temos três opções de exibição: Podemos mostrar todos os
dados, ou apenas os resultados por região, ou só o resultado geral do
país.

Figura 48 Planilha Relatório de vendas com tópicos recolhidos parcialmente

Figura 49 Planilha Relatório de vendas com tópicos totalmente recolhidos
Fazemos as mudanças no modo de exibição clicando nos botões + e – do
lado esquerdo da planilha. São os botões da estrutura de tópicos. O botão +
expande a exibição. O botão – recolhe a exibição. 96

Para criar uma estrutura de tópicos na planilha faça o seguinte.

1. Selecione os dados da planilha que serão estruturados.
2. No menu Dados clique em Organizar estrutura de tópicos. Em
seguida clique em AutoTópicos.
Pronto. O Excel criará a estrutura de tópicos. Este método simples só
funciona para algumas planilhas como a que usamos no exemplo. A
criação automática só dá certo quando o Excel encontra a planilha
preparada. A inclusão de células com a função SOMA ajuda a
estruturação em tópicos.
Se o comando AutoTópicos não funcionar você pode criar a estrutura
manualmente. É simples. Você só tem que agrupar as linhas para criar
as chaves da estrutura de tópicos.
Para agrupar as linhas da região Centro Oeste, por exemplo, faça
assim:
1. Selecione as linhas 5,6 e 7.
2. No menu Dados, clique em Organizar estrutura de tópicos e no
comando Agrupar.
Repita a mesma operação para agrupar as demais regiões. Para criar a
chave geral selecione as linhas de 4 a 20 e aplique o comando
97
Agrupar.

Figura 50
Menu
Tópicos

Tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar dados de grandes listas.
Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle diário de vendas.

Figura 51
Planilha Controle
diário de vendas

98

O gerente da empresa quer saber informações como: qual é a região
que está comprando mais? Qual é o tipo de produto que está vendendo
mais? Quem é o melhor vendedor? As tabelas dinâmicas tornam estas
análises muito fáceis. Elas resumem os dados. Vamos criar uma tabela
dinâmica para a planilha Controle diário de vendas. Faça assim:

1. No menu Dados escolha Relatório de tabela e gráficos dinâmicos...
Surgirá o Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico.
2. Na etapa 1 indique que a tabela dinâmica usará dados de uma lista
do Excel e que quer uma tabela dinâmica.
3. Na etapa 2 indique o local onde a tabela dinâmica vai colher os
dados. É só selecionar com o mouse as células da lista de dados.
4. Na etapa 3 indique o local onde a tabela dinâmica vai ficar. Escolha
na planilha atual. Digite apenas o endereço da célula onde ficará o
canto superior esquerdo da tabela. Por exemplo: H3.
5. Clique em Concluir.

99

Figura 52 Assistente de tabela dinâmica e gráfico dinâmico

Pronto. A estrutura da tabela dinâmica está montada.

Figura 53
Estrutura de tabela
dinâmica

100

O próximo passo é definir as posições dos campos na tabela. Isso é
simples. Basta arrastar o nome do campo que está na barra Tabela
dinâmica para uma das áreas da tabela. Faça o seguinte:
•Arraste o campo Região para a área campos de coluna.
•Arraste os campos Vendedor e Tipo para a área campos de linha.
•Arraste o campo Valor para a área itens de dados.

Figura 54 Barra Tabela dinâmica

Pronto. Uma tabela dinâmica está montada.

Figura 55 Tabela dinâmica

101

O nome do recurso é tabela dinâmica porque os campos podem ser
arrastados para posições novas. Com isso produzimos novas
combinações de dados que permitem análises diferentes.
Importação de dados
Muitas vezes os dados que você precisaria digitar para criar uma planilha
estão prontos em outro arquivo. O Excel pode importar informações da
Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto.

Figura 56 Menu Obter dados externos

Da Internet
Para importar dados de uma página de Internet você deve informar o
endereço da página e quais dados da página serão importados. Faça
assim:
102

No menu Dados clique em Obter dados externos e em Criar consulta à
Web. Surgirá a caixa de diálogo Nova consulta à Web.

Figura 57 Caixa de diálogo Nova consulta à Web

De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vários tipos de bancos de dados. Para
isso ele conta com o auxílio do programa Microsoft Query que faz a tarefa
de se conectar a um banco de dados. Para importar dados de um banco
de dados faça assim: 103

Figura 58 Caixa de diálogo do Microsoft Query

Escolha o tipo de banco de dados desejado e siga as instruções do
Microsoft Query. Para cada banco de dados a seqüência a seguir é
diferente.
Ferramentas
Neste capítulo veremos várias ferramentas que nos ajudam a melhorar a
qualidade das planilhas, como verificação ortográfica, proteção de dados,
atingimento de metas e macros.
Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrás no que
fizemos usamos o 104

comando Desfazer. Para repetir nossa última ação usamos o comando
Repetir. A maioria das ações do usuário pode ser desfeita ou repetida.

Para desfazer a sua última ação clique no menu Editar e no comando
Desfazer.
Para repetir a sua última ação clique no menu Editar e no comando
Repetir.
O Excel memoriza as 100 últimas ações do usuário.
Use também os botões Desfazer e
repetir da barra padrão

Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos substituir palavras e
vários outros itens da planilha. São comandos muito úteis em planilhas
grandes.
Substituir
Digamos que o usuário digitou uma planilha com preços de software.
No final do trabalho o autor conclui que é melhor usar Microsoft Office,
em vez de Office. A substituição manual é muito trabalhosa, pois a
planilha é longa. Para automatizar a substituição fazemos o seguinte:
105

1. No menu Editar clique em Substituir... Surgirá a caixa de diálogo
Localizar e substituir.
2. No campo Localizar digite a palavra que será buscada.
3. No campo Substituir por digite a palavra que entrará no lugar da
anterior.
4. Para substituir apenas a primeira palavra encontrada clique em
Substituir.
5. Para substituir todas as ocorrências da palavra na planilha clique em
Substituir tudo.
6. Para voltar à planilha, clique em Fechar. Figura 59 Caixa de diálogo
Substituir

Figura 59 Caixa de diálogo Substituir 106

Proteção de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras pessoas usarem. A proteção
de dados evita que outros usuários alterem o nosso trabalho. Às vezes
protegemos dados para que nós mesmos não os alteremos por engano.
A proteção pode bloquear alterações na pasta de trabalho inteira, numa
planilha específica ou apenas em algumas células.
O padrão do Excel é iniciar uma pasta nova com a proteção desativada.
Para ativar a proteção. Faça assim:

Figura 60 Menu Proteger
1. No menu Ferramentas clique em Proteger.
2. Escolha a opção de proteção. Por exemplo: Proteger planilha....
3. Escolha o tipo de informação que será protegida.
4. Digite, se quiser, uma senha. Ela é pedida quando alguém quiser
desativar a proteção.
5. Clique em OK.
107

Figura 61 Caixa de diálogo Proteger planilha

Pronto. A proteção está ativa. Se alguém tentar alterar dos dados
receberá a mensagem que os dados estão protegidos. Algumas células,
porém, podem ter ficado de fora do bloqueio. Isso é interessante quando
queremos deixar algumas células liberadas para digitação.
Para definir que uma ou mais células não fiquem travadas quando a
planilha for protegida faça assim:

108

1. Antes de ativar a proteção selecione as células.
2. No menu Formatar escolha Células... Surgirá a caixa de diálogo
Formatar Células.
3. Na guia Proteção desmarque a opção Travar. Deste modo, quando a
planilha for protegida, estas células não ficarão travadas.
4. Clique em OK.

Figura 62 Caixa de diálogo Formatar células guia Proteção
109

Atingir metas
O comando Atingir meta permite encontrar o valor de uma célula para
que determinado valor de outra célula dependente seja atingido. Vamos
exemplificar como o auxílio da planilha Notas bimestrais.

Figura 63 Planilha Notas bimestrais

O aluno ficou para prova final em Matemática. Ele quer saber que nota
vai precisar para conseguir aprovação. Podemos fazer assim:

110

1. No menu Ferramentas escolha Atingir Meta. Surgirá a caixa de
diálogo Atingir meta.
2. No campo Definir célula digite o endereço da média de Matemática
(I5).
3. No campo Para valor digite 7,0, que é a média final exigida para
aprovação.
4. No campo Variando célula digite o endereço da nota da prova final
(H5).
5. Clique em OK
O Excel vai apresentar a nota 7,5, necessária na prova final para atingir
uma média final 7,0.

Figura 64 Caixa de diálogo Atingir meta
111

Figura 65 Caixa de diálogo Status do comando Inserir meta

Cenários
Com a ferramenta Cenários modificamos rapidamente alguns dados da
planilha e observarmos o que acontece com os demais.
Por exemplo: queremos observar o crescimento de um capital investido ao
longo dos anos em três possíveis cenários: um cenário de rendimento
baixo, um de rendimento médio e um de rendimento alto. O primeiro passo
é criar uma planilha como esta:

112

Figura 66
Planilha de
capitalização

Para esta planilha podemos criar três cenários diferentes. Para criar o
primeiro cenário faça o seguinte:
1. No menu Ferramentas, clique em Cenários... Surgirá a caixa de
diálogo Gerenciador de cenários.
2. Clique em Adicionar para criar o primeiro cenário. Surgirá a caixa
Adicionar cenário.
3. Digite um nome para o cenário. No nosso exemplo digitamos
Rendimento baixo.
4. No campo células variáveis digite o endereço das células que variam
no cenário. No nosso exemplo é a célula B4 que armazena a taxa de
juros anual.
5. Digite os valores para as células variáveis naquele cenário. No nosso
exemplo digitamos 6%. 113
6. Clique em OK.

Pronto. O primeiro cenário está criado.
Repita a operação para os outros dois cenários, usando os nomes
Rendimento médio com taxa de 15% e Rendimento alto com taxa de
25%.

Figura 67 Caixa de diálogo Gerenciador de cenários

114

Figura 68 Caixa de diálogo Adicionar cenário

Figura 69 Caixa de diálogo Valores de cenário 115

Com os três cenários criados podemos mudar rapidamente de um para
outro e ver as diferenças de rendimento ano a ano em cada caso.
Para exibir um cenário basta selecioná-lo na lista e clicar em Mostrar.
Auditoria

A ferramenta auditoria é usada para saber se um valor depende do
valor de outras células ou se ele afeta o valor de outras células. Vamos
exemplificar fazendo uma auditoria na planilha Pedido de compra.

Figura 70 Menu Auditoria

116

1. Clique na célula que exibe o Total Geral. (D8).
2. Clique no menu Ferramentas e em Auditoria. Escolha Rastrear
precedentes.
3. O Excel cria setas azuis mostrando quais células influem no valor do
Total Geral.

Figura 71 Planilha Pedido de compra auditada

Qualquer alteração nos valores de células precedentes altera o
resultado da célula auditada. Para remover as setas de auditoria basta
clicar em Remover todas as setas do menu Auditoria.

117

Macros
Macros são conjuntos de instruções para execução em lote. Se você
executa freqüentemente uma mesma seqüência de comandos, talvez
seja melhor criar uma macro para esta seqüência. Deste modo, sempre
que precisar dela basta executar a macro.
Vejamos através de um exemplo simples, como se cria uma macro.
Digamos que você queira uma macro que desenhe a bandeira do Brasil
no slide com um simples clique de mouse.
1. No menu Ferramentas, clique em Macro e em Gravar nova macro...
2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar macro. Digite um nome para a
macro. Por exemplo: Bandeira.
3. Clique em OK.
4. A partir de agora todo evento que ocorrer na área de trabalho será
gravado na macro. Desenhe sua bandeira. Coloque no slide um
retângulo azul, um losango amarelo, um círculo azul, etc..
5. Quando terminar o desenho, clique no botão Parar que fica flutuando
na tela. Sua macro está gravada.
6. Para executar a macro clique em Ferramentas/Macro/Macros...
7. Surgirá a caixa de diálogo Macro. Procure o nome de sua macro,
selecione-o e clique em Executar. 118

Figura 72 . Caixa de dialogo Gravar Macro

Figura 73 . Caixa de dialogo Macro 119

O conjunto de instruções que compõe uma macro é gravado na
linguagem Visual Basic. O exemplo acima é apenas uma amostra de
como trabalhar com macros. Como as macros são criadas através de
uma linguagem de programação bastante poderosa, as possibilidades
de criação são enormes e não cabem no objetivo desta apostila.
Complementos
Neste capítulo veremos alguns recursos complementares para aumentar
a produtividade do trabalho no Excel, como modelos, técnicas de
formatação, e de exibição.
Modelos
Modelos são documentos parcialmente definidos e formatados, que
servem de base para criar documentos novos. Os modelos simplificam
nosso trabalho, pois, muitas definições que precisariam ser criadas num
documento em branco já estão prontas no modelo.
Para criar uma pasta baseada num modelo do Excel faça o seguinte:
1. No menu Arquivo escolha Novo... Surgirá o painel de tarefas.
2. Clique no link Modelos gerais. Surgirá a caixa de diálogo Novo.
3. Selecione um modelo nas guias disponíveis.
4. Clique em OK. 120

Ao criar um documento baseado num modelo não alteramos o
modelo. O modelo, poderá ser reutilizado em outras ocasiões. O
documento criado é uma cópia.

Figura 74 Caixa de diálogo Novo

Se você quiser, pode criar seus próprios modelos. O caminho é o
seguinte:

121

1. Crie uma pasta e prepare-a do modo que você deseja.
2. No menu Arquivo escolha Salvar como... Surgirá a caixa de diálogo
Salvar como.
3. Digite um nome para o modelo.
4. No campo Arquivo do tipo selecione a opção Modelo. O Excel
seleciona automaticamente a pasta Templates como destino do
arquivo.
5. Clique em Salvar.

Salvando para a Internet
Uma planilha do Excel pode ser convertida num arquivo HTML que
pode ser exibido na Internet. Para salvar uma planilha como página de
Internet faça assim:
1. No menu Arquivo clique no comando Salvar como página da
Web....
2. Digite um nome para a página e selecione uma pasta para
armazená-la.
3. Clique em OK.

122

Se a planilha contiver imagens elas serão gravadas em arquivos
separados, como é o padrão da Internet e ficarão armazenadas numa
pasta própria junto com o arquivo HTML criado.
Note: você está salvando a planilha num formato de arquivo que é lido
pelos
A página HTML criada só pode ser lida. Não é possível usar nela
recursos do Excel.

navegadores de Internet. Para que a página fique realmente disponível
na grande rede é preciso armazená-la num servidor de Internet.
Mesclagem de células
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa apresentação só é possível
com a mesclagem de células.

Figura 75 Células mescladas
123

Use também o botão Mesclar e centralizar da barra de
formatação que mescla as células e centraliza o texto
Mesclar células é reunir duas ou mais células para que o Excel as
trate como se fossem uma só. No exemplo a célula com o texto
População Brasileira é a mesclagem de 10 células. A célula onde
está escrito Centro Oeste é a mesclagem de duas células. Para
mesclar células faça assim:
1. Selecione as células para mesclar.
2. No menu Formatar escolha Células...
3. Na guia Alinhamento marque a opção Mesclar células.
4. Clique em OK.
Nomes para células
Para facilitar a criação de fórmulas podemos dar nomes às células.
Geralmente é mais prático trabalhar com nomes do que com
endereços de células. Observe o exemplo seguinte:

124

Figura 76 Planilha com nomes de células

Na planilha do exemplo a cotação do dólar está na célula C3, mas nas
fórmulas da planilha foi usada a palavra dólar em vez de C3. Isso
porque a célula C3 foi nomeada como dólar.
Para nomear uma célula, selecione-a e use o comando
Inserir/Nome/Definir.... Ele abre a caixa de diálogo Definir nome.
Se preferir, digite o nome para a célula na caixa de nome da barra de
fórmulas.

125

Figura 77 Caixa de diálogo Definir nome

Comentários
Comentários são etiquetas amarelas de texto que fixamos numa célula.
Uma célula com comentário fica marcada com um sinal vermelho no
canto superior direito. Ao apontarmos a célula com o mouse, o
comentário é exibido ao lado.
Os comentários são usados para dar informações ao usuário sobre o
conteúdo da célula, ou para que outras pessoas façam comentários de
revisão.

126

Para inserir um comentário numa célula, selecione-a. Em seguida,
clique em Inserir/Comentário. Digite o comentário e depois clique em
outra parte da planilha para continuar o trabalho.
Para editar um comentário, selecione a célula e clique em Inserir/Editar
comentário.
Para editar vários comentários, clique em Exibir/Comentários. Surgirá a
barra de revisão.

Figura 78 Barra de revisão

Formatação com pincel
Para simplificar as formatações repetidas existe a ferramenta
pincel. O pincel é um comando de cópia que só copia as
instruções de formatação. Para deixar uma célula com a mesma
formatação de outra já formatada faça assim:
1. Selecione a célula que está formatada.
2. Clique no botão pincel da barra de ferramentas.
3. Clique na célula que receberá a formatação.
127

Pronto. A formatação da primeira célula será copiada na segunda. Os
valores de cada célula não sofrem alteração.
Formatação condicional
O Excel pode mudar a formatação de uma célula dependendo do valor
que ela apresenta. É o que se chama de formatação condicional.
Vamos exemplificar voltando ao exemplo da planilha Notas bimestrais.
Quando a nota igual ou superior a sete deve ser escrita em azul se
estiver abaixo de sete deve ser escrita em vermelho.
Vamos formatar uma célula para exibir texto em cores diferentes
dependendo do valor da célula. Faça assim:

1. Selecione as células que serão formatadas condicionalmente.
2. No menu Formatar clique em Formatação condicional. Surgirá a
caixa correspondente.
3. Selecione os valores para formar a frase o valor da célula é maior
ou igual a 7,0.
4. Clique no botão formatar e escolha cor vermelha para a fonte.
5. Clique em OK

128

Pronto. Se o valor da célula for menor que 7,0 será exibido em
vermelho.
Se quiser, o usuário pode clicar no botão Adicionar e incluir uma
segunda condição para formatação condicional.

Figura 79 Caixa de diálogo Formatação condicional

Seqüências e listas
O Excel nos livra do serviço chato que é digitar seqüências. Imagine
criar uma planilha com centenas de linhas e ter que digitar o número de
cada linha. Para criar seqüências automaticamente faça o seguinte:

129

1. Digite os dois primeiros números da seqüência. Por exemplo: 1 e 2.
Use duas células seguidas.
2. Selecione as duas células iniciais da seqüência.
3. Aponte na alça da seleção e arraste-a com o mouse até onde
quiser. A seqüência vai sendo criada automaticamente. A alça fica
no canto inferior direito da seleção.
4. Solte o mouse e a seqüência está pronta.

Veja como o Excel cria outras seqüências a partir de dois valores:

Valores iniciais Continuação da seqüência
1, 2 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....
1, 3 5, 7, 9, 11, 13, 15...
3, 1 -1, -3, -5, -7, -9, -11...
10, 20 30, 40, 50, 60, 70, 80...

Listas
As listas do Excel são seqüências de textos armazenadas na memória
do programa. Por exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e DOM.
Com elas o Excel nos auxilia a criar listas longas e repetitivas.
130

Se você digitar em duas células seguidas SEG e TER, pode deixar que a
continuação é por conta do Excel. Apenas arraste a seleção das duas
células com o mouse para continuar a seqüência. Após DOM o Excel
volta para SEG.
Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel clique no comando
Opções... do menu Ferramentas. Escolha a guia Listas. Você pode
adicionar mais listas ao conjunto.
Operações com datas e horas

O Excel pode fazer operações como somar datas ou subtrair horas.
Vejamos exemplos em que estas operações são úteis.
Cálculo de idades
Temos uma lista onde registramos dados de pessoas, inclusive a data de
nascimento. Queremos acrescentar uma coluna na lista com a idade das
pessoas. Para fazer o cálculo da idade automaticamente, tendo a data
de nascimento, fazemos assim:
A data de nascimento está na célula B3.
Na célula da idade inclua a fórmula: =(HOJE() – B3)/365.
Formate a célula da idade para exibir números inteiros.
131

Agora vamos entender: A função HOJE() fornece data de hoje, ou seja
a data registrada no relógio do computador.
Digamos que a data de nascimento seja 30/01/1961 e a data de hoje
seja 29/12/2001.
Quando o Excel faz a operação 29/12/2001 - 30/01/61 o resultado é
14943 dias. Ou seja, quando opera com datas o Excel devolve
resultados em dias. Dividindo 14.295 por 365 teremos 40 anos.

Figura 80 Operação com datas

Cálculo de horas trabalhadas
Você está fazendo um trabalho cobrado por hora e quer controlar suas
horas trabalhadas. Para calcular automaticamente as horas trabalhadas
no dia faça assim:
Digite os horários de início e fim de atividades em cada período do dia.
Digamos que a distribuição por células é a seguinte: 132

B5: horário de entrada da manhã, C5: horário de saída da manhã.
D5: horário de início da tarde, E5: horário de saída da tarde.
F5: horário de início da noite, G5: horário de saída da noite.
Na célula das horas trabalhadas digite a fórmula: = (C5-B5) + (E5-D5) +
(G5-F5)
Pronto. O Excel faz as operações com horas e nos dá o total de horas
trabalhadas.

Figura 81 Operações com datas

Digitação de datas
Com a chegada do ano 2000 é bom saber alguns detalhes sobre como
escrever datas.
Datas digitadas com dois dígitos serão interpretadas como
pertencentes ao intervalo que vai de 1930 a 2029. Assim:
133

20/02/00 é interpretado como 20/02/2000
Para escrever 20/02/1910 não é correto usar 20/02/10
Para escrever 20/02/2040 não é correto usar 20/02/40

Congelamento de painéis

Quando trabalhamos com planilhas grandes temos que usar as barras
de rolagem. Só que ao rolar uma planilha para cima os títulos das
colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo ao rolar uma planilha
para a esquerda perdemos de vista os títulos de linhas. É descômodo
trabalhar sem ver os títulos das colunas. Para resolver este problema
existe o congelamento de painéis.
Congelar painéis é deixar algumas linhas ou colunas da planilha fixas na
tela. Mesmo se rolarmos a planilha as células congeladas continuam
visíveis. Vejamos um exemplo:

134

Figura 82 Planilha com painéis congelados

Figura 83 Planilha com painéis congelados e página rolada para cima

As linhas 1, 2 e 3 da planilha estão congeladas. Na segunda imagem
da planilha as linhas 4 até 17 estão ocultas por causa da rolagem da
página para cima, mas as linhas 1, 2 e 3 continuam fixas na tela.
135

Para congelar painéis faça o seguinte:
1. Clique na célula que delimitará os painéis congelados. No exemplo
é a célula A4.
2. Clique no menu Janela e em Congelar painéis.
Pronto. As linhas acima e as colunas à esquerda da célula
selecionada ficam congeladas.
Para desfazer o congelamento de painéis clique no menu Janela e no
comando Descongelar painéis.

Divisão de janela
Às vezes quando trabalhamos numa planilha grande queremos
enxergar algo no início da planilha e algo que está no fim. Para
trabalhar em duas partes diferentes da planilha ao mesmo tempo
existe a divisão de janela.
Para dividir a janela em duas partes faça assim:

1. Clique numa linha para definir que a divisão será acima desta linha.
2. No menu Janela escolha Dividir.
Pronto. A área de trabalho está dividida em duas partes, com barras de
rolagem independentes.
136

Figura 84 Janela dividida

Para desfazer a divisão de janelas clique no menu Janela e em
Remover divisão.
Personalização do ambiente
Neste capítulo veremos como personalizar o ambiente de trabalho do
Excel, alterando barras, menus e opções de usuário.
Barras de ferramentas
O Excel tem várias barras de ferramentas. A área de trabalho ficaria
congestionada se todas fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba
somente as barras que você precisa para as tarefas que está realizando.
Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas clique no menu Exibir,
em Barras de ferramentas e marque o nome da barra na lista.
137

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